Внедрение и применение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами.

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

· утеря документов;

· их излишнее дублирование;

· длительное время согласования;

· затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

· удобный механизм поиска;

· оперативный контроль на всех этапах работы с документом;

· возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

· входной и выходной регистрационный контроль документов;

· перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);

· обмен документами между структурными единицами компании;

· классификацию документов по группам;

· оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;

· создание резервных и архивных копий;

· возможность управления правами доступа;

· решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

· создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;

· контролировать исполнителей по срокам;

· протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

· закрепляются основные правила работы системы;

· определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;

· утверждаются их шаблоны и форматы;

· описывается технология перевода бумажных документов в электронные;

· детализируются правила доступа к документам;

· расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

· указывается дата начала работы системы;

· закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);

· утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;

· детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;

· расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота [6].

В современных условиях активно предпринимаются попытки автомати-зации управления предприятием. Одним из основных направлений является

электронный документооборот. Большинство руководителей стараются внедрять системы электронного документооборота в деятельность управления

своими компаниями и возлагают на него огромные надежды.

Решение задач эффективного управления предприятием на основе авто-матизированных систем, в условиях жесткой конкуренции, стало не просто

средством оптимизации внутренних и внешних процессов учреждения, а

насущной необходимостью, которую старается воплотить в жизнь совре-менный руководитель. Именно системы электронного документооборота

дают огромные преимущества любому предприятию, связанные с более оперативным принятием стратегических решений, по сравнению с конку-рентами; с ускорением работы предприятия в целом за счет более быстрого

и надежного способа организации документооборота. Одним из главных

преимуществ СЭД является эффективная интеграция с различными инфор-мационными системами, позволяющая решить широкий круг производст-венных и административных задач.

Структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые позволяют осуществлять: эффективный контроль исполнительской дисциплины; способствуют ускорению прохождения документов, за счет чего сокращаются сроки их согласования; позволяют сводить к минимуму коррупционные риски, а главное – дают возможность к созданию единого информационного пространства в рамках компании.

Основной целью электронного документооборота является решение задач оптимизации управления на основе современных автоматизированных средств.

Системы электронного документооборота эффективно применяются в следующих областях деятельности: общее делопроизводство; кадровое де-лопроизводство; архивное делопроизводство; коллегиальная работа; управ-ление взаимоотношениями с клиентами – функционал CRM.

По мнению аналитиков, системы электронного документооборота все чаще внедряются в деятельность предприятий, однако вопрос об эффективности внедрения таких систем остается открытым.

Оценка экономической эффективности внедрения систем автоматизации достаточно сложный процесс, требующий включения значительного объема факторов и обработки массива информации. Проанализировав положительные аспекты внедрения электронного документооборота, можно сделать вывод о том, что, с одной стороны: уменьшаются затраты; увеличивается качество обслуживания клиентов; увеличивается скорость реагирования на запрос, следствием чего является проведение контроля за всеми бизнес-процессами в режиме реального времени; сокращаются ошибки доставки документов; исключаются потери документов; совершенствуются средства надежного хранения.

Однако, с другой стороны, переход на электронный документооборот влечет за собой ряд проблем, таких как: человеческий фактор; компьютерная грамотность сотрудников; нечеткое понимание целей проекта; сложности в освоении системы; неоперативная техническая поддержка. Проанализировав все плюсы и минусы внедрения электронного документооборота на предприятии, можно отметить, что не во всех случаях переход на автомати-зированные системы влечет за собой положительный результат, поэтому

внедрение систем электронного документооборота нельзя назвать универсальным решением. Целесообразность внедрения СЭД напрямую зависит от

специфики предприятия и будет эффективно лишь для тех предприятий, которые удовлетворяют следующим условиям:

‒ аппарат управления и документооборот имеет большой объем и

сложную структуру;

‒ лица, управляющие предприятием готовы к трансформации бизнес-процессов, которая нацелена на их оптимизацию и четкую регламентацию, так как без этой процедуры невозможно осуществить внедрение электронного документооборота;

‒ основная цель внедрения заключается не в упрощении рабочих про-цессов отдельных подразделений, а повышение эффективности управления предприятием.

При внедрении СЭД на малых предприятиях существует риск замедле-ния процессов обращения документов. При принятии управленческих ре-шений любой организации просто необходимо иметь в пользовании удобный и надежный инструмент, предоставляющий возможность эффективного управления бизнесом. С этой функцией легко справляются системы электронного документооборота, потребность в которых у российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота является высокой и продолжает расти [7].

Заключение

Автоматизация документооборота (АД) в практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.

АД – это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.

Системы электронного документооборота нашли широкое применение в деятельности управления предприятием. Объединение разрозненных пото-ков документов территориально-уделенных организаций в единую систему;

обеспечение гибкого управления документов; реализация жесткого разгра-ничения доступа пользователей; ускорение прохождения документов; кон-троль над потоками документов в организации – все это – неоценимое пре-имущество, появившееся у специалистов в результате внедрения новых технологий. Нужно обратить внимание на то, что системы электронного до-кументооборота значительно упростили и систематизировали процесс управления предприятием.

Список использованной литературы

1. Материалы сайта yaneuch.ru [Электронный ресурс] // Автоматизация документооборота – https://www.yaneuch.ru/cat_81/avtomatizaciya-dokumentooborota/488884.3197730.page1.html (дата обращения: 18.10.2020)

2. Материалы сайта studopedia.ru [Электронный ресурс] // Документооборот и его основные этапы – https://studopedia.ru/2_21553_dokumentooborot-i-ego-osnovnie-etapi.html (дата обращения: 18.10.2020)

 3. Материалы сайта studfile.net [Электронный ресурс] // Документооборот Понятие документооборота и его основные этапы – https://studfile.net/preview/360502/page:15/ (дата обращения: 18.10.2020)

4. Материалы сайта wiseadvice-it.ru [Электронный ресурс] // СЭД Автоматизированная система документооборота – https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/avtomatizirovannaya-sistema-dokumentooborota/ (дата обращения: 18.10.2020)

5. Материалы сайта cleverence.ru [Электронный ресурс] // Автоматизация документооборота на предприятии: автоматизированные системы управления документами, процесс, технологии, особенности – https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/avtomatizatsiyadokumentooborota-na-predpriyatii-avtomatizirovannye-sistemy-upravleniya-dokumentami-/ (дата обращения: 18.10.2020)

6. Материалы сайта zen.yandex.ru [Электронный ресурс] // Электронный документооборот в организации - https://zen.yandex.ru/media/nalog/elektronnyi-dokumentooborot-v-organizacii--5ba76a901c5a9600aa6b7b6c (дата обращения: 18.10.2020)

7. Материалы сайта cyberleninka.ru [Электронный ресурс] // Применение систем электронного документооборота на предприятии – https://cyberleninka.ru/article/n/primenenie-sistemelektronnogodokumentooborota-na-predpriyatii (дата обращения: 18.10.2020)