Системы управления электронными документами

Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

Применение современных средств механизации и автоматизации значительно облегчает и делает более эффективным труд работников аппарата управления. При внедрении средств механизации, новейшей вычислительной техники в работу управленческого персонала необходимо учитывать специфику и функциональные особенности отдельных организаций и их структурных подразделений во избежание дублирования.

 Особенно повышается эффективность труда управленческого персонала с внедрением комплексной механизации, использованием средств оргтехники не на отдельных участках работы с документами, а повсеместно, включая обработку документационного фонда и в архиве.

В организациях нашей страны для работы с документами применяется обширный комплекс технических средств, которые классифицируются по своему назначению и функциям: средства составления текстовых документов; копирования, размножения и микрофильмирования; обработки, хранения и поиска; связи и транспортировки, а также малой оргтехники, включая современную мебель и оборудование рабочих мест и служебных помещений. 

Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:

• ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;

• комплексность в проработке коммерческой документации;

• обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;

• установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;

• резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.

Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм.

Картотеки для офиса представляет собой шкафы или тумбы, в которых комфортно хранить документы и бумаги разных типов. Благодаря картотечным шкафам, вам будет просто разместить и систематизировать все необходимое, легко найти нужный документ, а также скрыть особо ценные бумаги.

Офисные картотеки бывают разных типов. Например, картотечные шкафы файлового типа – в них хранятся документы формата А4. В таких картотеках бумаги сберегаются в специальных папках Foolscap (с боковыми держателями). Преимущество этого способа хранения в том, что в одно отделение картотечного шкафа помещается большое количество бумаг, их легко перебирать и вынимать. Двигаются папки в картотеке по направляющим, которые смонтированы на боках ящичков.

Еще один тип – картотеки, предназначенные для хранения документов формата А5, А6 и меньше. В них обычно сберегают CD и DVD диски, трудовые книжки работников и т.д. В некоторых моделях таких картотек есть один или несколько специальных столиков с опорными стойками. Такие столики по желанию объединяют в блоки с помощью специального механизма.

В картотечный шкаф размещается большое количество бумаг и с легкостью их систематизировать. Процесс поиска нужного документа облегчают разделители, которые по желанию обустраивают в ящиках картотек. Благодаря таким разделителям у вас будет возможность хранить в одном картотечном шкафу бумаги разных форматов;

картотечные шкафы и тумбы надежны. Они спроектированы особым образом: могут выдерживать достаточно большой вес (около 30 кг), но при этом ящички все равно будут открываться легко и плавно;

офисные картотеки удобны в использовании. Ящики картотечных шкафов и тумб выдвигаются полностью, это обеспечивает легкий доступ к бумагам, которые хранятся в самом дальнем углу. В то же время, шкафы и тумбы оборудованы антиопрокидывающимся устройством. Оно не позволяет выдвигать больше одного ящичка, чтобы не сместить центр тяжести конструкции и не допустить падения шкафа;

картотечные шкафы и тумбы оборудованы замком. Это обеспечит безопасность и конфиденциальность особо ценных бумаг. Бывают модели картотек с центральным замком или с отдельными замками для каждой секции;

металлические офисные картотеки прочны и долговечны. Они окрашены специальной порошковой краской. Эта краска защищает металл от коррозии, ржавчины, царапин и прочих повреждений. А значит, приобретенная вами картотечная тумба или шкаф будет служить долго. Кроме того, по желанию клиента такие картотеки перекрашиваются в любой цвет и отделываются каким-либо материалом. А значит, картотечный шкаф без проблем впишется в любой дизайн офиса.

 Офисная картотека – надежный способ хранения Картотечный шкаф или тумба – неотъемлемый атрибут каждого офиса. Простота использования, надежность, практичность и долговечность – все эти качества вышеупомянутых шкафов облегчат вам жизнь и упростят работу с бумагами. На нашем сайте вы найдете ту модель офисной картотеки, которая подойдет вам по габаритам и назначению.

Офисная мебель

Офисная мебель, как правило, выбирается в соответствии с профилем деятельности компании, с учетом размеров помещения. Так же немаловажную роль играют финансовые возможности компании.

 Вместе с тем необходимо учитывать ряд общих требований к любой офисной мебели:

o  Офисная мебель используется гораздо интенсивнее и менее аккуратно, чем любая мебель для дома.

o  Лишь небольшая часть офисной мебели имеет постоянного хозяина и избегает перестановки в другое помещение.

o  Следует приобретать офисную мебель серия которой содержит большее количество разнообразных конструкций (столы криволинейной формы, шкафы и тумбочки с дверцами-купе, стойки под оргтехнику, файловые ящики и пр.), поскольку в будущем Вам может понадобиться трансформировать рабочее место.

Таким образом, офисная мебель должна быть надежна в использовании, обладать нейтральностью и универсальностью дизайна, быть удобной, выглядеть солидно и привлекательно, иметь широкий ряд предметов в каждой серии.

Столы

Кроме выбора цвета и дизайна офисной мебели, важную роль играет материал и толщина панелей, вид покрытия, тип окантовки и используемая фурнитура.

Минимальные требования к офисной мебели – это использование панелей ДСП (древесно-стружечной плиты) толщиной не менее 18 мм. Для столов толщина желательна больше. Покрываться изделия должны искусственным шпоном, ламинатом. Качественная окантовка производится тем же ламинатом, причем на стыках не должно быть белесой полосы и кромка не должна отслаиваться ногтем.

Кромка необходима на всех деталях, даже на скрытых стыках. Вся офисная мебель должна иметь регулируемые по высоте опоры.

 Материал. Кроме панелей ДСП, могут использоваться: плиты МДФ (прессованная древесная пыль), технология тамбурата (пустотелые плиты с ребрами жестокости), собственно массив (мебель из щитов, склеенных из брусков цельной древесины).

Толщина панелей. Максимум надежности обычно достигается при толщине панелей в 40 мм. В кабинетах руководителей можно встретить столешницы и ножки столов толщиной 60-80 мм, но это уже делается из соображений дизайна.

Покрытие. Основные виды покрытия: ламинат, натуральный шпон, пленка высокотемпературной полимеризации, толстый слоистый пластик – антивандальное исполнение, ламинат с покрытием лаком, натуральный шпон со шлифовкой и полировкой.

 Кромка. Основные виды кромок офисной мебели: ламинат, софтформинг или заклейка округлой кромки лентой повышенной прочности, толстая противоударная кромка «в паз», вклеивание 2-3 миллиметровой кромки из пластика ПВХ, 2-3 миллиметровая кромка из шпона или планки из массива дерева, накладные кромки «в паз» из массива или МДФ, постформинг или герметичная заклейка единой пленкой всей детали с округлыми торцами.

Панели, покрытие и окантовка высокого качества никогда не применяются сразу для всех деталей мебели. Технологии повышенного качества в первую очередь используются для наиболее интенсивно используемых частей мебели – столешниц, ножек столов. Остальные детали практически всегда изготавливаются из ДСП и окантовываются простой плоской меламиновой лентой. Мебель из массива или из натурального шпона – не лучший функциональный выбор для офиса.

Цвет. Он не должен быть слишком ярким или оригинальным. Черный цвет не рекомендуется медикам из-за возникающего контраста «белая бумага – черный стол», утомляющего глаз. Для операторской мебели в небольших уютных офисных помещениях рекомендуются цвета натурального дерева. Для отделки больших операционных залов – серебристо-серые и голубые комплекты. В кабинетах руководителей мотивы натурального дерева разнообразных оттенков должны оставаться преобладающими.

На рабочих столах с металлическими ножками нужно обратить внимание на наличие коробов для электрокабелей. Столы на металлических ножках с большим количеством оргтехники на них создадут современный техноимидж в офисе.

Интересные столы руководителей и рабочие места «эргономической» формы. Столешница в таких комплектах практически окружает сидящего с трех сторон, оставляя при этом доступным любой уголок рабочего места. Появление таких конструкций обусловлено, с одной стороны, их чрезвычайной функциональностью, а с другой стороны – подкреплено появлением технологий и материалов, позволяющих их производить.

Кресло руководителя должно выделяться своей высотой, а также технических совершенством. Оно может быть оборудовано газлифтом – пневматическим механизмом подъема сидения. Некоторые модели кресел позволяют не только регулировать угол наклона спинки к сидению, но и имеют регулятор пружины качания, позволяющий шефу плавно откидываться под определенным углом. Может регулироваться также и высота подлокотников.

Кроме кресла, в кабинете должны находиться стулья и кресла для приема посетителей. Эти предметы мебели могут не иметь технического оснащения и служат только для кратковременного сидения людей.

Шкаф в кабинете руководителя обычно ставят застекленные, с распашными или раздвижными дверцами в нижних отделениях. Они служат для хранения документов и книг. В некоторых случаях с той же целью в кабинетах могут использоваться стеллажи и напольные тумбы.

 Кожаный диван является частым атрибутом кабинета. Это может быть традиционный двух- или трехместный диван, иногда с креслами для отдыха, или «уголок», на котором помещается сразу несколько человек.

 

Корпусная мебель (столы, шкафы, тумбы) производятся с применением древесины. Чаще всего это натуральный шпон, который может служить и основным, и отделочным материалом. Им покрывают крышки столов и фасады шкафов. Мебель также может быть целиком выполнена из массива древесины.

Самый распространенный материал для производства такой мебели- высококачественные плиты МДФ с покрытием из меламина, ламината или натурального шпона.

Стекло также используется в производстве мебели для кабинетов руководителя. Из закаленного прозрачного или тонированного стекла делают крышки столов (столешницы), полки и дверцы шкафов. Высокопрочное закаленное стекло – это очень практичный и гигиеничный материал, создающий одновременно эффект легкости и воздушности мебели.

Часто наряду со стеклом в производстве современной мебели используются металлические элементы. Алюминий и нержавеющая сталь применяются при изготовлении ножек столов, подлокотников и опор стульев и кресел, а также некоторых деталей отделки книжных шкафов и тумб. Из того же материала часто бывают сделаны корпуса настольных ламп, светильников, настенных часов.

 

Компьютерные столы

Это один из видов рабочих столов, которые могут размещаться как в офисе, так и дома. Современные столы для компьютеров занимают минимум места. Компьютерный стол может располагаться как вдоль стены, так и в углу помещения. Можно выбрать цельный угловой стол или приобрести дополнительный боковой столик, легко присоединяющийся к основному. Компьютерные столы часто бывают снабжены колесами. Такая «мобильная» мебель очень удобна и современна.

Есть модели, имеющие сложную обтекаемую форму с полукруглым вырезом.

Компьютерный стол можно узнать по отсеку для клавиатуры и мыши. Это полка, находящаяся на несколько сантиметров ниже столешницы и при необходимости выдвигающаяся из стола. Расположение основной рабочей поверхности и клавиатуры на разных уровнях позволяет не только сэкономить место на поверхности стола, но и принять правильную позу во время работы.

Еще одна характерная деталь компьютерного стола – расположение системного блока в специальном отсеке под столом. Там же обычно бывают предусмотрены отделения для принтера, сканера, компакт-дисков и полочки для книг, документов и бумаг.

Над столом также может располагаться система полок, обеспечивающая максимально быстрый доступ к необходимой технике и рабочим материалам, и «подиум» для монитора.

Для того, чтобы кабели от оргтехники были полностью скрыты от глаз, современный стол для компьютера часто имеет полные ножки, в которых «прячутся» провода, а в столешницах с той же целью могут быть предусмотрены отверстия.

В производстве компьютерных столов используются самые разнообразные материалы: дерево, ДСП и их аналоги, стекло, металл и пластик. Из тщательно просушенной и обработанной специальными защитными составами древесины изготавливают наиболее дорогие модели столов.

Самый распространенный материал для столешниц и полок – ДСП, МДФ и другие виды древесных плит. Обычно они имеют покрытие из полимеров, ламината или меламина, которые придают основе водоотталкивающие свойства и повышают ее практичность. Крышки столов могут быть изготовлены также из цельной ламинированной плиты. Кромки столов для большей износостойкости оклеивают лентой из ПВХ.

Из металла делают ножки компьютерных столов. Они могут быть окрашенными в черный или серый цвет, а также хромированными. Кроме того, многие компьютерные столы имеют металлический каркас, в котором находятся желоба для кабелей. Алюминий и нержавеющая сталь – самые распространенные «мебельные» металлы. Пластик используется в качестве материала для ножек и полок компьютерного стола.

 

Тумбы

 Офисная тумба – непременный атрибут современного рабочего места наряду со столом и креслом. Тумбочки должны иметь небольшую высоту и располагаться под рабочими столами. Они служат для хранения мелких принадлежностей и находящихся в работе документов, а также личных вещей сотрудников.

 Бывают встроенные тумбы традиционных письменных столов; напольные тумбы, часто без ножек; выкатные тумбочки на роликовых или колесных опорах.

 Небольшие напольные тумбы с выдвижными ящиками обычно устанавливают под рабочими столами, большие тумбы с распашными и раздвижными дверцами ставят вдоль стен или перпендикулярно им. В последнем случае тумбы могут служить импровизированными низкими перегородками, разделяющими пространство офиса на зоны.

Выкатная тумбочка – типичный представитель семейства мобильной мебели. Возможность перемещать предметы мебели по офису создает условия для большей подвижности сотрудников и, следовательно, для более слаженной и согласованной работы всей фирмы.

Офисная тумбочка имеет несколько выдвижных ящиков. Обычно это 3, 4 или 5 одинаковых ящиков, в которых владелец может хранить любые мелкие вещи. Реже встречаются тумбочки с двумя ящиками, один из которых обычный, а другой – высокий, предназначенный для хранения документов. Его высота соответствует ширине стандартного листа А4. Внутреннее устройство такого ящика сконструировано из двух металлических направляющих, на которых при помощи специальных креплений подвешиваются папки с документами. Такой ящик оборудуется двумя металлическими направляющими, по которым на особых креплениях скользят так называемые разделители (обычно разноцветные). В них удобно вкладывать тонкие папки с документами или просто листы бумаги.

Некоторые тумбы имеют дополнительный плоский верхний ящик, внутри которого находится пластмассовая подставка с ячейками для хранения канцелярских принадлежностей: ручек, карандашей, ластиков, скрепок, листков для записи и пр.

Офисная тумба удобна еще и тем, что это предмет индивидуального пользования, поэтому многие модели оснащаются общим замком, блокирующим выдвижение сразу всех ящиков, и могут запираться ключом на время отсутствия хозяина.

Стеллажи

Это – самый универсальный и функциональный вид систем хранения. Стеллажи позволяют максимально организовать пространство и в то же время визуально «облегчить» его.

Для изготовления стеллажей могут использоваться практически любые «мебельные» материалы. Особенно модны сейчас стеллажи из стекла и металла, выполненные в стиле хай-тек. Столешницы (полки) делают из закаленного стекла, прозрачного или тонированного, а каркас – из хромированного алюминия или стали.

Всегда современны стеллажи из натурального дерева и древесных плит. Гигиеничность и большую практичность древесине придают специальные водостойкие пропитки, а МДФ и ДСП – полимерные покрытия из ламината или меламина.

Стеллаж может быть целиком сделан из пластика или ламинированных плит, стекла, дерева или металла. Кроме того, при изготовлении стеллажей возможны самые разные сочетания материалов.

 

 

Контрольные вопросы

o Что такое оргтехника?

o Что относится к офисной технике?

o Перечислите копировальную технику.

o Дайте определение копировальной технике и множительной технике.

o Перечислите и обоснуйте требования к офисной мебели

o Что относится к средствам командно-административной связи?

o Что такое картотеки? Для чего они применяются в оргтехнике*

 

 

Рекомендуемая литература:

Основные источники:

1. Романова, Ю. Д. Информационные технологии в управлении персоналом: учебник и практикум для СПО / Ю. Д. Романова, Т. А. Винтова, П. Е. Коваль. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 316 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-04130-9. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/9E3D4377-0490-48E8-A352-EE4CA2418789.

2. Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в ЭБС: учебник и практикум для СПО / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 384 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05022-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/5E6B838B-E208-4360-84ED-33406B23FDD9.

3. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 233 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05783-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/D9DA38D8-226D-4EC9-876C-F47D53A990C9.

4. Нестеров, С. А. Информационная безопасность: учебник и практикум для СПО / С. А. Нестеров. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 321 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-07979-1. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/1997F695-44FF-4570-BF5D-882F5286AE77.

5. Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности: учебник и практикум для СПО / Т. А. Полякова, А. А. Стрельцов, С. Г. Чубукова, В. А. Ниесов; отв. ред. Т. А. Полякова, А. А. Стрельцов. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 325 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-00843-2. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/054509D0-1E35-4080-9E86-19742B336897.

6. Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии: учебник для СПО / М. В. Гаврилов, В. А. Климов. — 4-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 383 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-03051-8. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/1DC33FDD-8C47-439D-98FD-8D445734B9D9.

 

Дополнительные источники:

1.Новожилов, О. П. Информатика в 2 ч. Часть 1: учебник для СПО / О. П. Новожилов. — 3-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 320 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-06372-1. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/AA24B00F-EE29-4D83-B935-01A3776DCFD3.

2.Новожилов, О. П. Информатика в 2 ч. Часть 2: учебник для СПО / О. П. Новожилов. — 3-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 302 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-06374-5. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/C9811C60-1073-4857-AF64-2288A7D443A1.

3.Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии: учебник для СПО / М. В. Гаврилов, В. А. Климов. — 4-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 383 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-03051-8. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/1DC33FDD-8C47-439D-98FD-8D445734B9D9.

4.Ветитнев, А. М. Информационно-коммуникационные технологии в туризме: учебник для СПО / А. М. Ветитнев, В. В. Коваленко, В. В. Коваленко. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 402 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05029-5. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/4DD2495F-B346-4D4A-80EB-62F26E70616A.

5.Куприянов, Д. В. Информационное обеспечение профессиональной деятельности: учебник и практикум для СПО / Д. В. Куприянов. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 255 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-00973-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/1AFA0FC3-C1D5-4AD7-AA67-5375B13A415F.

6.Трофимов, В. В. Информатика в 2 т. Том 1: учебник для СПО / В. В. Трофимов; под ред. В. В. Трофимова. — 3-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 553 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-02518-7. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/87EC2130-3EBB-45B7-B195-1A9C561ED9D9.

7.Трофимов, В. В. Информатика в 2 т. Том 2: учебник для СПО / В. В. Трофимов; отв. ред. В. В. Трофимов. — 3-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 406 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-02519-4. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/14FE5928-69CF-41EC-A00B-3979EC8273C8.

8.Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии: учебник для СПО / М. В. Гаврилов, В. А. Климов. — 4-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 383 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-03051-8. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/1DC33FDD-8C47-439D-98FD-8D445734B9D9.

9.Куприянов, Д. В. Информационное обеспечение профессиональной деятельности: учебник и практикум для СПО / Д. В. Куприянов. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 255 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-00973-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/1AFA0FC3-C1D5-4AD7-AA67-5375B13A415F.

 

Перечень информационных технологий, используемых при осуществлении образовательного процесса по дисциплине (включая перечень программного обеспечения и информационных справочных систем):

Справочно-информационная система «Консультант» www.consultant.ru.