Организация работы с документами

ДОКУМЕНТООБОРОТ - это движение документов в организации, с момента их поступления или создания до завершения исполнения или отправки.

Документопотоки классифицируют:

По направлению

1.1. горизонтальные (связывают организации одного уровня) вертикальные (разных уровней) восходящие (из подчиненных в вышестоящие) нисходящие (из вышестоящих в подчиненные)

2. по отношению к управленческой деятельности 2.1.входящие

2.2.исходящие 2.3. внутренние,

а количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения.

При определении объема документооборота отдельно считают количество документов и количество их экземпляров: в числителе основные документы - в знаменателе экземпляры. Отдельно подсчитывают входящие, исходящие, внутренние документы.

Подсчет объема документооборота необходим для определения численности работников делопроизводства - это показатель загруженности персонала.

В зависимости от структуры учреждения, объема документооборота система делопроизводства может быть организована:

1.Централизованно, когда делопроизводство всего учреждения сосредоточено в одном месте, а иногда в руках одного секретаря (школа, д/сад, небольшая фирма)

2.Децентрализованно - делопроизводство всего учреждения рассредоточено по структурным подразделениям и все работы с документами ведутся в них (в основном эта система применяется)

З.Смешанная система - в учреждениях крупного масштаба, при этой системе прием поступивших документов, ее регистрация, распределение, отправка, размножение централизованны, а все операции проводят в структурных подразделениях.

Обработка поступивших документов

(документы поступают различными способами — курьер, почта и т. д., пока документ не зарегистрирован, его не существует.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности его адресования, количество листов, приложений, если есть нарушение, то составляют акт.

Полученные документы делят на регистрируемые и нерегистрируемые (документы, присланные для информации).

В учреждении должен быть перечень, утвержденных руководителем, документов не подлежащих регистрации. Есть еще документы, неподлежащие регистрации - бухгалтерские - их передают в бухгалтерию.

На регистрируемые документы проставляют регистрационный штамп -на 1-й странице в нижнем правом углу (стр.11) ставят отметку (иногда штамп) входящий номер и дату. Затем часть документов, если указан конкретный адресат (например главный инженер) передается по назначению. Если адресат не указан, определяется, кто будет заниматься этим вопросом. Часть документов передается на рассмотрение руководителю. Это наиболее важные документы, требующие его решения, связанные с вопросами деятельности предприятия. Документы складывают в папку для руководителя, если нужно к ним подбирают дополнительные материалы. Руководитель пишет на них резолюцию (стр.11) и возвращает секретарю. Секретарь вносит резолюцию в регистрационную форму (стр.22), после заполнения регистрационной формы передается исполнителю и находится у него до полного исполнения (дан ответ, решен вопрос).

ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Складывается из нескольких этапов. Кого-нибудь к доске. Исполнитель:

- читает резолюцию руководителя

- определяет порядок исполнения документа

- начинает сбор информации по данному вопросу

- составляется проект ответа

- предварительное согласование проекта

- если локальная сеть на предприятии, то исправление вносят и соисполнители

- проект документа перепечатывают на бланк

- происходит письменное согласование

- подписание (руководителю передают все документы, на основании которых готовился проект ответа), а руководитель имеет право внести изменения в документ или вернуть на доработку

- проставляется дата и регистрационный (исходящий) номер

- делается запись в регистрационную форму

- на основном документе делается отметка об исполнении (письмо стр.13 ответ стр.14 вопрос - ответ подшивают вместе.

- оформляется копия документа и ее подшивают вместе с основным документом.

1-й экземпляр отправляется адресату.

Исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах, кроме

Факсов и телефонограмм.

Регистрация документов- это запись учетных данных о документе, фиксирующая факт его содержания, отправки или получения.

Регистрация придает юридическую силу документу. Регистрация это значит документу присвоен № номер. ЦЕЛЬ РЕГИСТРАЦИИ: -учет

- контроль

- поиск

- придания юридической силы

Каждый регистрируемый документ получает свой номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Документ регистрируется только один раз. Внутренние документы регистрируются в день подписания.

Входящие в день получения. Исходящие в день отправки.

Для внутренних, входящих, исходящих документов ведут раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Форма регистрации бывает:

- журнальная стр.23

- карточная

- компьютерная

На смену журнальной форме пришла карточная форма. Для входящих, исходящих и внутренних документов используется одна форма карточки формата А5. Лицевая сторона карточки заполняется по документу, а оборотная по мере исполнения документа. Из карточек формируется картотека (откройте стр.22 и по письму на И стр. заполним). Существует компьютерный вариант, та же карточка только на экране.