Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку. Иногда требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных клиентов.

Для того чтобы обеспечить учет и сохранность документов, содер­жащих конфиденциальные сведения, в делопроизводстве есть ряд рекомендаций.

Приказом директора организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, со­держащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотруд­ник, для которого работа с документами КТ является основной слу­жебной обязанностью, или секретарь-референт. Назначенные лица несут персональную ответственность за утерю документов или утеч­ку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подле­жат учету и специальному обозначению. На документе проставля­ют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра (см. рис. 1).

Эти грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраня­ется законодательно.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятель­ности с другой организацией, то необходимость ее сохранения дол­жна быть отражена в контракте.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 - в адрес: Москва, ул. Трубная, д.9

экз. №2 - в дело №2-8.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на эк­земпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», ди­ректор пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. ИвановуА.В.

2. ФедоровуБ.С. Подпись директора Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизован­но, в специально отведенном помещении, исключающем доступ по­сторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистра­ции должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения (запись на копии документа):

Черновик уничтожен.

Подпись

Дата

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, долж­ны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ» (см. рис. 9).

Рисунок 9. Пример граф журнала регистрации документов с грифом «КТ»

При большом объеме документов, имеющих гриф «КТ», могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце жур­нала в заверительном листе указывается общее количество листов (циф­рами и прописью).

Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имею­щим допуск к этим документам, производится только через специаль­но назначенное должностное лицо с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения директора и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях директор может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования, подписания и т.п., приняв необходимые меры предосторожности.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

Подведем итоги