Автоматическая нумерация страниц

Microsoft Word имеет встроенное средство для автоматической нумерации страниц. Для вставки номеров страниц необходимо воспользоваться выпадающим меню кнопки « Номер страницы» в группе Колонтитулы ленты Вставка. В меню следует выбрать необходимое положение номера относительно страницы. Каждое меню раскрывается, в свою очередь, в галерею с различными стилями и расположениям номера страниц. Из галереи следует выбрать подъодящий.

Номер страницы располагается внутри колонтитулов, при этом на экране отображается новая группа лент «Работа с колонтитулами» с единственной лентой Конструктор. Колонтитулам будет посвящена отдельная тема ниже, на данном же этапе ленту следует закрыть кнопкой « Закрыть окно колонтитулов».

Команда Формат номеров страниц… из меню кнопки « Номер страницы» открывает диалоговое окно (рис. 7.3), в котором можно тонко настроить нумерацию.

В поле «Формат номера» выбирается тип нумерации (арабские или римские цифры, буквы латинского алфавита). Переключатель в поле «Нумерация страниц» позволяет начать нумерацию с произвольного числа, указанного в поле правее. Это полезно, если итоговый документ предполагается хранить в нескольких отдельных файлах. «Продолжить» обеспечивает непрерывную сквозную нумерацию.

Флажок «Включить номер главы» позволяет добавить к номеру страницы номер главы или параграфа документа. В этом случае в поле «начинается со стиля» необходимо указать, какой стиль отвечает за главы в документе (см. Лабораторную работу №4). В поле «Разделитель» задается символ-разделитель между номером страницы и номером главы. Нумерация страниц с номерами глав в русскоязычной литературе не используется.

Колонтитулы

Колонтитулами называют специальные области, расположенные в верхнем и нижнем поле каждого листа. Колонтитул повторяется на всех страницах документа. Именно в колонтитул вставляется номер страниц, что обеспечивает автоматическое отображение его на каждой странице документа, сколько бы страниц в нем не было. В колонтитул можно вставить текст и/или рисунок (дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора, элемент графического оформления и т. п.), который будет автоматически напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.

Текст в колонтитуле форматируется как обычный текст: можно применять шрифты, отступы, табуляции, стили, вставлять рисунки, надписи, автофигуры.

Чтобы начать работу с колонтитулом, необходимо двойным щелчком мыши перенести в него курсор ввода. Также можно вставить в документ готовый колонтитул – для этого служат галереи кнопок « Верхний колонтитул» и « Нижний колонтитул». Команды Изменить верхний/нижний колонтитул внизу галерей открывают соответствующий колонтитул для редактирования, перенося в него курсор ввода.

После входа в любой колонтитул на экране отобразится группа лент «Работа с колонтитулами» с единственной лентой Конструктор. В дальнейшем будем называть эту ленту Колонтитул. Внешний вид ленты показан на рис. 7.4.

Рис. 7.4 Лента для работы с колонтитулами

Граница колонтитула отображается штриховой линией. Размеры колонтитула при необходимости можно изменить, перемещая его границу по линейке. Вставка нескольких строк текста в колонтитул автоматически увеличивает его высоту. Расстояние от края листа до начала колонтитула (поля колонтитулов) можно задать в полях ввода и группы Положение ленты Колонтитул либо в диалоговом окне «Параметры страницы» на вкладке «Источник бумаги» (рис. 7.5). Напомним, что открыть окно можно двойным щелчком мыши по темной зоне на линейке либо кнопкой справа от названия группы Параметры страницы на ленте Разметка страницы. За это расстояние отвечает параметр «От края до колонтитула».

В этом же можно заставить Microsoft Word различать колонтитулы четных и нечетных страниц (полезно, если предполагается двухсторонняя печать документа, переплет и просмотр в виде книги, тогда можно вывести в колонтитул разную информацию для левых и правых страниц книжного разворота), а также различать колонтитул первой страницы (полезно, если первая страница – титульный лист). Эти флажки присутствуют и на ленте Колонтитул.

Рис. 7.5 Диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Источник бумаги»

В режиме отображения колонтитулов основный текст документа отображается серым цветом, редактирование его невозможно. Наоборот, в режиме редактирования основного текста серым отображается содержимое колонтитулов. В любой момент можно вернуться из колонтитула в основной текст, нажав кнопку « Закрыть окно колонтитулов» на ленте Колонтитулы или дважды щелкнув мышью вне колонтитула.

Для быстрого перехода из верхнего колонтитула в нижний и обратно используется кнопки « Перейти к верхнему колонтитулу» и « Перейти к нижнему колонтитулу» в группе Переходы ленты Колонтитулы.

Несмотря на то, что области колонтитулов располагаются сверху и снизу страницы, в режиме колонтитула можно располагать графические объекты (линии, автофигуры, рисунки, надписи и т.д.) в любом месте листа. Вставленные объекты будут автоматически воспроизведены на каждой странице документа. Например, в колонтитул можно вставить рамку, ели это требуется правилами оформления документов.

В случае, если основной текст мешает работе с колонтитулом, его можно полностью скрыть, сняв флажок «Показать текст документа» в группе Параметры ленты Колонтитулы.

Для перемещения между колонтитулом первой страницы, четной и нечетной страниц, колонтитулов разных разделов (см. ниже) используются кнопки и группы Переходы ленты Колонтитул.

Для удаления информации из колонтитула следует войти в режим редактирования колонтитулов, выделить текст или объект, который необходимо удалить, и нажать клавишу Delete. Таким же образом удаляется и вставленная через кнопку « Номер страницы» нумерация страниц. Другой способ быстро очистить область колонтитула – команды Удалить верхний/нижний колонтитул из меню кнопок « Верхний колонтитул» и « Нижний колонтитул» в группе Колонтитулы ленты Вставка (эта же группа продублирована на ленте Колонтитул).

Помимо номеров страницы, в колонтитул можно вставить также текущую дату и время (кнопка « Дата и время» в группе Вставка ленты Колонтитул или в группе Текст ленты Вставка). Откроется диалоговое окно (рис. 7.6), где перечислены всевозможные форматы даты и времени. Вообще, через данное диалоговое окно можно вставить текущие дату и время в любое место документа.

Рис. 7.6 Диалоговое окно вставки текущих даты и времени

Если флажок «Обновлять автоматически» в диалоговом окне снят, вставленные дата или время останутся постоянными. Это удобно, если, например, нужно отметить в документе дату начала работы над ним. Если флажок установлен, то дата и время будут обновляться (заменяться на текущие) при каждом открытии документа или при каждой отправке его на печать. Такой режим удобен, например, при составлении периодически печатаемых заявлений, которые нельзя нести на подпись «задним числом».

Также в режиме работы с колонтитулами возможно создать свои элементы автотекста или экспресс-блоки и вставлять их. Методика была подробно описана в Лабораторной работе №3. Вставка их может осуществляться при помощи кнопки « Экспресс-блоки» в группе Вставка ленты Колонтитул. Также в этой группе имеются кнопки для вставки в колонтитул пользовательских изображений или клипарта.

Как было сказано выше, в колонтитул можно вставить автофигуры, в том числе прямоугольную рамку, окаймляющую лист. Другим способом вставить рамку в текст является вкладка «Страница» диалогового окна «Границы и заливка» (рис. 7.7). Напомним, что окно вызывается командой Границы и заливка… из выпадающего меню кнопки « Границы» в группе Абзац Главной ленты инструментов. Другим способом открыть окно на вкладке «Страница» является кнопка « Границы страницы» в группе Фон страницы ленты Разметка страницы. Границы, заданные в этом окне, автоматически применяются ко всем страницам документа.

На вкладке «Страница» присутствует кнопка «Параметры…», которая вызывает диалоговое окно тонкой настройки расположения границ (рис. 7.8) – относительно текста либо относительно краев листа. В первом случае можно также разрешить или запретить охватывание рамкой верхних и нижних колонтитулов (два нижних флажка; если флажок стоит, колонтитул будет в рамке, если снят – за ней). Верхний флажок заставит «слиться» линии рамки страницы и рамки абзаца (если таковые имеются), даже если в параметрах рамок указаны различные значения отступов. В обоих режимах доступен флажок «Всегда впереди»: когда он поставлен, рамка рисуется на переднем плане, когда снят – в слое колонтитулов. В этом случае автофигуры или рисунки в документе могут заслонить рамку

Отметим, что рамка, созданная через диалоговое окно «Границы и заливка», не может быть изменена редактированием колонтитулов. Также отметим, что ограничение в 31 пункт (»10,9 мм) в окне рис. 7.8 не позволяет нарисовать данным способом рамку, соответствующую ЕСКД.

На вкладке «Страница» диалогового окна «Границы и заливка» (рис. 7.7) также имеется выпадающий список «Рисунок:», позволяющий обрамить страницу художественной рамкой (должен быть установлен компонент Microsoft Office «Фигурные границы страницы»).

Иногда в колонтитул вставляют так называемые «водяные знаки» – текст или символы, которые печатаются светлым тоном на большей части площади листа (например, слово «Образец» по диагонали листа). И хотя такие символы в режиме колонтитула можно вставить вручную, более удобный способ заключается в использовании меню кнопки « Подложка» в группе Фон страницы ленты Разметка страницы. В галерее кнопки имеется несколько готовых подложек, а команда подложек, а команда Настраиваемая подложка… открывает диалоговое окно (рис. 7.9), где можно выбрать либо рисунок, либо надпись, которые будут использоваться в качестве подложки, повторяясь на каждой странице.

Рис. 7.7 Диалоговое окно применения границ к странице

Рис. 7.8 Диалоговое окно параметров границ страницы

Рис. 7.9 Диалоговое окно вставки подложки

Быстро удалить ранее добавленную подложку можно одноименной командой в меню кнопки « Подложка».

Кнопка « Цвет страницы» в группе Фон страницы ленты Разметка страницы предназначена для оформления электронных Web-документов, при создании документов для печати она не используется.

Разделы документа

Ориентация листа бумаги (книжная или альбомная), поля страницы, количество колонок текста, содержимое колонтитулов и некоторые другие параметры разметки страниц применяются ко всему документу целиком. Однако может возникнуть ситуация, когда в разных частях документа эти параметры должны различаться.

Для решения этой проблемы документ разбивают на разделы. При переходе из одного раздела в другой параметры разметки страниц документа могут измениться. Другими словами, поля, колонки, колонтитулы в каждом из разделов документа могут быть настроены по-своему. Разделы отделяются друг от друга специальным символом разрыва разделов.

Вставка в документ разрыва раздела осуществляется через меню кнопки « Разрывы» в группе Параметры страницы ленты Разметка страниц. Разрывы разделов вставляются четырьмя нижними командами кнопки:

 

Ø Следующая страница – новый раздел начинается со следующей страницы;

Ø Текущая страница – И старый, и новый разделы останутся на одной странице. Такие разрывы удобно применяются с колонками текста, однако изменить размер или ориентацию страницы такой разрыв, конечно же, не позволит;

Ø Четная страница или Нечетная страница – новый раздел начинается с новой страницы, однако ее номер может быть скорректирован. К примеру, разрыв с четной страницы на странице №24 приведет к тому, что следующая страница будет иметь номер 26. При печати между ними будет вставлена пустая страница. Такой режим удобен при создании книг, когда, например, каждая глава должна начинаться картинкой, которая всегда располагается на правой (или левой) стороне книжного разворота.

После выбора вида раздела из меню в текущее положение курсора будет вставлен один из специальных непечатаемых символов «Разрыв раздела». При необходимости символ «Разрыв раздела» можно удалить, как и любой другой символ в тексте. Следует помнить, что в случае удаления разрыва между разделами параметры страниц второго из них применятся к страницам первого, а не наоборот.

Если задать режим верстки текста в несколько колонок, предварительно выделив уже набранный текст, то в начале и конце выделенного текста будут автоматически вставлены разрывы разделов типа «Текущая страница».

Когда документ разделен на несколько разделов, при редактировании колонтитула одного все изменения автоматически применяется к колонтитулам всех разделов документа, т.е. все колонтитулы остаются одинаковыми. Происходит это потому, что кнопка « Как в предыдущем разделе» в группе Переходы ленты Колонтитул по умолчанию всегда нажата. Поэтому перед созданием в разделах документа различающихся колонтитулов эту копку нужно принудительно отжать.

В диалоговых окнах «Параметры страницы», «Колонки»», на вкладке «Страница» окна «Границы и заливка» в нижней части присутствует выпадающий список «Применить к:». Он позволяет выбрать, к какой части документа будут применены вносимые изменения:

Ø К выделенному тексту – до и после выделенного текста будут автоматически вставлены разрывы, изменения применятся к созданному таким образом разделу;

Ø К этому разделу – к разделу, в котором находится курсор ввода;

Ø К этому разделу (только первой странице)/(кроме первой страницы) – изменения применятся только к первой странице текущего раздела или ко всем страницам текущего раздела, кроме первой. Опция доступна в диалогового окна настройки границ текста.

Ø До конца документа – к разделу, в котором находится курсор, и ко всем последующим разделам;

Ø Всему документу – ко всем разделам документа.