Основные принципы проектирования БД

Создание БД должно начинаться с ее проектирования. Процесс проектирования БД включает следующие основные этапы:

1. Определение назначения БД. На первом этапе проектирования БД

необходимо определить список задач, решаемых с ее помощью, и какие данные для этого нужны.

2. Определение структуры таблиц. Это один из наиболее сложных этапов в процессе создания БД. Правильная структуризация БД позволяет быстро извлечь нужные данные, исключает их дублирование и обеспечивает целостность хранящейся информации. Процедура разделения сложных данных на несколько таблиц называется нормализацией. Специалистами по проектированию БД была разработана теория нормализации БД. Она рекомендует при проектировании таблиц руководствоваться следующими основными принципами:

• Каждая из таблиц должна содержать информацию о наборе однотипных объектов, например, сведения о студентах или итоги сдачи сессии.

• Каждому из таких наборов данных должна соответствовать отдельная таблица. Например, сведения о студентах и о полученных ими оценках в сессию должны храниться в разных таблицах. Тогда при удалении сведений об оценках студента информация о нем останется в БД.

• Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Это исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах и делает работу с БД более эффективной.

3. Определение полей. Каждая таблица содержит информацию о наборе объектов одного типа. При разработке полей для таблицы необходимо помнить следующее:

• В таблице должна присутствовать вся необходимая информация о данном наборе объектов.

• Каждое поле должно содержать сведения о том или ином свойстве именно этого, а не других наборов объектов. Исключением могут являться поля, используемые для связи с другими таблицами.

• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом вычисления значения некоторого выражения, так называемые вычисляемые поля.

• Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы. Например, в таблицу со сведениями об адресах студентов лучше включить поля Общежитие и Комната, а не общее поле Адрес. Это даст возможность осуществить в БД поиск студентов, живущих в данной комнате, или произвести сортировку записей по номерам комнат.

4. Определение ключевых полей. Для того чтобы Access мог связать данные из разных таблиц, каждая таблица должна содержать первичный ключ, или просто ключ. Это одно или несколько полей, совокупность значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Наличие ключа в таблице исключает возможность появления в ней двух одинаковых записей. При создании новой таблицы Access предлагает построить ключ путем добавления дополнительного поля с уникальными значениями.

5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Эти связи Access будет использовать при создании многотабличных запросов, форм и отчетов.

Создание новой базы данных

Для создания БД нужно выбрать в меню Файл команду Создать или нажать кнопку Создать базу данных на панели инструментов. Будет открыто диалоговое окно Создание. В этом окне следует выбрать диск и каталог для сохранения БД и ввести имя файла новой БД. Access автоматически добавит к нему расширение mdb. В этом файле хранятся данные, а также описания структуры таблиц, запросов, форм, отчетов и других объектов создаваемой БД. На экране появится окно новой «пустой» базы данных. Она постепенно заполняется содержимым по мере создания с помощью соответствующих мастеров или «вручную» нужных таблиц, а затем и других объектов.

С помощью специального мастера можно быстро создать БД определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Для этого в окне Создание нужно щелкнуть по корешку вкладки Базы данных и выбрать из списка нужную БД.

Создание таблиц

Для создания таблицы нужно щелкнуть по корешку вкладки Таблица окна БД, а затем — по кнопке Создать. Access открывает окно Новая таблица и предлагает несколько способов создания таблицы.

Режим таблицы

При выборе варианта Режим таблицы появляется заготовка таблицы, содержащая 30 строк (записей) и 20 столбцов (полей) со стандартными именами Поле1, Поле2 и т.д. После заполнения таблицы Access автоматически определит тип полей в зависимости от внесенной в них информации. Для изменения имени поля нужно сделать двойной щелчок по заголовку соответствующего столбца, ввести новое имя и нажать клавишу Enter.

Рис. 2.1. Окно режима конструктора таблицы

После завершения ввода информации в таблицу нужно щелкнуть по кнопке Сохранить и дать имя созданной таблице. Затем Access предложит добавить в нее ключевое поле. Если это предложение будет принято, то в таблицу будет добавлено поле Код типа Счетчик, содержащее номера введенных записей.

Использование режима таблицы не позволяет установить нужные свойства полей. Для этого следует перейти в режим конструктора таблицы, вызываемый нажатием кнопки Конструктор окна БД.

Режим конструктора таблицы

При создании таблицы в этом режиме открывается окно таблицы в режиме конструктора (см. рис. 2.1). В верхней части окна находится пустой бланк таблицы, содержащей три графы, и для создания таблицы нужно заполнить, по крайней мере, две из них: Имя поля и Тип данных. Для каждого из полей будущей таблицы следует выполнить следующие действия.

Определить имя поля таблицы

Чтобы определить поле таблицы, нужно ввести в ячейку столбца Имя Поля имя создаваемого поля (до 64 алфавитно-цифровых символов,включая пробелы).

Определить тип данных поля

Для этого следует нажать клавишу Tab и перейти в столбец Тип данных. В этом столбце можно оставить выводящееся по умолчаниюзначение Текстовый или, раскрыв список, выбрать нужный тип данных.

Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если поле имеет тип Числовой, то Access не позволит ввести в это поле текст. По типу данных поля Access определяет не только, какие данные могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Для хранения данного типа Дата/время требуется 8 байт памяти, текстовое поле требует 1 байт для каждого символа.

Основные типы данных:

• текстовый — алфавитно-цифровые данные, до 255 байт;

• поле МЕМО — комментарии и пояснения, до 64 Кбайт;

• числовой — числовые данные;

• дата/время — значения даты и времени;

• денежный — денежные значения;

• счетчик — автоматически вставляющиеся последовательные номера;

• логический — логические значения типа Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл;

• объект OLE — рисунок, таблица Excel, документ Word или другие данные в двоичном формате;

• гиперссылка — строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки.