Изменение ТТН при незначительных корректировках

5.1.   Если изменения, заявленные в письме, касаются незначительных корректировок в написании наименования г/о, г/п (слитное или раздельное написание, исправления не более 2 (двух) букв, перестановка букв, пропущена буква и т.п.), то письмо о таких изменениях принимается от любого участника доставки: Заказчика, г/о, г/п, Плательщика. Данное правило распространяется только на написание ЮЛ.

5.2.   Для внесения незначительных корректировок, указанных в п.5.1. при написании ФЛ (в случае, если новые и старые фамилии созвучны), для изменения г/п (если Заказчик недоступен, либо указан неверно), от г/п – ФЛ для изменения г/п принимается письмо  № 20 и стандартное письмо об изменении г/п  №1, к письму необходимо приложить копию паспорта.

РАБОТА С ИЗМЕНЕНИЯМИ ПО ТТН в КОРПОРАТИВНОЙ ПРОГРАММЕ ТРАНСНЭТ – ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1.   Если письмо об изменении пишется по грузовой ТТН, с которой следуют документы Клиента, то изменение в ТРАНСНЭТ формируется по обеим ТТН: грузовой и ТТН на документы. Изменения на документы вводятся в ТРАНСНЭТ [11] с кодом №45 «Изменения по документам».

6.2.   Основанием для внесения изменения по ТТН являются:

- акт перемера;

- письма Клиентов;

- сообщение, полученное от компетентных сотрудников ЖДЭ.

6.3.   Изменение по ТТН не может быть удалено – к нему обязательно создаётся новое изменение с параметрами, отменяющими старые.

 

6.4.   Все изменения по ТТН заносятся в ТРАНСЭТ не позднее 15 минут (в филиалах) и 30 минут (в ЕИЦ) с момента поступления информации («Новое событие по ТТН») с указанием даты и номера письма или иного основания.

6.4.1. Изменения по ТТН вносятся в ТРАНСНЭТ каждое под своим кодом.

6.4.2. Для внесения в ТРАНСНЭТ события об изменении ТТН предусмотрены следующие варианты:

- В форме «Работа с ТТН Клиентов» перейти в меню «Новое событие по ТТН», в выпадающем списке выбрать нужное событие.

- В форме «Работа с ТТН Клиентов» перейти в меню «Новое событие по ТТН», в выпадающем списке выбрать событие №205 «Изменение ТТН» и далее в открывшемся окне выбрать нужный тип события.

- ВНИМАНИЕ!!! Под событием №205 «Изменение ТТН» – вносятся только те события, которых нет во вкладке «Новое событие по ТТН».

- Часть событий об Изменении ТТН (например, при изменении г/о, г/п, номеров телефонов, параметров груза)  в ТРАНСНЭТе формируются автоматически при редактировании ТТН.

 

6.4.3. При необходимости внесения нескольких событий (с несколькими кодами) по одной ТТН – каждый вид события вносится отдельно.

6.5.   Первоначальная ТТН редактируется в ТРАНСНЭТ при наличии следующих изменений (при редактировании первоначальной ТТН события в ТРАНСНЭТ формируется автоматически):

- акт перемера – перевеса;

- изменение суммы и/или места оплаты автодоставки;

- изменение суммы и/или места оплаты  доставки;

- изменение станции назначения;

- раздел Груза, отказ от  Груза;

- изменение температурного режима;

- изменение/добавление номеров телефонов Получателя груза;

- изменение Грузоотправителя/Грузополучателя/Плательщика;

- добавление/отмена услуг.

Редактирование ТТН проводит Специалист ОРК, принявший заявление об изменении. Если у Специалиста нет прав на полное редактирование ТТН, то сотрудником, у которого есть права для редактирования, в филиале принявшим  письмо.

6.5.1. Если при оформлении ТТН Исполнителем была указана не верная станция назначения груза, то филиал, допустивший ошибку, редактирует первоначальную ТТН – изменяет станцию назначения (по данной ТТН генерируется автоматически событие, в примечании которого необходимо указать «изменение станции назначения» и дополнительно вносит событие в ТРАНСНЭТ № 24 («Для служебного пользования»), в примечании события указывает: «Изменение станции назначения по вине ЖДЭ». После изменения станции назначения, груз отправляется по этой же ТТН, без создания дополнительных ТТН ЖДЭ-ЖДЭ.

 

Пример: Груз сдан в Москве на Новосибирск. В АПП станция назначения указана верно: Новосибирск. При оформлении ТТН – указали ошибочно станцию назначения – Омск. Груз отправили в Омск. После выяснения ошибочной отправки груза Омск связывается с Москвой. Москва редактирует первоначальную ТТН – изменяет станцию назначения на Новосибирск (предварительно проверив информацию в Заявке, в АПП или иных документах). К ТТН сформировать событие под кодом 24 «Для служебного пользования» (с текстом: изменения станции назначения по вине ЖДЭ) После изменения станции назначения, Омск отправляет груз по данной ТТН в Новосибирск.

При наличии иных видов изменений первоначальная ТТН не редактируется.

 

6.6.   Если ТТН была оформлена с функцией «озеленения», то при изменении в ТТН веса/объема груза, помимо редактирования ТТН необходимо провести пересчет веса/объема груза. Для этого:

- найти необходимую ТТН (ПГР – Работа с грузами);

· если ТТН изначально была оформлена с функцией «озеленения», то можно выбрать любую строку груза, принадлежащую данной ТТН;

· если «зеленые» грузы были созданы после оформления ТТН, то необходимо выбирать ОСНОВНУЮ ТТН (она обычно расположена первая в списке по данному номеру ТТН, имеет общий вес и объем, и строка ТТН подсвечена светло-серым цветом).

- правой кнопкой мышки вызвать выпадающее меню;

- выбрать пункт «Пересчет состояния текущего груза»;

- вес/объем груза автоматически перераспределится на все грузы данной ТТН.

6.7.    Сотрудники ЕИЦ, наделенные соответствующими правами, могут редактировать ТТН в полном объеме аналогично станции отправления.

 

6.8.   При наличии иных видов изменений редактирование ТТН производится по запросу Клиента.

6.9.   ТТН с внесенными изменениями клиент может распечатать из личного кабинета на сайте.

6.10. При внесении изменений в ТРАНСНЭТ, из общего списка Филиалов выбираются «филиалы-потребители», к которым относится внесенное изменение, за исключением станций отправления и назначения по ТТН.

Внимание!   При внесении изменений по ТТН для станций:

- Новая Чара, Таксимо, Бодайбо – обязательно указывать в потребителях Новосибирск;

- Северобайкальск – обязательно указывать в потребителях Красноярск.

6.11.  С помощью фильтров, можно выбрать изменения по: своему Филиалу, Филиалу-получателю, Филиалу-отправителю, Филиалу-плательщику, Номеру ТТН, Номеру ТС, входящему номеру письма об изменении и дате изменения.

6.12. При внесении изменений в закрытом периоде после 12го числа месяца следующего за предыдущим необходимо, кроме согласования с сотрудником, который имеет доступ редактирования в закрытом периоде, согласовывать внесение изменения с куратором Агентов бухгалтерии экспедитора.

 

ОФОРМЛЕНИЕ АВАНСОВОГО ПЛАТЕЖА (ДЕНЕЖНЫХ ЗАЛОГОВ)

7.1.   В случае отсутствия оплаты за услуги доставки, выдача отправлений может быть произведена при условии внесения Клиентом (З, О, По, Пл) авансового платежа (залога) на р/с или в кассу в сумме стоимости услуг доставки, указанной в ТТН. В случае внесения залога наличными денежными средствами, оформляется чек ККМ и приходный кассовый ордер.

7.2.    ВАЖНО!!! Если ТТН «непрямая» (т.е. клиент-плательщик по ТТН  работает без НДС) – авансовый платеж принимать нельзя!

7.3.   Одновременно с оформлением залога оформляется письмо №8, в котором Клиент, вносящий залог, просит перечислить данную сумму в счет оплаты за услуги доставки по ТТН №….на р/с Исполнителя.

7.4.   При поступлении оплаты за услуги доставки (в течение 10ти дней) авансовый платеж (залог) возвращается, возврат  производится на основании письма  №9. В случае возврата залога путем выплаты наличных денежных средств из кассы, в дополнение к заявлению, получателем денежных средств, предоставляется доверенность на получение денежных средств (от организации, оформившей авансовый платеж).

7.5.   Авансовый платеж направляется в счет оплаты стоимости услуг доставки по истечении 10-ти дней после его внесения (согласно письма №8).  Документы по доставке по данной ТТН переоформляются на Клиента, оплатившего доставку, в течение 10 дней с момента получения аванса (залога).

7.6.   Возможность переоформления документов на Клиента в Филиале-грузополучателе может решаться и по истечении 15-и дневного срока после периода оказания услуг. Данный вопрос следует решать индивидуально в бухгалтерии Агента.

Приложение А

Образцы писем об изменениях