Как компенсировать сотруднику суммы, потраченные в интересах компании

Сотрудник оплатил консалтинговые услуги для компании с личной банковской карты. Деньги под отчет он не получал. Какими документами оформить компенсацию расходов, чтобы налоговики на проверке не начислили НДФЛ? Какие проводки сделать?

СВЕТЛАНА КОВАЛЕВА, гл. бухгалтер (г. Краснодар)

Так как вы не выдавали сотруднику подотчетные, авансовый отчет оформлять не нужно. Вместо этого подготовьте три документа:

1) заявление сотрудника с просьбой компенсировать расходы;

2) документы об оплате услуг;

3) приказ руководителя о возмещении.

Работник оплатил услуги для компании по поручению директора. Компания обязана возместить сотруднику понесенные в связи с исполнением поручения издержки (п. 2 ст. 975 ГК РФ). И есть приказ о возмещении. Значит, эта выплата освобождена от НДФЛ, поскольку не является доходом сотрудника (ст. 41 НК РФ). С этим согласны в Минфине (письмо от 8 апреля 2010 г. № 03-04-06/3–65). Теперь проводки.

В момент получения от сотрудника документов об оплате услуг:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 73 отражены расчеты с консалтинговой компанией за оплаченные услуги и долг перед сотрудником.

В момент получения от консалтинговой компании акта оказанных услуг:

ДЕБЕТ 26 (91, 44) КРЕДИТ 76 отражены расходы на консалтинговые услуги.

В момент перечисления компенсации на счет сотрудника или выдачи ее из кассы:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50 (51) погашен долг перед сотрудником.

ВАЛЕРИЯ МОСКВИЧЕВА, эксперт журнала «Главбух»

 

По вашим письмам

Можно ли уменьшить аванс по упрощенке на просроченные взносы

Предприниматель на упрощенке с объектом «доходы» без работников. В 2015 году не полностью перечислил за себя страховые взносы. Доплатил их в феврале 2016 года. Уменьшает ли эта сумма аванс по упрощенке за I квартал?

КИРА ПАВЛЕНКО, предприниматель (г. Пушкино Московской обл.)

Да, уменьшает. На объекте «доходы» из авансового платежа по упрощенке можно вычитать страховые взносы, которые компания или предприниматель перечислили в данном периоде. Не важно, за какой период их начисляли. Главное, чтобы уплаченная сумма взносов не превышала начисленную (подп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). Кроме того, не имеет значения, вовремя перечислены взносы в фонды или это погашение недоимки. Так считают и в Минфине (письма от 1 сентября 2014 г. № 03-11-09/43646, от 13 января 2014 г. № 03-11-11/252).

Так как предприниматель работает без наемного персонала, то аванс можно уменьшить на взносы полностью, без 50-процентного ограничения.

ГАЛИНА КАЦКОВСКАЯ, эксперт журнала «Главбух»

 

Быстрые консультации

О счетах-фактурах, расходах, проводках и отчетности

Счет-фактура

Можно ли оформить один счет-фактуру по нескольким накладным, составленным для одного покупателя в течение пяти календарных дней?

Да, можно. Поставщик вправе объединять данные не только из накладных, но также из актов на работы и услуги (письмо Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 03-07-09/64493).

Налог на прибыль

Сотрудница получает в компании доплату до среднего заработка к пособию по беременности и родам. Можно ли учесть эту сумму в расходах для налога на прибыль?

Да, это расходы на оплату труда. Но оговорка о такой доплате должна быть в коллективном или трудовом договоре (ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 28 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/19699).

Отчетность

Вправе ли инспекция заблокировать счет компании, если она не сдала бухгалтерскую отчетность за 2015 год?

Нет, не вправе. Налоговый кодекс не дает налоговикам такой возможности (письмо Минфина России от 4 июля 2013 г. № 03-02-07/1/25590).

Трудовые книжки

Купили и выдали работнику трудовую книжку. Начислять ли на ее стоимость НДС?

Да, начислять. Безвозмездная передача права собственности облагается НДС (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833). Налог начисляют с покупной стоимости трудовой книжки по ставке 18 процентов.

Излишки

На инвентаризации компания выявила излишки. Начислять ли НДС на их стоимость?

Только при продаже. Оприходование излишков и их передача в производство не облагаются НДС (ст. 146 НК РФ).

Расходы

Организация на упрощенке с объектом «доходы минус расходы» выдала зарплату из заемных средств. Можно ли включить ее в расходы в налоговом учете?

Да, зарплату можно учесть в момент ее выдачи из кассы или перечисления на счета работников (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не важно, из каких средств компания ее заплатила.

НДС

Можно ли принимать к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью?

Нет, нельзя. Подписи в счетах-фактурах должны быть живые (письмо Минфина России от 27 августа 2015 г. № 03-07-09/49478, определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 303-КГ15-8444).

Прием на работу

Может ли замдиректора подписать приказ о приеме на работу нового руководителя?

Да, может, если позволяет устав общества. Если нет, то издать приказ может сам новый руководитель. Ведь он вправе выступать от имени работодателя с даты, когда участники общества приняли решение о назначении (решение ВАС РФ от 29 мая 2006 г. № 2817/06).

Неустойка

Какие проводки должен сделать поставщик, который получил от покупателя претензию на возмещение неустойки и оплатил ее?

Неустойка за нарушение условий договоров относится к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99). Проводки следующие:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям» признана претензия покупателя;

 

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям» КРЕДИТ 51 перечислена неустойка.

 

Самый интересный вопрос номера