Закон информированности-упорядоченности

Информационная среда является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и других, а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния).

Данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение, называются информацией. Одни и те же данные могут быть для одного человека информацией, а для другого – пустым набором данных.

Обычно информацию разделяют на два больших класса:

1. объективную, овеществленную в товаре;

2. субъективную, отраженную, организованную людьми.

К объективной относится информация, полученная от объек­та управления как потребительной стоимости. Например, ин­формация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожитель­ство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листы на продук­цию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д. Основную долю составляет класс субъективной информации. Со­отношение субъективного и объективного в отраженной инфор­мации зависит от многих факторов, в том числе от уровня про­фессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уров­ня и технических средств управления.

В зависимости от характера подготавливаемого решения информация классифицируется по следующим группам:

ü по областям применения: управленческая, техническая, биологическая;

ü по функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая;

ü по времени действия: стратегическая, тактическая и оперативная;

ü по характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная;

ü по уровню неопределённости: низкая, средняя, высокая и сверхвысокая;

ü по масштабам воздействия: общая и частная;

ü по направлению воздействия: внутренняя и внешняя.

Формулировка закона информированности-упорядоченности: «Каждая организация стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования».

Следствия из закона:

1. Чем чётче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация.

2. По мере роста сложности системы количество необходимой информации растёт экспоненциально – гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.

3. Неупорядоченная под конкретные задачи управления информация приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики ин­формации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

1. Объем информации должен рассматриваться с двух сторон — как объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах (например, в документе имеется 900 символов).

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), времен­ного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, теку­щего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта). Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

1. информационная избыточность,

2. субминимальный уровень,

3. недостаток информации (информационный голод).

Информационная избыточность об объекте управления по­вышает качество решения, однако увеличивает время на приня­тие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности.

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных эко­номико-математических методов для повышения вероятности правильного решения.

Субминимальный уровень информации — это минимально-полный объем информации для конкретного человека, при ко­тором он может принять обоснованное управленческое решение. Технология опре­деления этого минимума должна учитывать индивидуальность человека.

2. Достоверность информации — это процент реальных сведений к общему объему информации. Достоверность имеет три уровня:

1. абсолютный (100%),

2. доверительный (более 80%),

3. негативный (менее 80%).

Достоверность во многом зависит от методики документо­оборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, пере­даче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже. Достоверность может быть искусственно по­вышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно полу­чить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с нега­тивным уровнем достоверности.

Достоверность может быть повышена за счёт:

а. создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника её создания или обработки;

б. формирования собственной системы информаторов;

в. повышения профессионализма информационных работников и сокращения количества людей, принимающих участие в её передаче, обработке и хранении.

3. Ценность информации характеризуется снижением уровня за­трат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие пра­вильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:

1. нулевой,

2. средний (сокращение уровня затрат или повышение при­были более чем на 10%),

3. высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза),

4. сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость. Нулевую ценность имеет информа­ция, повторяющая известные характеристики объекта управле­ния или представляющая ненужные для принятия решения ха­рактеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к рабо­те специалистами. Высокую ценность представляют имитацион­ные модели организаций, позволяющие руководителю правиль­но предусмотреть возможные последствия реализации при раз­личных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представ­ляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда сверхценная инфор­мация имеет криминальный источник.

4. Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:

• улучшения настроения;

• поднятия эмоционального уровня;

• предварительной настройки внимания на заданную тему. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, преду­преждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то по­лезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринима­ется. При обилии фоновой информации можно пропустить или воспринять необходимый объем полезной информации частич­но. Насыщенность имеет три уровня:

1. высокий (100%) – фоновой информации практически нет;

2. нормативный (70%) – объём профессиональной информации 70%, фоновой – 30%;

3. низкий (менее 50%) – объём профессиональной информации менее 50%, фоновой – более 50%;

5. Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня от­крытости информации:

1. секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использо­вание. Например, информация об обороне страны. Сте­пень секретности информации отражается в грифах: осо­бая важность, совершенно секретно, секретно. В организациях, не имеющих специального государственного заказа, такой информации не должно быть.

2. конфиденциальная (для служебного пользования) — от­ражает интересы общества, потребности группы или кол­лектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся информация с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.): инвестиционные программы и планы инвестиций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах, способ производства продукции и структура цены, условия сделок и контрактов. Считается, что утечка 20% конфиденциальной информа­ции может привести организацию к краху.

3. публичная (открытая) — отражает интересы общества, по­требности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Закон может действовать в трех вариантах.

1. Руководитель и подчиненные ни­чего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет ста­раться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресур­сов, кроме того, компании могут подбросить ложную информа­цию, которая несомненно будет принята. В результате бессис­темной, но естественной гонки за информацией компания мо­жет понести серьезные убытки.

2. Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Персонал будет стараться принес­ти руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в про­смотре всей информации и отборе существенной. Это весьма трудная работа, и руководитель может что-то важное пропус­тить. Если эта пропущенная информация приведет к отрица­тельным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руко­водителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для ру­ководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.

3. Руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Результат действия закона будет самым благоприятным.