Понятие документооборота, основные этапы и принципы организации

Курсовая работа

по дисциплине:

«Документирование и управление процессами и проектами»

на тему:

«Разработка и применение автоматизированной системы документооборота на предприятии»

Выполнил:

студент группы 640291/08                                                    Пасечник А.Е.

 

 

Проверил:

к.т.н., доцент                                                                          Маркова Е.В.

 

 

Тула 2020

Содержание

Введение. 3

1. Понятие документооборота, основные этапы и принципы организации. 4

2. Автоматизация документооборота. 6

3. Эффективность и преимущества автоматизированных систем электронного документооборота. 7

4. Цели и задачи автоматизации управления документооборотом на предприятии 11

5. Виды систем автоматизации документооборота предприятия. 12

6. Внедрение и применение системы электронного документооборота на предприятии 14

Заключение. 20

Список использованной литературы.. 21

 

 

Введение

Документы – это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ – это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация – это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, его потеря, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала – все это может сильно затормозить, прекратить работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, поэтому данная тема является очень важной для изучения [1].

 

Заключение

Автоматизация документооборота (АД) в практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.

АД – это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.

Системы электронного документооборота нашли широкое применение в деятельности управления предприятием. Объединение разрозненных пото-ков документов территориально-уделенных организаций в единую систему;

обеспечение гибкого управления документов; реализация жесткого разгра-ничения доступа пользователей; ускорение прохождения документов; кон-троль над потоками документов в организации – все это – неоценимое пре-имущество, появившееся у специалистов в результате внедрения новых технологий. Нужно обратить внимание на то, что системы электронного до-кументооборота значительно упростили и систематизировали процесс управления предприятием.

Список использованной литературы

1. Материалы сайта yaneuch.ru [Электронный ресурс] // Автоматизация документооборота – https://www.yaneuch.ru/cat_81/avtomatizaciya-dokumentooborota/488884.3197730.page1.html (дата обращения: 18.10.2020)

2. Материалы сайта studopedia.ru [Электронный ресурс] // Документооборот и его основные этапы – https://studopedia.ru/2_21553_dokumentooborot-i-ego-osnovnie-etapi.html (дата обращения: 18.10.2020)

 3. Материалы сайта studfile.net [Электронный ресурс] // Документооборот Понятие документооборота и его основные этапы – https://studfile.net/preview/360502/page:15/ (дата обращения: 18.10.2020)

4. Материалы сайта wiseadvice-it.ru [Электронный ресурс] // СЭД Автоматизированная система документооборота – https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/avtomatizirovannaya-sistema-dokumentooborota/ (дата обращения: 18.10.2020)

5. Материалы сайта cleverence.ru [Электронный ресурс] // Автоматизация документооборота на предприятии: автоматизированные системы управления документами, процесс, технологии, особенности – https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/avtomatizatsiyadokumentooborota-na-predpriyatii-avtomatizirovannye-sistemy-upravleniya-dokumentami-/ (дата обращения: 18.10.2020)

6. Материалы сайта zen.yandex.ru [Электронный ресурс] // Электронный документооборот в организации - https://zen.yandex.ru/media/nalog/elektronnyi-dokumentooborot-v-organizacii--5ba76a901c5a9600aa6b7b6c (дата обращения: 18.10.2020)

7. Материалы сайта cyberleninka.ru [Электронный ресурс] // Применение систем электронного документооборота на предприятии – https://cyberleninka.ru/article/n/primenenie-sistemelektronnogodokumentooborota-na-predpriyatii (дата обращения: 18.10.2020)

 

Курсовая работа

по дисциплине:

«Документирование и управление процессами и проектами»

на тему:

«Разработка и применение автоматизированной системы документооборота на предприятии»

Выполнил:

студент группы 640291/08                                                    Пасечник А.Е.

 

 

Проверил:

к.т.н., доцент                                                                          Маркова Е.В.

 

 

Тула 2020

Содержание

Введение. 3

1. Понятие документооборота, основные этапы и принципы организации. 4

2. Автоматизация документооборота. 6

3. Эффективность и преимущества автоматизированных систем электронного документооборота. 7

4. Цели и задачи автоматизации управления документооборотом на предприятии 11

5. Виды систем автоматизации документооборота предприятия. 12

6. Внедрение и применение системы электронного документооборота на предприятии 14

Заключение. 20

Список использованной литературы.. 21

 

 

Введение

Документы – это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ – это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация – это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, его потеря, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала – все это может сильно затормозить, прекратить работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, поэтому данная тема является очень важной для изучения [1].

 

Понятие документооборота, основные этапы и принципы организации

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения, исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей (потоков). Документопотоки осуществляют прямую и обратную связь в управлении и различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

- горизонтальные – связывают организации одного уровня

- вертикальные – нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней. Восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти к подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образует потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов [1].

Документооборот – это путь прохождения документа в учреждении (организации) с момента его создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1) прием документов;

2) экспедиционная обработка;

3) предварительное рассмотрение документов;

4) распределение корреспонденции;

5) передача и доставка документов;

6) учет объема документооборота;

7) регистрация документов;

8) контроль за исполнением документов [2].

Основные принципы организации документооборота:

- прохождение документов должно быть оперативным;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными,

Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке [3].