Настройка параметров приложения

Л абораторные работы

Настройка параметров приложения

Цель работы: обеспечение удобства работы с СУБД.

Общие сведения

СУБД MS Access, входящая в состав пакета MS Office 97 PRO, предназначена для работы с базами данных (БД) и состоит из множества программ, объединенных в единую систему. Кроме того, она имеет связи с другими элементами MS Office и операционной системой Windows 95/98. Поэтому СУБД можно назвать приложением.

Для запуска приложений используются ярлыки на рабочем столе или меню, вызываемое при нажатии кнопки Пуск. Ярлыки обычно создаются автоматически при инсталляции приложений и задают основные параметры запуска приложения.

Хотя в задании предлагается создать группу программ и собственный ярлык для запуска MS Access, при работе следует соблюдать осторожность, поскольку в лаборатории на одном компьютере работают несколько обучающихся из разных групп. Настройки ярлыка лучше не изменять, оставив их стандартными.

 

Для того, чтобы снизить вероятность потери результатов своей работы, важно проследить, чтобы создаваемые в процессе работы файлы хранились в определенном каталоге.

Внимание. Когда идет работа с пакетом MS Office 97, при открытии файлов часто автоматически создаются дополнительные временные файлы. Обычно они располагаются в той же папке, что и открываемый файл данных. Если открывается файл, находящийся на дискете, то для дополнительных файлов может не хватить места. Когда это случается, Ваш рабочий файл оказывается поврежденным.

Никогда не открывайте файлы, находящиеся на дискетах!

Самым большим недостатком неопытных программистов является стремление записывать свои “шедевры”, не задумываясь о том, куда они попадают.

Есть также большой соблазн пользоваться автоматически предлагаемыми именами типа Книга1 или db1. Это может иметь печальные последствия в том случае, если кто-то другой тоже пойдет по этому пути. Поскольку его действия указывают на то, что он еще не профессионал, то он не задумываясь заменит Ваш файл своим.

Файлы пользователей должны располагаться на диске С: в папке USER. Эта папка должна иметь разделы, относящиеся к каждому преподавателю, а внутри этих разделов должны находиться папки для учебных групп. Таким образом, местонахождение файлов пользователей должно соответствовать пути:

 

C:\USER\XXXXXXX\YYYYYY\    ,

 

где: XXXXXXXX – фамилия преподавателя, записанная ЛАТИНСКИМИ БУКВАМИ, YYYYYYYY – номер группы, записанный, например, в виде 2077_3.

ВНИМАНИЕ. Если имена папок и файлов соответствуют стандартам DOS, то есть состоят из латинских букв, цифр и символа подчеркивания, а их общая длина не превышает 8 символов, то есть высокая вероятность их сохранения в случае отказа Windows. Кроме того, повышается и вероятность восстановления плохо читаемой дискеты.

Задание

Создать папку для хранения файлов и ярлык в меню для запуска MS Access.

Порядок выполнения работы

Создание рабочей папки

Приступая к работе с СУБД, следует вначале создать на диске С:, где хранятся данные, папку (каталог) с названием USER. В свою очередь, в ней создается папка, имя которой совпадает с фамилией преподавателя, а в ней – папка с именем, определяющим номер Вашей группы. Это и будет рабочая папка с Вашими файлами.

Поскольку Вы должны работать все время на одной машине, “личного” каталога можно не создавать.

Указанные действия следует производить с помощью Проводника Windows.

Создание группы программ в главном меню

Выбрав Пуск ® Настройка ® Панель задач ® Настройка меню ® Дополнительно, Вы увидите часть главного меню Windows, задаваемую пользователем, в виде структуры папок. В папке Программы (выбор производится в правой части окна, а состав папки виден в левой части) добавьте папку Рабочая.

Закрытие окон производится нажатием кнопки ОК (с сохранением изменений) или Отмена (без сохранения). При отсутствии этих кнопок окно закрывается с помощью значка Х в правом верхнем углу окна.

Проверьте результаты своей работы, вызвав главное меню Windows нажатием кнопки Пуск.

Создание ярлыка

Далее, вернувшись в окно редактирования главного меню, следует скопировать ярлык MS Access из папки Программы во вновь созданную папку. Для этого открывается папка Программы, выделяется нужный ярлык и производится его копирование в буфер обмена (опция контекстного меню Копировать для выбранного ярлыка). Затем открывается папка Рабочая и производится вставка скопированного ярлыка (опция контекстного меню Вставить для свободного места в папке Рабочая).

Задание свойств ярлыка

Свойства нового ярлыка можно изменить, выделив опцию контекстного меню Свойства этого ярлыка. Можно задать новый пояснительный текст и пиктограмму. Другие свойства изменять не рекомендуется.

Проверка режима запуска

Произведите запуск MS Access с помощью вновь созданного пункта меню.

Задание параметров СУБД

Открыв программу MS Access, следует выбрать создание новой базы данных, задать ее имя и расположение (имя произвольно, расположение – в пользовательской папке). После этого следует выбрать меню ® Сервис ® Параметры ® Общие.

В поле Рабочий каталог введите C:\USER.

Это значительно облегчит дальнейшую работу с файлами.

После выхода из программы можно удалить созданную пустую БД и помощью Проводника.

Результат работы

Созданная рабочая папка для хранения пользовательских файлов, созданный пункт главного меню, заданный рабочий каталог.

Общие сведения

Данные в базе данных (БД) хранятся в Таблицах БД (далее – Таблицах). Строка таблицы называется Записью, а столбец – Полем. Один из типичных примеров данных, хранящихся в БД – список сотрудников фирмы или работников предприятия. Для каждого работника отводится одна запись – строка списка. Каждая запись имеет одинаковый перечень полей – сведений о работнике.

Перечень имен полей с указанием их типа

(символьное, числовое и т. п.), размера (количества символов),

и – для числовых полей – количества цифр в дробной части числа представляет собой  СТРУКТУРУ БД.

К структуре иногда относят и другие свойства каждого поля, например, формат представления чисел.

Поле или набор полей, использующиеся для однозначной

идентификации записей, называется ПЕРВИЧНЫМ КЛЮЧОМ  БД.

В СУБД используется формат файлов.mdb, являющийся know-how разработчика. В нем хранится несколько таблиц, запросы, экранные формы и прочие объекты, необходимые для работы с этими таблицами. Таким образом, в одном файле содержится вся необходимая информация, относящаяся к некоторой задаче, и все средства работы с ней.

Первое, что Вы должны задать при создании БД – имя нового файла БД и папку, где он будет храниться.

Задание

Создать таблицу для хранения данных о сотрудниках и заполнить ее примерно десятью записями.

Порядок выполнения работы

Создание базы данных

Откройте СУБД Access и задайте имя и расположение нового файла БД.

Заполнение данными

Требуется заполнить таблицу данными о нескольких людях (порядка десяти). Автобиографию достаточно сделать одну, вставив в поле АвтоБиогр файл, созданный в любом текстовом редакторе. Для заполнения поля Фото можно открыть БД Борей, прилагаемую как образец, и скопировать оттуда фотографии. Заполнение полей объектами OLE удобнее всего производить с помощью буфера обмена.

Внимание. Можно скопировать либо таблицу целиком, либо только ее выделенную часть. Можно копировать закрытую или открытую таблицу. Результат может оказаться различным, так как в некоторых режимах в копировании участвуют заголовки полей. Потренируйтесь в копировании и выберите свой метод. Для оценки происходящего полезно скопировать элемент данных, блок данных, открытую и закрытую таблицу из Access, а вставить ее в Excel.

¨ В соответствии с определением таблицы БД, разработчики реализовали принцип произвольности расположения строк. Таким образом, при повторном открытии таблицы Вы можете не найти введенных ранее записей на прежних местах.

Результат работы

Заданная структура таблицы КАДРЫ и данные в этой таблице.

Общие сведения

При создании больших БД несколькими операторами или объединении нескольких локальных БД в одну возникает задача слияния файлов данных. Здесь появляются проблемы совмещения структур таблиц и сохранения содержащейся в них информации. Предлагаемый учебный пример дает некоторое представление об особенностях этой задачи. Данная работа важна и для дальнейшего изучения СУБД: если таблица имеет мало записей, то вся информация в ней видна сразу и использование механизмов фильтрации и сортировки не дает столь явного эффекта.

Перенос данных с машины на машину может выполняться либо с помощью дискеты (обычно для этой цели выделяется дискета на каждую группу), либо с помощью локальной сети.

Сам процесс переноса данных может производиться различными способами.

¨ Можно скопировать в свой каталог все БД, созданные другими студентами (бригадами). Это делается с помощью Проводника, с выходом в сетевое окружение. Это наиболее надежный способ.

¨ Можно скопировать таблицы из других БД в свою, а затем работать с ними в рамках одной БД.

¨ Можно открыть БД и таблицы, откуда производится копирование, прямо на другой машине и копировать оттуда данные.

Так или иначе, для переноса данных используется буфер обмена. Производится копирование данных из одной открытой таблицы в другую. Здесь важно, чтобы типы и порядок следования полей совпадали в двух таблицах.

Задание

Получить данные из таблиц БД, созданных другими студентами, и объединить их в одной таблице своей БД.

Порядок выполнения работы

Планирование процесса переноса данных

Поскольку работа может быть выполнена различными способами, ниже приводятся инструкции по выполнению отдельных ее этапов. Планирование процесса выполнения работы – часть задания.

Перезапись файлов

Перезапись файлов производится в Проводнике. Доступ к файлам других машин осуществляется аналогично доступу к своим файлам. Выберите значок Сетевое окружение, нужный компьютер. Для общего доступа открыты жесткие диски каждого компьютера. Следует помнить, что информация на другом компьютере доступна только для чтения. При совместном использовании файлов несколькими пользователями возможны проблемы, поэтому перед копированием лучше договориться с владельцем информации.

Перезапись таблиц

Производится через буфер обмена аналогично перезаписи любого другого фрагмента данных. Для копирования выбираются закрытые таблицы.

Отмена ошибочных действий

Производится при нажатии инструментальной кнопки Отменить.

Кнопка    Отменить     работает НЕ ВСЕГДА!

Сжатие БД

После работы с таблицами, их копирования, перемещения и удаления размер Вашей БД моет стать значительным. Для того, чтобы уменьшить его, выберите в меню ® Сервис ® Служебные программы ® Сжать базу данных. Через несколько секунд размер БД будет уменьшен[1].

Результат работы

Таблица данных, содержащая порядка 100 различных записей. Отсутствие промежуточных копий БД и таблиц. Сжатая БД.

Необходимо объяснить, какие меры были приняты к тому, чтобы не произошел перенос данных из одной записи в другую, то есть как гарантировалось сохранение соответствия табельного номера фамилии, окладу и прочим атрибутам.

Общие сведения

Если таблицы БД имеют значительный размер (как например, таблица, полученная в результате выполнения предыдущей работы), то объем информации, предъявляемый пользователю, оказывается очень большим и в нем трудно ориентироваться. Например, обнаружить запись, которую необходимо отредактировать, будет очень непросто. Для облегчения поиска информации используется режим фильтрации.

ФИЛЬТР это механизм, позволяющий отображать только записи,

 удовлетворяющие определенному условию.

После установки фильтра создается полное впечатление, что в БД остались только записи, удовлетворяющие заданному условию.

Существует насколько способов фильтрации.

Фильтр по выделенному

Для его включения следует в открытой таблице выделить образец данных для фильтрации. Например, можно выделить район, где поживает один сотрудник. Нажав инструментальную кнопку Фильтр по выделенному, Вы увидите список только тех сотрудников, которые проживают в этом же районе.

Если выделить смежные элементы данных, например, район и должность, и включить фильтр по выделенному, то будут показаны только живущие в выделенном районе и имеющие выделенную должность.

Если выделить два элемента данных с различными районами, то будут выбраны записи, имеющие любой из выбранных районов.

Наконец, если выделить блок из нескольких строк и нескольких столбцов, то каждая строка этого блока будет представлять собой образец для фильтра. Например, если в первой строке блока выделена фамилия Иванов и должность Директор, а во второй – фамилия Петров и должность Бухгалтер, то фильтр выведет только директоров Ивановых и бухгалтеров Петровых, но не директоров Петровых и не бухгалтеров Ивановых.

Порядок следования полей

Если окажется, что требуется выделить для фильтра значения несмежных полей, то их порядок можно поменять. Это можно сделать как в Конструкторе, переставив строки описания структуры, так и в открытой таблице, переставив столбцы. Эти два механизма независимы, то есть если поменять порядок полей в открытой таблице, порядок полей в структуре таблицы не изменится.

Изменение порядка полей в открытой таблице используется как для фильтрации, так и для сортировки данных. Удобно оно и для отображения данных в нужном порядке.

Расширенный фильтр

Более сложный фильтр можно создать при помощи Конструктора фильтров. Он вызывается через меню à Записи à Фильтр à Расширенный фильтр.

Открывается окно формирования фильтра. Его верхняя часть содержит графическое изображение таблицы, для которой устанавливается фильтр. Нижняя часть имеет вид таблицы и является по сути "бланком заказа" на отбор нужных Вам данных.

В каждом столбце таблицы-"бланка" задается одно поле. Верхняя строка таблицы содержит имена полей, которые участвуют в процессе фильтрации.

Следующая строка задает порядок сортировки. Сортировка будет изучаться в следующей работе.

Третья строка называется Условие отбора. За ней следует строка или. В строках, начиная с Условия отбора и ниже, записываются условия отбора данных. Например, для вывода только директоров и бухгалтеров требуется задать условия отбора в виде

 

 

Поле:	Должность
Сортировка:
Условие отбора:	Директор
или:	Бухгалтер

 

Или здесь является логической операцией, связывающей два простых условия:

 

([Должность] = "Директор") Or ([Должность] = "Бухгалтер").

 

В этой записи, выполненной в стандарте Access:

круглые скобки задают порядок вычислений, как в обычной арифметической формуле;

квадратные скобки определяют, что Должность является именем поля;

кавычки обозначают текстовую константу – образец для поиска;

Or – логическая операция или.

Результат этой формулы будет равен Истине (True), если выполняется хотя бы одно из простых условий в скобках. В противном случае результат имеет значение Ложь (False).

Данная формула будет вычисляться для каждой записи таблицы. Если результат истинен, то запись будет показана.

Существует еще одна логическая операция – и.

Пусть требуется вывести не просто директоров, а директоров по фамилии Иванов. Задание для поиска будет иметь вид

 

Поле:	Должность	ФИО
Сортировка:
Условие отбора:	Директор	Иванов

 

Для отбора проверяется истинность следующего выражения:

 

([Должность] = "Директор") And ([ФИО] = "Иванов").

 

Результат будет иметь значение Истина только тогда, когда выполняются оба простых условия.

Наконец, для выбора директоров Ивановых и бухгалтеров Петровых следует задать условие как

 

Поле:	Должность	ФИО
Сортировка:
Условие отбора:	Директор	Иванов
или:	Бухгалтер	Петров

 

Формула для проверки условия отбора будет иметь вид

 

(([Должность] = "Директор") And ([ФИО] = "Иванов")) Or

(([Должность] = "Бухгалтер") And ([ФИО] = "Петров")).

 

В столбцах таблицы-образца можно указывать одинаковые имена полей. Если будет возможность, Access самостоятельно упростит вид фильтра.

Например, для вывода сведений о сотрудниках, родившихся после 31 декабря 1977, но до 1 января 1979 года, то есть в 1978 году, задается фильтр

 

Поле:	ДатаРожд	ДатаРожд
Сортировка:
Условие отбора:	> 31.12.77	<01.01.79

 

При вводе данных текст в Условии отбора изменяется: даты заключаются в символы #. Это означает, что Access узнала во введенных символах дату и считает 31.12.77 константой типа дата/время.

Для того, чтобы посмотреть на результат, щелкните по окну фильтра правой кнопкой мыши и выберите опцию Применить фильтр.

Если Вы снова откроете окно создания расширенного фильтра, то он автоматически изменится:

 

Поле:	ДатаРожд
Сортировка:
Условие отбора:	>#31.12.77# And <#01.01.79#

Внимание! Когда вводят условия, часто забывают о кавычках. Access пытается сама определить, что было введено: образец данных, который следует считать константой и выделять кавычками, или имя поля. К сожалению, она часто ошибается. Если появится ошибка, установите вручную:

кавычки для текстовой константы

и квадратные скобки для имени поля.

У каждой таблицы имеется только один фильтр, то есть если Вы изменяете условия фильтрации, то старый фильтр не сохраняется.

Снятие фильтра

Для того, чтобы снова увидеть все записи, следует нажать кнопку Удалить фильтр или выбрать соответствующий пункт контекстного меню.

При этом условия, заданные в фильтре, сохраняются.

Задание

Установите поочередно фильтры по выделенному для отбора:

¨ всех работниц;

¨ всех служивших в армии;

¨ всех работников, проживающих в заданном районе и имеющих определенное количество детей;

¨ всех однофамильцев одного из сотрудников, проживающих в том же районе;

¨ всех сотрудников, имеющих заданный оклад и должность.

С помощью расширенного фильтра выберите записи для следующих условий (конкретные значения выбираются так, чтобы была видна работа фильтра):

¨ родившиеся до заданной даты;

¨ родившиеся в определенном интервале дат;

¨ имеющие оклады в заданном диапазоне;

¨ родившиеся до заданной даты и служившие в армии;

¨ имеющие оклад в заданных пределах;

¨ имеющие оклад больше заданного и количество детей больше заданного;

¨ лица женского пола с зарплатой в заданных пределах и лица мужского пола с маленьким окладом.

Результат работы

Проверяется умение пользоваться фильтром по выделенному и расширенным фильтром, вводить сложные условия, состоящие из двух-трех простых, а также задавать 2-3 образца для поиска, содержащие значения различных полей.

Сортировка данных в таблице

Цель работы – освоение способов представления данных                         в отсортированном виде.

Общие сведения

О пользе упорядочения записей в БД много говорить не приходится. Для получения легко читаемого документа и даже просто для того, чтобы свободно ориентироваться в записях, совершенно необходимо их упорядочить по значению цифровых полей, в алфавитном или хронологическом порядке.

При этом для одной задачи может потребоваться сортировка в алфавитном порядке фамилий, в другом – в порядке дат рождения и т.д.. То есть упорядочение записей – часто выполняемая задача.

Сортировка в таблице базы данных является логической, то есть истинное положение данных в файле не изменяется, а изменяется только порядок их показа в открытой таблице. Для этого строится специальная скрытая таблица, где указан порядок показа записей. Она называется индексом.

Важно отметить еще и то, что согласно определению реляционной БД, порядок следования записей в ней произволен. Если Вы ввели несколько записей в определенном порядке, то это не значит, что этот порядок сохранится при следующем открытии таблицы. Важное значение приобретает сортировка: только с ее помощью можно ориентироваться в записях. В реальных БД порядок сортировки тщательно планируется.

Выполнение сортировки достаточно просто.

Сортировка по одному полю

Для сортировки по одному полю достаточно, чтобы это поле было текущим. Нажмите кнопку на панели инструментов, называемую Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

При сортировке по возрастанию числа будут упорядочены по возрастанию значений, тексты – лексикографически (как в словаре) от A до Я, даты – хронологически от более ранней к более поздней. При сортировке по убыванию порядок обратный.

Расширенная сортировка

Иногда требуется осуществить упорядочение по нескольким полям, но одни значения сортировать по возрастанию, а другие – по убыванию. Для этого используется расширенный фильтр. Откройте его и задайте нужные поля, аналогично тому, как это делалось при фильтрации. Порядок рассмотрения полей – по прежнему слева направо.

Порядок сортировки можно задать для каждого поля отдельно, пользуясь строкой Сортировка. Если не требуется вводить условия фильтрации, ячейки в строке Условие отбора должны быть пустыми.

Главным достоинством Расширенного фильтра является то, что он позволяет задавать одновременно и отбор нужных записей, и представление их в нужном порядке. Таким образом, расширенный фильтр – универсальное средство отбора данных из таблицы БД.

Задание

Откорректировать таблицу базы данных. При сортировке становятся видны ошибки в данных. К числу распространенных ошибок относятся:

¨ задание значений поля латинскими буквами или заглавными и строчными буквами;

¨ ввод фамилий, названий районов и других текстовых значений не с первой позиции. При этом перед текстом появляется один или несколько пробелов, что нарушает порядок сортировки;

¨ повторяющиеся записи.

Выполнить простую сортировку:

¨ по убыванию количества детей;

¨ по сумме оклада;

¨ по полу;

¨ по фамилиям;

¨ по датам рождения;

¨ по районам.

Выполнить сортировку по нескольким полям:

¨ по районам, внутри каждого района – по фамилиям;

¨ по районам, внутри района – по полу, мужчин и женщин – по фамилиям;

¨ по количеству детей, для равного количества детей – по возрастанию оклада.

Выполнить сортировку с помощью усиленного фильтра:

¨ по районам, внутри района – по убыванию зарплаты;

¨ по возрастанию количества детей, для равного количества – по убыванию зарплаты;

¨ по полу (сначала – мужчины), для одинакового пола – по должности, для одинаковой должности – по убыванию зарплаты.

Результат работы

¨ Откорректированная таблица КАДРЫ;

¨ Умение пользоваться различными способами сортировки.

Общие сведения

Чаще всего ЗАПРОС это вопрос к базе данных.

Запрос может также представлять собой

задание на корректировку данных в таблице,

на создание или на удаление таблицы.

Запросы являются основным механизмом для работы с таблицами. С помощью запросов происходит обычно обмен данными в компьютерных сетях: компьютер-клиент посылает компьютеру-серверу запрос, а последний передает выбранную из своих баз информацию.

Вначале будет рассмотрен запрос на выборку.

Хотя Access выполняет запросы, записанные на специальном языке SQL, для их разработки обычно не требуется знания этого языка. Создание запроса ведется в Конструкторе запросов. Важно только правильно указать следующие параметры запроса:

¨ из каких таблиц (в более общем случае – из каких таблиц каких баз данных) производится отбор;

¨ какие поля следует включать в результат (можно не только выбирать поля из таблицы, но и создавать новые поля);

¨ как их называть (запрос может установить новые имена для полей таблицы);

¨ какие вычисления следует производить при отборе;

¨ каковы условия отбора (аналогично фильтру);

¨ как группировать данные (например, следует ли производить суммирование зарплат по районам или подсчет работников по должностям);

¨ как сортировать результат (аналогично сортировке при использовании расширенного фильтра);

¨ какие группы (районы или должности) включать в результат.

Результатом запроса на выборку является виртуальная таблица. Это таблица, видимая на экране, но не существующая в БД. Данные для нее берутся прямо в момент ее отображения. Возможен выбор данных из нескольких таблиц, в том числе и виртуальных, полученных в результате выполнения других запросов.

В некоторых случаях (если можно определить, из какой записи исходных таблиц взяты данные) возможно внесение изменений в таблицу запроса и последующая автоматическая корректировка исходных таблиц. Нельзя, например, внести изменения в исходную таблицу, если запрос выводил обобщенные данные по районам: может оказаться, что в районе живут несколько работников, а на каждый район формируется только одна строка. Неясно, в какую строчку исходной таблицы вносить изменения.

Кроме запросов на выборку, существуют запросы на изменение, удаление и добавление данных.

Запросы хранятся на листе БД Запросы. Их также можно открыть (= выполнить), редактировать и создавать.

Задание

Создайте следующие запросы на выборку:

¨ данные о заработной плате одной из категорий работников,

¨ данные о должностях женщин,

¨ данные о районах проживания высокооплачиваемых мужчин,

¨ данные об оплате директоров по убыванию этой оплаты,

Разработайте следующие запросы на выборку с вычислениями:

¨ расчет премий всем сотрудникам в размере 50% оклада,

¨ расчет выплат женщинам, имеющим детей, в размере 20% от оклада на каждого ребенка;

Создайте следующие запросы на выборку с группировкой:

¨ суммы зарплат по всем районам;

¨ средняя зарплата всех работников;

¨ суммы зарплат по каждой должности;

¨ средние зарплаты женщин и мужчин (начиная с женщин).

¨ количество работников, проживающих в некотором районе;

¨ количество не служивших в армии;

¨ количество родившихся в заданном году;

¨ количество не имеющих телефонов;

¨ средний оклад сотрудников, проживающих в заданном районе;

¨ средний оклад сотрудников, имеющих не менее троих детей;

¨ средний оклад сотрудников заданного возраста;

¨ сумму окладов мужчин, служивших в армии;

¨ общее количество детей сотрудников, проживающих в некотором районе.

¨ общую сумму окладов всех работников фирмы;

Создайте следующие запросы на обновление и выполните их:

¨ увеличить всем сотрудникам зарплату в 1,45 раза;

¨ добавить всем по 3 рубля.

¨ переименовать заданное название района (аналогичная ситуация возникла, когда в СПб произошло объединение Октябрьского и Дзержинского района в Центральный);

¨ изменить заданный табельный номер, добавив в конец /1.

¨ тем, кто родился до 1965 года, добавить по 1000 рублей;

¨ написать запрос добавления к номеру телефона первой цифры "2". Такая ситуация возникла, когда осуществлялся переход от шестизначных номеров к семизначным.

¨ записать в поле номера телефона слово нет для тех сотрудников, у кого это поле пусто;

Постройте следующие запросы на удаление:

¨ удалить записи о всех сотрудниках, родившихся до 7.11.1917 года;

¨ удалить все записи, имеющие пустое значение в поле ФИО.

У супругов, работающих на нашем предприятии и имеющих одинаковую фамилию, родился ребенок. Разработайте способ правильной корректировки БД для этого случая.

Порядок выполнения работы

Результат работы

Умение создавать запросы, аналогичные приведенным в задании.

Общие сведения

Пусть имеется таблица базы данных об объеме продаж по месяцам с полями: ФИО (фамилия продавца), Месяц, Объем продаж. В эту таблицу заносятся данные о продажах. Они могут заносится ежедневно или еженедельно. Если требуется узнать текущие успехи каждого продавца, сравнить их, определить их динамику, то потребуется целый ряд запросов.

Для решения подобных задач данные следует представить в сгруппированном и преобразованном виде. Очень наглядна перекрестная таблица. Каждая строка этой таблицы соответствует продавцу. В первом столбце указаны фамилии продавцов, а остальные соответствуют месяцам. В клетках отображается, на какую сумму совершены продажи данного продавца в данном месяце.

Такая таблица имеет заранее неизвестное количество строк и столбцов. Поэтому, для того, чтобы создать такую таблицу, требуется запрос специального вида – перекрестный запрос.

Для его формирования в исходной таблице должно быть не менее трех полей. Различные значения одного поля (фамилии продавцов) дадут строки результирующей таблицы, значения другого (месяцы) – столбцы. Данные из третьего поля будут обрабатываться.

Следует также указать, как будет происходить обработка. Чаще всего это суммирование, но можно использовать количество значений, и среднее, и минимальное значение, и другие статистические показатели. Их список аналогичен списку возможных групповых операций, рассмотренных в предыдущей работе.

В перекрестную таблицу автоматически добавляется столбец итогов (общий объем продаж для каждого продавца).

Задание

Построить перекрестные запросы для вывода сведений:

¨ о распределении сотрудников по должностям. Строки соответствуют должностям, столбцы – полу. В ячейках таблицы выводится количество сотрудников данной категории;

¨ о распределении средних окладов по должностям. Строки соответствуют должности, столбцы – полу. В ячейках выводится сумма среднего оклада;

¨ о суммах окладов по районам для каждой должности;

¨ о сравнительном количестве мужчин и женщин, служивших и не служивших в армии. Результат должен иметь вид:

 

Пол	Служили в армии	Не служили в армии
Мужчины
Женщины

 

¨ (более сложное задание) определить величину оклад/количество детей для мужчин и женщин по каждой должности.

Порядок выполнения работы

Для создания перекрестных запросов используется Мастер. Его вызов производится с листа Запросы базы данных. Следует выбрать Создатьà Перекрестный запрос à ОК. Далее следует отвечать на вопросы Мастера, руководствуясь целью задания и приведенными выше сведениями о перекрестных запросах.

Для выполнения последнего задания следует воспользоваться тем, что запрос представляет собой виртуальную таблицу. Это означает, что можно вначале создать запрос на выборку, который будет выполнять необходимые вычисления (для данного задания – формировать в определенных полях текст Мужчины или Женщины и Служили в армии или Не служили в армии. Затем строится перекрестный запрос, исходной таблицей для которого служит первый запрос.

При открытии перекрестного запроса вначале вызывается запрос на выборку. Его результаты используются в качестве исходных данных для перекрестного запроса.

Внимание. Механизм построения запросов на базе запросов является мощным средством получения нужных данных. Его следует рекомендовать в случаях сложных вычислений. Эти вычисления можно делать по шагам, проверяя промежуточные результаты.

Результат работы

Запросы для каждого задания. Необходимо объяснить, как они были построены и создать аналогичный по сложности запрос в присутствии преподавателя.

Создание отчета

Цель работы – представление данных в форме отчета.

Общие сведения

Для того, чтобы работать с данными, хранящимися в БД, их часто требуется распечатывать. Распечатки служат для проверки и распространения информации.

Например, экзаменационная ведомость представляет собой распечатку списка студентов заданной группы с оставленными пустыми столбцами для занесения оценок, даты сдачи экзамена и подписи преподавателя. Эта ведомость выдается преподавателю на экзамен, во время которого заполняются пустые столбцы. Далее она утверждается деканом и передается оператору ЭВМ для ввода в БД результатов экзамена.

Распечатка данных из таблицы базы данных в заданном формате называется отчетом.

Поскольку процедура создания отчета является типовой, в СУБД имеется генератор отчетов – специальная подпрограмма, помогающая разрабатывать вид отчета и задавать набор содержащихся в нем данных.

Внимание. Как и в других приложениях MS Office, например в Word, работа с документами начинается с задания параметров страницы. В свою очередь, размер страницы и полей нельзя задать, если на компьютере не установлен принтер. Поэтому перед началом работы убедитесь в том, что в Windows установлен хотя бы один принтер. Это можно сделать через Пуск à Настройка à Принтеры.

Создание отчета

В отчете можно выделить форму и содержание. Форма отчета постоянна, а содержание изменяется. Например, квартальный отчет о составе работающих имеет стандартную форму, а его содержание может меняться от квартала к кварталу из-за текучести кадров. Целью создания отчета является возможность периодического представления изменяющихся текущих данных в стандартной форме.

Пример отчета дан в Табл. 2.

Структура отчета

В структуре отчета можно выделить следующие области.

Заголовок отчета. Он находится в начале, “открывая” отчет. В него входит текст типа “Отчет о... “ и, иногда, изменяющаяся часть типа “по состоянию на.......”.

Верхний колонтитул (заголовок страницы). На первой странице эта область следует за титулом, а затем повторяется на каждой странице. Поскольку чаще всего отчет имеет вид таблицы, в верхнем колонтитуле содержится шапка этой таблицы с названиями столбцов.

Нижний колонтитул (конец страницы). Обычно в нем содержится номер страницы, реже – дата создания отчета и, при необходимости, контрольные суммы нарастающим итогом.

Область данных. Это – строка отчета. Чаще всего в ней содержится информация, выводимая из одной записи БД. При создании формы отчета можно задать лишь вид, в котором эта информация будет выведена, но выводимые значения и количество повторений этой области определяются текущим состоянием БД.

Таблица 2

Пример отчета

Список

работающих