Тема: «Взаимодействие СУБД Access с приложениями MS Office»

Тема: «Взаимодействие СУБД Access с приложениями MS Office»

Цель: изучить механизмы взаимодействия приложений Microsoft Office c СУБД Access; приобрести практический опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в Microsoft Word, приобрести практический опыт анализа информации из БД средствами Microsoft Excel.

Ход отчета

Задания

1. Публикация в Microsoft Word

Используя команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Word/ Настройка-2007, сохранить базовую таблицу в виде документа MS Word (по варианту 3: Товар). В MS Word при необходимости выполнить дополнительное форматирование таблицы и установку параметров страницы (для наглядного отображения данных).

Анализ в Microsoft Excel

Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Access/ Настройка -2007, сохранить "Запрос с расчетами" в виде рабочей книги MS Excel. Средствами MS Excel:

· выполнить сортировку по полю Название

· вычислить промежуточные итоги по полю Название, используя команду Данные/Итоги-2003, Данные/ Структура/ Промежуточные итоги-2007;

· отобразить 2-й уровень структуры документа (Общий итог по группе Название);

· выделить несмежные диапазоны с названиями и числовыми данными, используя команду Вставка/Диаграмма… -2003 или Вставить/ Диаграммы - 2007,

· построить диаграмму по выделенным данным (выбор типа диаграммы и параметры ее форматирования выбрать самостоятельно Сводная таблица Microsoft Excel.

3. Сводная таблица Microsoft Excel.

Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Excel/ Настройка -2007, сохранить запрос Исходные данные в виде рабочей книги MS Excel. Используя команду Данные/Сводная таблица-2003, Вставить/ Таблицы/ Сводная таблица/ Сводная таблица или диаграмма -2007, на основе полученного списка сформировать в MS Excel компактную сводную таблицу согласно варианту 3. Страницы: Название фирмы-клиента, строки: Дата заказа, столбцы: Название товара, данных: количество проданного товара. MS Excel выполнить отображение данных на диаграмме. Тип диаграммы выбрать самостоятельно. С

· Слияние в Microsoft Word. До начала работы над серийным письмом для массовой рассылки необходимо: 1) в таблицу с персональными данными (Клиенты, Абоненты, Преподаватели, Студенты, Сотрудники и т.п. согласно варианту) добавить и заполнить значениями дополнительное поле Пол (тип данных – Текстовый, создать столбец подстановки с двумя значениями – жен, муж); 2) подготовить текст серийного письма для массовой рассылки. Содержание письма должно соответствовать направлению разработанной БД: информационное письмо о сезонных скидках или распродажах; приглашение на презентацию нового продукта, книги, видеокассеты; приглашение на конференцию, семинар, юбилей и т.д.; напоминание о необходимости оплаты услуг, возврата книг и т.д.; уведомление о повышении (снижении) тарифов, оплаты за обучение и т.д. Порядок создания серийного письма слиянием следующий:

1) на вкладке Таблицы выделить таблицу с персональными данными согласно варианту 3, которая будет являться документом-источником при слиянии;

2) выполнить команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Word/ Настройка-2007 или Внешние данные/ Экспорт/Слияние с MS Word;

3) выбрать вариант Создать новый документ и установить связь с ним;

В окне документа MS Word сформировать макет письма, последовательно выполняя шаги предлагаемые мастером слияния, оформив: заголовок документа; блок адреса; обращение; текст письма (основную часть).

5) Текст письма сформулировать согласно варианту 3.

Для отчета подготовить скриншот окна папки с созданными документами MS Office. Перечень файлов, представленных в виде таблицы – командой Вид/Таблица-2003, или Замена контекстным меню заголовка панели переходов-2007.

5. Оформить отчет о выполнении работы.

 

Порядок выполнения заданий

1. Внешние данные – Экспорт – Дополнительно – Word. В появившемся диалоговом окне: Выбрать имя файла – Поставить галочку под Открыть целевой файл после завершения операции экспорта – ОК. Результат представлен на рисунке 1, 2.

Рисунок 1 – Экспорт в Word

 

 

Рисунок 2 – Результат

2. Открыть запрос Расчёты. Внешние данные – Экспорт – Excel. В появившемся диалоговом окне: Выбрать имя файла и формат – Поставить галочку над Экспортировать данные с макетом и форматированием и Открыть целевой файл после завершения операции экспорта – ОК. Результат представлен на рисунке 3, 4.

 

Рисунок 3 – Экспорт в Excel

 

 

Рисунок 4 – Результат

 

Средствами MS Excel: Данные – Сортировка и фильтр – Сортировка. В появившемся диалоговом окне: Выбрать Сортировать по – ОК. Результат показан на рисунке 5, 6.

 

 

Рисунок 5 – Сортировка

 

 

Рисунок 6 – Результат

 

Чтобы вычислить промежуточные итоги: Данные – Структура – Промежуточный итог. В открывшемся диалоговом окне выбрать При каждом изменении в – ОК. Результат представлен на рисунке 7, 8.

 

 

Рисунок 7 – Промежуточные итоги

 

 

Рисунок 8 – Результат

Сразу также отображается и общий итог по группе.

Для создания диаграммы: Выделить необходимые строки – Вставка – Гистограмма – Выбрать тип необходимой гистограммы. Результат представлен на рисунке 9.

 

 

Рисунок 9 – Гистограмма

 

3. Для создания сводной таблицы: Отрыть в Access запрос 02Исходные данные – Внешние данные – Экспорт – Excel – Выбрать имя файла и формат – Поставить галочку над Экспортировать данные с макетом и форматированием и Открыть целевой файл после завершения операции экспорта – ОК.

Далее в MS Excel откроется наш запрос. Выбрать Вставка – Сводная таблица – В область строк добавить Фамилия, в область столбцов добавить Дата приема заказа, в область Значения добавить Сумма по полю кол-во заказов. Результат представлен на рисунке 10.

 

 

Рисунок 10 – Сводная таблица

 

Для создания сводной диаграммы: Работ со сводными таблицами – Параметры – Сервис – Сводная диаграмма. Результат представлен на рисунке 11.

 

Рисунок 11 – Сводная диаграмма

 

4. Для того, чтобы добавить столбец подстановки с двумя значениями: Работа с таблицами – Поля – Добавление и удаление – Другие поля – Подстановка и отношение – в появившемся диалоговом окне выбрать Будет выведен фиксированный набор значений – Далее – Готово. Щёлкнуть по записи – Нажать по кнопке Изменить элементы списка – Добавить элементы – ОК. Далее заполнить все поля и переименовать столбец. Показано на рисунке 12, 13.

 

 

Рисунок 12 – Кнопка Изменить элементы списка

 

 

Рисунок 13 – Результат

 

Для слияния: Внешние данные – Экспорт – Слияние в Word. В появившемся диалоговом окне: Создать новый документ и установить связь с ним – ОК. Откроется MS Word – Выбрать тип документа (письма) – Далее – Текущий документ – Далее – Выбрать получателей – Далее – Создать письмо (по варианту 8: Сообщение о новых услугах фотосервиса) – Далее – Просмотреть готовое письмо. Представлено на рисунке 14.

 

 

Рисунок 14 – Письмо

 

5. Для отчета подготовила скриншот окна папки с созданными документами MS Office. Показано на рисунке 15.

 

 

Рисунок 15 – Созданные документы

 

6. Оформила отчет о выполнении работы.

 

Контрольные вопросы

Тема: «Взаимодействие СУБД Access с приложениями MS Office»

Цель: изучить механизмы взаимодействия приложений Microsoft Office c СУБД Access; приобрести практический опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в Microsoft Word, приобрести практический опыт анализа информации из БД средствами Microsoft Excel.

Ход отчета

Задания

1. Публикация в Microsoft Word

Используя команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Word/ Настройка-2007, сохранить базовую таблицу в виде документа MS Word (по варианту 3: Товар). В MS Word при необходимости выполнить дополнительное форматирование таблицы и установку параметров страницы (для наглядного отображения данных).

Анализ в Microsoft Excel

Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Access/ Настройка -2007, сохранить "Запрос с расчетами" в виде рабочей книги MS Excel. Средствами MS Excel:

· выполнить сортировку по полю Название

· вычислить промежуточные итоги по полю Название, используя команду Данные/Итоги-2003, Данные/ Структура/ Промежуточные итоги-2007;

· отобразить 2-й уровень структуры документа (Общий итог по группе Название);

· выделить несмежные диапазоны с названиями и числовыми данными, используя команду Вставка/Диаграмма… -2003 или Вставить/ Диаграммы - 2007,

· построить диаграмму по выделенным данным (выбор типа диаграммы и параметры ее форматирования выбрать самостоятельно Сводная таблица Microsoft Excel.

3. Сводная таблица Microsoft Excel.

Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Excel/ Настройка -2007, сохранить запрос Исходные данные в виде рабочей книги MS Excel. Используя команду Данные/Сводная таблица-2003, Вставить/ Таблицы/ Сводная таблица/ Сводная таблица или диаграмма -2007, на основе полученного списка сформировать в MS Excel компактную сводную таблицу согласно варианту 3. Страницы: Название фирмы-клиента, строки: Дата заказа, столбцы: Название товара, данных: количество проданного товара. MS Excel выполнить отображение данных на диаграмме. Тип диаграммы выбрать самостоятельно. С

· Слияние в Microsoft Word. До начала работы над серийным письмом для массовой рассылки необходимо: 1) в таблицу с персональными данными (Клиенты, Абоненты, Преподаватели, Студенты, Сотрудники и т.п. согласно варианту) добавить и заполнить значениями дополнительное поле Пол (тип данных – Текстовый, создать столбец подстановки с двумя значениями – жен, муж); 2) подготовить текст серийного письма для массовой рассылки. Содержание письма должно соответствовать направлению разработанной БД: информационное письмо о сезонных скидках или распродажах; приглашение на презентацию нового продукта, книги, видеокассеты; приглашение на конференцию, семинар, юбилей и т.д.; напоминание о необходимости оплаты услуг, возврата книг и т.д.; уведомление о повышении (снижении) тарифов, оплаты за обучение и т.д. Порядок создания серийного письма слиянием следующий:

1) на вкладке Таблицы выделить таблицу с персональными данными согласно варианту 3, которая будет являться документом-источником при слиянии;

2) выполнить команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Word/ Настройка-2007 или Внешние данные/ Экспорт/Слияние с MS Word;

3) выбрать вариант Создать новый документ и установить связь с ним;