Регламент взаимодействия вузов-организаторов и

РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ВУЗОВ-ОРГАНИЗАТОРОВ И

ПРЕСС-ЦЕНТРА ОЛИМПИАДЫ

«Я – ПРОФЕССИОНАЛ»

Август 2018

Содержание

 

1. Общие положения. 3

2. Требования к вузам-соорганизаторам и принципы взаимодействия. 5

3. Работа со СМИ. Продвижение олимпиады на сайтах вузов. 6

4. SMM сопровождение. 8

5. Подготовка видео-контента. Вебинары.. 9

6. Оффлайн продвижение. 10

7. Амбассадоры.. 11

8. Зимние школы.. 12

9. Порядок согласования материалов. 14

10.   Контактные данные сотрудников пресс-центра олимпиады.. 15

 

Общие положения

 

1.1 Основные участники процесса организации промокампании олимпиады «Я – профессионал»

· Отдел медийного сопровождения олимпиады (далее – пресс-центр олимпиады). Список сотрудников пресс-центра олимпиады с контактными даннымипредставлен в разделе 10 настоящего регламента.

· Вузы-организаторы направлений – образовательные организации высшего образования, организующие проведение олимпиады по определеннымнаправлениям. В каждом вузе-организаторе олимпиады предполагается наличие контактного лица, ответственного за PR-вопросы и представление интересов вуза-организатора олимпиады в социальных сетях.

· Вузы-соорганизаторы по направлениям – образовательные организации высшего образования, привлекаемые вузами-организаторами для решения организационных, методических, маркетинговых и PR задач во время проведения олимпиады.

1.2 Креативная концепция олимпиады 2018/2019 учебного года – «Добро пожаловать в клуб!». Основные смысловые акценты и месседжи медиакампании:

· «Стань частью молодой интеллектуальной элиты страны!»

· «Все зависит от нас самих!»

· «Входной билет в клуб – знания и целеустремленность»

· «Играть –так с лучшими»

· «Нетворкинг решает всё»

· «Олимпиада «Я – профессионал» – скоростной социальный и образовательный лифт»

1.3 Все вузы, участвующие в организации олимпиады, принимают активное участие в продвижении бренда олимпиады в рамках, предусмотренных пунктами данного регламента.

1.4 Вузы доступными для них способами проводят самостоятельные PR-кампании своих направлений, но во всех текстовых и визуальных материалах бренд олимпиады должен быть первичен.

1.5 Все визуальные материалы, изготавливаемые и/или публикуемые по инициативе вуза-организатора, должны соответствовать актуальному брендбуку проекта и согласовываться с пресс-центром олимпиады.

1.6 Пресс-центр олимпиады предоставляет по запросу вузов-организаторов и/или вузов-соорганизаторов актуальные графические макеты, видео контент,макеты брендированной продукции, пресс-кит пакеты, а также другие маркетинговые и PR-материалы для использования в продвижении олимпиады. В случае необходимости и достигнутых договоренностей пресс-центр олимпиады может разрабатывать индивидуальные PRи маркетинговые материалы.

1.7 В случае появления в вузе интересного для федеральной кампании информационного повода просьба сообщать об этом в пресс-центр олимпиады. Примеры: участник предыдущей олимпиады добился больших успехов;вуз по итогам зимней школы предложил кому-то место в магистратуре, а работодатель позвал на стажировку; участники олимпиады объединились и сделали общий проект и т.д.

1.8 Основные PR-события олимпиады 2018-2019 уч. года для вузов-организаторов в регионах:

· Старт регистрации и презентацияолимпиады «Я – профессионал» 2018/2019. Распространение федерального пресс-релиза, адаптированного под регион;

· Пресс-конференции, посвященные старту регистрации олимпиады «Я – профессионал» в основных регионах присутствия вузов-организаторов (кроме г. Москва). Ответственный за организацию пресс-конференции – вуз-организатор в регионе;

· Регистрация 10, 100, 200, 400 тысяч участников олимпиады;

· Тренинги «Я – профессионал». Рекламная кампания по привлечению участников и адаптированные региональные анонсы в соответствии с отдельно утверждённым медиа-планом;

· Итоги регистрации на олимпиаду. Пресс-конференция для федеральных СМИ в Москве и распространение адаптированных региональных релизов;

· Старт зимних школ;

· Очные этапы олимпиады;

· Подведение итогов. Адаптированные региональные пресс-релизы;

· Церемония награждения медалистов с адаптированными пресс-релизами и заранее проработанными историями успеха;

· Раскрутка героев из региона.

1.9 Вуз-организатор должен с установленной периодичностью (раз в 2 недели для периода регистрации, раз в 3 недели для остальных этапов проведения олимпиады) направлять в пресс-центр олимпиады отчеты о ходе реализации промо-кампании,заполненные по установленной форме (будет направлена дополнительно).

1.10 Вуз-организатор в течение периода регистрации и проведения олимпиады предоставляет в пресс-центр наиболее яркие фото- и видеоматериалы, а также фото всей произведенной и установленной наружной рекламы, предусмотренной разделом 6 настоящего регламента. По итогам проекта в пресс-центр передается полный фото- и видеоархив за весь учебный год.

 

 

Требования к вузам-соорганизаторам и принципы взаимодействия

 

2.1 Принимая на себя статус вуза-соорганизатора олимпиады «Я – профессионал», вуз обязуется обеспечить соблюдение следующих шагов по медийному сопровождению проекта:

· Назначение сотрудника-координатора олимпиады для взаимодействия с вузом-организатором. Данный сотрудник должен курировать проведение олимпиады в вузе, а также выверку/верификацию данных по участникам из вуза и контроль количества регистраций студентов от своей образовательной организации.

· Проведение информационных и PR-кампаний, продвижение бренда олимпиады в вузе, обеспечение активной регистрации участников. Обязательное размещение всех основных новостей олимпиады на сайте вуза и в официальных сообществах в социальных сетях,

· При необходимости по согласованию с вузом-организаторомпроведение дополнительных мероприятий по увеличению количества регистраций участников.

· Предоставление курирующему вузу-организатору отчёта о размещении PR-материалов (форма будет выслана дополнительно).

2.2 Курирующий направление вуз-организатор, в свою очередь, должен своевременно передавать представителям вузов-соорганизаторов актуальные брендбуки, макеты для производства брендированной продукции, новости проекта, информацию о запуске промо-роликов, флэшмобов и т.д.

2.3 При необходимости вуз-соорганизатор может направить запрос в пресс-службу олимпиадына подготовку и/или согласование дополнительных макетов визуальных материалов.

SMM сопровождение

 

4.1. Олимпиада «Я – профессионал» имеет официальные сообщества в следующих официальных сетях:

· ВКонтакте: https://vk.com/olimpiprofi

· Одноклассники: https://ok.ru/group/54709810757874

· Facebook: https://www.facebook.com/yaprofessional/

· Twitter: https://twitter.com/yaprofessional

· Instagram: https://www.instagram.com/yaprofessional/

4.1

4.2 Для оперативной коммуникации SMM-менеджеров вузов-организаторов с пресс-центром олимпиады будет создан чат в мессенджере WhatsApp. Ответственные от вузов должны регулярно (не реже двух раз в сутки) проверять информацию в чате и реагировать на просьбы сотрудников пресс-центра.

4.3 Минимальная частота выхода постов, связанных с олимпиадой в сообществах вуза-организатора: на период регистрации – 2 поста в неделю, остальное время проведения олимпиады – 1 пост в неделю.

4.4 По просьбе пресс-центра вуз-организатор должен делать репостпубликаций из основного сообщества олимпиады по важным информационным поводам.

4.5 Вуз-организатор должен заблаговременно оповещать SMM-менеджера пресс-центра о выходе публикаций в сообществе вуза, которые могут быть использованы в сообществе олимпиады.

4.6 По мере возможностей вуз-организатор должен оказывать пресс-центру олимпиады содействие в подготовке контента для публикаций в социальных сетях:

· Истории участников из вуза-организатора (интервью, фото, видео);

· Цитаты ректора, амбассадоров направлений;

· Интересные факты из биографии ректоров;

· Интересные широкой аудитории интервью;

· Другой контент.

4.7. Ключевые мероприятия олимпиады будут сопровождаться прямыми трансляциями в социальные сети, которые вузы-организаторы должны забирать на свои страницы репостами. Информирование о данных трансляциях и тестовых запусках будет проходить через электронную почту и общий чат в WhatsApp.

4.8. Интеграции с блогерами и платное продвижение публикаций

Вузы-организаторы могут осуществлять на свое усмотрениеинтеграции с блогерами и платное продвижение публикаций при наличии финансовых ресурсов. Кандидатуры блогеров для интеграций и список крупных сообществ (от 10 тысяч подписчиков) должны предварительно согласовываться с пресс-центром олимпиады.

Коммерческое продвижение постов с рекламой отдельных направлений может осуществляться со страниц официальных сообществ вузов-организаторов в социальных сетях, но креативы и текст постов должны быть согласованыс пресс-центром олимпиады.

Подготовка видео-контента. Вебинары

 

4.

5.

5.1 5.1. Подготовкой промо-роликов олимпиады занимается пресс-центр олимпиады. Запуск промо-роликов в сеть осуществляется централизовано и, как правило, сопровождается выпуском соответствующей новости. Вуз-организатор по просьбе пресс-центра олимпиады должен размещать промо-видео олимпиады в своих социальных сетях.

5.2 Роликиотдельных направлений при наличии желания и возможностей производятся вузом-организатором самостоятельно. При этом финальный вариант видео перед публикациейсогласуется с пресс-центром олимпиады на предмет соответствия брендбуку. В случае отсутствия предварительного согласования перед публикацией пресс-центр олимпиады оставляет за собой право настаивать на удалении видеоролика.

Вебинары

5.3 В период регистрации на олимпиаду с октября по ноябрь 2018 г. будут проходить вебинары, направленные на подготовку к олимпиаде. Основная задача вебинаров – создать общее информационное поле для участников из всех регионов.

5.4 По каждому из 54 направлений должно состояться не менее 3х вебинаров. Подготовкой вебинаров по направлению занимается вуз-организатор направления.

5.5 Содержательно вебинары должны включать в себя следующий материал:

· Информацию о тематике и области заданий

· Уровень задания на олимпиаде по направлению

· Источники подготовки

· Разбор примерных заданий (по аналогии с ЕГЭ: задания группы А, В, С – тип, область, терминология)

1.

2.

3.

4.

5.

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6 Вебинар проходит на платформе webinar.ruи должен быть записан на профессиональном оборудовании, соответствующем техническим требованиям.

Общие требования к вебинарам:

· Одинаковое для всех вузов-организаторов оформление студии (макет фона предоставляется оргкомитетом олимпиады);

· Использование для презентаций утвержденного пресс-центром олимпиады шаблона;

· Длительность – 60 минут (40 минут – лекция, 20 минут – вопросы).

 

5.7 Анонсирование вебинара осуществляют вуз-организатор и пресс-центр олимпиады.

5.8 Требования к оборудованию, эфирной бригаде и детали проведения вебинара направляются вузам-организаторам ответственным сотрудником пресс-центра.

 

 

Оффлайн продвижение

 

6.1 Во время периода регистрации в вузе-организаторе и на его территории должны обязательно размещаться элементы наружной рекламы: флаеры/лифлеты, плакаты А3, баннеры, растяжки.

6.2 Макеты для производства наружной рекламы предоставляются пресс-центром олимпиады. При необходимости производства дополнительных размеров и видов макетов необходимо обращаться в пресс-центр.

6.3 В целях увеличения числа регистраций необходимо активно задействовать внутренние ресурсы вуза-организатора:

· Информирование студентов через кураторов курсов и старост групп;

· Разъяснительная работа с профессорско-преподавательским составом университета;

· Вовлечение в информационную кампанию авторитетных преподавателей по соответствующим направлениям, которые смогут в рамках лекций рассказать студентам о преимуществах участия в олимпиаде, с обязательной подготовкой тезисов для таких выступлений;

· Интеграция презентаций олимпиады в студенческие мероприятия;

· Установка стендов олимпиады (пресс-вол или ролап) на днях карьеры и других крупных мероприятиях университета, работа волонтеров с лифлетами, регистрация на месте.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

6.1

6.2

6.3

6.4 Коммуникационная стратегия олимпиады в 2018-2019 учебном году предусматривает ряд образовательных мероприятий, в том числе проведение очных тренингов, направленных на развитие softskills, которые в период регистрации пройдут при участии опорных вузов в 16 регионах России: Санкт-Петербург, Владивосток, Калининград, Томск, Ростов-на-Дону, Ставрополь, Новосибирск. Краснодар, Казань, Красноярск, Воронеж, Нижний Новгород, Курск, Тюмень, Москва, Екатеринбург.

6.5 С целью информирования студентов об олимпиаде планируется проведение информационных рассылок:

· Рассылки с призывом принять участие в олимпиаде, которые осуществляет вуз-организатор направления по базе своих студентов. После осуществления рассылки статистика с количеством адресов и данными по переходам должна отправляться в пресс-центр олимпиады.

· Информационные рассылки по базе зарегистрировавшихся участников осуществляет пресс-центр олимпиады.

 

 

Амбассадоры

 

6.

7.

7.1 Для продвижения олимпиады на федеральном и региональном уровнях будут использованы амбассадоры проекта. Список амбассадоров предлагается каждым вузом-организатором в соответствии с интересами целевой аудитории конкретных направлений олимпиады.

7.2 Амбассадоры будут привлекаться к PR в федеральных и региональных СМИ, продвижению проекта в социальных сетях, нативной рекламе и специальных проектах, съемках в креативных роликах.

7.3 Привлечением амбассадоров при наличии соответствующих контактов занимается вуз-организатор, в остальных случаях взаимодействие организует пресс-центр олимпиады.

7.4 В число амбассадоров олимпиады могут входить:

· Авторитетные ученые,

· Медийные профессионалы,

· Узкие специалисты,

· Бизнесмены,

· Известные работодатели,

· Чиновники,

· Блогеры,

· Музыканты, актеры, люди других творческих профессий.

7.5. Амбассадорами второй олимпиады также станут яркие участники олимпиады прошлого года. Их истории успеха будут транслироваться в видеороликах и текстовых интервью в социальных сетях проекта и СМИ.

Зимние школы

 

8.1 Вуз-организатор зимней школы должен обеспечить PR-сопровождение школы и изготовление для мероприятия брендированной продукции в объеме не менее предусмотренного данным регламентом.

8.2 Программа зимней школы должна формироваться заблаговременно. Сверстанная версия программы публикуется на сайте олимпиады в момент старта отбора на мероприятие в середине декабря.

8.3 При возникновении такой необходимости вуз-организатор должен привлекать к приглашению спикеров и гостей школы пресс-центр олимпиады.

8.4 При подготовке брендинга для зимних школ олимпиады «Я – профессионал» в 2019 году вуз-организатор школы должен придерживаться следующих принципов:

· Единый фирменный стиль для брендинга всех зимних школ;

· Возможна вариативность цветовых решений в рамках фирменного стиля, но исключено изменение паттерна и узоров;

· Обязательно нанесение логотипа олимпиады на все элементы брендинга;

· Окончательный список сувенирной продукции остается на усмотрение организаторов зимней школы, но минимальный набор обязательно должен быть подготовлен;

· Согласование дизайна всей брендированной продукции с оргкомитетом олимпиады до передачи в производство;

· Предоставление отчета (с фотографиями) с полным списком всей промо-продукции и брендинга зимней школы.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

8.1

8.2

8.3

8.4

8.5 Список минимального брендинга для зимней школы включает: пресс-вол, растяжки/баннеры на входе, роллапы во всех основных помещениях, брендированные заставки на экран для выступления всех спикеров, программа школы, бейджи, дипломы.

8.6 Список сувенирной продукции для участников и гостей может включать: футболки и толстовки, блокноты, ручки, сумки, флэшки, значки, тематические аксессуары, научные журналы, книги.

8.7 PR-сопровождение школы должно проходить в три последовательных этапа.

Подготовка:

• Написание и согласование общего анонса по школе;

• Рассылка анонса-приглашения СМИ;

• Договоренность о размещении анонсов и релизов о зимней школе в релизах пресс-служб губернаторов и мэров региональныхцентров;

• Точечная работа с журналистами ключевых СМИ, обсуждение форматов публикаций;

• Составление медиаплана освещения школы в студенческих СМИ и на сайте университета, постановка задачи молодежным редакциям;

• Написание и согласование сценариев открытия и закрытия школы;

• Подготовка графика пребывания на площадке топовых спикеров;

• Подготовка ключевых тезисов для спикера;

• Составление брифа для фотографа;

• Составление брифа для съемочной группы;

• Проверка наличия необходимого оборудования на площадке;

• Подготовка и тестирование экранов для демонстрации роликов проекта.

2) Сопровождение во время мероприятия:

• Выбор и подготовка участников школы, которые будут лицами олимпиады и спикерами для СМИ, передача информации о них в оргкомитет:

ü Поиск ярких историй и достижений

ü Проверка навыков общения на камеру

ü Проверка знания общей сути проекта

• Проведение пресс-подхода в рамках открытия школы или приезда топовых гостей;

• Фиксирование цитат спикеров для постов в социальных сетях;

• Сбор отзывов участников и гостей, подготовка постов с отзывами пошаблонам и передача в пресс-службуолимпиады;

• Освещение основных этапов зимнейшколы с фотографиями на страницахуниверситета;

• Написание и распространениеитогового релиза по школе.

РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ВУЗОВ-ОРГАНИЗАТОРОВ И

ПРЕСС-ЦЕНТРА ОЛИМПИАДЫ

«Я – ПРОФЕССИОНАЛ»

Август 2018

Содержание

 

1. Общие положения. 3

2. Требования к вузам-соорганизаторам и принципы взаимодействия. 5

3. Работа со СМИ. Продвижение олимпиады на сайтах вузов. 6

4. SMM сопровождение. 8

5. Подготовка видео-контента. Вебинары.. 9

6. Оффлайн продвижение. 10

7. Амбассадоры.. 11

8. Зимние школы.. 12

9. Порядок согласования материалов. 14

10.   Контактные данные сотрудников пресс-центра олимпиады.. 15

 

Общие положения

 

1.1 Основные участники процесса организации промокампании олимпиады «Я – профессионал»

· Отдел медийного сопровождения олимпиады (далее – пресс-центр олимпиады). Список сотрудников пресс-центра олимпиады с контактными даннымипредставлен в разделе 10 настоящего регламента.

· Вузы-организаторы направлений – образовательные организации высшего образования, организующие проведение олимпиады по определеннымнаправлениям. В каждом вузе-организаторе олимпиады предполагается наличие контактного лица, ответственного за PR-вопросы и представление интересов вуза-организатора олимпиады в социальных сетях.

· Вузы-соорганизаторы по направлениям – образовательные организации высшего образования, привлекаемые вузами-организаторами для решения организационных, методических, маркетинговых и PR задач во время проведения олимпиады.

1.2 Креативная концепция олимпиады 2018/2019 учебного года – «Добро пожаловать в клуб!». Основные смысловые акценты и месседжи медиакампании:

· «Стань частью молодой интеллектуальной элиты страны!»

· «Все зависит от нас самих!»

· «Входной билет в клуб – знания и целеустремленность»

· «Играть –так с лучшими»

· «Нетворкинг решает всё»

· «Олимпиада «Я – профессионал» – скоростной социальный и образовательный лифт»

1.3 Все вузы, участвующие в организации олимпиады, принимают активное участие в продвижении бренда олимпиады в рамках, предусмотренных пунктами данного регламента.

1.4 Вузы доступными для них способами проводят самостоятельные PR-кампании своих направлений, но во всех текстовых и визуальных материалах бренд олимпиады должен быть первичен.

1.5 Все визуальные материалы, изготавливаемые и/или публикуемые по инициативе вуза-организатора, должны соответствовать актуальному брендбуку проекта и согласовываться с пресс-центром олимпиады.

1.6 Пресс-центр олимпиады предоставляет по запросу вузов-организаторов и/или вузов-соорганизаторов актуальные графические макеты, видео контент,макеты брендированной продукции, пресс-кит пакеты, а также другие маркетинговые и PR-материалы для использования в продвижении олимпиады. В случае необходимости и достигнутых договоренностей пресс-центр олимпиады может разрабатывать индивидуальные PRи маркетинговые материалы.

1.7 В случае появления в вузе интересного для федеральной кампании информационного повода просьба сообщать об этом в пресс-центр олимпиады. Примеры: участник предыдущей олимпиады добился больших успехов;вуз по итогам зимней школы предложил кому-то место в магистратуре, а работодатель позвал на стажировку; участники олимпиады объединились и сделали общий проект и т.д.

1.8 Основные PR-события олимпиады 2018-2019 уч. года для вузов-организаторов в регионах:

· Старт регистрации и презентацияолимпиады «Я – профессионал» 2018/2019. Распространение федерального пресс-релиза, адаптированного под регион;

· Пресс-конференции, посвященные старту регистрации олимпиады «Я – профессионал» в основных регионах присутствия вузов-организаторов (кроме г. Москва). Ответственный за организацию пресс-конференции – вуз-организатор в регионе;

· Регистрация 10, 100, 200, 400 тысяч участников олимпиады;

· Тренинги «Я – профессионал». Рекламная кампания по привлечению участников и адаптированные региональные анонсы в соответствии с отдельно утверждённым медиа-планом;

· Итоги регистрации на олимпиаду. Пресс-конференция для федеральных СМИ в Москве и распространение адаптированных региональных релизов;

· Старт зимних школ;

· Очные этапы олимпиады;

· Подведение итогов. Адаптированные региональные пресс-релизы;

· Церемония награждения медалистов с адаптированными пресс-релизами и заранее проработанными историями успеха;

· Раскрутка героев из региона.

1.9 Вуз-организатор должен с установленной периодичностью (раз в 2 недели для периода регистрации, раз в 3 недели для остальных этапов проведения олимпиады) направлять в пресс-центр олимпиады отчеты о ходе реализации промо-кампании,заполненные по установленной форме (будет направлена дополнительно).

1.10 Вуз-организатор в течение периода регистрации и проведения олимпиады предоставляет в пресс-центр наиболее яркие фото- и видеоматериалы, а также фото всей произведенной и установленной наружной рекламы, предусмотренной разделом 6 настоящего регламента. По итогам проекта в пресс-центр передается полный фото- и видеоархив за весь учебный год.

 

 

Требования к вузам-соорганизаторам и принципы взаимодействия

 

2.1 Принимая на себя статус вуза-соорганизатора олимпиады «Я – профессионал», вуз обязуется обеспечить соблюдение следующих шагов по медийному сопровождению проекта:

· Назначение сотрудника-координатора олимпиады для взаимодействия с вузом-организатором. Данный сотрудник должен курировать проведение олимпиады в вузе, а также выверку/верификацию данных по участникам из вуза и контроль количества регистраций студентов от своей образовательной организации.

· Проведение информационных и PR-кампаний, продвижение бренда олимпиады в вузе, обеспечение активной регистрации участников. Обязательное размещение всех основных новостей олимпиады на сайте вуза и в официальных сообществах в социальных сетях,

· При необходимости по согласованию с вузом-организаторомпроведение дополнительных мероприятий по увеличению количества регистраций участников.

· Предоставление курирующему вузу-организатору отчёта о размещении PR-материалов (форма будет выслана дополнительно).

2.2 Курирующий направление вуз-организатор, в свою очередь, должен своевременно передавать представителям вузов-соорганизаторов актуальные брендбуки, макеты для производства брендированной продукции, новости проекта, информацию о запуске промо-роликов, флэшмобов и т.д.

2.3 При необходимости вуз-соорганизатор может направить запрос в пресс-службу олимпиадына подготовку и/или согласование дополнительных макетов визуальных материалов.