Контроль исполнения документов

ЦЕЛЬ контроля - обеспечение своевременного исполнения документа.

Контроль за качеством исполнения ведет руководитель. Сроки исполнения ведет секретарь.

На контроль могут быть поставлены и устные распоряжения руководства. Для приказов на контроль берут каждый пункт, на документе ставится заглавная буква «К» и штамп «контроль». Срок исполнения документа берется из чего? - резолюции, из текста, срок может быть типовым (отчет - сдать к определенному сроку). Сроки могут быть:

- индивидуальными (указывается в документе, если срок не указан, то как правило срок исполнения 10 дней)

- типовыми

Документ может быть снят с контроля только после полного его исполнения, о чем должна быть сделана соответствующая отметка, (где?)

Продлить может только тот, кто его назначил не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - это систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Дело - это документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку. Номенклатуры бывают трех видов:

- типовые (для организации определенной категории или системы) -.примерные (устанавливают примерный состав дел и носят рекомендательный характер)

- конкретные (каждая организация независимо от наличия типовой и примерной должна иметь конкретную номенклатуру в качестве нормативного документа.

Ведение дел в не номенклатуры не допускается. Номенклатура дел предназначена для:

1. классификации документов

2. порядка формирования дел в делопроизводстве

3. учета дел

4. группировки исполненных документов в дела

5. систематизации дел

6. индексации дел

7. определение сроков хранения на основании экспертизы ценности документов

Оформляется на общем бланке, а текст представлен в виде таблицы.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения и № статьи по Перечню	примечания
02-07	Книга регистрации приказов		Постоянно, ст. 1 06-а	Хранится в учреждении, в гос.архив не передается

Графа 4. Сроки хранения документов указаны по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)

В качестве разделов номенклатурных дел используют название отделов. Отделу присваивается индекс.

Отделы в номенклатурные дела располагают по степени важности первым идет:

- административный 01

- производственные 02

- отдел кадров 03

- функциональные и вспомогательные службы. 04, 05 и т.д.

Внутри раздела, документы располагают в следующей последовательности: - организационные (уставы, положения, инструкции, законодательные акты)

- распорядительные

- плановые

- отчетные -переписка

- регистрационные журналы и картотека.

Подписывает номенклатуру дел тот, кто составляет. Утверждает руководитель. Утвержденная номенклатура действует несколько лет, если не было изменения в действующем предприятии.

В конце каждого года оформляется итоговая запись к ним (стр.26), в которой говорится, сколько заведено дел, сколько из них постоянного и временного хранения.

Утвержденная номенклатура подшивается в дело, а выписки подают в отделы. Список крепится на дверцу шкафа, один экземпляр передается в архив. На практике мы составим номенклатуру дел отдела кадров. (Янковая, стр.59) Показать Номенклатуру дел нашей кафедры.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА

Это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дел (документы внутри дела должны находится в определенной последовательности, например, если приказ, то - в хронологическом порядке, если переписка, то ответ- вопрос или вопрос-ответ)

На обложке дела указывают: название учреждения, название отдела, № дела по номенклатуре (стр.25), заголовок (тоже по номенклатуре), дата (начало и окончание), срок хранения, когда дело будет закончено -количество листов.

Требования к формированию дел:

1. группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел

2. раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения

3. в дело не должны помещаться документов, подлежащие возврату, дубликаты, черновики

4. уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела

5. документы внутри дела располагают в хронологической последовательности

6. документы в личных делах располагают по мере их поступления

7. лицевые счета работников группируются и располагаются в алфавитном порядке

Но чтобы нам определить срок хранения и ценность документов с целью отбора их на государственное хранение проводится: ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Для проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Она назначается руководителем и состоит из 3-5 человек.

Комиссия является коллегиальным органом, заседание комиссии протоколируется и вступает в силу после утверждения руководителем. В комиссию включают администратора, работника делопроизводства и работника архива. В небольших учреждениях это секретарь, бухгалтер и администратор.

Работа комиссии проводится в несколько этапов:

1-й - это составление номенклатуры дел, где предопределяется срок хранения документов

2-й - отбор документов, работа с которыми окончена

3-й - уточнение ценности документов, при передачи его в Государственный архив (в случае ликвидации предприятия дела обязательно передаются в Гос.архив)

Вся документация, предназначенная для экспертизы, подразделяется на 3 группы:

1. Основная документация, отражающая деятельность учреждения (Положение, Устав, приказы, планы, отчеты, протоколы, переписка с органами власти и управления)

2. Оперативная информация по практической деятельности учреждения или предприятия (документы бухгалтерского учета, снабжения, сбыта, по административно-хозяйственным вопросам)

3. Документы личного состава - приказы по л/составу, л/дело, л/карточка, счета на з/плату.

Экспертная комиссия просматривает все документы полистно, проверяет правильность их формирования и группирует по срокам хранения.

Они делятся на 4 группы:

1-я группа - это документы постоянного хранения, в дальнейшем

передаваемые в гос.архив

2-я группа - документы длительного хранения (свыше 10 лет) -в

ведомственный архив

3-я группа - документы временного хранения (до 10 лет)

4-я группа - документы на уничтожение

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, который утверждает руководитель. Акт подшивают в дело и хранят в архиве. Курсовые работы хранятся 1 год, дипломные -5 лет.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ:

Описи составляются отдельно на дела:

- Постоянного хранения

- Временного (свыше 10 лет) хранения

- По личному составу Требования к составлению описи дел:

- Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером)

- При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные обозначаются словами «То же». На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью

- Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий, о передачи дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.д.

- Номер описям структурных подразделений присваивается архивом предприятия.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Оформление дел в зависимости от сроков хранения проводится:

- Частичное оформление дел до 10 лет включительно

- Полное оформление свыше 10 лет

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: - дела допускается хранить в скоросшивателях;

- пересистематизацию документов в деле можно не проводить

- листы дела не нумеровать

- заверительные надписи не составлять

Полное оформление дел предусматривает:

- Подшивку и переплёт в твердые картонные корки

- Оформление обложки

- Нумерация листов

- Составление заверительной надписи, в необходимых случаях и внутренней описи документов (стр.24 пометки сделайте в тетраде), составляющих дело

Подшивка полного оформления дела:

- Производится в 4 прокола (выравнивается полевому и верхнему краю)

- Обязательно твердая обложка

- Все металлические скрепления удаляются

- При наличии в деле особо ценных документов (личное дело студента личные документы: дипломы об образовании, трудовые книжки, наградные листы) не подшиваются, а складываются в конверт и

конверт подшивается в дело.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки заверительной надписи (стр.26) перепишите себе в тетрадь. Нумерация - дело должно содержать 250 листов, не более 4 см толщиной

- Нумеруются листы, а не страницы

- Нумеруются графическим карандашом в правом верхнем углу листа. Документы на формате АЗ подшиваются за один край, разворачиваются и нумеруются как один лист.

- Листы с наглухо-наклеенными мелко размерными документами нумеруются как один лист.

- Вложения в конвертах нумеруются сначала сам конверт, потом каждое вложение в нем

- Фотографии, диаграммы, схемы нумеруются на оборотной стороне _ левый верхний угол.

При ошибках в нумерации листов дела делается оговорка в заверительной надписи (либо отсутствующие), при большом количестве ошибок дело подлежит перенумерации листов. При этом предыдущая нумерация зачеркивается чертой, а рядом проставляем новый номер, составляем новую заверительную запись, старая заверительная запись аккуратно перечеркивается и остается в деле.

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ - с момента заведения и до передачи в архив предприятия (если он есть) дела хранятся по месту их формирования, располагают дела в шкафах, сейфах, обеспечивающих их полную сохранность (например дипломы - только в сейфе).

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив организации. Передача их осуществляется по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы организации.

Ответственность за сохранность документов несут руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.

Документы временного хранения оформляют упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел. Эти документы остаются в скоросшивателях и в архив сдаются на усмотрение руководителя (скорее всего, хранятся на антресолях). Если сдают, то сдают по номенклатурам дел.

Выдача из архива по заявлению.стр.25 инструкция

 

55. Этика деловых отношений: понятия, виды кодексов делового поведения, проблемы внедрения в России.

 

Под этикой в широком смысле понимается система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведения, реализуемых в процессе общественной жизни. Соответственно, этика деловых отношений выделяет одну из сфер общественной жизни.

ЭДО изучает соответствие моральных норм человека, деятельности и цели организации и представляет собой инструмент анализа и решения проблем, которые встают перед нравственным человеком в деловой сфере. Соблюдение этики деловых взаимоотношений является одним из главных критериев оценки профессионализма как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

Все без исключения направления деловой этики базируются на основополагающих нормах этики. К ним можно отнести уважение чувства собственного достоинства и личного статуса другого человека, понимание интересов и мотивов поведения окружающих, социальную ответственность за их психологическую защищенность и т.п.

Современная деловая этика, по мнению многих учёных, должна основываться на трёх важнейших положениях:

§ Создание материальных ценностей во всем многообразии форм рассматривается как изначально важный процесс;

§ Прибыль и другие доходы рассматриваются как результат достижения общественно значимых целей;

§ Приоритет в разрешении проблем, возникающих в деловом мире, должен отдаваться интересам межличностных отношений, а не производству продукции.