Утвердить «Положение о закупке товаров и услуг»

Пожалуй, один из самых важных и сложных вопросов общего собрания и утверждаемых документов. Это «длинное» решение, которое, в случае принятия, долгое время будет оказывать влияние на многие аспекты существования наших МКД.

Управление нашими домами осуществляется на данный момент УК. Управляющая организация оказывает фиксированный перечень услуг и выполняет работы. Данный перечень называется чаще всего «Содержание и текущий ремонт». В нашем ЕПД (квитанция) этот перечень фигурирует как «Содержание жилого фонда». Состав, и периодичность работ устанавливается НПА жилищного законодательства и вместе со стоимостью каждого вида работ (услуг) должен быть зафиксирован в договоре управления и эксплуатации, заключенным между управляющей организацией и собственниками помещений. Именно этот перечень является нашим основным бременем по содержанию жилого дома (так называемый тариф СиР). Он не может быть произвольным и всегда включает минимальный набор работ и услуг, установленный законодательством РФ. По соглашению между управляющей организацией (договор) и собственниками данный перечень может быть расширен как по составу, так и по периодичности работ.

Все что не входит в этот перечень является дополнительными работами и услугами, которые предоставляются по соглашению сторон за отдельную плату за счет собственников (или иных средств, привлекаемых собственниками).

Каждая такая услуга, работа или товар заказывается решением Общего собрания собственников. Которое в том числе принимает решение о необходимости приобретения товара, услуги или работы, порядке и сроках финансирования, и его размерах.

Вопросы повестки Общего собрания, обеспечивающие принятие конкретного решения по приобретению товара, работы или услуги чаще всего включают обширный список (что закупить, сколько заплатить, кто и как будет выбирать поставщика, кто будет собирать деньги и как это контролировать, как будут производится расчеты с поставщиком и приемка работ и т.д.). Что приводит к длительным срокам подготовки и принятия таких решений и еще большим срокам реализации самих решений.

Ситуация усугубляется тем, что ни Общее собрание собственников, ни Совет дома не являются юридическими лицами и не ведут самостоятельной хозяйственной деятельности. В результате чего мы вынуждены для реализации своих решений привлекать третьих лиц, чаще всего управляющую организацию, как агентов.

Собственникам предлагается реализоваться иную концепцию утвердив указанное Положение. В рамках этой концепции Общее собрание собственников в случае необходимости закупки товаров, работ или услуг просто принимает решение о необходимости закупки и утверждает требования к таким товарам, работам или услугам.

Далее Совет дома действуя в рамках утвержденного решением Общего собрания «Положения о закупке товаров, работ и услуг» и имея указание (решение) Общего собрания о закупке чего либо, это решение реализует. Настоящее положение содержит исчерпывающие сведения и инструкции, которым Совет обязан следовать при реализации такого решения.

Как это будет работать на практике, на примере установки системы контроля доступа в подъезды домов (домофоны):

В повестку Общего собрания собственников вносятся вопросы о необходимости установки домофонов и утверждении требований собственников к такой системе. И все!

Имея принятое и оформленное в установленном порядке решение Общего собрания собственников Совет дома, вооруженный указанным Положение, приступает к реализации такого решения, а именно:

- Использует утвержденные требования к системе для формирования запроса поставщикам (подрядчикам, исполнителям)

- Выявляет поставщиков, имеющих возможность и желание осуществить поставку запрошенных товаров, работ и услуг. Минимальное количестве привлекаемых к отбору поставщиков установлено Положением;

- Рассылает поставщикам (подрядчикам, исполнителям) подготовленный запрос и осуществляет сбор коммерческих предложений;

- Анализирует и изучает коммерческие предложения и рыночную ситуацию. При необходимости организует общественное обсуждение и привлекает экспертные комиссии собственников (Положение о Совете дома, право на создание и привлечение комиссий собственников по вопросам управления МКД)

- Проводит в установленном Положением порядке открытое заседание Совета дома и принимает решение о выборе поставщика (подрядчика, исполнителя) руководствуясь критериями, указанными в утвержденном собственниками Положении (в том числе стоимость товаров и услуг, сроки исполнения, опыт и деловая репутация поставщика). Оформляет решение Совета согласно установленным в Положении правилам.

- В случае если Совет не может принять решение о выборе поставщика, например, если большинство членов совета считают, что ни одно предложение не удовлетворяет интересы собственников по цене или срокам, совет принимает решение об отказе в реализации решения и инициирует Общее собрание собственников, с предложением (вопросами повестки) принять решение о выборе поставщика голосованием собственников или полностью отказаться от реализации потребности в закупке товаров, работ или услуг.

- Проводит предварительные переговоры с управляющей организацией о представлении интересов собственников, порядке взаимодействия с выбранным поставщиком или поставщиками, размере агентского вознаграждения управляющей организации, порядке отчетности и приемки выполненных работ. Информирует в установленном порядке управляющую организацию о принятом Общим собранием собственников решении и решении Совета дома о его реализации. В том числе о размерах и порядке финансирования;

- Организует переговоры управляющей организации и выбранных поставщиков, осуществляет контроль за заключение договоров, сбором средств собственников, осуществлением платежей, поставками товаров и выполнением работ (оказанием услуг) в том числе их отдельных этапов;

- Участвует в трехсторонней комиссии (УК, поставщик, председатель совета дома) по приему выполненных работ (оказанных услуг) или поставленных товаров и вводу в эксплуатацию систем.

- Отчитывается о ходе реализации решения ОСС, в том числе путем публикации на ресурсах сообщества в сети интернет и сайте управляющей организации материалов используемых для принятия решений, предложений поставщиков, результатов переговоров, сборе и расходовании управляющей организацией средств, завершении проекта и приемке работ (услуг), вводе систем в эксплуатацию (при наличии).

- На ежегодном ОСС предоставляет полный отчет о реализации (или об отказе от реализации) утвержденный решением Совета дома и оформленный в установленном порядке. Указанный отчет является обязательным приложением к протоколу ежегодного Общего собрания собственников