Web-броузеры и программы для работы с электронной почтой

 

Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная информация из различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть «Интернет». Для работы с ней применяют специальные программные средства — Web-броузеры, позволяющие получать самую разнообразную информацию по всему миру.

В современных управленческих процессах одно из центральных мест принадлежит оперативному обмену информацией. По некоторым оценкам, обмен данными занимает до 95 % времени руководителя и до 53 % времени простых специалистов. В связи с этим программные средства электронной почты получили в настоящее время широкое распространение в работе всех типов организаций. Использование электронной почты гарантирует доставку информации за 1–2 минуты на любое расстояние, в любую страну, 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году с уведомлением о вручении и прочтении. Кроме того, электронная почта позволяет осуществлять рассылку документов внутри организации, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга.

Экспертные системы

 

Многие специалисты, в соответствии со своими должностными обязанностями, заняты составлением различных аналитических материалов (справок, обзоров и других подобных документов). Кроме того, специалисты принимают ответственные решения, последствия которых важны для всего управленческого процесса. Чтобы выполнение этих функций было более быстрым, эффективным и легким, используются экспертные системы.

Назначение экспертных систем — помочь сотрудникам выполнять качественный анализ исходных данных в определенной области, принимать обоснованные и взвешенные решения.

Экспертные системы представляют собой особый класс автоматизированных информационных систем, которые проводят анализ, выполняют классификацию, ставят диагноз и выдают консультации. Они воспроизводят при анализе схему рассуждений человека-эксперта (рассуждений, опирающихся на неформальные правила, используемые в целях повышения эффективности решения конкретной задачи).

Экспертные системы не только выполняют необходимые функции, но и на каждом шаге могут объяснить пользователю причину той или иной рекомендации и последовательность анализа. Широкое использование экспертных систем в зарубежных странах объясняется тем фактом, что аналитические задачи решаются компьютером не хуже, чем человеком, а в ряде случаев надежнее и быстрее. В отличие от человека, у экспертных систем нет предубеждений, они не делают поспешных выводов, не поддаются влиянию внешних факторов. Такие системы работают методично, систематизировано, рассматривая все детали, выбирая оптимальную альтернативу из всех возможных. Несомненным преимуществом экспертных систем является и то, что содержащиеся в них знания сохраняются навсегда, как бы обширны они не были.

Теоретически экспертные системы по мере своего развития и расширения должны проходить следующие уровни:

¨ «Ассистент». Система освобождает сотрудника от рутинной и однообразной аналитической работы, позволяя заниматься только самыми важными и требующими творческого решения вопросами.

¨ «Коллега». Система участвует в решении проблемы на равных с сотрудником, общение между ними представляет собой постоянный диалог.

¨ «Эксперт». Уровень знаний системы во много раз превосходит уровень знаний сотрудника, так как знания системы постоянно пополняются при помощи наиболее компетентных экспертов.

Экспертные системы, в основе которых лежат знания и опыт высококвалифицированных экспертов, позволяют специалисту с обычной квалификацией решать различные аналитические задачи, требующие высокого уровня знаний, практически так же успешно, как это делают сами эксперты. Таким образом, уникальный, индивидуальный опыт отдельных и немногочисленных экспертов становится доступным многим пользователям.

 

Системы управления документами и электронным
документооборотом

 

Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных документов различных форматов используются системы управления документами. Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.

При сегодняшнем высоком уровне развития средств вычислительной техники стало обычным явлением, когда с помощью ПЭВМ формируются платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы.

При выборе системы управления документами необходимо учитывать следующие параметры: легкость освоения и удобство в работе, возможность интеграции с другими автоматизированными системами и работы в вычислительных сетях, надежность системы, наличие средств защиты информации.

На российском рынке предлагается достаточное число программных продуктов, позволяющих автоматизировать обработку документов.

Одним из распространенных программных продуктов такого типа является «1C: Электронный документооборот». Эта программа предназначена для автоматизации движения потоков документов, циркулирующих в организации, а также для их обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации. Наличие справочника позволяет хранить информацию об иерархической структуре подразделений организации, поддерживать информационный обмен между начальниками и подчиненными, составлять списки рассылки документов и пр.

 

1.4. Определение состава программного обеспечения
АРМа специалиста

 

При создании АРМа необходимо учитывать следующие вопросы:

¨ решаемые задачи;

¨ взаимодействие с другими специалистами;

¨ профессиональные привычки и склонности сотрудника;

¨ разработка специальных технических средств (сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.).

Создание эффективно работающих профессиональных АРМов позволяет повысить производительность труда специалистов и сократить численность персонала. При этом повышается скорость обработки информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

Состав и число АРМов зависит от профиля деятельности организации, ее структуры, масштабов и других параметров.

На практике разработка конкретных АРМов чаще всего представляет собой автоматизацию наиболее типичных функций, выполняемых сотрудником на данном рабочем месте. При этом необходимо учесть, что АРМ сотрудника должно включать только те программы, которые действительно необходимы специалисту для работы. Избыточное количество программного обеспечения на рабочем месте занимают ресурсы ПЭВМ и может отвлекать сотрудника от выполнения своих обязанностей.

Для решения данной проблемы следует четко определить информационные потребности каждого специалиста — предполагаемого пользователя АРМа. Такие потребности каждый пользователь должен сформулировать самостоятельно. Оптимальная реализация создаваемой системы возможна только в том случае, если пользователи могут определить свои цели и указать характер информации, необходимой им для достижения этих целей. Кроме того, такой подход к решению задачи программного обеспечения АРМа устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной. В этом случае пользователь сам определяет те операции, которые он постоянно выполняет, и четко знает, какие именно программы были установлены для их автоматизированного выполнения.

Однако на практике сотрудникам организации не всегда достаточно четко определить свои потребности в необходимой для работы информации. В этом случае получить сведения о выполняемых сотрудником операциях и используемых для этого данных можно двумя различными способами: задав сотруднику прямой вопрос или получив сведения косвенным путем.

В первом случае сотрудники в письменном виде составляют специальные справки, содержащие перечень своих основных обязанностей, конкретные виды информации, необходимые для выполнения вышеуказанных обязанностей.

Потребности в информации определяются сотрудником исходя из состава основных обязанностей и принимаемых в процессе их выполнения решений.

При использовании другого подхода сведения о выполняемых обязанностях и информационных потребностях получают косвенным путем. Разработчик АРМа просит сотрудников — будущих пользователей АРМа — описать то, что происходит в процессе выполнения ими должностных обязанностей. После этого разработчик должен сформулировать конкретные вопросы, на которые необходимо получить ответы в предположении, что АРМ уже функционирует. Такой подход также позволяет сотруднику получить большее представление о своей деятельности и, в частности, о процессе принятия сложных решений.

Работник любой специальности с помощью АРМа может выполнять следующие операции:

¨ вводить письменную информацию с клавиатуры и визуально контролировать этот процесс при помощи монитора;

¨ редактировать данные;

¨ перемещать, копировать, удалять информацию;

¨ выводить информацию на экран, принтер, записывать ее на магнитные носители;

¨ переносить данные с одной ПЭВМ на другие с помощью магнитных носителей;

¨ обмениваться данными по каналам связи в рамках локальной вычислительной сети или сети «Интернет»;

¨ накапливать и хранить данные;

¨ осуществлять поиск и сбор необходимой информации, обнов­лять данные;

¨ получать информацию из баз данных;

¨ осуществлять защиту информации.