Какую презентацию можно считать эффективной?

Теперь определимся с понятиями: что такое презентация и что такое её

эффективность. Можно найти множество определений этих понятий – в этом

вы легко убедитесь, пролистав имеющуюся литературу (см. список литерату-

ры и приложение в виде презентации с обзором литературы). Само слово

«презентация» подразумевает представление новой информации, продукции,

услуг, проектов. Смысл любой презентации – добиться заинтересованного

отношения к представляемому новшеству со стороны собравшейся аудито-

рии. Именно на нее и будет направлена основная воздействующая сила.

78

Вот одно из удачных, на наш взгляд, определений:

Что нужно сделать, чтобы презентация вашего проекта была эффектив-

ной, т. е. чтобы она способствовала достижению поставленных целей и де-

монстрировала жизнедеятельность проекта?

В процессе подготовки предлагаем использовать своеобразный алго-

ритм. Он выглядит следующим образом:

Алгоритм процесса подготовки презентации

Итак, первый этап – определение цели презентации, второй – определе-

ние специфики аудитории (или определение целевой аудитории).

Все начинается с цели. Вначале нужно четко ответить на вопрос: для

чего вы презентуете проект? Какова ваша цель? Постарайтесь лаконично и

конкретно сформулировать ее, например: «Хочу, чтобы приглашенные потен-

циальные инвесторы осознали эффективность вложения средств именно в

79

эффективная презентация – это запоминающееся информационное

шоу, способное эффективно воздействовать на аудиторию и

мотивировать её к определённым дальнейшим действиям (Сергей

Ребрик).

мой проект», «Хочу продемонстрировать серьезное отношение к делу, про-

фессионализм, сплоченность и высокую квалификацию членов моей ко-

манды» и т. д. Как правило, целью представления проекта является не

столько информирование, сколько формирование позитивного отношения к

нему слушателей.

Стержнем презентации проекта должна стать

Её необходимо ясно сформулировать с самого начала. Именно на этот

стержень присутствующие нанизывают получаемую в ходе презентации ин-

формацию. Но у вас есть и главная (итоговая) цель, о которой вслух вы не го-

ворите. Вам нужно, чтобы после завершения вашего выступления слушатели

думали определенным образом. И самое главное – поступали так, как это тре-

буется вам. Хотя бы те из слушателей, кому в дальнейшем предстоит прини-

мать решения по итогам обсуждения презентации проекта.

Итак, на первом этапе подготовки вы должны отчетливо представить

себе, какова ваша цель, какое воздействие вы собираетесь оказать на слуша-

телей. Эта конкретная конечная цель презентации вами не озвучивается: к ее

пониманию вы плавно и ненавязчиво подведете аудиторию во время своих

рассуждений.

После ясной и лаконичной формулировки цели пора подумать о той

аудитории, для которой предназначена ваша презентация. Определение це-

левой аудитории – второй, неразрывно связанный с первым, этап подготов-

ки. Потому что именно цель позволит вам точно сформулировать и поставить

задачи, ясно представить, что должны от вас узнать слушатели, в чем убе-

диться и что сделать.

80

ГЛАВНАЯ

ИДЕЯ

Помните, что существуют две точки зрения на проект — точка зрения

заказчика (инвестора) и точка зрения исполнителя. Эффективная презентация

должна полноценно отражать обе эти позиции. Поэтому анализ проблемной

ситуации, прежде всего, должен учитывать позицию заказчика, а формули-

ровки целей и ожидаемых результатов должны отвечать ожиданиям заказчи-

ка.

Каждому приятно осознавать, что что-то делается специально для него.

Люди будут слушать вас, если то, что вы говорите, интересно, важно и полез-

но для них. Каждый из присутствующих должен понимать, что тратит время

не напрасно. Ключевой момент в достижении вашей главной цели – предста-

вить ее инвесторам так, чтобы она выглядела близкой к их целям. Для этого

определите специфику вашей аудитории, составьте ее социально-психологи-

ческий портрет. Постарайтесь найти то, что объединяет собравшихся людей.

В составлении портрета помогут ответы на следующие вопросы:

1. Кто мои слушатели? Каковы их интересы? Возраст, социальный

статус, пол. У каждой группы свои приоритеты и цели. Обяза-

тельно обратите внимание на наличие у ваших потенциальных

слушателей опыта в той области, которой посвящена презента-

ция.

2. Какую реакцию вы хотите получить от аудитории? Какого рода

поддержку вы ожидаете?

3. Какие преимущества получат люди, если поддержат вас и ваш

проект?

Составленный социально-психологический портрет учитывайте и в от-

боре содержательной части презентации вашего проекта. Старайтесь исполь-

зовать примеры, близкие и понятные данной аудитории. Ссылайтесь на то,

что ей знакомо, используйте терминологию, которую люди понимают или

могут использовать сами.

Если вы хорошо представляете себе интересы слушающих вас людей,

значит, вы сбалансированно и обоснованно сможете использовать основные

инструменты эффективной презентации:

81

· содержание проекта, излагаемое с учетом потребностей и выгод потенци-

ального заказчика, инвестора или потребителя;

· эмоциональное воздействие – то впечатление, которое останется надолго

и в не меньшей степени, чем содержание, сформирует отношение инвесто-

ра к проекту;

· грамотно сформулированный визуальный ряд, иллюстрирующий содержа-

ние.

Есть еще одно преимущество создания социально-психологического

портрета целевой аудитории: заранее зная, кто будет вас слушать, вы легко

сможете предугадать, какие вопросы, скорее всего, будут заданы – соответ-

ственно, у вас будет время продумать стратегии и тактики ответов.

КАК РАЗРАБОТАТЬ СОДЕРЖАНИЕ И ВЫСТРОИТЬ СТРУКТУРУ ПРЕЗЕНТАЦИИ

ПРОЕКТА?

Создать и описать универсальную систему разработки содержания невоз-

можно, поскольку акценты в содержательной части презентации каждого

проекта расставляются по-своему с учетом целей как самого проекта, так и

его презентационной части. Однако некоторые общие моменты все-таки

можно выявить. Перечислим ключевые содержательные составляющие

презентации, которые отражают сбалансированность и внутреннюю связан-

ность проекта:

· краткая общая информация о проекте (название, краткое изложение идеи

проекта);

· обоснование необходимости проекта (анализ проблемной ситуации);

· формулировка целей и задач проекта;

· календарный план и механизм реализации проекта, включая при необ-

ходимости описание уникальных методик или технологий;

· общая стоимость проекта, при необходимости — бюджет или смета рас-

ходов;

· ожидаемые результаты и эффект проекта в долгосрочной перспективе

(экономический или социальный).

82

Работу над содержательной частью презентации советуем начать с под-

готовки подробного плана.

Определите 3-4 основных вопроса, обозначьте их римскими цифрами,

затем продолжите деление на пункты и подпункты, до тех пор, пока не полу-

чите четко структурированный план, каждый пункт которого прост и ясен

для понимания. Хороший план включает в себя все, что должно произойти в

ходе вашего выступления, он похож на план местности и его задача – дать

вам благополучно добраться из пункта А в пункт Б. Конечный пункт Б в на-

шем случае – достижение главной цели презентации.

Тщательно продуманное содержание презентации проекта должно под-

черкиваться ее четкой структурой.

Грамотное структурирование облегчает слушателям восприятие инфор-

мации. Во время выступления целесообразно придерживаться известного

правила трех частей: введение – основная часть – заключение. После выступ-

ления следует вопросно-ответная часть. Таким образом, в структуре презен-

тации выделяется четыре функциональные части, у каждой из которых

свои задачи и средства:

83

1. ВСТУПЛЕНИЕ

2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

4. ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ

Обратим ваше внимание на «ударные» части презентации – заключение

и вступление. Да, именно в такой последовательности: при подготовке снача-

ла пишется заключительная и только затем – вступительная часть. Почему?

Потому что завершение – важнейшая часть презентации, которая больше

всего должна запомниться слушателям. Содержание всей презентации долж-

но быть нацелено именно на удачное завершение. Почти всегда люди прини-

мают окончательное решение в момент завершения презентации. Поэтому в

заключительной части еще раз напомните основную мысль, заострите внима-

ние на ключевых деталях, подчеркните плюсы вашего предложения.

Хотя по времени вступительная и заключительная части занимают от

10 до 30% общей длительности вашего выступления, однако общее впечатле-

ние от презентации проекта на 80% определяется ими. Вступление и заклю-

чение – самые яркие моменты презентации, в них должно быть продумано и

взвешено каждое слово. Напомним, что закон риторического края гласит: