Регистрация и индексация документов.

Порядок обработки поступающих и отправляемых документов, виды регистрационных учетных форм, справочная картотека

Ø Документооборот в организации. Виды документопотоков;

Ø Основные этапы организации работы с документами;

Ø Прием и обработка входящих документов;

Ø Обработка исходящих документов;

Ø Регистрация документов;

Ø Контроль за исполнением документов;

Ø Виды контроля за исполнением документов;

Ø Этапы контрольно-справочной работы с документами;

Ø Оформление контрольно-регистрационной карточки;

 

 

Организация работы с документами (документооборот)- это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

 Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

· образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

· номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

· правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

· сроки хранения документов и файлов;

· порядок регистрации документов;

· правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);

· сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

· правила формирования и оформления дел;

· порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

· правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

· порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

· методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

 

Весь документооборот в организации делится на 3 документопотока:

· Поступающие (входящие) документы;

· отправляемые (исходящие) документы;

· внутренние документы.

 Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации.

Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

· составление проекта документом исполнителем;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

· регистрация документа;

· отправка документа адресату;

· подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

 Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Организация работы с документами допускает, что руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов".

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

· номер документа, включающий номер дела;

· дата документа;

· адресат (корреспондент);

· краткое содержание или заголовок;

· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

· исполнитель;

· примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.