Компьютер вместо секретарши и типографии.

Я далек от того, чтобы рекламировать на страницах этой книги определенную продукцию. Просто так сложилось, что многие средние предприятия, к которым я отношу и свое, быстро достигли относительного успеха благодаря использованию определенного типа персонального компьютера. Вы знаете, какой я имею в виду: на его эмблеме изображен надкушенный фрукт. Поэтому я буду описывать опыт работы только с этим компьютером. Это ни в коем случае не должно умалять достоинств других компьютеров. У меня просто нет опыта работы с ними.

Я считаю, что названный компьютер в сочетании с лазерным принтером является со всех точек зрения прекрасным вложением средств для большинства средних предприятий. Хочу вам сразу же назвать несколько причин:

1. Возможность очень быстрого освоения.

2. Приятный и притягательный внешний вид.

3. Позволяет экономить примерно половину ставки секретаря-машинистки.

4. Упрощает процесс учета клиентов.

5. Упрощает процесс подготовки и рассылки рекламных писем.

6. Позволяет быстро изготавливать печатные документы.

7. Изготовление печатных материалов возможно на высоком полиграфическом уровне.

Ту или иную работу вы, конечно, можете выполнить и обычным способом, например, с помощью пишущей машинки. Но на компьютере это можно сделать значительно быстрее и качественнее.

От двух моментов я хотел бы вас предостеречь.

Первое. Не приобретайте слишком дешевую модель. Очень быстро вы поймете, что вашему компьютеру недостает мощности. Вам же не придет в голову участвовать в гонках «формулы-1» на «фольксвагене»? Обратитесь за консультациями в компетентную фирму и не поддавайтесь на уловки коммерсантов, пытающихся завлечь вас различного рода скидками. Подумайте о том, что скидку может предложить каждый, а вот соответствующее обслуживание — лишь немногие. Впоследствии вы не раз поблагодарите их, если часть вашего дорогого оборудования выйдет из строя. Когда аппаратура днями простаивает без дела, это весьма заметно сказывается на ваших доходах.

Второе. Вы должны обязательно найти время, чтобы обучиться работе на компьютере. Я не раз был свидетелем тому, как покупалось подобное чудо техники в надежде переложить на него всю работу. Вместо этого оно пылилось в углу из-за того, что якобы не было времени его освоить. Руководство к компьютеру составлено очень наглядно и понятно, так что вы без труда можете самостоятельно обучиться работе на нем. Впрочем, каждый серьезный продавец может предложить вам специальные курсы.

Хочу еще раз сказать: оправдание типа «нет времени» недопустимо. Выберите время и посвятите его полностью освоению компьютера. Тот, кто постоянно повторяет «нет времени», никогда не будет его иметь. Тот, кто с таким же постоянством твердит «нет денег», точно так же никогда не будет их иметь. Как видите, все очень просто.

Автоответчик необходим.

Удивительно, но именно неудавшиеся предприниматели пытаются убедить меня в том, что автоответчик не нужен и что клиенты якобы, в любом случае не будут записывать на пленку свои сообщения.

Позвольте мне в виде исключения побыть немного в роли всезнающего наставника. Это факт, что любая серьезная фирма должна иметь автоответчик. Это касается и тех случаев, когда в офисе приходится постоянно пользоваться телефоном в течение всего рабочего времени. Почему?

Во-первых, что такое в принципе рабочее время? Я связывался с бесчисленным множеством офисов и до сих пор не знаю, что такое «рабочее время». Другими словами, я до сих пор удивляюсь тому, что на звонок в 17 ч в офисе никто не отвечает. И как клиент я теперь должен гадать, чем это вызвано? Офис работает с 7.30 до 16.30? Или сегодня у них выходной? Или секретарше понадобилось срочно выйти? Автоответчик тотчас внес бы ясность в ситуацию.

Конечно, автоответчик хорош ровно настолько, насколько хорош тот, кто им пользуется. Я знаю одну фирму, которая имеет подобный аппарат. Однако запись в нем прокручивается так медленно, что в трубке слышно только рычание наводящего ужас загробного голоса. Автоответчик может вообще не функционировать, так как не включен или в очередной раз испустил дух.

Попробуйте сами, узнайте в пяти преуспевающих и пяти неблагополучных фирмах, имеют ли они автоответчики. И сделайте после этого самостоятельные выводы.

Телефакс вызывает доверие.

Надо ли мне объяснять, что такое телефакс? Ну хорошо. Пользуясь телефаксом, можно через обыкновенную телефонную сеть передавать печатные тексты, рисунки, чертежи. Единственное предварительное условие — это наличие телефакса и у абонента. При этом тариф на передачу одной страницы формата А-4 значительно меньше, чем при пересылке такой страницы по почте.

То, что вы сэкономите на почтовых расходах, пользуясь телефаксом, вам объяснит любой продавец. Но это не все. Вы экономите также драгоценное время, которое вам иначе пришлось бы потратить на телефонные разговоры. Представьте, что вам необходимо перенести сроки, о которых вы ранее договорились с клиентом, большим любителем поговорить ни о чем. Если вы позвоните ему по телефону, то гарантированно потеряете полчаса. Используя телефакс, вы можете решить дело буквально за две минуты.

: Хочу обратить ваше внимание на другой, не менее важный аспект. Телефакс вызывает доверие. Скажите, что вы думаете о фирме, которая до сих пор не имеет телефакса? Мне на ум сразу приходят две вещи: во-первых, эта фирма отстает от времени и поэтому вряд ли может обеспечить необходимое качество; во-вторых, хозяин фирмы, судя по всему, относится к категории «мучимых страхом скряг» или «недалеких людей».

Противники использования телефаксов дают самые разнообразные объяснения своей позиции. Один говорит, что он вроде бы и понимает, что такой аппарат ему необходим, но из-за финансовых соображений не может себе это.позволить. Предоставляю вам возможность самим прокомментировать эту ситуацию. Другой считает, что телефакс ему не нужен, потому что он прекрасно обходится и без. него. В конце концов ведь есть телефон и почта. Следуя подобной аргументации, можно отказаться и от пишущей машинки, не правда ли? Ведь есть же ручка и чернила! Третий ограничивается замечанием, что телефакс сегодня есть почти у каждого, а он не желает подражать этой модной тенденции. Быть оригинальным в принципе никому не заказано. Только подобная оригинальность может дорого обойтись.

Когда я создавал свою фирму, телефаксы еще не были распространены. Поэтому я с самого начала хотел приобрести телекс. Тогда это было довольно дорогое удовольствие. Однако я убежден, что именно поэтому мне удалось быстро добиться доверия потенциальных клиентов. Исходя из этого, вы можете смело записывать ваши расходы на приобретение и использование телефакса в графу «реклама».

Вы правы. Конечно, существуют некоторые исключения. Для ресторана, кафе, бара и других подобных заведений телефакс не является острой необходимостью. И все же если бы я был владельцем, то не стал бы от него отказываться. Мы же хотим добиться успеха быстрее, чем другие, а поэтому неплохо было бы произвести впечатление и на поставщиков.