Этапы автоматизации в торговле

 

Разработка проекта схемы торговли для автоматизации торговой организации

 

Прежде чем покупать компьютеры и программы автоматизации торговли, нужно составить схему комплексной автоматизации торговли (рис. 4).

В этой схеме должно быть определено следующее:

¨ используемые способы торговли (розничная, оптовая, комиссионная, с элементами производства, с заказами через сеть «Интернет», бартер);

¨ производимые торговые операции и их связь между собой;

¨ товарная номенклатура, товарные потоки и потоки финансов;

¨ схема документооборота (может быть даже регламентированная по времени схема-график документооборота);

¨ имеющиеся организационные подразделения (от формально самостоятельных юридических лиц со своим расчетным счетом до лоточников);

¨ места накопления товаров (возможно, условные, но такие, в которых товар может менять владельца);

¨ список будущих пользователей программы (кто из сотрудников отвечает за отдельные этапы движения товаров и денег, какие документы и когда выписывает);

¨ количество используемых валют и в какой ведется учет;

¨ какие данные нужны для ведения бухгалтерии;

¨ учетная политика фирмы.

Внедрение комплексной автоматизированной
торговой системы осуществляется по следующим этапам:

Техническое интервьюирование.

Предпроектное исследование.

Согласование схемы документооборота.

Обучение персонала и экзамен.

Установка и настройка системы.

Ввод первичной информации и тестирование.

Ввод в эксплуатацию.

Рис. 4. Схема комплексной автоматизации
торгово-технологических процессов

 

Сейчас большинство розничных организаций, которые пытались решать проблему автоматизации, находятся на так называемой первичной стадии автоматизации, которая заключается в использовании бухгалтерских программ и несложных программ по автоматизации склада. Все это не способствует увеличению прибыли и товарооборота. Сегодня необходим комплексный подход к автоматизации торговли, где автоматизации подвергается не только склад или бухгалтерия, а вся деятельность торговой организации. Схематично, в упрощенном виде, этот процесс представлен на рис. 5.

 

Поставщики			Поставки			Склады
	Заказы, инвойсы		Заказы, отчеты, цены
Поставки						Поставки
			Главный офис
Магазин 1	Заказы, отчеты	Заказы, отчеты	Магазин 2

 

Рис. 5. Схема комплексной автоматизации торговой организации

 

 

3.2. Структура и характеристика основных технических средств,
необходимых для автоматизации торговли

 

В журнале «The State of Retail Technology» были опубликованы исследования, отражающие наиболее важные сферы деятельности в области розничной торговли, в которые в ближайшее время предполагаются существенные инвестиции.

Наиболее важные приоритеты для инвестиций
в розничную торговлю

 

¨ Инфраструктура связи — 53 %.

¨ Внедрение новых POS-технологий — 40 %.

¨ Замена или апгрейд устаревших POS-терминалов — 40 %.

¨ Усовершенствование управления магазином — 35 %.

¨ Интеграция между каналами — 35 %.

¨ Система поддержки лояльности покупателей — 26 %.

¨ Управление оперативными процессами — 15 %.

¨ Поддержка целостности данных — 15 %.

¨ Новые системы самообслуживания покупателей — 11 %.

¨ Предотвращение потерь — 6 %.

¨ Администрирование — 6 %.

Пример. Некоторые инвестиции торговых фирм Германии стали неожиданностью для исследователей. Например, еще совсем недавно в Германии ритейлеры с большим скептицизмом относились к приобретению оборудования, позволяющему создавать электронные этикетки на полках магазинов. Но уже сегодня резко возросли продажи этого оборудования. Причиной этому стало то, что с помощью электронных этикеток каждый супермаркет может экономить до 14 часов рабочего времени в неделю. А в западных странах, где время персонала — это один из самых ценных и дорогих ресурсов, становится намного рентабельнее приобрести такое оборудование, чем продолжать по несколько раз в день в случае изменения цен вручную менять этикетки.

В самом общем виде автоматизированная торговая система состоит из следующих основных частей:

¨ компьютеров, объединенных в сеть (или одного ПК), которые являются рабочими местами операторов, менеджеров, товароведов, бухгалтеров, руководства предприятия; на рабочих местах операторов к ПК подключаются различные сканеры и принтеры штрих-кодов;

¨ кассовых терминалов (рабочих мест кассиров) с подключенными к ним сканерами штрих-кодов;

¨ терминалов сбора данных (для кладовщиков);

¨ программного обеспечения (системы учета товародвижения).

Необходимо отметить, что сегодня, в практике деятельности отечественных организаций торговли продолжает преимущественно использоваться суммовой учет, где без злоупотреблений можно обойтись лишь при жесткой дисциплине, высокой зарплате персонала и сильной охране. Кроме того, как показала практика, только переход с суммового учета на количественно-суммовой увеличивает оборот на 20 %. Следовательно, наиболее выгодным и перспективным представляется комплексный автоматизированный количественно-суммовой учет. Экономический эффект от внедрения технологий штрихового кодирования получается за счет ускорения оборачиваемости оборотных средств, обеспечения оперативности управления товарными запасами, снижения внутрискладских издержек, уменьшения потерь товаров и т. п. При классической системе учета «по остаточному принципу» движение денег никак не связано с движением товара; сколько товара продано никто не знает, известно лишь, сколько было, сколько осталось после инвентаризации и сколько денег прошло через кассу. В этом случае простор для злоупотреблений персонала практически не ограничен. Другой же тип учета — количественно-суммовой — фиксирует каждое движение товара и связанное с ним движение денег. Достоинства этого способа очевидны: отсутствие очередей, наличие достоверных данных о состоянии склада и объеме продаж по любому товару. Полностью автоматизируется бухгалтерская работа, так как бухгалтерские проводки порождаются автоматически при создании приходного или расходного товарного документа. Создаются комфортные условия для проведения аналитической работы руководителя, менеджеров, бухгалтерии.