Использование контактов (Рассылка информации)

Откройте MS WORD

a) Введите текст: Приглашаем вас на презентацию «ФИНИШИРУЮТ ВСЕ»

Сервис/Письма и рассылки/Слияние

В окне «Слияние» (правой части окна) выберите «Письмо». Далее. Открытие документа

Выберите текущий документ. Далее. Выбор получателей.

Выберите КонтактыOUTLOOK

Выбор папки контактов. В окне «Выбор папки контактов»ОК.

Убедитесь, что в окне «Получатели слияния» флажки стоят у Петрова, Иванова и Сидорова

Далее Создание письма

Перед текстом письма поставьте блок адреса и строку приветствия. Далее Просмотр писем. Осуществите просмотр писем

Далее. Завершение слияния. Нажмите гиперссылку изменить часть писем

В окне «Составные новые документы» нажмите ОК

Сохраните полученный файл в папке OUTLOOK с именем РАССЫЛКА

b) Сервис/Письма и рассылки/Слияние

Выберите в окне «Слияние» Конверты Далее. Открытие документа

Выберите параметры конверта. 10. ОК. Далее. Выбор получателей

Выберите КонтактыOUTLOOK

Выбор папки контактов. В окне «Выбор папки контактов»ОК.

Убедитесь, что в окне «Получатели слияния» флажки стоят у Петрова, Иванова и Сидорова. Далее. Разработка конверта

Вставьте блок адреса. Введите обратный адрес

ул. Труда,5

г. Челябинск

ОАО «Финиш»

Далее просмотр конвертов

Далее. Завершение слияния. Нажмите гиперссылку Изменить отдельные конверты.

В окне «Составные новые документы» нажмите ОК

Сохраните полученный файл в папке OUTLOOK с именем КОНВЕРТЫ ДЛЯ РАССЫЛКИ

Закройте приложение MS WORD

Ø Вы создали письма и конверты контактам

Просмотр и печать контактов

Файл/параметры страницы/ карточки. В окне «Параметры страницы: Карточки» можно изменить шрифт заголовка и текста карточек. Выберите шрифт заголовка Times New Roman,размер 14,начертание жирный курсив, шрифт текста Times New Roman,размер 12, начертание обычный.

Файл/предварительный просмотр. (При желании карточки можно распечатать)

 

Задание 4. Ведение календаря

Щелкните по папке Календарь

Календарь Outlook – это мощная система создания расписания, которая полностью интегрирована с электронной почтой, контактами и другими средствами данного приложения. Календарь можно использовать для ведения персонального расписания, для корпоративных задач – например, для составления делового расписания каких-либо сотрудников.

По умолчанию Календарь включается в режим просмотра/планирования текущего дня День разбивается на равные промежутки по получасам, диапазон рабочего времени выделяется ярким оттенком. Промежутки времени, равно как и диапазон рабочего дня, можно настраивать. Промежутки задаются с помощью контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши на столбце с часами.

Просмотр Календаря

1) Щелкните правой кнопкой мыши на столбце с часами.

Выберите промежуток равный 15 мин.

Щелкните правой кнопкой мыши на столбце с часами

Выберите промежуток, равный 30 мин

2) Пролистайте месяцы с помощью стандартного календаря, расположенного в левом верхнем углу программного окна

3) Увеличьте размер левой части окна путем перетаскивания границы до тех пор, пока не появятся календари трех месяцев. Верните вид окна в исходное положение

4) Ознакомьтесь с назначениями пиктограмм, расположенных в стандартной панели инструментов

Добавление записи

Для того чтобы создать новую встречу необходимо подать одну из следующих команд:

• щелкнуть два раза мышью на свободном поле списка задач;
• нажать комбинацию клавиш Ctrl + N;
• из контекстного меню выбрать Новая встреча;
• воспользоваться кнопкой Создать на панели инструментов;
• вызвать пункт меню Файл / Создать / Встреча.

Для назначения встречи выберите переключатель День/неделя/месяц

Щелкните навигатором по дате 14 февраля

Выберите интервал времени 14:00

Введите Встреча по поводу Дня Святого Валентина. Появилась синяя рамка. Растяните ее до времени окончания встречи до 16:00

Щелкните на любой свободной строке. В записи встречи появился звонок. Он означает, что о встрече будет оповещено заранее

В строке меню выберите Сервис/Параметры. В закладке настройки Календарь выберите напоминание 30 мин

Откройте дату 18 февраля

Выберите интервал времени 14:00

Введите название встречи «Классный час»

Откройте встречу двойным щелчком мыши

В окне «Классный час Встреча» введите Место Кабинет 3208. В это время Свободен.

Нажмите кнопку Повторение стандартной панели инструментов.

В окне «Повторение встречи» поставьте переключатель на Еженедельно

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть

 

Выберите дату 30 марта

Щелкните правой кнопкой мыши по полю встреч

Выберите создать событие на целый день

В окне Событие введите тема Отдых, Место База отдыха. Оповещение 1 день

Щелкните по кнопке Контакты. Выберите Иванов ОК.

Щелкните по кнопке Контакты. Выберите Петров ОК.

В поле примечания введите Взять продукты питания

Примечание: После полного заполнения данного окна необходимо заполнить закладку Планирование

В данной закладке размещается шкала расписания, в которой отмечается заданный диапазон встречи и занятости. Если встреча планируется с каким-то человеком или группой людей, расписание которых вы знаете, то данная схема позволит посмотреть, насколько совпадают ваши расписания.

Для того, чтобы добавить в табличку участников встречи, нужно нажать кнопку Добавить и там выбрать пункт Добавить из адресной книга – перед вами появится стандартный диалог выбора контактов из адресной книга, а внизу диалога три поля: обязательные (обязательные участники встречи/собрания), необязательные (необязательные участники встречи/ собрания), ресурсы (контакты, от которых зависят какие-то ресурсы, необходимые для встречи/собрания). Кнопка Автовыбор поможет запланировать собрание так, чтобы это было удобно большинству участников. Если параметры собрания изменились, то с помощью кнопки Параметры / Обновить сведения о занятости можно скорректировать данные о занятости в расписании.

Войдите в закладку планирование.

Нажмите кнопку Другие/Добавить из адресной книги. Выберите Сидоров

Нажмите кнопку Необязательный. В окне Необязательный появится Сидоров

Нажмите кнопку закрыть. (Если бы был настроен адрес электронной почты, могли бы послать сообщение участникам встречи)

Сохраните сделанные изменения

Предварительный Просмотр и печать календаря

Выберите в левом окне март 2011. Файл/параметры страницы/ Ежемесячник. В окне «Параметры страницы: Ежемесячник» ОК.

Файл/предварительный просмотр. (При желании Календарь на март можно распечатать)

 

Задание 5 Использование модуля Задачи

Встречи и события – это все записи в расписании, привязанные или к дате, или к дате и конкретному времени. Но обязательно существуют задачи, не привязанные к конкретным дням. Но данные о конкретных задачах иногда необходимо видеть и помнить каждый день, пока наконец-то не будет выполнено то, что было запланировано. Когда работа ведется в Календаре, приложение показывает различные формы календаря: день, неделя, месяц и так далее. При заходе в Задачи приложение показывает список задач, отфильтрованный по определенным критериям.

Создание задачи (теория)

Создать задачу в данном приложении можно несколькими

способами:

• два раза щелкнуть мышью на свободном поле списка задач;
• нажать комбинацию клавиш Ctrl + N;
• из контекстного меню выбрать Новая задача;
• два раза щелкнуть мышью по специальному полю вверху
• списка задач;
• воспользоваться кнопкой Создать на панели инструментов;
• вызвать пункт меню Файл / Создать / Задача.

При создании задачи на экране появиться пустая форма для постановки задачи

К основным полям можно отнести:

Первое поле – тема задачи, которую необходимо выполнить.

Второе поле – срок, когда данная задача должна быть выполнена.

Третье поле – состояние (не началась, выполняется, завершена, в ожидании, отложена), данное поле можно заполнить в процессе работы с задачей, поэтому на этапе создания обычно остается пункт «не началась».

Пятое поле – важность устанавливается то значение важности задачи, которая считается самой подходящей..

Шестое поле – готово, %, данное поле заполняется в процессе ее выполнения.

Седьмое поле – оповещение, задание оповещения для задачи. задается произвольной датой и временем

К вспомогательным полям относятся поля:

Контакт – в данном поле можно указать Ф.И.О. человека, с которым можно связаться для того, чтобы решить данную задачу.

Текстовое поле – поле, в котором вписываются различные подробности поставленной задачи.

5.2. Ввод данных в модуле Задача

Щелкните по папке Задачи

1) Любым способом откройте форму для постановки задачи (см.п.5.1)

Тема: здоровый образ жизни

Срок: конец учебного года (30.06.2011)

Дата начала: ближайший понедельник (например, 07.02.2011)

Состояние: не началась

Важность:высокая

готово, %: 0%

Оповещение: в пятницу перед началом (например, 04.02.20011)

Текстовое поле: записаться в секции волейбольную, баскетбольную, футбольную, стрельбы, фехтования, бокса и легкой атлетики и регулярно их посещать. Записаться в кружки мягкой игрушки, домоводства и кролиководства. Бросить все вредные привычки. Начать делать зарядку, обливаться холодной водой, купаться в проруби. Не грубить маме, соседке, в транспорте. Не забывать говорить «Спасибо»

Контакты щелкните по кнопке контакты и из адресной книги выберите Иванова

Категории: Щелкните по кнопке категории и выберите личные дела.

Нажмите кнопку

 

Ø Вы создали первую Задачу

2) Любым способом откройте форму для постановки задачи (см.п.5.1)

Тема: Успешная сдача летней сессии

Срок: конец учебного года (30.06.2011)

Дата начала: ближайший понедельник (например, 07.02.2011)

Состояние: не началась

Важность:высокая

готово, %: 0%

Оповещение: в пятницу перед началом (например, 04.02.2011)

Текстовое поле: Посещать все лекции и практические занятия. Посещать кружки и консультации. Не допускать пропусков без уважительной причины

Категории: Щелкните по кнопке категории и выберите личные дела.

Нажмите кнопку

 

Ø Вы создали вторую Задачу

3) Любым способом откройте форму для постановки задачи

Тема: Духовное развитие

Срок: конец года (31.12.2011)

Дата начала: ближайший четверг (например, 10.02.2011)

Состояние: не началась

Важность:высокая

готово, %: 0%

Оповещение: в понедельник перед началом (например, 07.02.2011)

Текстовое поле: Перечитать «Войну и мир», «Преступление и наказание»,»Горе от ума».

Выучить наизусть 1 главу «Евгения Онегина». Сходить в музей и картинную галерею.

Категории: Щелкните по кнопке категории и выберите личные дела.

Нажмите кнопку

 

Ø Вы создали третью Задачу