Цели: Изучение информационной технологии работы с модулями приложения

Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией, создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы.

При использовании данного приложения пропадает необходимость в бумажных планировщиках или календарях, так как любые представления Outlook можно распечатать на бумаге, получив тот же самый бумажный органайзер или календарь. При желании по базе данных данного приложения можно составить картину об эффективности работы любого сотрудника, потому что Outlook быстро и в удобной форме предоставит информацию о том, насколько в срок он выполнял возложенные на него задания, какой процент был выполнен плохо, а какой не был выполнен вообще.

Outlook предоставляет следующие возможности:

База контактов

С помощью Outlook можете создавать и вести базу контактов -физических и юридических лиц, - в которой можно записывать самые разнообразные данные: адреса, телефоны, e-mail, дни рождения, должности и так далее и тому подобное. Контакты могут использоваться в качестве телефонного справочника, для электронной почты, для выяснения адреса и различных координат и так далее.

2. Расписание-планировщик(Календарь)

Правильное планирование своего времени - залог успешной и эффективной работы. Если начать активно пользоваться календарем-планировщиком Outlook, вы не только перестанете забывать, что-то сделать, куда-то позвонить, с кем-то встретиться, но и начнете намного более эффективно планировать свое время - ведь с помощью планировщика все предстоящие события будут расписаны, выполнены наглядно. Также планировщик будет играть роль вашей персональной секретарши - он станет заранее напоминать о том, что и когда нужно сделать.

Электронная почта

Microsoft Outlook - это мощный почтовый клиент, обладающий большими возможностями. А тот факт, что почта, являющаяся отражением как деловой, так и личной активности, завязана на расписание - планировщик и базу контактов, позволяет использовать ее весьма эффективно.

 

Задачи

Целая подсистема, посвященная планированию самых разнообразных задач, не особенно привязанных к конкретному дню календаря. Вы можете указывать дату начала и окончания задачи, ее важность, связанные с ее выполнением контакты, категории задачи, ответственных лиц - и так далее, и тому подобное. Outlook будет следить за выполнением поставленных задач и начнет напоминать, если какие-то из них до сих пор не выполнены, хотя это уже давно нужно было сделать.

 

Заметки

Это как раз нечто вроде тех самых стикеров, которые прилеплены у вас на мониторе, компьютере и близстоящем шкафу. Простенькие по форме документы, в которых записывается всякая информации из серии «чтобы не забыть». Стикеры Outlook можно разбивать по категориям и цветам - это помогает в дальнейшем хорошо в них ориентироваться.

Дневник

Специальная подсистема, в которой автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам. Помимо отслеживания элементов Microsoft Outlook, таких как почтовые сообщения, и других документов Microsoft Office, таких как файлы Microsoft Word и Microsoft Excel, в дневник могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в компьютере - например, отправленные и полученные рукописные сообщения.

Задание 1 Познакомьтесь с основными элементами пользовательского интерфейса системы

1) ЗапуститеOUTLOOK

Запускается Outlook так же, как Word и Excel (Пуск /Программы / Microsoft Office/ Microsoft Office Outlook).

После запуска Outlook перед вами появится рабочее окно программы.

2) ОкноMicrosoft Outlookвключает следующие компоненты:

§ Заголовок, содержащий имя приложения

§ Строку основного меню

§ Панель инструментов Стандартная

§ Полосы прокрутки для перемещения по сообщению и списку сообщений

§ Строку состояния

3) В левой части окна находится область переходов. Она служит для переключения между различными информационными службами, такими как Почта, Календарь и т.п

4) В заголовке области перехода отображается название информационной службы, работа с которой происходит в данный момент

5) Нижняя часть области переходов содержит кнопки: Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки.

6) Основное назначение этой панели- перемещение между папками. Папки служат для хранения так называемых элементов- различных единиц информации, в роли которых могут выступать сообщения электронной почты, встречи, записи в дневнике и т.д.

7) В зависимости от того, какая папка выбрана на панели, в правой части окна, которая называется панелью или областью просмотра информации появляются элементы, находящиеся в этой папке.

8) Для изменения размеров различных областей можно:

§ установить указатель мыши на границу области так, чтобы указатель мыши принял форму двунаправленной стрелки

§ а затем, удерживая левую кнопку нажатой, переместить границу области

9) При запуске Outlook выводит нечто вроде обобщающего листа, который называется Outlook сегодня. Он содержит напоминания о записях в календаре, задачах на текущий день и показывает количество писем в различных почтовых папках. Параметры этого обобщающего листа можно настроить, щелкнув мышью по ссылке, справа сверху над листом - Настройка «Outlook сегодня»

 

Задание 2 Изменение положения области чтения

· Перейдите к папке Почта

· Щелкните по папке Входящие

· Вид/Область чтения/Снизу Область чтения расположится снизу

· Вид/Область чтения/Справа Область чтения справа

 

Задание 3Создание контактов

Контакты - это достаточно продвинутая база данных, в которой вы можете хранить подробнейшие сведения о различных физических и юридических лицах - людях и организациях. Для того чтобы база начала работать необходимо начать процесс ее заполнения. Для того чтобы заполнить контакты необходимо щелкнуть по папке Контакты.

Создать контакт можно несколькими способами:

1). два раза щелкнуть мышью на свободном поле списка задач;

2). нажать комбинацию клавиш Ctrl+N;

3). из контекстного меню по правой кнопки мыши выбрать Создать контакт;

4). нажать на кнопку Создать в панели инструментов;

5). вызвать пункт меню Файл / Создать / Контакт

После этого перед нами появится форма для ввода нового контакта, которую нужно заполнить