Вставка названий рисунков, таблиц и формул

Microsoft Word имеет возможность автоматической нумерации рисунков и таблиц в тексте. Это очень удобно, поскольку при создании подписи к рисунку программа самостоятельно определяет (и обновляет, при вставке и удалении рисунков) порядковый номер подписи.

Для вставки подписи к рисунку следует установить курсор в необходимом месте либо выделить необходимый рисунок или таблицу и нажать кнопку « Вставить название» в группе Названия ленты Ссылки. Откроется диалоговое окно (рис. 7.17).

Название состоит из постоянной (в окне это «Рис.7.17») и изменяемой («Диалоговое окно вставки названий…») частей. Номер входит в постоянную часть. В верхней части диалогового окна располагается строка названия. В этой строке уже введена постоянная часть, после которой имеется возможность ввести изменяемую часть.

Постоянная часть состоит из подписи (например, «Рис.») и собственно номера. Подпись выбирается из выпадающего списка. Если необходимой подписи в списке нет, ее можно добавить в список (при помощи кнопки «Создать…»). Ненужные подписи можно из списка удалить (кнопка «Удалить»). Кнопка «Нумерация» открывает диалоговое окно настройки нумерации. Это окно по структуре аналогично окну настройки нумерации страниц (рис. 7.3), только здесь нет возможности начать нумерацию с произвольного номера. Также, в отличие он номеров страниц, включение в номер рисунка номера главы является повсеместной практикой.

Если перед вставкой названия рисунок или таблица были выделены, станет доступным переключатель, указывающий, где разместить название относительно выделенного объекта – сверху или снизу.

Кнопка «Автоназвание…» открывает диалоговое окно одноименного мастера, позволяющего автоматически нумеровать объекты сторонних приложений при вставке их в документ. Работа этого мастера не рассматривается в пособии.

После настройки названия и нажатия кнопки «ОК» название будет сформировано и вставлено в документ. Оно будет оформлено стилем «Название объекта». При необходимости этот стиль можно изменить (см. Лабораторную работу №4) либо оформить название другим стилем. Номер в названии является исполнимым полем и обновляется так же, как и любые другие исполнимые поля.

Создание списка иллюстраций

В некоторых больших документах и книгах иногда принято составлять список иллюстраций или таблиц с указанием их названий и страниц, на которых они расположены. В Microsoft Word имеется и такая возможность.

Для создания списка иллюстраций следует убедиться, что все рисунки оснащены названиями, вставленными по описанной выше методике или, хотя бы, оформленными отдельным стилем. Далее курсор устанавливается в необходимое место и используется кнопка « Список иллюстраций» в группе Названия ленты Ссылки. Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 7.18.

По сути это – вкладка окна «Оглавление и указатели» из Microsoft Word 2003, а вкладка «Оглавление» этого же диалогового окна была рассмотрена в Лабораторной работе №4. Образцы и флажки в верхней части окна работают так же, как и при добавлении оглавления.

Подпись постоянной части выбирается из списка «Название». Если нужного пункта в списке нет, следует закрыть окно, затем открыть окно вставки названий рисунков (рис. 7.17) и отредактировать список в нем.

Если флажок «Полное название» установлен, пункты будут сформированы из постоянной и изменяемой частей. На образцах изменяемая часть обозначается как «Текст». Если флажок «Полное название» снят, будет оставлена только изменяемая часть, а номер (для автоматически нумеруемых названий) будет дописан после изменяемой части в скобках.

Кнопка «Параметры» открывает диалоговое окно (рис. 7.19), где можно указать, из каких элементов следует составлять список. Если названия рисунков оформлены одним стилем (и этот стиль используется только для названий рисунков), следует поставить флажок «Стиль» и выбрать нужный стиль из списка. Если названия вставлялись через кнопку « Вставить название», можно поставить флажок «Поля элементов списка». Параметр «Идентификатор элементов списка» изменять не следует.

Рис. 7.18 Диалоговое окно «Оглавление и указатели», вкладка «Список иллюстраций»

Кнопка «Изменить» в диалоговом окне вставки списка иллюстраций (рис. 7.18) открывает диалоговое окно, дублирующее область задач «Стили». В нем указан единственный доступный в данном случае стиль «Перечень рисунков», которым будет отформатирован список, есть его описание и возможность его изменить.

После настройки всех параметров в диалоговом окне рис. 7.18 следует нажать «OK». Список будет сгенерирован и вставлен в документ.

При необходимости список обновляется так же, как и оглавление (см. Лабораторную работу №4) – через контекстное меню или кнопкой « Обновить список иллюстраций» в группе Названия ленты Ссылки. Также, при щелчке на номере страницы с зажатой клавишей Ctrl будет произведен переход к соответствующему названию рисунка.

Перекрестные ссылки

Под перекрестными ссылками в Microsoft Word понимаются ссылки на различные индексируемые объекты документа, вставленные в произвольные места документа. Например, если в тексте большого документа нужно сослаться на рисунок, обычно пишут «См. рис. 5.13». Перекрестные ссылки в Microsoft Word удобны тем, что текст в этой ссылке автоматически обновится, если название или номер объекта, на который ссылаются, будут изменено.

Перекрестные ссылки позволяют ссылаться только на объекты внутри того же самого файла документа

Индексируемыми объектами в Microsoft Word являются: пункты нумерованных списков (тип ссылки «абзац», см. ниже; маркированные списки не поддерживаются); заголовки (если они оформлены соответствующими стилями); закладки; сноски и концевые сноски; названия рисунков, таблиц и формул, если они вставлены через кнопку « Вставить название».

Для вставки перекрестной ссылки следует установить курсор в место, где ее необходимо вставить (например, после слова «См.») и воспользоваться кнопкой « Перекрестная ссылка» в группе Названия ленты Ссылки. Откроется диалоговое окно (рис. 7.20).

Рис. 7.20 Диалоговое окно вставки перекрестной ссылки

Сначала следует выбрать тип индексируемого объекта (выпадающий список «Тип ссылки:»). Если в тексте обнаружены объекты данного типа и на них можно сослаться, они все будут перечислены в нижней области окна. Из этих объектов следует выбрать необходимый. Выпадающий список «Вставить ссылку на» позволяет указать, что именно будет вставлено в качестве текста ссылки. Разъяснение значений пунктов этого списка с примерами представлено в таблице 7.1.

Слово «выше/ниже» также можно добавить к номеру пункта или страницы, для этого есть флажок. Флажок «Разделитель номеров» и поле правее позволяет добавить пробел или символ между уровнями номера в случае, если на каких-то уровнях применяется нецифровая нумерация (например, «См. пункт 8.а), – 3», здесь «, –» будет разделителем.

Кнопка «Вставить» вставляет ссылку в текст. Окно при этом не закрывается, позволяя продолжить вставлять в текст ссылки.

Как и пункты оглавления и списка иллюстраций, перекрестные ссылки также интерактивны. Щелчок по ссылке с зажатой клавишей Ctrl осуществляет переход к объекту (заголовку, пункту списка, закладке, рисунку), на который указывает ссылка. Перекрестные ссылки обновляются так же, как и другие исполнимые поля.

Перекрестную ссылку на заголовок можно вставлять в колонтитул, в этом случае на каждой странице будет продублирован заголовок соответствующего параграфа.

Таблица 7.1

Тип ссылки	Ссылка на	Пример
Все типы	Номер страницы	См. страницу 61
Абзац, заголовок, закладка	Номер абзаца, заголовка	См. пункт 4 при ссылке на п.3.4.4 из п.3.4.1
См. пункт 3.4.4 при ссылке на п.3.4.4 из п.6.2.1
Номер абзаца, заголовка (краткий)	См. пункт 4 при ссылке на п.3.4.4 из любого места
Номер абзаца, заголовка (полный)	См. пункт 3.4.4 при ссылке из любого места
Текст абзаца, заголовка, закладки	См. Непечатаемые символы
Сноски и концевые сноски	Номер сноски, концевой сноски	См. сноску 1
Номер сноски, концевой сноски (форм.)	См. сноску 1
Объекты, именованные через окно рис. 7.17	Название целиком	Рис. 7.20 Диалоговое окно вставки перекрестной ссылки
Постоянная часть и номер	Рис. 7.20
Только текст названия	Диалоговое окно вставки перекрестной ссылки
Все типы	Выше/ниже	См. ниже при ссылке на п.3.4.4 из п.3.2, См. выше при ссылке на п.3.4.4 из п.3.5
Текст абзаца с флажком «Добавить слово «выше» или «ниже»»	См. Непечатаемые символы ниже