С помощью специализированных агентств и компаний

 

Новости можно рассылать не только напрямую в СМИ, но и через информационные агентства, которые собирают сведения через собственную сеть корреспондентов. Первично обработав полученные сведения, эти компании передадут их дальше своим подписчикам: редакциям газет, журналов, радио, телевидения. Нередко шанс попасть на полосы или в эфир через информационные агентства значительно выше, чем при обращении к журналистам напрямую. Ведь такие агентства, как правило, являются долгосрочными, проверенными партнерами СМИ.

В России можно выделить такие информационные агентства, как ИТАР‑ТАСС, РосБизнесКонсалтинг, РИА‑Новости. За рубежом – Reuter’s, Associated Press, France‑Presse и др.

На развитых рынках распространить информацию можно и с помощью специальных компаний‑агентств по распространению новостей. Одни организации просто пересылают по своим спискам СМИ все полученные новости. Другие предварительно сортируют сообщения и отбрасывают часть из них, как недостойную внимания СМИ. Третьи компании редактируют полученные материалы прежде, чем предоставить их СМИ. Четвертые могут добавить к полученному сообщению звук и видеоряд.

Также есть компании, которые специализируются на поставке в СМИ полностью готовых материалов, когда первичная информация уже переработана в статью (с заголовком и фотографией) и сверстана для постановки на полосы. Блоки таких полностью готовых материалов поставляются в СМИ на регулярной основе в печатном или электронном виде. Редакции (особенно маленькие) охотно идут на сотрудничество с такими компаниями, т. к. существенно экономят на штатных журналистах.

При распространении информации не стоит пользоваться только информационными агентствами или компаниями, специализирующимся на распространении информации, т. к. на информационном рынке есть немало газет и журналов, теле– и радиостанций, которые не пользуются их услугами.

Для возможно полного охвата СМИ следует использовать все каналы доставки информации: и напрямую, и через агентства.

 

 

Использование интернет‑ресурсов

 

Чем дальше, тем чаще журналисты используют интернет при подготовке публикаций. Мировая электронная сеть позволяет быстро собирать и обрабатывать информацию в любой точке мира в течение всех 24 часов в сутки в любой день недели.

Журналисты ищут в интернете информацию о продуктах компаний (качество, цены, наличие в магазинах), комментарии к событиям, специалистов для комментариев и т. д. В процессе поиска работники СМИ читают электронные пресс‑релизы, заявления, дискуссии специалистов. Также они пишут в компании электронные письма‑запросы, участвуют в интернет‑обсуждениях различных тем и т. д.

По некоторым данным журналисты тратят до пяти часов в день, отыскивая в сети нужную для своих материалов информацию. В США, согласно результата национального обзора газет, «92 % американских ежедневных изданий используют Интернет для сбора новостей. Другое национальное исследование, проведенное Middleberg Associates (www.middleberg.com), выявило, что журналисты ставят Интернет на второе место после телефона в качестве источника информации…»[99] При поиске же самой свежей информации сеть выходит на первое место.

Специалист по медиарилейшнз может просто опубликовать свой пресс‑релиз или статью на своем сайте, и журналисты сами выйдут на этот материал через ссылки на других сайтах или через поисковую систему по ключевым словам. Существенно же расширить доступ журналистов к нужной информации можно используя и другие интернет‑ресурсы, такие как чаты, форумы и блоги.

 

Сайт

 

Сегодня сайт – это основной источник информации в сети, как для обычных пользователей, так и для журналистов, работающих и на сетевые, и на традиционные СМИ. Связано это с теми преимуществами, которые получает человек, обращаясь к тому или иному сайту.

Сайт может сэкономить время на общение. Так, например, по данным журнала NetMarketing, «в результате размещения информации на Интернет‑сайтах, компаниям приходится рассылать меньше пресс‑китов и отвечать на меньшее количество телефонных запросов.»[100]

При размещении информации на сайте нет таких ограничений на объем, как на печатных площадях газет и журналов, в эфире радио и телевидения. Можно разместить сколько угодно много материалов сколь угодно большого объема.

Сайт является первоисточником информации. То есть к ней можно обращаться напрямую, минуя посредников в лице которых выступают СМИ.

Информацию на сайте очень легко редактировать, обновлять. Причем замена информации может проводиться в любое время суток.

Что очень важно, размещение информации на сайте – это достаточно недорогой способ ее распространения. При этом информация становится доступной для аудитории, находящейся в любом конце света.

Среди сайтов выделяют несколько разновидностей. Собственно сайт (корпоративный сайт) – это практически медиакит, представленный в электронном виде. На такой платформе размещается общественно значимая информация, связанная с компанией. Это и история компании, и цены на товары или услуги, и объявления о вакансиях, и сообщения о благотворительной деятельности и т. д.

Сайт имеет уникальный электронный адрес и оригинальное графико‑текстовое оформление.

Более крупным интернет‑ресурсом является корпоративный сайт с элементами портала. На такой платформе в соответствующих разделах может размещаться информация для нескольких различных целевых аудиторий. Связь между различными тематическими разделами хотя и не будет явной, но тем не менее сохраняется.

Еще более крупным интернет‑ресурсом является интернет‑портал. На такой платформе размещается еще больше информации, не связанной напрямую с основной тематикой. Также на портале присутствует поисковая система. Этот ресурс связан с множеством различных тематических сайтов и порталов.

Самым крупным интернет‑представительством является тематический сервер. На такой платформе есть все, что есть и на портале. Но здесь могут быть и конференции, дискуссии, форумы, он‑лайн магазин по продаже соответсвующих товаров или услуг

Эффективный сайт должен иметь как качественное содержание, так и качественное же оформление, техническую поддержку. «В исследовании, связанном с использованием Internet, ученые задались вопросом: "Каковы преимущества коммерческих Web‑сайтов и какой подход к их применению позволяет наиболее полно воспользоваться этими преимуществами?" Объектом исследования стали пять сайтов, представляющих товары известных фирм. Участники эксперимента просмотрели сайты и оценили их. Оказалось, что высшую оценку получили Web‑сайты с приятным дизайном, прозрачной структурой, эффективные в пользовании (требующие минимального времени для загрузки)»[101].

Содержание сайта направлено в первую очередь на определенную аудиторию, являющуюся покупателями товаров или услуг компании. Но также здесь должна быть и специфичная информация для работников СМИ. Журналисты заходят на различные сайты компаний по различным же поводам. Значит, нужно сделать содержание таким, чтобы каждый из зашедших нашел то, что искал.

С точки зрения основного содержания для всех посетителей сайта на нем должна быть следующая информация:

– профиль компании (оборот, прибыль, структура, штат, перечень товаров или услуг, регион, регистрационные свидетельства, лицензии и т. д.),

– история компании (год основания, учредители, динамика развития, интересные факты и т. д.),

– описание и характеристики товаров и услуг,

– применяемые технологии,

– сырье,

– условия сотрудничества (оптовые и розничные цены, гарантия, сервисное обслуживание и т. д.),

– фирменный стиль (логотип, товарный знак, слоган и т. д.),

– заявление о миссии компании ее первого лица,

– биографии руководителей компании,

– контактные адреса, телефоны, ФИО основных менеджеров (с фотографиями),

– новости компании,

– новости региональных представительств (партнеров),

– подборка официальных документов,

– годовые отчеты компании,

– электронные презентации новых продуктов,

– данные тестов,

– отзывы специалистов,

– отзывы потребителей,

– публикации СМИ,

– ссылки на сайты партнеров и клиентов,

– часто задаваемые вопросы (FAQ – Frequently asked questions) и ответы на них;

– гостевая книга,

– обратная связь (адрес обычной и электронной почты, телефон, факс),

– навигатор (карта сайта, меню),

– основная информация на английском языке (на других языках),

и т. д.

С точки зрения информации для СМИ на сайте должен быть пресс‑офис (виртуальная комната для журналистов, Press Room, News Room) представляющий:

– текущий пресс‑релиз,

– окно пресс‑конференций он‑лайн (с анонсами и архивом),

– архив пресс‑релизов и других пресс‑документов (в том числе и в виде аудио– и видеофайлов),

– архив новостей,

– архив фотографий,

– архив статистических сведений (в том числе в виде графиков и диаграмм),

– архив презентаций,

– архив выступлений первых лиц компании,

– полезные ссылки (сайты партнеров, клиентов, исследовательских организаций и т. д.)

– лицо, у которого можно получить дополнительную информацию (должность, ФИО, адрес электронной почты, телефон, факс),

– горячая линия (телефон или адрес электронной почты, по которым можно связаться с сотрудником компании для получения оперативной информации),

– бланк запроса дополнительной информации (фотографии, интервью с конкретным лицом и т. д.),

– основная информация на английском языке (на других языках) для иноязычных журналистов.

На главной странице корпоративного сайта обязательно должна быть прямая ссылка на пресс‑офис, чтобы любой журналист вышедший на сайт компании мог легко найти необходимую ему информацию.

Для доступа в пресс‑офис не должна проводиться процедура регистрации и введения пароля, т. к. это может остановить многих журналистов.

Естественно, указанные телефоны и адреса должны быть действующими и на все получаемые через сайт вопросы журналистам должны быть даны ответы. Например, «The Wall Street Journal отправила запросы по электронной почте на два десятка крупнейших сайта и обнаружила, что большинство из них решительно онемели. Девять компаний вообще не ответили. Двум потребовалось на ответ три недели, а другие прислали такие ответы, которые не соответствовали запросам. Только три компании предоставили адекватные ответы в течение дня»[102].

Чтобы журналист снова и снова заходил в один и тот же пресс‑офис, в нем должно быть много информации, и он должна постоянно пополняться новыми сведениями. Необновляемая информация также вредит имиджу, т. к. журналист может подумать, что и сама компания такая же медленная, нединамичная, необновляемая как ее сайт.

Качественному сайту следует не только содержать важную, полезную информацию, но и быть удобным. На нем должна соблюдаться четкая логика подачи материалов, ссылок, страниц: главное, свежее – сверху, дополнительное – ниже, дальше.

Не стоит просто переносить печатные тексты в интернет‑среду, у электронных материалов есть своя специфика чтения.

Хотя у электронных изданий нет таких ограничений по объему, как у бумажных, не следует слишком растягивать материалы. Человек должен получать достаточное, но не излишнее количество информации. Считается, что на чтение интернет текста уходит на 50 % больше времени, чем на обычный печатный. Поэтому на сайте большинство материалов просматриваются и только незначительная часть из них прочитывается.

Соответственно, все материалы на сайте рекомендуется делать на 50 % короче традиционных печатных аналогов. Каждый отдельный материал должен вмещаться в экран компьютера и состоять из нескольких абзацев. При этом не стоит делать каждый материал по одной общей теме на новой странице и заставлять людей переходить по новой ссылке, чтобы открыть следующий кусочек информации, – с такими «разбросанными» кусочками трудно работать – приходится их сводить вместе, чтобы обработать, и с них легко уйти «не туда». В каждом абзаце – 2–3 средних предложения.

Текстовые файлы лучше давать не одним массивом, а разбивать на удобные для чтения куски.

Одна страница – одна тема. Название каждой страницы или раздела должны давать точное представление о содержании.

Страницы не должны много «весить», иначе они долго загружаются, и человек может передумать их читать, перейдет на другой сайт. Это зависит прежде всего от количества иллюстраций.

Особенно внимательно, с точки зрения веса и подачи информации, следует относиться к первой странице сайта. Ведь с нее начинается чтение, и на ней же оно может закончиться. Поэтому не стоит «перед» или «вместо» первой страницы запускать рекламные ролики и пр.

Также как в обычном печатном тексте, на сайте не должно быть большого количества разных шрифтов и выделений, от которых рябит в глазах (тем более что не известно, как они отобразятся на мониторе посетителя).

На сайте обязательно должно быть меню (аналог оглавления), чтобы пользователь легко находил нужные разделы. При создании издания не стоит использовать так называемые «фреймы» – они отображаются не у всех пользователей. По этой же причине лучше использовать не самые «продвинутые», а наиболее популярные программы без «навороченной» анимации.

Любой традиционно скучный печатный документ, типа отчета, в электронной среде можно оживить фотографиями, видео, звуками, вставками интервью и т. д.

Действительно творчески оформленные сайты безусловно привлекают внимание, но их страницы (подчеркнем еще раз) не должны быть слишком «тяжелыми».

Не стоит размещать не только слишком большие тексты, тяжелую графику, но и большой набор фотографий. Фотографии лучше давать маленького размера, предоставляя человеку возможность при необходимости увеличить ее самостоятельно.

Используемое видео должно быть как можно «легче» с минимумом смен кадров, изменений цвета и т. д.

Дизайн сайта должен соответствовать содержанию и работать на общий имидж компании. Так на каждой странице сайта должны присутствовать логотип и название компании.

На сайте необходимо предусмотреть продуманную систему переходов по различным страницам и рубрикам, чтобы журналист легко добирался до нужной ему информации. Вместе с тем не должно быть излишнего количества гиперссылок. Ведь кликнув можно уйти с важной темы и больше к ней уже никогда не вернуться.

Ссылки на все страницы сайта должны быть на каждой из них, чтобы человек мог в любой момент перейти или вернуться к интересующей его теме.

Если на сайте насчитывается несколько десятков страниц, то стоит разместить поисковый механизм.

При разработке архитектуры сайта следует ориентироваться на общие тенденции, т. к. журналисты будут ожидать от каждого нового сайта уже привычного механизма использования.

Важно, чтобы все системы и сервисы сайта работали надежно, а навигация на нем была проста и понятна. Стоит помнить, что простота использования и быстрота загрузки являются критериями для решения людей, вернуться еще к этому сайту или нет.

По окончании разработки сайта стоит посмотреть на него глазами посетителей. Это может помочь выявить недостатки и улучшить как содержательную, так и оформительскую стороны.

Изначально следует заложить такие технические принципы, чтобы в дальнейшем необходимые изменения можно было вносить легко, без переустройства всего сайта.

У сайта должен быть очень простой интернет адрес URL {Uniform Resource Locator). При наборе простого названия в адресной строке сайта делается меньше ошибок. Он сразу «открывается».

Хорошо, когда название сайта совпадает в написании с названием компании. Тогда оно лучше запоминается и легче находится пользователями. Например, www.microsoft.com

По этой же причине желательно, чтобы название было коротким. Возможно подойдет узнаваемое и принятое широким кругом читателей сокращение (например, «HP» – «Hewlett Packard"»).

Для того, чтобы адрес выглядел солидно, имя должно быть зарегистрировано как домен второго уровня (www.имя. ru, www.имя. com и т. д.). Регистрация домена третьего уровня принизит «вес» издания. Если же перед названием сайта или после будет стоять еще и какое‑нибудь hi‑hi, halyаva, erotika и т. д., то это, безусловно, негативно повлияет на имидж компании.

Не стоит забывать ежегодно проходить перерегистрацию, так как интернет‑ловкачи могут зарегистрировать имя сайта на себя и потом попросить откупного за адрес во много раз дороже, чем стоит собственно регистрация.

Чтобы сайт был легко найден пользователями по названию и по ключевым словам, его необходимо зарегистрировать во всех популярных каталогах. Для этого, в первую очередь, необходимо иметь качественное содержание сайта, иначе администрация каталога может отказать в регистрации.

Сайт можно делать и поддерживать силами сотрудников компании. Для этой работы потребуются редактор, дизайнер, программист и системный администратор.

Также можно нанять и специалистов со стороны. Сегодня у многих интернет‑компаний есть услуга, позволяющая пользователям вносить изменения в сайт без участия в его программировании.

Работу по поддержанию сайта не стоит полностью перекладывать на плечи отделу информационных технологий. Можно легко получить красивый сайт, которым никто не будет пользоваться. Содержание, оформление, навигацию сайта (особенно страницы пресс‑офиса) должен контролировать специалист по медиарилейшнз.

 

Чат

 

Чат – это сервис обмена текстовыми сообщениями в режиме реального времени. Существует множество чатов, на которых люди знакомятся, обсуждают интересные им темы, становятся партнерами и т. д.

Специалист по медиарилейшнз может использовать уже существующие чаты, а может создать на своем сайте чат, который привлечет внимание журналистов. Свой чат легче позиционировать под интересы СМИ, а также контролировать его на предмет того, чтобы общение в нем не вышло за пределы закона. Тогда могут появиться негативные публикации о нем. То есть создавая чат стоит отдават себе отчет, что его придется модерировать, убирать рекламу и нецензурные выражения.

Включаясь в чаты с участием журналистов нужно быть осторожным, т. к. непрошеное вторжение представителей компаний может негативно настроить представителей СМИ..

Стоит иметь в виду, что стоимость хостинга для чата обходится дороже, чем для обычного сайта, так как чат создает большую и постоянную нагрузку на сервер.

Задумывая чат, следует взвесить, стоит ли вообще его иметь. Принесет он больше пользы или головной боли?

 

Пример использования чата в медиарилейшнз:

 

«14.03.2007

Новосибирское агентство InMar PR провело пресс‑чат Новосибирск‑Янгон.

13 марта в 10.30 по Московскому времени Новосибирское агентство InMar PR, осуществляющее информационную поддержку проекта Новых Российских Экспедиций, провело пресс‑чат с экспедицией, первой в мире совершившей сплав по реке Нмай, расположенной в Восточных Гималаях.

10 марта участники первой российской экспедиции по рекам Восточных Гималаев первыми в мире завершили сплав по каскадам горной реки Нмай (общая протяженность 280 км), которая относится к маршруту высочайшей категории сложности – шестой.

В связи с отставанием от графика на 8 дней, у экспедиции оказались просрочены билеты и виза. Сейчас экспедиция находится в г. Янгон государства Мьянма (бывшая Бирма). Пока спортсмены задерживаются с отправкой на родину, в Интернете, в специально созданном чате прошла своеобразная пресс‑конференция.

Экспедиция вызвала живой интерес СМИ, из‑за сообщений информ‑агентств, что экспедиция пропала. В InMar PR поступало большое количество запросов от журналистов. Чтобы поддержать интерес прессы и создать дополнительный информационный повод до прилета наших соотечественников домой, было решено провести пресс‑чат.

Такая форма общения была обусловлена тем, что в Мьянме запрещено пользоваться мобильными и спутниковыми телефонами, а звонок со стационарного из‑за помех напоминает разговор «слепого с глухим». Пресс‑чат оказался единственным способом для журналистов получить информацию о том, как прошла экспедиция и узнать подробности непосредственно от самих участников, находящихся в стране с военным правящим режимом.

При первой попытке экспедиции зайти в чат выяснилось, что интернет в Мьянме жестко контролируется спецслужбами, и не все интернет‑сервисы доступны, однако после нескольких попыток системному администратору агентства удалось найти способ обеспечить устойчивую связь с Мьянмой.

Новосибирское агентство InMar PR сделало для себя вывод, что подобный формат пресс‑мероприятия оказался эффективным и может использоваться в подобных нестандартных ситуациях.»[103]

 

 

Форум

 

Форум – это, как и чат, форма общения на сайте. Отличие в том, что пользователи на форуме не просто болтают, а обсуждают какую‑либо определенную тему. При этом общение происходит не обязательно в реальном времени. Форумы могут существовать и несколько дней, и несколько лет.

Обсуждать на форуме можно и экономические тенденции, и новости спорта, и новые технологии – в общем все, что волнует целевую аудиторию определенного сайта.

Для того, чтобы форум сохранял свою тематическую направленность и на нем было как можно меньше «отступлений» от темы часто вводится регистрация. Вместе с тем существуют и форумы со свободным доступом.

Форумы концентрируют определенную целевую аудиторию. Причем каждый из высказывающихся на форуме возвращается на него многократно, чтобы увидеть мнение или реакцию других участников.

Также, как и чат, форум необходимо модерировать, удаляя сообщения «вне темы», рекламу и брань.

Создавать форум стоит только, если на сайт ежедневно заходит минимум 200–300 человек. В противном случае форум будет пустовать, что наведет журналистов на мысль о том, что этот сайт мало интересует тех, для кого он предназначен.

 

Блог

 

Блог (веблог, weblog, blog) – это персональный интернет‑дневник. Его может вести как частное лицо в личных целях, так и представитель компании с целью продвижения своих продуктов и брендов.

Часто информация на блогах появляется более оперативно и в дальнейшем используется СМИ.

Блоги пользуются большой популярностью у читателей и реально конкурируют с профессиональными СМИ. Через блоги можно охватить значительное количество целевой аудитории.

Корпоративные блоги должны быть под контролем специалиста по медиарилейшнз, т. к. от них можно получить не только пользу, но и вред. Сотрудник компании, высказывая свое частное мнение, может бросить тень на своего работодателя, исказить так пестуемый имидж организации. "Недовольных – местом работы, ее сутью, коллегами, своим социальным положением – много. И чем жестче менеджмент и общепринятые нормы корпоративного поведения, тем больше у людей желания вылить грязь на свою контору и начальство… На службе люди производят некий продукт, сидят смирно и получают за это деньги. А приходя домой, начинают рубить правду‑матку. Оказывается, официант не может пережить, что мясо в ресторане не первой свежести. Рука оператора сотовой связи так и тянется написать в дневнике, что тарифы в мобильной телефонии – сплошной обман, особенно роуминг… "[104].

 

* * *

 

Использование интернет‑ресурсов должно быть интегрировано в общую деятельность специалиста по медиарилейшнз. Нельзя разделять работу только на офф‑лайновую и онлайновую, т. к., например, не все журналисты заглядывают в форумы, чаты, любят пользоваться интернет‑почтой. Несмотря на доступность информации в интернете многие журналисты предпочитают собирать факты из первоисточников с помощью телефонных разговоров и личных встреч.

Стоит отметить, что выстроить долгосрочные доверительные отношения только с помощью интернет‑ресурсов вряд ли удастся. Ничто не может заменить личное общение.

 

 

Публичное выступление

 

Несмотря на то, что за последние столетия и десятилетия информационный мир кардинально изменился, и человек получил возможность пользоваться такими СМИ, как газеты, радио, телевидение и интернет, он продолжает слушать непосредственные выступления людей в различных местах по различным поводам. Никакие технические достижения не в силах заменить получение информации от «первоисточника», «живое» общение с ним. Человек, глядя на выступающего и слушая его, получает максимум информации и о содержании речи, и о форме, и о самом ораторе, которому тут же можно задать вопрос или с которым можно вступить в дискуссию и т. д.

Публичное выступление – это одна из эффективных форма распространения информации. Связано это с тем, что в этом мероприятии участвует целевая аудитория. Слушатели выступления собраны, сконцентрированы на восприятие информации. Они не отвлечены на другие дела, разговоры. Их телефоны отключены. Они действительно внимают, а не дремлют как на длительных лекциях. Им интересна не только тема, но и персона оратора. Выступление на публике позволяет персонифицировать компанию, выделять ее из массы других может быть и больших, но безликих структур.

Необходимо отметить, что по ходу выступления слушатели активно воспринимают информацию и поддерживают обратную связь. Оратор всегда может вернуться к чему‑либо или заострить внимание на какой‑то отдельной теме.

В ходе выступления может быть дано больше неофициальной информации и в более неофициальном виде, чем если бы она распространялась письменно (пресс‑релиз, меморандум и т. д.)

Публичное выступление повышает доверие аудитории к компании. Люди видят, что представители компании их не боятся, не прячутся за своими сотрудниками и распространяемыми документами.

Важно также понимать, что публичное выступление может стать первым шагом в дальнейшем долгосрочном сотрудничестве со СМИ.

Стоит сказать, что публичное выступление – это организуемое, управляемое и контролируемое распространение информации. Специалист по медиарилейшнз должен иметь это средство в своем арсенале.

Подготовка к публичному выступлению начинается с анализа аудитории:

– что за люди придут (возраст, пол, образование),

– каков их профессиональный статус (специализация, должностной уровень),

– как они настроены по отношению к компании или выступающему (положительно, отрицательно, нейтрально),

– насколько однороден состав аудитории,

– каковы ожидания аудитории,

– каких тем не стоит касаться,

– кто является авторитетом для аудитории (на каких людей можно ссылаться в выступлении),

– будут ли присутствовать представители клиентов, партнеров, руководства компании.

Знание аудитории позволит выявить ее интересы и вести выступление отталкиваясь от них. Также зная аудиторию легко говорить с нею на привычном, понятном ей языке с использованием или не использованием профессиональной лексики.

Часть аудитория всегда будет ловить каждое слово, надеясь не пропустить что‑то важное, ценное для себя. Б о льшая же часть аудитории традиционно представляет «болото» – молча, пассивно внимающих людей.

Нужно быть готовым к тому, что еще одна часть аудитории приходит не для получения новой информации, а чтобы «себя показать» – задавать «умные» вопросы, делать несущественные критические замечания, откровенно зевать. Их придется или игнорировать, или «поставить на место», уличив в некомпетентности. Нельзя посвящать все выступление кучке добивающихся внимания критиканов, иначе информация не будет донесена до всей аудитории и цель выступления не будет достигнута.

Заранее нужно познакомиться не только с аудиторией, но и с местом выступления. Нужно узнать, есть ли в зале сцена, возвышение, на котором будет находиться место оратора. Стоит попробовать пройти к месту выступления, чтобы «натоптать дорожку» и случайно не оступиться во время самого мероприятия.

Следует постоять на месте выступления, привыкнуть к масштабу помещения, к местонахождению дверей, из которых могут неожиданно появляться опоздавшие к началу выступления люди.

Также нужно ознакомиться с трибуной, если она есть, найти удобную для выступления за ней позу, проверить и подогнать по росту микрофон, если таковой имеется.

Если ораторов несколько и они выступают сидя за столом, то стоит поставить микрофон перед каждым из них.

Если выступающий передвигается по сцене, пользуется доской и мелом, то для него следует предусмотреть радио‑микрофон, который не нужно держать в руке.

При необходимости можно скорректировать подсветку текста на трибуне.

Если будет использоваться компьютер, проектор, то их также стоит опробовать заранее, особенно на предмет технической совместимости с другим оборудованием.

Очень часто на выступлениях используется письменная доска. Обычная должна иметь мел и мокрую тряпку. Бумажная или пластиковая – соответствующие фламастеры.

И хотя такая щепетильность с оборудованием кажется излишней, но сколько выступлений затягивалось из‑за того, что проектор «не контачил» с компьютером, мела у доски не оказалось или неподходящие фламастеры никак не хотели стираться с пластика.

При подготовке места следует понимать, что технические средства не могут заменить сути самого выступления. Более того, они могут отвлекать внимание на себя. Соответственно нужно оценить целесообразность их применения. Оратор не должен повторять цифры или факты, которые демонстрируются на экране. Люди могут подумать: «Зачем мы здесь? Могли бы прислать эти материалы и мы бы их просто прочитали».

Использование визуальных средств, наиболее оправдано тогда, когда аудитория является очень молодой или когда оратору приходиться оперировать большим количеством цифр, объяснять сложные составы, структуры, схемы и т. д.

На месте выступления стоит заранее предусмотреть дежурных, которые бы помогали аудитории рассесться так, чтобы на передних и центральных местах не образовывалось смущающих оратора пустот. Ведь люди обычно стараются сесть сбоку и подальше. Кроме того, дежурные будут следить за тем, чтобы не хлопали двери, и при необходимости могут успокоить или удалить из зала неадекватных людей.

Если выступление проводиться на территории компании, то с ним обычно не возникает никаких проблем. Но стоит иметь ввиду, что хорошее публичное место всегда пользуется популярностью и его следует бронировать заранее, иногда за несколько месяцев до выступления.

 

Текст выступления

 

Каждая речь должна быть уникальной, не звучавшей ранее, соответствующей конкретной уникальной аудитории и отдельному уникальному моменту времени. Для этого прежде всего нужно выбрать тему выступления и сфокусировать на ней все внимание. Вся информация должна излагаться в простой, логичной, понятной аудитории форме.

Тему нужно раскрыть так, чтобы она выглядела актуальной и интересной для освещения в различных СМИ. У речи должно быть привлекательное интересное название. Тем должна быть увязана с актуальными событиями. Чем острее, нестандартнее выступление, тем больше она заинтересует журналистов.

Заранее необходимо определить время, отведенное на выступление. Стоит иметь в виду, что трудно удержать внимание людей больше чем 20–30 минут. Нужно успеть анонсировать выступление, раскрыть тему, подвести итоги и одновременно не надоесть публике.

20‑30 минут выступления – это значит около 15–25 страниц печатного текста. Считается, что в среднем на чтение одной страницы текста, набранного через два интервала, уходит около минуты.

Структура выступления достаточно стандартна. Сначала оратор приветствует аудиторию, затем благодарит организаторов и далее переходит к сути выступления.

Не стоит затягивать начало обширными благодарностями всем и вся, скучными общими фразами, рассказом анекдота или попыткой пошутить. Часто юмор бывает просто неподходящим для серьезной темы, а оратор, увы, не является одаренным артистом. Потому без лишних слов (особенно если нет уверенности в своих юмористических способностях), лучше сразу переходить к делу.

По ходу изложения основных фактов, аргументов, доказательств стоит прибегать к статистической информации, высказываниям специалистов, цитатам известных людей. Однако с этим не стоит перебарщивать, т. к. обилие цифр утомляет, также как и обилие цитат (особенно длинных), за смыслом которых приходиться следить с особенным вниманием. Следует контролировать то, чтобы цитаты не были затасканы, использованы другими людьми в других выступлениях.

Сложные для понимания моменты, также как и особенно эмоционально выразительные, стоит повторять. Полезным будет использование риторических вопросов, которые активизируют мышление слушателей.

Концовка, как и вступление, должна быть короткой и по делу – простым резюмированием сказанного в основной части.

В процессе подготовки, написания речи следует иметь в виду, что ее будут не читать, а слушать. То есть текст нужно писать не для глаза, а для голоса и для уха. Соответственно, нужно чаще использовать короткие, образные глаголы, избегать местоимений, причастий и деепричастий, сложных фраз и предложений.

Все смысловые блоки должны быть закончены и иметь связь друг с другом.

Чтобы не пропустить что‑либо очень важное, его стоит подчеркнуть. Также, чтобы при чтении не запутаться в нулях, цифры стоит записать прописью.

Все слова, фразы, предложения должны быть подчинены одной цели – приданию речи выразительности, динамизма. Хорошо написанный текст всегда вдохновляет оратора на выступление.

 

Речь

 

Хотя в зале находиться не один человек, произносить речь нужно, как бы обращаясь только к одной персоне. В таком случае выступление будет иметь личный характер, затрагивать каждого из находящихся в зале.

Не нужно торопиться, проглатывая слова, слога или буквы. Стоит «придерживать» себя, стараться чеканить слова.

Между смысловыми блоками нужно делать паузы.

Стоит повторять сложные «моменты», но следует избегать необоснованных повторов, возвратов к вопросам, которые уже были подробно «разжеваны». Это надоедает, публика будет скучать.

Говорить на публике, особенно, впервые не просто. И для того, чтобы не сбиться и сказать все, что было задумано, легче всего поддаться соблазну и прочитать написанный текст, уткнувшись в него глазами. Но публика будет разочарована. Она пришла на зрелище, а не на монотонную, усыпляющую читку. Зачитывать можно длинные цитаты, точные данные, выраженные в цифрах.

Если в связи с какими‑либо обстоятельствами приходиться читать по бумажке, то для того, чтобы поддерживать контакт со слушателями, после каждых нескольких предложений нужно поднимать глаза, смотреть на людей. Но лучше, конечно, речь предварительно запомнить. Если не всю, то основные тезисы, импровизируя с ними по ходу выступления. При этом, конечно, не следует далеко отходить от текста, который был подготовлен в печатном виде не только для самого выступающего, но и для дальнейшего распространения среди журналистов.

Не стоит заучивать все наизусть, потому что потом есть опасность отбарабанить все как на уроке литературы в школе – для отчета, а не для результата.

Во время устного выступления не обязательно соблюдать правила грамматики. Именно такая свобода изложения и придает живость, непосредственность речи. Усилить ее может выражение чувств, эмоциональная подача информации.

Для вовлечения слушателей в выступление можно задавать им вопросы, просить высказать своем мнение по какому‑либо вопросу и т. д.

Замечательно, когда оратор – и не