Средства рецензирования текста

Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно —новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий.

Основным средством рецензирования является вкладка Рецензирование. На ней представлены несколько групп элементов управления, предназначенных для:

· ‰‰создания, просмотра и удаления примечаний;

· ‰‰регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

· ‰‰выбора цвета выделения примечаний;

· ‰‰сохранения версий документа;

· ‰‰сравнения документов;

· ‰‰проверки правописания.

Для создания примечания служит кнопка Создать примечание. При ее использовании местоположение курсора выделяется заданным цветом, а на правом поле страницы открывается область ввода текста примечания. Созданное примечание отображается только при просмотре документа, но не при его печати.

Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать в диалоговом окне Параметры исправлений(Рецензирование →Запись исправлений →Исправления→ Параметры исправлений).

Элементы управления группы элементов Изменения позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необходимость хранить его промежуточные версии. Текстовый процессор Microsoft Word XP позволяет хранить несколько версий документа в одном файле. Это удобное средство отличается тем, что при сохранении нескольких версий (в отличие от нескольких копий) эффективно используется рабочее место на диске. Дело в том, что при сохранении очередной версии не происходит повторного сохранения всего документа — сохраняются только отличия текущей версии от предшествующей. Для сохранения текущей версии и для загрузки одной из промежуточных версий применяют команду Файл →Сведения→ Управление версиями.

 

Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется средствами контекстного меню выделенного фрагмента или при помощи средств вкладок ленты. В частности, речь идет о вкладках Главная и Разметка страницы, где сосредоточены наиболее часто используемые инструменты для форматирования текста.

· ‰‰выбор и изменение гарнитуры шрифта;

· ‰‰управление размером шрифта;

· ‰‰управление начертанием и цветом шрифта;

· ‰‰управление методом выравнивания;

· ‰создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

· ‰‰управление параметрами абзаца.

 

Настройка шрифта. При выборе гарнитуры шрифта необходимо учитывать следующие обстоятельства:

· ‰‰Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.

· ‰‰Microsoft Word ориентирован на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). При использовании других шрифтовых наборов возможны проблемы, которые возникают при переключении раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую). В таком случае возможен неконтролируемый автоматический возврат к использованию одного из стандартных шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе.

Настройку шрифта выполняют в группе параметров Шрифт(Главная→ Шрифт).Более детально параметры шрифта можно выполнить в диалоговом окне Шрифт, которое можно вызвать нажатием на кнопку в правом нижнем углу группы параметров Шриф т. Данное диалоговое окно имеет две вкладки: Шрифт и Дополнительно.

На вкладке Шрифт выбирают:

· ‰‰гарнитуру шрифта;

· ‰‰его размер (измеряется в полиграфических пунктах);

· ‰‰вариант начертания;

· ‰‰цвет символов;

· ‰‰наличие подчеркивания;

· ‰‰характер видоизменения.

При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории — шрифты семейства Arial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках — их рекомендуется применять для оформления основного текста.

Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и пр.).

Кроме того, считается, что шрифты с засечками лучше воспринимаются в документах, напечатанных на бумаге. Для электронных документов, которые предполагается читать с экрана, многие предпочитают применять рубленые шрифты.

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифтысемейства Courier.

При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типовой книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210 × 297 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер — 14 пунктов и больше (факсимильные документы часто воспроизводятся с искажениями, и увеличенный размер шрифта улучшает удобство их чтения).

При подготовке электронных документов, распространяемых в формате Microsoft Word, размер шрифта выбирают исходя из разрешения экрана. В настоящее время наиболее распространены компьютеры, видеоподсистема которых настроена на экранное разрешение от 1024 × 768 точек. Для этих параметров целесообразно готовить электронные документы с размером шрифта 11 пунктов. На этот размер по умолчанию настроен Microsoft Word 2010.

Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчеркивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа, которое задает заказчик или работодатель. Приступая к первому заданию, следует выяснить, какие стилевые решения уже существуют в данной организации, каковы ограничения на использование средств оформления и форматирования. По возможности, надо получить от заказчика готовые шаблоны документов или хотя бы печатные образцы.

Из прочих, не рассмотренных здесь средств управления шрифтами надо отметить управление интервалом между символами и возможность использования эффектов анимации. Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке Дополнительно окна Шрифт.

Эффекты анимации (Главная →Шрифт →Параметры анимации ) используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора.

Настройка метода выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания:

· ‰‰по левому краю;

· ‰‰по центру;

· ‰‰по правому краю;

· ‰‰по ширине.

Выбор метода выполняют соответствующими кнопками группы инструментов Абзац вкладки Главная или посредством окна Абзац, которое можно вызвать из контекстного меню выделенного участка текста или воспользовавшись кнопкой Абзац одноименной группы инструментов.

Избранный метод действует на текущий и последующие вводимые абзацы. Выбор метода выравнивания определяется назначением документа.

Для документов, передаваемых на последующую обработку, все методы выравнивания, кроме тривиального выравнивания по левому краю, являются излишними. Для печатных документов, выполненных на русском или немецком языках, рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса, а для документов на английском языке основной метод выравнивания — по левому полю.

Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

· величина отступа слева (от левого поля);

· величина отступа справа (от правого поля);

· величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);

· величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают (необходимое положение текста определяется шириной полей), но ее задают для дополнительных материалов и заголовков, если они не выравниваются по центру. В то же время для веб-страниц величина отступа для абзацев имеет большое значение.

Роль отбивок между абзацами, как и роль отступа первой строки абзаца, состоит в том, чтобы визуально выделить абзацы. При этом следует помнить, что эти средства несовместимы. То есть, применяя отступ первой строки абзаца, не следует применять отбивки между абзацами, и наоборот. Комбинация этих стилей допускается только для маркированных и нумерованных списков (основной текст оформляется с отступом первой строки, а списки — без него, но с отбивкой между абзацами).

Обычная практика назначения формата состоит в том, что для документов простой структуры (художественных) используют отступ первой строки (это особенно важно для текстов на русском и немецком языках), а для документов сложной структуры (технических) и документов на английском языке используют отбивки между абзацами. Промежуточное положение занимают документы, относящиеся к естественно - научным и гуманитарным дисциплинам, — при их подготовке, кроме точки зрения автора, руководствуются сложившейся практикой и устоявшимися традициями.

В веб-документах применяют только отбивки между абзацами. Отступ первой строки в них обычно не используют.

Средства создания маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, но в служебных документах и особенно в веб-документах оно используется очень широко. В веб-документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с содержанием и оформлением документов.

Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в группе параметров Абзац вкладки Главная с помощью кнопок Маркеры, Нумерация и Многоуровневый список. При необходимости можно вызвать меню каждой из этих кнопок для выбора варианта списка и настройки его дополнительных параметров

Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа «*». По завершении строки и нажатии клавиши ENTER символ «*» автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например «1.», «2.» и т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы).

Как маркированный, так и нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие) уровни служат кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ в группе элементов Абзац.

Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит меню уже упомянутой командной кнопки Многоуровневый список.

Характерной особенностью процессора Microsoft Word 2010, связанной с его ориентацией на создание веб-документов, является возможность использования графических маркеров.

Для выбора такого маркера следует вызвать окно Главная →Абзац →Маркеры → Определить новый маркер и в появившемся окне воспользоваться кнопкой Рисунок для выбора подходящего изображения.

Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу ENTER.