Методики формирования гибких бюджетов

Бюджетная система, принятая в ОАО «РЖД» в настоящее время предполагает формирование жестких бюджетов на технологические процессы, размер которых определяется на основании регламентированных объемов работ и количества ТМЦ.

Однако, такие сферы деятельности, как текущий ремонт подвижного состава требуют несколько иного подхода к планированию затрат. Это обусловлено тем, что наряду с затратами заложенными на выполнение регламентных (обязательных) ремонтных работ, предусмотренных для каждой серии ТПС, могут возникать незапланированные затраты, вызванные необходимостью выполнения работ, не входящих в перечень регламентных, и привлечения дополнительных ТМЦ, для восстановления работоспособности, вышедших из строя механизмов (Рисунок 3.1).

Так называемый гибкий бюджет, позволяет правильно и мобильно планировать затраты. Его использование становится необходимым следствием при переходе на ремонт вагонов по фактическому состоянию. В свою очередь ремонт по фактическому состоянию является наиболее экономичным, так как основывается на достоверной информации о техническом состоянии узлов и агрегатов вагона.

Развитие средств диагностики (в том числе автоматизированных) позволяет реализовать систему ремонта с учетом фактического состояния: динамический анализ информации об отказах и состоянии узлов вагонов с расчетом и последующим уточнением оптимальных межремонтных пробегов вагонов и оптимальных циклов ремонтов (Рисунки 3.2, 3.3).

Рисунок 3.1 - Формирование гибкого бюджета затрат на ремонт подвижного состава.

Использование гибких бюджетов дает возможность быстро и детально выполнить пересчет производственных показателей в соответствии со специфицированными нормами расхода сырья, материалов в разрезе технологических операций и цехов, создание технологических маршрутов и технологических карт на отдельные технологические операции. На основе фактически определенного объема работ производится расчет потребности в ремонтных рабочих для проведения деповского ремонта и технического обслуживания вагонов и калькуляция фактических затрат на ремонт.

Важнейшим фактором, влияющим на изменение затрат, считается объем выпуска продукции. Для вагонного ремонтного депо таким показателем может быть объем ремонта вагонов в приведенных единицах или по их типам и по видам ремонта – капитальный, деповской, текущий.

 

Рисунок 3.2 – Диаграмма последовательности формирования бюджета затрат на ремонт подвижного состава.

Для разработки гибких бюджетов необходимо знать характер поведения расходов при изменении объема производства (выпуска продукции, выполнения работа, оказания услуг).

Расходы, остающиеся постоянными или мало меняющиеся при росте или сокращении производства в каком-либо периоде времени называют условно-постоянными, периодическими, фиксированными. На транспорте часто применяется термин «не зависящие от объема работы (перевозок, размеров движения)» или просто «независящие».

Рисунок 3.3 – Диаграмма действий при формировании бюджета затрат на ремонт.

Другие же расходы при изменении объема производства соответственно возрастают или уменьшаются. При этом различаются затраты абсолютно переменные (пропорциональные) и частично или относительно переменные, которые меняются ступенчато (скачкообразно) при достижении какого-либо объема продукции. Если такие расходы рассматривать внутри данного интервала, они могут быть охарактеризованы как постоянные. При рассмотрении этих же расходов за длительный период, в котором происходит несколько «скачков», проявится их переменный характер. Поэтому различают расходы, переменные в краткосрочном и долгосрочном периодах. Чем продолжительней период и шире диапазон изменения объема работы, тем выше доля переменных расходов.

Делению расходов на переменные и постоянные придают большое значение в управлении хозяйственной деятельностью, что ставится и решается задача такого деления на стадии учета расходов. Более того, осуществляется калькуляция себестоимости видов продукции (удельных издержек на единицу) только в части переменных расходов.

В период планового управления экономическая зависимость расходов от объема перевозок в той или иной мере учитывается при планировании суммы расходов, анализе выполнения бюджетов, оценке влияния эксплуатационных показателей на расходы. Однако в процессе управления хозяйственной деятельностью в целом вагонного депо (или любого другого структурного подразделения) зависимость расходов от объема работы (ремонтов) учитывалась недостаточно.

Между тем это совершенно необходимо. Затраты на ремонт могут существенно колебаться в зависимости, не только от программы ремонта, но и от трудоемкости выполненных работ, численности производственных рабочих, изменения цен на материалы, тарифной ставки, качественных показателей использования подвижного состава. Именно для этих целей возможно и оправдано применение корреляционно-регрессионного методов анализа к построению гибкого бюджета затрат на ремонт подвижного состава.

Гибкие бюджеты можно разделить на три типа:

- многоступенчатые (многоуровневые);

- стандартные;

- бюджеты с применением коэффициентов эластичности.

Многоступенчатые бюджеты разрабатываются обычно для разных уровней (объемов) производства или уровней «деловой активности» по плановой форме.

Если фактический объем производства в каком-либо периоде (например, месяце) равен промежуточному значению, то скорректированные на выполнение плана расходы определяются на основе указанных в таблице 3.1 значений путем интерполяции.

Этот вид гибкого бюджета не вполне удобен для пользования. Форма бюджета, если она содержит величины для многих уровней производства, выглядит громоздкой, так как фактическое выполнение, как правило, не соответствует принятому в бюджете уровню, приходится производить дополнительные расчеты по интерполяции. Но рассматриваемый вид бюджета незаменим, если в плановом периоде при значительном диапазоне принятых к расчету уровней производства может произойти переход отдельных групп расходов из категории постоянных в переменные. Предполагаемая форма многоступенчатого бюджета может иметь следующий вид (Таблица 3.1):

Таблица 3.1 – Шаблон формы многоступенчатого бюджета расходов на ремонт вагонов (по типам вагонов и видам ремонтов).

Группа расходов	Программа ремонта, вагонов
1. Фонд заработной платы
2. Отчисления на социальные нужды
3. Материальные затраты
в т.ч.
- топливо
- электроэнергия
- материалы
и так далее

Стандартный гибкий бюджет обеспечивает заинтересованных лиц прогнозными данными, скорректированными на изменения в уровне объема производства, или объема работ.

Применение более сложных, нелинейных типов функции оправдано при долгосрочном планировании и прогнозировании, но в краткосрочном процессе бюджетирования затрат нецелесообразно.

Упрощенный пример гибкого стандартного бюджета приведен в таблице 3.2.

Таблица 3.2 – Шаблон формы гибкого бюджета расходов на ремонт вагонов (для определенного вида ремонта).

Показатели	Виды ремонта	Всего расходов, тыс. рублей
Капитальный ремонт	Деповской ремонт	Текущий ремонт
Плановый объем ремонта, вагонов
Доля зависящих от объема ремонта расходов
Общая величина расходов по плану, тыс.р.
в том числе:
-переменные
-постоянные
Фактический объем ремонта, вагонов
Расходы, скорректированные в соответствии с объемом ремонта, тыс.р.
в том числе:
-переменные
-постоянные
Фактические расходы, тыс. рублей
Отклонение фактических расходов от гибкого бюджета, тыс. рублей

 

Гибкий бюджет такого вида позволяет быстро определить плановые расходы при любом объеме производства, объеме ремонта.

Стандартный гибкий бюджет дает более наглядное представление о характере поведения расходов с расчетом или уточнением объема производства, поскольку содержит величины, показывающие, насколько изменятся расходы при изменении объема продукции на единицу. Но применение такого бюджета оправдано, если в принятом диапазоне объемов производства не ожидается перераспределения групп расходов между постоянными и переменными.

Гибкий бюджет с коэффициентами эластичности (реагирования, чувствительности), еще один вид гибкого бюджета, который мог бы найти применение в практике планирования расходов. Такие бюджеты требуют предварительного расчета коэффициентов, показывающих, на сколько процентов изменятся расходы при изменении объема производства, объема ремонта вагонов – на 1%. По своему значению коэффициент эластичности тождественен доле расходов данной группы, зависящих от объема производства.

Например, если расходы какой-либо группы в исходном бюджете запланированы в сумме 100 тыс. руб., а коэффициент эластичности равен 0,8, то при уменьшении объема производства на 10% скорректированные расходы составят:

100 – (100 * 0,1 * 0,8) = 100 – 8 = 92 тыс. руб.

Трудоемкость составления и применения бюджета с коэффициентами эластичности (с учетом подготовительного этапа по определению коэффициентов) достаточна высока. Форма бюджета характеризует абсолютное изменение расходов при отклонении объема производства от первоначальной величины не так наглядно.

Ознакомление с применяющимися за рубежом гибкими бюджетами показывает, что анализ с их помощью имеет много общего со знакомым нашим экономистам определением права на расходы. Но формы планового задания и некоторые приемы анализа при гибких бюджетах имеют отличие от нашей практики.

Гибкий бюджет с коэффициентами эластичности может иметь следующий вид (Таблица 3.3).

Перерасчет плановых расходов на выполненный объем работы давно применяется на железнодорожном транспорте. При анализе выполнения бюджетов методика оценки утверждалась МПС РФ, а в настоящее время ОАО «РЖД».

Действовавшая на железных дорогах методика анализа расходов соответствовала методике, применяемой в промышленности других отраслях хозяйства.

Таблица 3.3 – Шаблон формы гибкого бюджета расходов на ремонт вагонов с коэффициентами эластичности (по видам ремонта).

Показатели	Виды ремонта	Всего расходов, тыс. рублей
Капитальный ремонт	Деповской ремонт	Текущий ремонт
Плановый объем ремонта, вагонов
Общая величина расходов по плану, тыс р.
в том числе
-фонд оплаты труда
-расходы на материалы
-прочие
Коэффициенты эластичности
-фонда оплаты труда
-материалов
Фактический объем ремонта, вагонов
Выполнение программы ремонта
Скорректированный бюджет, тыс. рублей
в том числе
-фонд оплаты труда
-расходы на материалы
-прочие
Фактические расходы, тыс. рублей
в том числе
-фонд оплаты труда
-расходы на материалы
-прочие
Отклонение фактических расходов от гибкого бюджета, тыс. рублей

В основной деятельности железнодорожного транспорта гибкие бюджеты расходов могут найти применение как на уровне железной дороги в целом (по перевозкам), так и на нижних уровнях – в отделениях железных дорог, структурных обособленных подразделениях (на линейных предприятиях), причем в первую очередь тех отраслей хозяйства, результаты, работы которых выражаются в количественных измерителях и где достаточно велика доля «зависящих» расходов: хозяйствах пассажирском, грузовой и коммерческой работы, локомотивном, вагонном. При развитии управленческого учета гибкие бюджеты могут быть применены в центрах ответственности расходов, находящихся в составе обособленных единиц названных хозяйств (их цехах и участках), а также хозяйств перевозок, пути (в частности, в путевых машинных станциях, рельсосварочных поездах), гражданских сооружений, водоснабжения и водоотведения, некоторых подразделениях хозяйств сигнализации и связи, электрификации и электроснабжения.

Гибкие бюджеты могут найти применение и на предприятиях подсобно-вспомогательной деятельности, особенно на тех, чья продукция близка к промышленной. Формы, в виде которых гибкие бюджеты доводятся до подразделений и составляются отчеты (наименования и количество видов продукции, работ, услуг, виды и количество групп расходов), могут различаться в зависимости от характера и особенностей конкретных подразделений.

 

4. Моделирование расчета гибких бюджетов

4.1 Постановка задачи

Происходящая в настоящее время в железнодорожной отрасли глубокая экономическая реформа поставила большое количество важнейших задач, одной из которых является создание, внедрение и реализация новых методов управления. В этом плане особый интерес представляют экономические информационные технологии и системы, которые приходят на смену традиционным системам.

Системы бюджетирования являются инструментом для рационального управления финансами предприятия и представляют собой технологию планирования, учета и контроля денежных ресурсов и финансовых результатов. Они позволяют структурировать данные о прогнозных и фактических доходах, расходах, платежах и поступлениях. Информационные системы бюджетирования позволяет учитывать специфику работы каждого предприятия и в перспективе дают возможность найти методические подходы к оптимизации расходов при планировании.

Важнейшим фактором составления бюджетов считается объем выпуска продукции. На учете влияния этого фактора основано применение так называемых гибких бюджетов. При этом плановое задание по расходам устанавливается в виде двух составляющих – постоянной (фиксированной) и меняющейся в зависимости от объема продукции (перевозок, работ, услуг).

Гибкая смета является, по мнению зарубежных экономистов, действенным инструментом контроля затрат. Американские специалисты Д. Шим и Д. Сигел отмечают следующие преимущества гибкой сметы: “она ориентирована на целый диапазон объемов производства, а не на один единственный уровень деловой активности, она носит динамический, а не статический характер”.

Известно, что при анализе затрат чаще всего определяются три вида отклонений фактических сумм от запланированных (или имевших место в предыдущем периоде): отклонений по объему производства, по ценам на ресурсы, удельным затратам ресурсов на одно изделие или одну производственную операцию. Гибкий бюджет облегчает анализ, так как содержит готовую информацию о плановых затратах на фактически выполненный объем производства.

Поскольку бюджетные данные включают затраты, рассчитанные для прогнозируемого объема реализации, а фактически произведенные затраты относятся к фактическому объему, то их сравнение некорректно. Превышение фактических затрат над плановыми не является мотивом для отрицательной оценки, если такие затраты явились результатом превышения фактического показателя объема деятельности над заложенным в бюджете. И наоборот, если уровень деятельности, ниже, то ожидается и сокращение переменной части затрат. Это актуально как для предприятий, большая часть затрат которых является переменными (условно-переменными), так и для предприятий где значительный удельный вес условно-постоянных затрат.

Для корректного сравнения плановые и фактические показатели должны относиться к одному объему работы, поэтому, прежде чем принимать решения о распределении ответственности между выделенными центрами ответственности за отклонения, следует скорректировать бюджетные данные, пересчитав их для фактического объема работы.

Таким образом, гибкий бюджет обеспечивает возможность расчета размера статей затрат для разных уровней деловой активности (объемов работ) в диапазоне возможных значений и определения отклонений бюджетных данных от фактических, вызванных изменением объема работы по сравнению с первоначально прогнозируемым.

Система ЕК АСУФР не позволяет оценить выполнение бюджетных показателей с использованием принципов гибкого бюджетирования. В связи с этим встала задача разработки программного продукта, позволяющего автоматизировать процесс анализа выполнения бюджетов.

Процесс разработки ИС

В настоящее время существует ряд общих методологий разработки ИС. Главное в них – единая дисциплина работы на всех этапах жизненного цикла системы, учет критических задач и контроль их решения, применение развитых инструментальных средств поддержки процессов анализа, проектирования и реализации информационной системы (ИС).

4.3 Этап анализа и определения требований

Первым этапом проектирования ИС, является анализ и определение требований к системе, где необходимо сформулировать все детальные требования заказчика.

На данном этапе были определены бизнес-функции программного продукта, которые он должен выполнять. Программа должна рассчитывать четыре вида гибких бюджетов, а именно:

- многоступенчатый бюджет расходов на ремонт вагонов;

- стандартный гибкий бюджет расходов, скорректированный на объем вагонов;

- гибкий бюджет расходов, с применением коэффициентов эластичности;

- гибкий бюджет расходов с использованием множественной базы корректировки.

Описаны информационные потребности, то есть информационная модель системы:

Согласно первичной постановке задачи, разрабатываемое программное приложение должно обладать следующими основными функциями:

- разработана в MS Excel;

- возможность экспорта данных в отдельные файлы MS Excel;

- навигация по видам гибких бюджетов.

Обозначены основные функциональные особенности разрабатываемого программного продукта:

- наглядное представление информации;

- удобный пользовательский интерфейс.

Построение моделей бизнес-функций происходило при помощи ARIS Toolset фирмы IDS Prof. Scheer. Был выбран тип модели «Function tree» и область применения «Functions».

На основе построенных функциональных моделей разрабатываемая ИС является достаточно удобным и доступным инструментом для оперативного расчета бюджетов структурных предприятий ремонтного сектора вагонного хозяйства.

Этап проектирования

В качестве платформы были определены:

- среда разработки - MS Excel;

- язык программирования - Visual Basic for Applications (VBA).

Это было сделано по следующим критериям: общедоступность, квалификационные знания экономистов, которые позволяют пользоваться программным продуктом без дополнительного обучения, возможность корректировки программного продукта, функциональность.

Так как большая часть исходных данных находится в модулях ЕК СУФР и ЕК АСУТР, обеспечивается связь программы с системами.

Схема связи программы с модулями корпоративной системы представлена на рисунке 4.3.

 

Рисунок 4.3 – Связь программы с другими модулями корпоративной системы.

Для составления гибкого бюджета затрат на ремонт вагонов из модуля расчета заработной платы необходима информация о тарифных ставках рабочих, выполняющих ремонт, а так же информация о наличии и себестоимости запчастей и материалов из модуля складского учета.

Одним из результатов работы на данном этапе является определение источников исходных информационных потоков.