Повестка дня для совета директоров: развитие концепции управления информационными ресурсами

 

В 1995 году агентство Reuters опубликовало широко обсуждавшийся отчет «Информация как актив: Невидимая золотая жила»[162], основанный на интервью с 500 менеджерами. Из них 25 % считали информацию самым важным активом, однако более 40 % заявили, что их компании еще не осознали ценность своей информации. Авторы отчета заключили: «Цифровая революция уже здесь – немногие активы так важны, как точная и своевременная информация. В завтрашнем информационном обществе информация станет наиболее доминирующим товаром». Они задались вопросами: «Сколько компаний пожинают плоды своего информационного преимущества? Оно имеет реальную власть и реальную ценность. У скольких компаний есть политики, которые позволяют контролировать, защищать, повышать ценность данных и управлять ими? Информация должна быть количественно измерена и оценена, а также эффективно управляться и использоваться».

Таким образом, на повестку дня организаций был вынесен вопрос о переходе на работу с данными как корпоративным активом.

Часто в качестве важного этапного документа, связанного с формированием представления о данных как об активе, упоминается вышедший почти одновременно с отчетом Reuters отчет комитета Хоули (The Hawley Committee) «Информация как актив: повестка дня для совета директоров»[163],[164],[165],[166]. Документ был подготовлен под эгидой аудиторской компании KPMG (в рамках программы IMPACT[167]) специально созданным комитетом, который возглавлял Роберт Хоули (Robert Hawley) – в то время генеральный директор британской компании Nuclear Electric. Комитет состоял из высокопоставленных менеджеров, руководивших компаниями из различных секторов. Участники обсуждали два вопроса.

1. Располагали ли их организации информацией, которая являлась стратегическим активом?

2. Понимали ли они и управляли ли этими активами так же, как понимали другие свои стратегические активы, используя и защищая их должным образом?

 

Комитет привлек к дискуссиям по указанным вопросам менеджеров высшего звена более 60 государственных и частных организаций.

Участники рассмотрели ситуацию с основными видами информационных ресурсов, идентифицируемых в большинстве привлеченных организаций. В качестве таких ресурсов были выделены[168],[169]:

● информация о рынке и покупателях;

● информация о продуктах;

● специальные знания и информация, необходимая для работы в определенной области (этот вид сведений в настоящее время частично поддерживается с помощью методов управления знаниями, но на момент подготовки доклада Хоули управление знаниями не было устоявшейся концепцией);

● информация о бизнесе (экономическая, политическая и другая информация, лежащая в основе функционирования бизнеса, например цены акций);

● управленческая информация (особенно та, на которой базируются основные решения в области политики, конкурентных преимуществ или стратегических планов, например экономическая статистика или информация о затратах);

● информация о человеческих ресурсах;

● информация о поставщиках;

● отчетная информация (информация, требуемая различными регулирующими органами).

Обсуждение подтвердило: несмотря на то что информация – чрезвычайно ценный актив, ее управление редко рассматривается на уровне совета директоров. Как следствие, организации упускали возможности и подвергались рискам.

Было отмечено, что, хотя нематериальные активы (например, бренды и интеллектуальная собственность) обсуждаются в деловой литературе и связанные с ними вопросы доводятся до сведения советов директоров, информация по-прежнему остается загадочным и малообсуждаемым ресурсом. Она, как правило, попадала в поле зрения высшего руководства, только когда случались происшествия с катастрофическими последствиями.

Комитет Хоули предложил, чтобы вся значимая информация в организации, независимо от ее назначения, была должным образом идентифицирована (не обязательно с целью бухгалтерского учета) для рассмотрения в качестве бизнес-актива. Совет директоров должен выполнять соответствующие обязанности в отношении информационных активов таким же образом, как и в отношении других активов, например имущества. Это подразумевает новый подход к обращению с информацией, и нужно, чтобы совет директоров четко прояснил для менеджмента организации, какие действия следует предпринимать и кто несет ответственность за них. При этом информация должна рассматриваться как кросс-функциональный актив, а не принадлежащий конкретным бизнес-функциям.

Комитет выработал набор рекомендаций для советов директоров с целью повышения значимости как самой информации, так и практики управления ею на самом высоком уровне. Рекомендации сформулированы в виде десяти пунктов повестки дня. Первые три пункта касаются выстраивания работы с информацией на уровне совета, остальные посвящены политике работы с информацией на уровне организации в целом.

Прежде всего совет директоров должен убедиться в том, что его деятельность осуществляется таким образом, что:

1) информация, которую он использует, необходима и достаточна для его целей;

2) он осведомлен и правильно сориентирован относительно информационных аспектов всех вопросов, включенных в повестку дня;

3) практика использования им информации как на коллективном, так и на индивидуальном уровне соответствует применяемым законам, нормативным актам и этическим стандартам.

 

Совет также должен выработать политику организации в отношении информационных активов и определить, как будет анализироваться и оцениваться соблюдение этой политики, включая следующие аспекты:

4) идентификацию информационных активов и разделение (классификацию) их на те, что заслуживают особого внимания, и те, что к ним не относятся;

5) контроль за тем, что имеющееся количество и качество информации обеспечивают эффективную работу, гарантируя, что на каждом уровне предоставляемая информация необходима, достаточна, своевременна, надежна и согласованна;

6) надлежащее использование информации в соответствии с применяемыми правовыми и нормативными требованиями, операционными и этическими стандартами, а также ролями и обязанностями по созданию, хранению, доступу, изменению и уничтожению данных;

7) способность, соответствие и подготовку персонала для решения задач по защите и развитию информационных активов;

8) защиту информации от кражи, потери, несанкционированного доступа, злоупотреблений и некорректного использования, включая информацию, которая является собственностью других лиц;

9) обслуживание информационных активов и их надлежащее использование с максимальной выгодой для организации, включая юридическую защиту, лицензирование, повторное использование, объединение, повторное предоставление, публикацию и уничтожение;

10) стратегию в отношении информационных систем и реализацию этой стратегии с уделением особого внимания возникающим затратам, выгодам и рискам.

 

К повестке дня был приложен контрольный перечень (чек-лист) и пояснительные примечания, описывающие мероприятия, необходимые для ее выполнения[170].

Основная цель комитета состояла в том, чтобы советы директоров взяли информацию под контроль. Они также рекомендовали определить информацию как организационный актив, поскольку каждый совет директоров имеет дело с управлением активами и отчетностью. Это продвинуло восприятие информации как ресурса в рамках концепции управления информационными ресурсами (IRM) в сторону восприятия ее как актива со своим собственным правовым положением в организации[171],[172].

 

Данные как актив

 

Как уже отмечалось в главе 4, концепция управления информационными ресурсами (IRM) сфокусирована на увеличении эффекта от данных прежде всего с точки зрения оправдания затрат на их сопровождение. Меньший акцент делается на вероятных будущих выгодах от их использования. Такой подход ограничивает интерпретацию данных как динамичного и изменяющегося ресурса, который способен приобретать и терять ценность в зависимости от контекста и применения[173]. Поэтому следующим логичным шагом формирования организациями рационального отношения к своим информационным ресурсам стал переход к представлению о данных как корпоративном активе.

Под активом (asset) понимается имеющийся в собственности или контролируемый экономический ресурс, содержащий в себе или производящий ценность. При этом он может быть конвертирован в деньги (монетизирован)[174].

Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) определяют следующие важнейшие характеристики нематериального актива[175],[176]:

● отсутствие физической формы;

● идентифицируемость (возможность разделения, продажи, передачи, лицензирования, аренды или обмена);

● контроль со стороны организации;

● наличие вероятной будущей экономической выгоды.

Если рассмотреть более подробно основные характеристики любого актива (материального и нематериального), можно убедиться, что данные и информация обладают ими в полной мере[177].

● Актив имеет потенциал обслуживания или будущие экономические выгоды: с точки зрения бухгалтерского учета какой-либо объект – актив, только если ожидается, что он обеспечит предоставление будущих услуг или экономические выгоды. Выгоды могут возникнуть как от использования, так и от продажи активов. Данные удовлетворяют этому требованию, поскольку обеспечивают возможность предоставлять услуги и принимать эффективные решения.

● Актив контролируется организацией: «контроль» тут означает ее способность извлекать выгоду из актива и, кроме того, запрещать или регулировать доступ других лиц к этой выгоде. Данные также подходят под это требование: если у организации есть данные, она одна имеет к ним доступ, если только она не продает или не предоставляет доступ другой стороне.

● Актив служит результатом прошлых транзакций: это означает, что контроль над активом был получен в ходе уже проведенных операций, таких как покупки, внутренняя разработка или выявление. Данные также удовлетворяют этому требованию. Они обычно собираются как побочный продукт транзакций (внутренняя разработка), могут быть результатом покупки (например, специализированной базы данных) или выявления новых полезных данных (например, путем анализа).

Данные удовлетворяют определению актива гораздо лучше, чем сотрудники или клиенты, которые также обычно рассматриваются как активы. Сотрудники и клиенты приводят к потенциальным услугам и будущим экономическим выгодам, но не являются собственностью компании: если сотрудники уйдут в отставку или клиенты сменят поставщиков, компания потеряет преимущества без компенсации. Данные нематериальны, однако именно потенциал обслуживания и экономические выгоды, а не физическая форма объекта имеют значение при оценке того, относится ли он к активам[178].

Основываясь на сходстве информационных активов с финансовыми, Джон Лэдли предложил «Общепринятые принципы учета информационных активов» (по аналогии с «Общепринятыми принципами бухгалтерского учета» [Generally Accepted Accounting Principles, GAAP])[179],[180] (табл. 5.1).

 

* Ladley J. Data Governance: How to Design, Deploy, and Sustain an Effective Data Governance Program: 2nd Edition. Academic Press, 2020.

 

В 1999 году австралийские специалисты Дэниел Моуди (Daniel Moody) и Питер Уолш (Peter Walsh) опубликовали статью «Измерение ценности информации: подход к оценке активов»[181][182]. В ней отмечается, что многочисленные исследования, проведенные с привлечением широкого круга компаний, показали незначительную, если вообще какую-либо, положительную связь между инвестициями в ИТ и общими финансовыми показателями предприятия.

Чем отличаются организации, которые успешно используют ИТ для получения конкурентных преимуществ и достигают гораздо большего, чем их конкуренты, тратя при этом меньше? Исследования показывают, что общий фактор в подобных компаниях – то, что они фокусируются на самой информации, а не на технологии в качестве основы для достижения конкурентного преимущества.

В качестве примера Моуди и Уолш приводят результаты анализа деятельности четырех банков, которые потратили несколько лет на разработку систем поддержки своего основного бизнеса. Суммы, потраченные на это, различались в пять раз. Только один из них получил конкурентное преимущество – тот, что потратил наименьшую сумму.

Фактором, давшим успешному банку преимущество, была интеграция информации о клиентах. Технология – только средство доставки информации, а информация – это актив, который может быть использован для получения стратегического преимущества.

Аппаратное и программное обеспечение – всего лишь механизмы, используемые для создания и сопровождения информации; информация – базовый бизнес-актив, который производится и поддерживается с помощью этой технологии. Информация обеспечивает возможность предоставлять услуги, принимать эффективные решения, повышать производительность, достигать конкурентных преимуществ, а также может продаваться непосредственно как самостоятельный продукт. Если использовать производственную аналогию (рис. 5.1):

● данные – это сырье;

● техническое и программное обеспечение – это основные средства (здания и сооружения, а также машины и оборудование);

● информация – это конечный продукт, который доставляется клиенту.

Подавляющая часть расходов и выгод, связанных с использованием информационной системы, заключается в хранящейся информации, а не в аппаратном и программном обеспечении, используемом для ее хранения. Например, для работы информационной системы для клиентов в одной организации требовалось оборудование стоимостью $500 000. Разработка собственного программного обеспечения обошлась в $2 млн. Однако каждый год более $10 млн тратилось на ввод информации о клиентах и поддержание ее в актуальном состоянии – эти расходы были скрыты в бюджетах зарплат отделов пользователей[183].

Для повышения эффективности стратегии организации в области ИТ должны быть сосредоточены на повышении и поддержании ценности информации (продукта), а не на системах и технологиях (производственном оборудовании). Бизнес-стратегии, как правило, оцениваются с точки зрения того, как они влияют на стоимость или прибыльность фирмы (результат). Аналогично, стратегии в области ИТ должны оцениваться с точки зрения того, как они способствуют достижению информационного результата – повышению ценности информации, предоставляемой пользователям.

 

* Moody D., Walsh P. Measuring the value of information: An asset valuation approach // Proceedings of the 7th European Conference on Information Systems, Copenhagen, Denmark, 1999.

 

Несмотря на признание в качестве самостоятельного актива, стоимость информации до сих пор слабо поддается количественному измерению. Хотя для обеспечения сбора, хранения, обработки и обслуживания данных требуются огромные и постоянно растущие объемы организационных ресурсов, информационные активы, как правило, не получают финансового признания в балансе. В то время как аппаратные и (реже) программные активы капитализируются, оценка информации в значительной степени игнорируется, хотя это гораздо более ценный актив с точки зрения бизнеса.

Таким образом, для обеспечения по-настоящему эффективной работы с информацией как с активом необходима выработка определенных подходов к измерению ее стоимости.

Как и другие организационные активы, информация неразрывно связана с затратами (сколько стоит ее приобретение, хранение и обслуживание) и ценностью (какую выгоду она приносит организации). Однако на этом сходство заканчивается. Информация не подчиняется тем же законам экономики, что другие активы, – она обладает уникальными свойствами. Чтобы измерить ценность информации, необходимо эти свойства понять.

Моуди и Уолш попытались определить природу информации как актива, выделив ряд общих принципов или законов, которые регулируют ее поведение как экономического блага[184].

 

Семь законов информации