Назначение и управление Excel

Microsoft Excel

Назначение и управление Excel

Microsoft Excel представлен различными версиями Microsoft Office (97, 2000, XP) и предназначен для обработки данных в табличном виде и представления результатов обработки в табличной форме и в виде диаграмм или графиков. Excel позволяет обмениваться информацией с другими программами, работающими в среде Windows. Созданный в Excel документ может быть распечатан на принтере или передан по факсу и электронной почте.

Запуск программы Excel

Пуск - Программы - Excel, или

2щл по ярлыку Excel на рабочем столе Windows.

Элементы основного окна программы

· Строка главного меню.

· Панели инструментов.

· Окно активной рабочей книги.

· Строка состояния.

· Линии прокрутки.

· Строка формул для отображения и редактирования содержимого текущей ячейки. Строка состоит из 3-х частей:

o в правой части - содержимое ячейки;

o в левой части - адрес активной ячейки;

o в центре - кнопки для редактирования.

Ярлыки листов и кнопки их прокрутки располагаются в нижней части экрана для отображения и выбора соответствующего листа рабочей книги.

Строка состояния - имеет две части.

В левой - краткая справка о назначении выбранной команды меню и информации и текущей выполняемой операции.

В правой - 5 полей для отображения статуса некоторых функций клавиатуры и текущего режима ввода:

· NAM - включение цифрового блока клавиатуры (Nam Lock).

· CAPS - включение верхнего регистра клавиатуры.

· ВДЛ - включение (F8) режима выделения.

· ДОБ - включение режима выделения несмежных диапазонов ячеек (Shift+F8).

· FIX - На вкладке Правка: (Сервис - Параметры - Правка - Параметры) установлен Фиксированный десятичный формат.

В строке состояния высвечивается также имя функции, выбранное пользователем из контекстного меню строки состояния и результат ее вычисления по отношению к текущему диапазону ячеек, например, СУММ = 100, Минимальное = 1 и др.

Возможности Excel

Создание таблиц и выполнение в них расчетов (более 400 стандартных формул).

Организация связи нескольких таблиц, причем изменение данных в одних (исходных) таблицах влияют на конечные результаты других (итоговых) таблиц.

Создание сводных (итеративных) таблиц, обеспечивающих удобный анализ больших массивов данных.

Выполнение сортировки, вычисление промежуточных данных и их фильтрацию.

Объединение данных нескольких таблиц в одну (консолидация).

Получение нескольких вариантов конечных результатов, при наличии нескольких массивов исходных данных (использование сценариев).

Защита данных от доступа или изменений посторонними лицами (ячейка, таблица, рабочая книга).

Скрытие или отображение определенной части таблицы (структурирование данных).

Применение механизма автозаполнения.

Основные понятия

· Рабочая книга - основной документ Excel, который хранится в файле с расширением (. xls).

· Книга Excel cоздается по умолчанию при открытии программы и содержит от 3-х до 255 листов. Листы могут быть электронными таблицами, диаграммами, макросами (содержать команды автоматического управления данными). Каждый лист отображается ярлычком

· Листы рабочей книги - предназначены для создания и хранения таблиц и диаграмм.

· Лист; - сетка из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы имеют имена из букв латинского алфавита, а строки - номера от 1 до 65536;

· Ячейка - прямоугольник на пересечении столбца и строк (16 млн. на одном листе). В ячейках размещаются данные в виде числовых значений, текста, а также формулы и параметры форматирования. Ячейка имеет адрес, который определяет ее место положения. Например, А! - адрес ячейки в левом верхнем углу, столбец "А", строка "1 Адреса ячеек используется в формулах для ссылок на данные.

· Активная ячейка выбирается щелчком указателя мыши и отличается утолщенной границей. Она служит для ввода данных, формул и их редактирования.

· Форматирование - задание определенных параметров для внешнего представления данных, записанных в одной или нескольких ячейках (вид, размер шрифта, цвет, заливка и пр.).

· Стиль - набор параметров форматирования, применяемый к выделенным ячейкам.

· Примечание - как правило, это текст, используемый в качестве комментария к содержимому одной или нескольких ячеек.

НастройкиExcel

Настройки выполняются с ДО Параметры (Сервис – Параметры …), в котором 10 вкладок для настройки программы.

Ширина столбца

Длинные числа или текст могут не поместиться в стандартный формат столбца (8, 43 символа). Его можно изменить тремя способами.

1-й способ: Буксировкой правой границы столбца в строке заголовка столбцов.

2-й способ:

· Выделить нужный столбец (1щл по заголовку столбца);

· Формат - Столбец - Ширина столбца и задать требуемую в символах.

3-й способ ( используется после создания таблицы).

· Выделить таблицу.

· Выполнить Формат - Автоформат – Простой. ОК.

Высота ячеек,

зависит от размера шрифта введенного в нее текста.

можно изменять и буксировкой границы между цифрами - именами строк.

Объединение ячеек

В таблице группу выделенных ячеек можно объединять командой (кнопка) Объединить и поместить в центре.

Положение данных в выделенных ячейках можно задавать кнопками с ПИ Форматирование: По левому краю; По центру; По правому краю. К омандами из ДО Формат ячеек (Формат – Ячейки – Выравнивание) с вкладки Выравнивание данные можно выравнивать по горизонтали и вертикали. Установкой флажка Переносить по словам, текст в ячейках можно размещать в несколько строк. С этой же вкладки можно изменить ориентацию текста в ячейке.

Скрыть столбец(ы)

· Выделить скрываемые столбцы.

· Формат - Столбец – Скрыть.

Отобразить скрытые столбцы

· Выделить столбцы, соседние со скрытыми столбцами (можно по одному).

· Отобразить (в КМ).

Или Формат - Столбец – Отобразить.

 

Ввод данных в таблицу

В ячейки таблицы вводятся: числа, дата, время, текст. Дата и время считаются числовыми и используются в вычислениях.

Команды перемещения активной ячейки по полю таблицы:

На ячейку вниз	Enter или стрелка вниз
На ячейку вверх	Shift + Ente r или стр. вверх
На ячейку вправо	Tab или стр. вправо
На ячейку влево	Shift + Тab или стр. влево
В установленном на­правлении	Enter

 

Направление перехода активной ячейки по Enter задается командой: Сервис - Параметры - Правка - Переход …. Далее направление выбрать по списку (вверх, вниз, вправо, влево).

В нижней части листа, слева находятся кнопки прокрутки ярлыков листов (предыдущий, следующий, 1-й и последний).

Ввод данных

Данные вводятся в активную ячейку. После набора данных нажимается Enter. Затем активизируется для ввода другая ячейка. При вводе информации в ячейки между Полем адреса текущей ячейки и полем - Строкой формул появляется кнопка Х - отмена и кнопка V - Enter.

В Строке состояния вместо ГОТОВО появляется ВВОД, свидетельство того, что набранный текст не введен. После Enter в строке состояния появляется ГОТОВО. Введенный текст выравнивается по левому краю, а числовые данные – по правому.

Форматы данных

В Excel тем ячейкам, в которые вводятся данные, присваиваются форматы. Форматы присваивается до или после ввода данных в ячейку и бывают: Текстовые, Числовые, Денежные, Дата, Время и др. Задаются форматы с ДО Формат ячеек, вызываемогокомандой: Формат - Ячейки – Число….

В ДО Формат ячеек следует выбрать тип необходимого формата и определить его параметры.

Форматы числам также можно задавать кнопками с панели Форматирование: (Денежный; Процентный (%); С разделителями (,); Уменьшить разрядность(0,00 - 0,0); Увеличить разрядность (0,0 - 0,00) или Числовой.

Задание денежного формата

· Ввести данные в ячейки и выделить их;

· Формат - Ячейки - Число - Денежный - Ок

· Справа от данных в ячейке появляется буква "р.", что обозначает рубли. Тип денежного формата следует уточнить по списку Обозначение, например, Русский, р.

Копирование стилей и форматов инструментом "Формат по образцу"

· Щелкните по ячейке с нужным форматом.

· 1щл по кнопке Формат по образцу (пиктограмма кисть).

· Проведите указателем - кистью по ячейкам, на которые желаете распространить выбранный формат. С отпусканием кнопки мыши завершается перенос формата на выделенное поле.

Формат Дата и Время

Данные типа Дата и Время имеют по несколько форматов. Excel с ними может работать как с числами и определять, например, просрочены ли платежи.

Задание формата:

· Выделить столбец с датами (или временем);

· Формат - Ячейки - Дата (Время);

· В поле Тип выбрать требуемый тип даты или времени и ОК.

Автозаполнение ячеек

В Excel предусмотрен механизм автозаполнения, позволяющий заполнять несколько ячеек одинаковыми данными или данными, которые подчиняются какой-то закономерности. Для этого ячейка или несколько ячеек выделяются и выделенный блок ячеек буксируется за маркер автозаполнения по горизонтали или по вертикали. Маркер автозаполнения это маленький черный квадратик, который находится в правом нижнем углу рамки, окаймляющей выделенные ячейки. В ячейки, через которые буксируется выделенный блок с данными заполняются данными, которыми могут быть текст, число, дата. Если буксируется формула вдоль столбцов или строк с данными, то в ячейках, через которые протаскивали формулу, остается результат счета по буксируемой формуле.

Практический интерес представляет возможность вводить в ячейки автозаполнением специально подготовленные списки. Для этого в исходную ячейку необходимо лишь поместить первый элемент этого списка. Для этого в Excel имеются стандартные списки. Это полные или сокращенные названия месяцев и дней недели.

Список для автозаполнения можно подготовить и самому, например список сотрудников фирмы. Для этого следует выполнить команду: Сервис – Параметры – Списки и создать новый список, внеся его элементы в поле Элементы списка. Завершается создание списка кликом по кнопке Добавить.

Задание. Создать новый список, включив в него шесть фамилий. Используя механизм автозаполнения, внести в ячейки на листе этот список дважды: один раз заполнять горизонтально расположенные ячейки, а другой раз – вертикально расположенные ячейки.

Удаление данных из списка

· Выделить удаляемые данные в поле Списки, (Сервис - Параметры – Списки).

Щелкнуть по кнопке Удалить. Ок.

Стиль

Стиль это наборы определенного формата. Стиль позволяет применить одновременно несколько элементов форматирования текста для выделенных ячеек.

Стили в Excel используются готовые, изменяются или создаются новые.

Применение готового стиля

· Выделить поле для применения стиля.

· Формат - Стиль.

· Выбрать нужный стиль и ОК.

Изменение готового стиля

· Формат - Стиль - и набрать на клавиатуре имя стиля для изменения (Список Имя стиля не раскрывать!).

· Изменить. В окне Формат ячеек изменить стиль. Ок.

· Добавить. Ок.

Создание нового стиля

· Формат - Стиль.

· Ввести имя нового стиля.

· Задать флажками типы форматирования.

· Изменить. В окне Формат ячеек определить формат нового стиля. Ок

· Добавить. ОК.

 

Вычисления в таблицах

Вычисления в таблицах Excel осуществляются при помощи формул. Формулы вводятся в выбранные активные ячейки. Формула в ячейке всегда начинается со знака " = ".

Для с тандартных вычислений (математические, логические, финансовые, тригонометрические, логарифмические), используются функции, выбираемые из ДО Мастер функций, (Вставка – Функция). Всего в Excel около 200 стандартных функций.

Особенности задания формул

Формула - математическая запись вычислений, производимых над данными таблицы. Формулы могут быть двух типов:

В формулах первого типа для задания операций сложения, вычитания, умножения, деления и возведения в степень используются знаки операций +, —, *, / и ^ соответственно, а операнды в формулах задаются через ссылки на конкретные ячееки. Ссылки - это запись координат ячейки с данными в составе формулы.

Формулы второго типа это готовые функции. Функция - это математическая запись, указывающая на определенные вычислительные операции. В такой формуле сразу после знака равно указывается имя функции. Оно говорит о том, что надо делать над аргументами. В скобках, справа от имени функции, указываются параметры этой функции (если они есть) и аргументы, которые могут представляться и ссылками на ячейки. Примером формулы, заданной конкретной функцией, является функция суммирования:

= СУММ(A5; D1: F100)

Для создания формул второго типа удобно использовать Мастер функций, который вызывается кнопкой Вставка функций «f(x)». Эта кнопка располагается в строке формул. При помощи Мастера функций выбирается необходимая функция и задаются ее аргументы.

На ПИ Стандартная есть кнопка Автосумма со стрелкой. Стрелкой раскрывается список из пяти функций, которые можно задействовать и без Мастера функций. Это функции Суммировать, Среднее, Максимум, Минимум, Число.

Ссылки, используемые в формулах, могут быть абсолютные, относительные и смешанные. В абсолютных ссылках, в отличии от относительных, перед именем столбца и именем строки устанавливается символ $. В смешанных ссылках значок $ может быть либо перед именем столбца, либо перед именем строки.

Ниже приведен пример формулы, в которой есть одновременно три вида ссылок: вначале – относительная, затем – абсолютная и в конце два варианта смешанных ссылок.

=С10 * $A$1 + (B$3 - $F5)

Особенности работы с отдельными функциями поясняются в заданиях для практических работ во втором разделе настоящего пособия.

Изменения в формуле

Изменения в формуле делаются с целью внесения в неё уточнений или исправлений.

1-й способ: Щелкнуть по ячейке с формулой. В строке формул появится формула. Ввести курсор в эту строку и выполнить в ней изменения. Изменения зафиксировать командой Ввод или Enter.

2-й способ: Дважды щелкнуть по ячейке с формулой. В ней вместо результата счета появится формула. В этой формуле ссылки на ячейки и сами ячейки выделены цветом. Далее выполнить изменения в формуле и зафиксировать их командой Ввод или Enter.

Ошибки в формулах

В случае ошибки в формуле, в ячейке с формулой вместо результата счета появляется сообщение об ошибке. Это сообщение помогает выявить причину ошибки. Возможны следующие варианты сообщений:

· # Ссылка! – задан адрес несуществующей ячейки.

· # Число! – неверно заданы числа, например, числа имеют текстовый формат.

· # Имя! – неправильное имя функции или ошибка в формулах.

· # Знач! – задан аргумент недопустимого типа.

Полезно помнить, чтокнопка Автосумма на ПИ Стандартная позволяет определить сумму диапазона ячеек, расположенного выше или левее ячейки, выбранной под формулу. Приоритет отдается столбцу. Суммирование ведется до первой пустой ячейки.

Построение диаграмм

Диаграмму можно создать на том же листе, где и исходная таблица или на отдельном листе. Для создания диаграмм используется мастер диаграмм.

 

Создание диаграмм

1. Выбрать в таблице столбцы или строки, данные из которых будут отображены диаграммами. Размеры выбранных областей должны быть одинаковы. При выделении не прилежащих друг к другу областей таблицы использовать клавишу Ctrl.

2. Вставка - Диаграмма…. Появляется окно Мастер диаграмм, через которое процесс создания диаграмм реализуется за четыре шага:

Шаг 1. Выбирается тип и вид диаграмм. Дальше.

Шаг 2. Уточняется диапазон исходных данных для построения диаграмм и порядок расположения данных (строки или столбцы). Дальше.

Шаг 3. Вводятся заголовки диаграммы и ее осей (Заголовки). Определяется, как подписывать данные (Подпись данных). Определяются надписи у осей диаграммы (Оси). Определяется, выводить ли в поле диаграммы таблицу данных (Таблица данных). Определяется необходимость легенды и место ее размещения (Легенда). Легенда - способ маркировки составляющих диаграммы. Задаются при необходимости линии сетки (Линии сетки). Не все диаграммы их имеют! Дальше.

Шаг 4. Выбрается, где поместить диаграмму: на отдельном листе или на одном с таблицей и нажать кнопку Готово.

Если диаграмму выделить (1 щл по полю диаграммы), то появляется панель инструментов Диаграммы, и диаграмму можно редактировать, выполняя те же операции, что и при помощи Мастер диаграмм.

Для создания диаграммы на отдельном листе необходимо после выделения в таблице данных для создания диаграммы нажать клавишу F11 на клавиатуре ПК.

Оформление диаграммы. Созданную диаграмму можно редактировать. Окна с командами для редактирования вызываются щелчком правой клавиши мыши по соответствующим областям диаграммы (область диаграммы, область построения диаграммы, область заголовка и область легенды).

 

 

Работа со списками

Списки в Excel это таблица у которой:

1. Нет объединенных ячеек.

2. В ячейки столбцов заполнены однородными данными (текст, числа, даты и пр.)

3. Нет незаполненных ячеек.

Для работы со списками Excel имеет ряд команд, которые позволяют списки сортировать и фильтровать, создавать из списков сводные таблицы и пр.

Сортировка списков

Прежде чем сортировать, необходимо уяснить, потребуется ли возвращаться к исходному варианту. А для этого необходимо обязательно добавить поле сортировки.

Поле сортировки - это обычный столбец с номерами, для каждой строки таблицы свой. Он создаётся так:

· Выделить одну из ячеек в столбце, левее которого будет добавлен столбец поле сортировки и 1щп по выделенной ячейке.

· В КМ выбрать Столбец и Ок.

· Заполнить поле сортировки, для чего удобно использовать механизм автозаполнения.

Сортировка возможна по одному, двум или трем столбцам.

Порядок сортировки:

· Выделить блок для сортировки (без поля сортировки).

· Вызвать окно Сортировка (Данные - Сортировка).

· Выбрать столбец (параметр), по которому будет выполняться сортировка, и задать условия сортировки (по возрастанию или по убыванию) и ОК.
При сортировке по двум или по трем параметрам задавать их в полях окна сортировки Сортировать по…, Затем по…, В последнюю очередь по….

· Для задания параметров сортировки можно воспользоваться пользовательскими списками (кнопка Параметры). Этот список можно дополнить: (Сервис - Параметры - Списки).

Фильтрация списков

Применение фильтров позволяет выбрать их списков необходимые записи, скрыв остальные.

Можно назначить условия или несколько условий отбора данных из таблицы. Например, нужно найти записи, относящиеся к продажам двух определенных типов товара за некоторый период, причем сумма сделок должна быть не ниже какого-то уровня.

Работа с фильтром:

· Сделать активной одну из ячеек в таблице.

· Выполнить: Данные - Фильтр и установить флажок у Автофильтр.

· В ячейках с именами столбцов появляются стрелки для раскрытия списков, через которые задаются условия фильтрации.

· Раскрыть нужный список и задать условие фильтрации.

Отмена фильтра

Данные - Фильтр - Отобразить все.

Сводная таблица

При создании отчета часто требуется взглянуть на данные с нескольких позиций. В этом случае можно использовать сводную таблицу, объединяющую данные в один список и отображающую только выбранные категории. При этом надо решить по каким категориям и с помощью каких функций подводить итоги. Вместо огромного списка можно составить отчет, поля которого легко удаляются, добавляются и меняются, не влияя на исходные данные.

 

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (Данные - Сводная таблица) и создается за 4 шага:

1-й шаг: определяется источник данных.

2-й шаг: задается диапазон из выбранной базы данных.

3-й шаг: появляется диалоговое окно, в котором создается сводная таблица. В этом окне каждая кнопка в правой части соответствует определенному полю базы данных. С учетом вида создаваемой сводной таблицы эти кнопки буксировкой перемещаются в области Строка или Столбец. В область Данные перемещается кнопка с выбранным для сводной таблицы основным показателем, например, сумма, количество, вес и т.д.

4-й шаг: определяет место для размещения сводной таблицы. Здесь можно выбрать Новый лист или выбрать место на существующем листе.

Изменение сводной таблицы возможно с помощью Мастера сводных таблиц или команд контекстного меню. При этом есть возможность использовать даже ту информацию из исходной базы данных, которая в сводной таблице не использовалась.

Добавить данные:

· Войти в сводную таблицу (1щп).

· Выбрать пункт Мастер.

· Переместить в поле Данные другие кнопки с итоговыми данными.

· Далее, Готово.

Вычисление поля сводной таблицы

· Вызвать 1щп по полю таблицы мастера сводной таблицы.

· 2щл по выбранной кнопке в поле Данные.

· В поле Операция выбрать из списка одну из операций, а в поле Имя задать новое имя с учетом выполненной операции. Ок.

· Далее, Готово. Просмотреть результаты.

Показать скрытые данные.

· Вызвать окно Вычисление поля сводной таблицы, сделав 2щл по полю со скрытыми элементами.

· В поле. Скрыть элементы снять выделение со скрытых элементов.

· Ок. Далее. Готово.

Убрать данные из сводной таблицы.

· Вызвать мастера сводных таблиц (1щп по таблице и 1щл по Мастер…).

· Перетащите кнопки с удаляемыми данными за пределы области таблицы.

· Далее. Готово.

Форма

С помощью встроенных форм можно вводить данные в таблицы, искать строки по содержимому ячеек, а также удалять записи из таблицы (строки).

Форма задается окном: (Данные - Форма). Поля в окне Форма соответствуют полям таблицы, справа в этом окне - кнопки команды, задающие режимы работы.

Форма позволяет выполнить:

Поиск записи их перебором (Данные - Форма и кнопками Далее, Назад).

Поиск с использованием условий отбора. (Данные – Форма… и к нопкой Критерий задать условия отбора, например, стоимость товара больше 140000р. Используются критерии поиска: =; >; <; >=; <=; <>.

Добавлять новые записи. Для этого щелкнуть по кнопке Добавить. Открывается окно для новой записи с чистыми полями. После их заполнения щелкнуть по кнопке Добавить.

Удалить прежние записи (Выбрать запись и Удалить).

Отказаться от правки в текущей записи (Вернуть).

Задание: Найти в таблице Задание – Списки учеников, проживающих в конкретном доме или учеников, имеющих успеваемость >4,8.

Итоги

Промежуточные итоги

При подготовке отчетов иногда требуется подводить промежуточные итоги. При этом отображать на экране только информацию, необходимую для отчета.

Для этого на рабочем листе необходимо определить место, куда их заносить, а затем составить формулу вычисления общего итога. Эти итоги можно затем автоматически вносить в таблицы, не задавая вручную пространства или формулы для них.

Зависимые таблицы

На практике иногда возникает необходимость использовать данные из одной таблицы (источник) в другой таблице (зависимой). Для создания зависимых таблиц используются формулы связи.

Таблица источник может быть:

· на том же листе книги, где создается и зависимая таблица;

· на другом листе этой же книги;

· на другом листе другой книги.

Ссылки в формулах связи могут быть относительными и абсолютными и смешанными:

Относительная ссылка на ячейку - ссылка, которая автоматически изменяется при перемещении формулы буксировкой в новые ячейки.

Абсолютная ссылка на ячейку.В ней в адресе ячейки присутствует знак $, (например, $A$1) и при копировании формул в другие ячейки координаты ячеек-источников не меняются. Задается абсолютная ссылка вводом знака $ вручную или щелчком по клавише F4 после выделения в формуле соответствующей ей относительной ссылки на эту же ячейку.

Смешанная ссылка ( смешанная из абсолютной и относительной ссылок), например: А$1 или $A1). Задается такая ссылка, как и абсолютная, одной из четырех фаз нажатия клавиши F4.

Структура формул связи.

Формула связи начинается со знака "=". Далее идут имя книги в прямоугольных скобках, имя листа с восклицательным знаком и координаты ячейки, с которой устанавливается связь. Например: =[Книга2]Лист1!$i$9.

Виды формул связи:

Ссылки на ячейку этого же листа	Ссылка на другой лист	Ссылка на лист в другой книге
Относительная	Абсолютная
=i4	=i$4	=Лист1! i9	=[Книга]Лист1!i4

Ввод формулы связи:

· Выделить ячейку в зависимой таблице для формулы связи и ввести в нее знак "=";

· Перейти в таблицу-источник и щелкнуть по ячейке-источнику;

· В ячейке зависимой таблицы с формулой связи просмотреть результат - содержимое ячейки-источника. Связь установлена.

Обновление связей. Если таблица-источник находится в другой книге, то при изменении в ней информации соответствующая информация в зависимой книге так же должна измениться, поэтому при открытии зависимой книги появляется запрос об обновлении связи.

Связь обновляется и командой Правка – Связи.

Задание:

Дано: Таблица - источник на одном листе книги и зависимая таблица - экран на другом листе в этой же книге.

Требуется: Связать формулами связи ячейки с итоговыми результатами таблицы-источника, с ячейками зависимой таблицы. Зависимую таблицу создать как таблицу - экран основных показателей таблицы источника.

Анализ данных

Если в таблицах есть формулы, то бывает необходимо просмотреть результаты их счета в зависимости от возможных изменений данных с целью принятия наиболее рационального решения, т.е. провести анализ данных.

Можно выделить три типа анализа: подбор параметров, таблицы подстановок и сценарии.

Таблицы подстановки

Для выполнения анализа этим способом используются таблицы подстановки с одной или двумя переменными.

Сценарий.

Сценарий - это просто набор значений подстановки, используемый для прогнозирования поведения модели листа.

Создание сценария.

· Сервис - Сценарий - Добавить.

· Добавить.

· Ввести имя сценария и изменяемые ячейки. Ок

Ввести конкретные значения изменяемых ячеек по данному сценарию. Ок.

Повторить процедуру создания других сценариев аналогично.

Просмотр сценариев

· Сервис - Сценарий.

· Выбрать вариант сценария.

· Вывести.

Отмена сценария

Для возврата к исходному состоянию таблицы сразу после просмотра выполнить: Правка - Отменить вывод.

Защита в Excel

Защита позволяет ограничить доступ к книгам, предотвратить изменение данных во всей книге, или на отдельных листах и ячейках. Можно также защитить структуру книги. При защите используются пароли.

Пароль это секретное слово в виде комбинации букв, цифр и других символов (до 15 символов), без пробелов и с учетом регистра. Если забыли пароль, то нельзя обойти защиту.. Способов узнать забытый пароль нет! Его надо помнить и хранить.

Существует несколько способов защиты. Можно, например, разрешить просматривать книгу, не разрешать изменять структуру ее отдельных листов или значения отдельных ячеек.

Защита книг осуществляется через Файл - Сохранить как… – Сервис – Общие параметры..

Назначение пароля: Открыть программой защищаемую книгу и выполнить команду: Файл - Сохранить как… – Сервис – Общие параметры.

В окне Параметры сохранения ввести Пароль на открытие и (или)) Пароль для изменения.

Повторить пароли в окнах Подтверждение пароля. После заполнения окон и сохранения книги подтвердить замену существующей на диске книги без пароля на версию с паролем.

Теперь после закрытия книги и открытия вновь, будет востребован пароль.

Отмена пароля. (Файл - Сохранить как… – Сервис – Общие параметры) и удалить звездочки из полей Пароль на открытие и (или) Пароль для изменения. Сохранить файл на диске без пароля под прежним именем.

Защита книги. Сервис – Защита – Защитить книгу: Структуру; Окна.

Можно защитить структуру книги, т.е. защитить листы книги от удаления, переименования, перемещения и вставки новых.

Можно защитить окна от изменения размеров, перемещения и закрытия.

Снять защиту книги: Сервис - Защита - Снять защиту книги.

Одновременный доступ к книге из локальной сети нескольких пользователей: Сервис - Доступ к книге… - Правка - Разрешить совместный доступ, Ок..

Снять защиту листа

· Сервис - Защита - Снять защиту листа.

· Выделить ранее разблокированные ячейки и выполнить: Формат - Ячейки – Защита. Установить флажок "Защищаемая ячейка".

Внимание: В защищенных ячейках формулы не показываются.

Excel

Задание 3.1. Создание таблицы

Часть 1. Работа с книгой

1. Создайте книгу для последующего выполнения на ее листах всех практических работ. Присвойте этой книге имя Учебная_Фамилия И.О., где вместо Фамилия И.О. укажите свою фамилию. Сохраните эту книгу в своей папке.

2. Присвойте Листу 1 имя Ячейки. Выделите ячейку А1. С помощью полос прокрутки найдите ячейку Р37 и сделайте ее активной. Активизируйте ячейку А1, (Ctrl+Home).

3. Выделение областей листа:

· Выделить мышью область А1:D9.

· Выделить столбец листа В (кликом по заголовку столбца).

· Выделить любые пять столбцов листа подряд.

· Выделить на листе пять четных строк.

· Выделите область В6:D8, (использовать клавиши Shift и Стрелки).

4. Вставьте в книгу новый лист и присвойте ему имя Форматы.

5. Настроите переход активной ячейки при вводе данных вправо.

6. Изменение ширины столбца:

· Введите в ячейку В2 листа Форматы слово Мир, а в ячейку С2 слово Организация.

· 1-й способ. Подведите указатель мыши к линии разделения заголовков столбцов В и С и сделайте двойной щелчок.

· 2-й способ. Подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца (например, С) и буксируйте эту границу вправо или влево, до придания нужного размера столбцу.

· 3-й способ.

ØВыделите одновременно пять столбцов листа подряд, начиная со столбца D.

ØЩелкните правой по выделенной области и в КМ выполните команду Ширина столбца. Задайте ширину столбца 2,5 символов.

· Высота строк задаётся аналогично: «Формат – Строка – Высота …», либо буксировкой линий разделения строк.

7. Сохраните изменения в книге.

 

Часть 2. Создание таблицы

8. Заполнение данными таблицы:

· Вставьте в книгу новый лист и назовите его Таблица 3.1.

· Выделите область A1:D9 этого листа и задайте ей тип границ Все границы.

· В ячейки А1:D1 введите заголовки столбцов таблицы-образца.

 

Дата	Наименование товара	Индекс клиента	Объем продаж
27.01.07	Крем-брюле	4739АА	1 456
28.01.07	Сливочное
29.01.07	Сахарная	1488АА	2 068
30.01.07	Шоколадное	6398АА	1 399
31.01.07	Фруктовое	7945АА	2 643
1.02.07	Пломбир		10 570
2.02.07	Крем-брюле
3.02.07	Эскимо	5409АА	1 168

 

· Введенные заголовки разместите в центре своих ячеек: (Формат - Ячейки – Выравнивание – По центру, по горизонтали – По центру, по вертикали).

· В ячейку D1 вставьте Примечание «Распоряжение гендиректора», (Вставка – Примечание).

· Введите в ячейку А2 дату 27.01.2007, точку после даты не ставить!!!

· Задайте введенному числу формат даты. (Формат - Ячейки – Число). В поле Числовые форматы выбрать Дата - в поле Тип выбрать образец даты: ДД.ММ.ГГ, Ок. Попробуйте и другие форматы дат, но оставить ДД.ММ.ГГ.

· Сделать ячейку А2 активной и, используя маркер автозаполнения, буксировкой ввести данные в первый столбец таблицы.

· Заполняя столбец «Наименование товара», обратите внимание на возможность автозаполнения. С ним можно согласиться или нет.

· Заполните столбец «Индекс клиента». Обратите внимание на то, что числа в ячейке прижимаются к правому краю ячейки, а текст к левому. Задайте введенным данным текстовый формат.

· Заполните столбец «Объем продаж». Задайте введенным данным числовой формат.

· Задайте столбцу В ширину 20 символов, а столбцам С и D по 15 символов (см. п. 6).

· Измените содержимое ячейки D7 на 10057.

9. Копирование ячеек, таблиц

· Выделите область А1: D9 и скопируйте ее в БО (кн. Копировать).

· Сделайте ячейку G1 активной и нажмите кнопку Вставить. Скопированная область помещается в область G1:J9. Заметим, что ширина ячеек не копируется.

· Вставьте в книгу новый лист и присвойте ему имя Мороженное. Поместите скопированную таблицу и на этот лист. Для этого на листе Мороженное сделайте активной ячейку А1 и щелкните по кнопке. Вставить.

· Вернитесь на лист Таблица 3.1, выделите копию основной таблицы и удалите ее.

· Очистка ячеек: Активизируйте лист Мороженное, выделите на нем ячейки А1:А10. Выполните «Правка – Очистить – Все». Восстановите А1:А10 отменой предыдущей команды (кнопка Отменить).

Рисование простых объектов

Если осталось время, то можно и порисовать, для этого:

1. Изучите содержимое ПИ «Рисование».

2. Вставьте в книгу лист Рисование.

3. Нарисуйте ромашку из 7 лепестков и раскрасьте лепестки разными цветами. Добавьте стебелек.

4. Выделите стрелкой «Выбор объектов» весь рисунок, сгруппируйте рисунок (Действия