Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...
Автоматическое растормаживание колес: Тормозные устройства колес предназначены для уменьшения длины пробега и улучшения маневрирования ВС при...
Топ:
Установка замедленного коксования: Чем выше температура и ниже давление, тем место разрыва углеродной цепи всё больше смещается к её концу и значительно возрастает...
Генеалогическое древо Султанов Османской империи: Османские правители, вначале, будучи еще бейлербеями Анатолии, женились на дочерях византийских императоров...
Характеристика АТП и сварочно-жестяницкого участка: Транспорт в настоящее время является одной из важнейших отраслей народного...
Интересное:
Искусственное повышение поверхности территории: Варианты искусственного повышения поверхности территории необходимо выбирать на основе анализа следующих характеристик защищаемой территории...
Принципы управления денежными потоками: одним из методов контроля за состоянием денежной наличности является...
Финансовый рынок и его значение в управлении денежными потоками на современном этапе: любому предприятию для расширения производства и увеличения прибыли нужны...
Дисциплины:
2017-10-16 | 185 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Чтобы обеспечить систематизацию документов в делопроизводстве, необходимо составить номенклатуру дел.
Номенклатура дел - это список заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения (см. рис. 8).
ЗАО «Росбизнес»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Дата №__
Заголовок
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор подпись И. О. Фамилия
Дата
Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения, статья по пер. | Примечание |
1. Секретариат | ||||
1-1 | Заголовок дела | срок хранения, | ||
1-2 | Заголовок дела 2. Академический отдел | № статьи | ||
2-1 | Заголовок дела | -II- | ||
2-2 | Заголовок дела | -II- | ||
2-3 | Заголовок дела 3. Название отдела | -II- | ||
3-1 | Заголовок дела | -II- | ||
3-2 | Заголовок дела | -II- |
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Зав. архивом Подпись И.О. Фамилия
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ________ г.
Долговременное хранение: 1 (одно) дело
Временное хранение: число (прописью) дел
Итого: число (прописью) дел
Секретарь Зав. архивом
Подпись Подпись
И. О. Фамилия И. О. Фамилия
Рисунок 8. Пример оформления Номенклатуры дел
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатуру дел необходимо составлять в любой организации вне зависимости от ее организационно-правовой формы. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры обычно является «секретариат» («дирекция», «канцелярия»), ему присваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располагаются по степени значимости.
|
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов. Например:
1 - генеральный директор;
2 - заместитель директора.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им индексов, например: в индекс 1-2
1 - соответствует секретариату;
2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документов;
- краткое содержание;
- дата или период, к которому относятся документы дела;
- слова «копии», если дело сформировано из копий документов. Например: «Приказы по основной деятельности за 1999 г.»
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась, например:
«Переписка с ООО «Строитель» о закупке стройматериалов за 2000 г.».
Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по общим вопросами) не допускается.
Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается директором организации. Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:
- первый хранится в деле;
- второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке сейфа с делами;
- третий передается в архив организации.
Тема 5.8. Формирование и оформление дел
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.
Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
|
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия (см. рис. 8).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. В дело помещаются документы, работа по которым проведена.
2. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.
3. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.
4. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.
5. В дело включается один экземпляр документа.
6. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).
7. В дело формируются обычно документы одного года.
8. В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов.
9. Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.99, 17.11.99 и т.д.).
10. Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
11. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.
Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.
12. Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первая группа - коммерческие контракты между предприятиями, вторая - трудовые контракты (договоры) с сотрудниками.
13. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
14. Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
15. Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.
16. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.
17. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.
18. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1997 - 2000 гг. будет находиться в деле 1997 г.
|
При формировании дел используются скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.
Папки-файлы типа «Corona». «Bantex» могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года
Тема 5.9. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив организации.
В задачи архива входят:
- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
- информационно-справочная работа по архивным документам организации;
- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив организации или уничтожить.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет организация исходя из практической ценности документа.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.
Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле:
75 л. - «В»,
что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.
Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения;
|
- документы, подлежащие уничтожению;
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
- переплести дело;
- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
_________________________________________________________________________
ЗАДАНИЕ
Каков оптимальный срок хранения писем в делопроизводстве? С чем это связано?
Сколько лет хранятся документы по личному составу, для чего это нужно?
_______________________________________________________________________________
Тема 5.10. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 Вы можете найти в компьютерных материалах.
|
|
Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...
Историки об Елизавете Петровне: Елизавета попала между двумя встречными культурными течениями, воспитывалась среди новых европейских веяний и преданий...
Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...
История развития пистолетов-пулеметов: Предпосылкой для возникновения пистолетов-пулеметов послужила давняя тенденция тяготения винтовок...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!