АРМ бухгалтера по учету кассовых операций

АРМ-КАССА, как правило, разворачивается на рабочем месте бухгалтера по кассе. Доступ к этому АРМ ограничивается (особенно со стороны кассира). В организации должны быть четко разделены функции по оформлению и учету кассовых операций и по их исполнению.

Выписка и учет кассовых документов осуществляются бухгалтером по кассе с использованием АРМ-КАССА. В программе "1С:Предприятие" для этого используются функции собранные в режиме " Касса ".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Касса – Приходный кассовый ордер – Приходный кассовый ордер валютный – Расходный кассовый ордер – Расходный кассовый ордер валютный

Исполнение кассовых операций осуществляет кассир на основе, полученных от бухгалтера, бумажных копий кассовых ордеров. В конце отчетного периода (дня) кассир формирует пачку исполненных кассовых документов и передаёт их для проверки и обработки бухгалтеру.

Бухгалтер сверяет бумажные документы с электронными, при необходимости вносит корректировки в электронные записи. Затем бухгалтер приступает к обработке электронных документов. Бухгалтерская обработка кассовых документов предусматривает их проведение с формированием проводок по счету 50. После этих действий в "1С:Предприятии" формируется база данных для выпуска машинограмм по кассовым операциям.

В первую очередь, для целей полного оформления документации по кассе, выпускается двойная машинограмма " Вкладной лист кассовой книги — Отчет кассира ".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Касса – Кассовая книга – Кассовая книга рублёвая – Сформировать

Отчет по кассе с приложенными к нему исполненными кассовыми документами кассир подписывает и оставляет бухгалтеру. Другую часть машинограммы (" Вкладной лист кассовой книги ") бухгалтер передает кассиру для ведения книги " Регистр бухгалтерского учета кассовых операций ".

В таком режиме первичная документация по кассе обрабатывается на протяжении всего отчетного периода (месяца). При этом в АРМ-КАССА формируется электронная кассовая книга в форме реестра или архива кассовых документов (электронный журнал " Кассовые документы ").

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Касса – Кассовые документы

Бухгалтерские записи по кассе также сохраняются в базе данных, в Журнале операций (проводок). На основе накопленных данных по итогам отчетного периода (месяца) бухгалтер формирует сводную учетную документацию (печатает сводные машинограммы по кассе) и передает ее главному бухгалтеру для проверки, утверждения и использования в сводном бухгалтерском учете. В условиях комплексной автоматизации учета, когда используются сетевые технологии, данные по кассе передаются в сводный учет в электронном виде автоматически.

Дополнительные возможности в расширении аналитичности информации по кассе открывает настройка учета по счету 50 в разрезе справочника "Статьи движения денежных средств".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Предприятие – Настройка параметров учета – Денежные средства – флаг "По статьям движения денежных средств"

 

В целом, по содержанию методика учета кассовых операций с переходом на компьютерные технологии не меняется. Однако порядок обработки некоторых операций с наличными деньгами в программе "1С:Предприятие" имеет определённые особенности.

 

Для организации обработки кассовых операций проводится стартовая настройка программы "1С:Предприятие". Формируется необходимая база нормативно-справочной информации — заполняются справочники: " Физические лица ", " Сотрудники организаций " (вид субконто " Работники организаций "), " Статьи затрат ", " Вид расходов по авансовым отчетам " и другие. Работа со справочниками организована в режиме " Операции " подрежиме " Справочники ".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Справочники – < выбор справочника >

Настройка справочного массива " Сотрудники организаций " производится в режиме " Кадры ", где вводятся документы-регистраторы по оформлению приёма работников на работу.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Кадры – Сотрудники организаций – Insert – <ввод сотрудника в список без приказа о приёме> Кадры – Приём на работу в организацию – Insert – <ввод приказа с данными по параметрам начисления зарплаты сотруднику>

В режиме " Предприятие " подрежиме " Ответственные лица организаций " указывается " Ответственное лицо — Кассир ".

На день внедрения программы вводится начальное сальдо по всем счетам учета финансовых ресурсов. После этого переходят к обработке кассовых операций за текущий отчетный период.

 

Обработка кассовых операций производится в основном методом "от документа". Функции по оформлению кассовых документов доступны в следующих режимах.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" · Касса – <выбор подрежима соответствующего типу документа> · Касса – Кассовые документы – Insert – <выбор функции соответствующей типу документа> · Зарплата – Зарплата к выплате

 

Основные типы документов в "1С:Предприятии", связанные с движением наличных денег:

¨ Приходный кассовый ордер;

¨ Приходный кассовый ордер валютный;

¨ Расходный кассовый ордер;

¨ Расходный кассовый ордер валютный;

¨ Авансовый отчет;

¨ Зарплата к выплате (режим " Зарплата ").

 

Основные типы хозяйственных операций связанные с движением денежных средств в кассе и порядок их обработки с использованием программы "1С:Предприятие":

 

· Поступление денег в кассу ( проводится ).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Касса – Приходный кассовый ордер – Insert – <выбор вида Операции документа> – <оформление документа>

Перед заполнением документа через пункт "Операция" конкретизируются обстоятельства поступления денег выбором соответствующего вида операции. Виды операций:

- Оплата покупателя (оформление поступления денег от контрагента-юридического лица);

- Приём розничной выручки;

- Возврат денежных средств подотчётником;

- Возврат денежных средств поставщиком;

- Получение наличных денежных средств в банке (с расчетного счета);

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами;

- Прочий приход денежных средств.

Выбор вида операции определяет набор реквизитов экранной формы документа и корреспонденцию счетов по умолчанию.

Оформленный приходный кассовый ордер может быть выведен на принтер (пиктограмма " Печать ") и проведен проводкой по дебету счета 50.

 

· Выбытие денег из кассы ( проводится ).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Касса – Расходный кассовый ордер – Insert – <выбор вида Операции документа> – <оформление документа>

Перед заполнением документа через пункт "Операция" конкретизируются обстоятельства выбытия денег выбором соответствующего вида операции. Виды операций по выбытию:

- Оплата поставщику;

- Возврат денежных средств покупателю;

- Возврат денежных средств подотчётнику;

- Выплата заработной платы по ведомостям;

- Выплата заработной платы работнику;

- Взнос наличными в банк;

- Расчеты по кредитам и займам с контрагентами;

- Инкассация денежных средств (сдача денег в банк через инкассатора, по почте и т.п.);

- Выплата депонированной заработной платы;

- Прочий расход денежных средств.

Выбор вида операции определяет набор реквизитов экранной формы документа и корреспонденцию счетов по умолчанию.

Оформленный расходный кассовый ордер может быть выведен на принтер (пиктограмма " Печать ") и проведен проводкой по кредиту счета 50.

 

· Выплата заработной платы из кассы по платёжной ведомости.

Для полной обработки операции выплаты заработной платы необходимо выполнить ряд последовательных действий.

1. Формируется электронный документ " Зарплата к выплате ", на основе которого для кассы печатается бумажный документ "Платежная ведомость" (не проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Зарплата – Зарплата к выплате – Способ выплаты: "Через кассу" – <оформление документа>

2. После фактической выплаты зарплаты из кассы на основании бумажной платежной ведомости корректируется электронный документ "Зарплата к выплате" по реквизиту " Отметка ".

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Зарплата – Зарплата к выплате – корректировка реквизита "Отметка" – <выбирается значение "Выплачено" или "Задепонировано">

3. Оформляется расходный кассовый ордер вида "Выплата заработной платы по ведомостям" или "Выплата заработной платы работнику" с указанием соответствующей "ведомости" (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Касса – Расходный кассовый ордер – Insert – <выбор вида операции "Выплата заработной платы по ведомостям"> – <указание "ведомости" по которой прошла выплата, на основе ссылки на уже оформленный документ типа "Зарплата к выплате">

4. Оформляется депонированная заработная плата (проводится).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Зарплата – Депонирование – Депонирование – Insert – <указание на закладке "Неполученная зарплата" платёжной ведомости, в которой были депоненты>

· Подотчетные суммы ( проводится ).

В рамках обработки кассовых операций обрабатываются некоторые данные по расчетам с подотчетными лицами. Выдача денег под отчет оформляется с использованием функции " Расходный кассовый ордер ". Возврат не использованных подотчетных сумм оформляется с использованием функции " Приходный кассовый ордер ".

 

· Отчет по подотчетным суммам ( проводится ).

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Касса – Авансовый отчет

При заполнении документа в шапке указывается подотчетное лицо. На закладке " Авансы " вводятся данные о расходном кассовом ордере, на основе которого получены подотчетные суммы. На закладке " Прочее " и других вводятся данные характеризующие направления расходования подотчетных сумм, а также указываются счета отнесения затрат. Оформленный документ проводится в бухгалтерском учете.

 

· Оформление акта инвентаризации наличных денежных средств.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Касса – Инвентаризация денежных средств – Сформировать

Формируется печатная форма документа. Документ не проводится.

 

· Ввод отдельных проводок по движению денежных средств.

Меню подсистемы "1С:Предприятие" Операции – Операции, введенные в ручную – <заполнить шапку документа> – ввести проводки на закладке "Бухгалтерский учет" ("Налоговый учет")

 

В результате обработки хозяйственных операций в АРМ-КАССА формируются электронные журналы данных: Кассовые документы (режим " Касса "), Журнал операций (режим " Операции "), Журнал проводок (режим " Операции "). Эти журналы позволяют просматривать введенные данные, а при необходимости их корректировать, удалять и пополнять.

Журнал " Кассовые документы " выполняет функции электронного регистра учета кассовых операций (кассовой книги).

 

После ввода всех данных за отчетный период, их проверки, по кассе выпускаются машинограммы. Стандартные отчеты по счету 50 "Касса" формируются в режиме "Отчеты".

Для целей синтетического учета выпускаются:

- Главная книга;

- Анализ счета (аналог главной книги);

- Обороты счета (аналог журнала-ордера и ведомости);

- Карточка счета (аналог журнала регистрации хозяйственных операций).

Для целей аналитического и оперативного учета программа "1С:Предприятие" позволяет оформлять специализированные отчеты по кассе в режиме "Касса" подрежимах " Кассовая книга " и " Журнал регистрации кассовых документов ":

- Кассовая книга (рублёвая и валютная);

- Журнал кассовых документов (общий);

- Журнал приходных кассовых документов (рублёвый, валютный);

- Журнал расходных кассовых документов (рублёвый, валютный).

 

Оформленные документы используются в бухгалтерском учете и управлении производством.