Композиционные особенности текста приказа

 

Письменная форма для официально-деловых высказываний является основной, что связано с необходимостью документировать информацию, придавая ей правовую значимость с помощью особого оформления. Официально-деловой текст определенного жанра с максимальной точностью отражает определенный фрагмент мира, коммуникативную ситуацию, статусы ее непосредственных участников. Письменное общение в официально-деловой сфере является максимально стандартизованным. Составление документов по единому образцу, использование бланков значительно ускоряет и упрощает как составление документов, так и их обработку и понимание, а устойчивые сочетания обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и способствуют быстрому восприятию информации получателем.

Особенности композиции, содержания и языка официально-делового текста продиктованы такими его свойствами, как прагматичность и стереотипность.

Официально-деловая письменная речь прагматична, она направлена на достижение какой-то заранее намеченной цели, при этом цель общения находится вне самого взаимодействия субъектов. Документ (деловой текст, произведение официально-деловой сферы) является «своеобразным инструментом достижения целей, так как он обладает возможностью «превращать» вербальные действия в невербальные». В системе форм речевого высказывания документы определяются как «утилитарные тексты», служащие осуществлению практических потребностей субъекта в обществе.

Документ как речевое произведение отличается от других видов предельной степенью стереотипности. Стереотипность – одна из основных особенностей официально-деловой письменной речи. Сущность стереотипа как явления заключается в том, что он не производится, а воспроизводится в общении. Предельная степень стереотипности официально-деловой письменной речи проявляется в композиции (наличие формуляра), содержании (закрепление тем за каждым жанром документа) и языковых единицах (использование клишированных языковых форм) жанра.

Основным принципом, как всего документа, так и его центральной части является принцип целостности. Поскольку все статьи (в законах, международных договорах) или пункты (в приказах) взаимосвязаны, постольку каждая статья, и каждый пункт должны пониматься и толковаться в свете других. Предписания группируются по видам регулируемых отношений, а затем объединяются в текст по степени важности. На первое место ставятся наиболее общие нормы, а за ними – более частные. В документах реализуется «формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами».

Немаловажным ориентиром в прочтении документа являются композиционно-графические (разделы, главы, статьи) и графические (нумерация, шрифт, курсив, отступ, пробелы) элементы оформления документов. Композиционно-графические средства играют активную роль в обеспечении связности текста, логической последовательности его фрагментов. Композиционно-графическое деление любого текста отражает стремление адресанта отграничить одну информацию от другой, выделить наиболее важные в информационном плане отрезки текста.

Графические средства позволяют получить дополнительную, скрытую, словесно не обозначенную информацию, которая содержится в порядке следования абзацев. Средства композиционно-графического и графического оформления документов выполняют функцию метатекстовых показателей, которые помогают адресату распределить внимание так, чтобы информация была воспринята оптимальным образом.

Приказ как особый способ организации письменной речи в официально- деловой сфере общения предполагает специфическое композиционное оформление высказывания.

Под композицией понимается схема организации структурной упорядоченности речевого произведения определенной сферы общения, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними.

В исследованиях по стилистике текста отмечается, что каждый вид официально-делового документа имеет свою довольно строгую архитектоническую форму, которая вырабатывалась в течение длительного существования официально - делового стиля и которая должна соблюдаться всеми пользующимися данной формой общения. К архитектоническим средствам, способствующим наиболее четкому отграничению одной мысли от другой, относят выделение абзацев, нумерацию отдельных частей высказывания, введение названий глав и т.п. Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией, заголовками и подзаголовками. Рубрикация (графически выраженное членение текста на составные части) – это внешнее выражение композиционной структуры делового текста.

В основе построения текста приказа лежит конструктивный принцип, который возможен в силу существования юридически закрепленного перечня реквизитов. По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым).

Заголовок к тексту документа отражает его содержание. Заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»)1. В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним (пример: О проведении летней экзаменационной сессии 2017/2018 учебного года, Об отчислении аспирантов, соискателей). Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

    Основной текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

 

Примеры оформления констатирующей части приказа «В соответствии с приказом № 548 от 17.02.2018 «О проведении конкурса учебно-методических работ в 2014 году» и на основании решения экспертной комиссии конкурса (протокол №4 от 25.04.2018)…»; «В связи с проведением в г. Донецк 24-25 апреля 2014 года III Международной научной конференции «Стилистика сегодня и завтра»…»; «На основании решения научно-методического совета университета (Протокол №01 от 31.10.2017)…».

 

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

    Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

В каждом пункте приказа содержится одно задание, у которого есть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант – генеральный директор.

 

Пример оформления распорядительной части приказа

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести аттестацию аспирантов и соискателей в весеннюю сессию 2017/2018 года в следующие сроки с 01.05.2018 по 31.05.2018.

2. Утвердить состав аттестационных комиссий под председательством заместителя ректора по развитию учебного процесса, доктора педагогических наук, профессора А.Н. Ярыгина и график работы комиссий в соответствии с Приложением.

3. Заведующим кафедрами довести содержание данного приказа до сведения аспирантов (соискателей).

4.Ответственность за исполнение приказа возложить на заместителя ректора по развитию учебного процесса А.Н. Ярыгина.

 

Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. Наименование должности лица, подписывающего приказ (без наименования предприятия или организации), подпись и расшифровка подписи без скобок (инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается) оформляется через три-четыре межстрочных интервала от основного текста приказа слева в одну строку. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа. В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Обычно подписи выстраиваются в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие. В отдельных случаях последовательность подписантов выстраивается по алфавиту.

Зачастую перед подписанием генеральным директором или иным руководителем) приказ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации – визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату, а гриф согласования – еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации. Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования рекомендуется оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.

Однако есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа. Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует слово «Согласовано». Приказ проходит согласование сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.

Возможно оформление визы на отдельном листе – так называемом листе согласования.

Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз – это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).

Таким образом, на основании анализа композиционных особенностей текста приказа, можно сделать следующие выводы:

1. Композиция текста приказа в отличие от других текстовых единиц является более унифицированной и строго подчиненной комплексу государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и форме документа.

2. Текст приказа обладает предельной степенью стереотипности, т.е. приказ составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

3. Приказ является внутренним документом, поэтому в его бланке отсутствуют реквизиты, в которых указываются метаданные организации (ее код, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации, ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа и т.д.). Основными композиционными элементами (реквизитами) приказа являются следующие: наименование организации, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок, основной текст, отметка о наличии приложения, подпись, визы.

4. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Распорядительная часть содержит изложение конкретных предписываемых действий и указание исполнителей.

Стереотипность и унифицированность композиционной структуры текста приказа обусловливает стандартизацию синтаксических особенностей приказа.