Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией

Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

1) информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2) информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3) информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

4) информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

5) обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

6) доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

7) конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

8) предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

9) распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

10) электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

12) оператор информационной системы - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах

Для придания правового статуса электронным документам важны следующие нормы закона. Федеральный закон от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действие которого распространено на отношения, возникающие при совершении гражданско - правовых сделок.

Гражданский кодекс РФ устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений. Кодекс содержит положение о возможности использования электронно – цифровой подписи при совершении сделок.

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс РФ об административных правонарушениях относит несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных.

Некоторые законодательные акты, устанавливающие порядок создания и деятельности организаций различных организационно – правовых форм, содержат положения о правилах составления и оформления ряда их основных документов. (Федеральный закон от 26.12.1995 № 208 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 14.11.2002 № 161 – ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и т.д.).

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53 – ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному исполнению.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дал определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь архивных документов).Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности в отношении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98 –ФЗ «О коммерческой тайне» регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Закон распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована, но не действует в отношении сведений, составляющих государственную тайну.

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональным т данными с использованием средств автоматизации.

Ответственность

Стандарт устанавливает, что:

· Профессионалы в области управления документами в организации ответственны за все аспекты создания и поддержание в рабочем состоянии системы управления документами, а также за обучение пользователей работе с документами, необходимой им в их служебной деятельности;

· Руководители всех уровней ответственны за поддержку применения политики управления документами в организации;

· Системные администраторы несут ответственности за обеспечение того, чтобы вся документация была целостной, доступной и читаемой, когда она требуется работникам;

· Все работники несут ответственность за точность и полноту документов, создаваемых ими в служебной деятельности.

Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. Функциональными системами документации являются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например бухгалтерская, отчетно-статистическая, организационная, внешнеторговая. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

- сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

- широкому использованию ПК, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической, информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

- упорядочению информационных потоков;

- сокращению количества документов;

- дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это позволяет повысить эффективность управления, т.к. достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Унифицированные формы документов в зависимости от уровня утверждения разделяются на:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов субъектов РФ;

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

· единообразия построения форм документов;

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

· исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческих задач;

· сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

· определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

· унифицированная система банковской документации;

· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· унифицированная система отчетно-статистической документации;

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

· унифицированная система внешнеторговой документации.