Прием и увольнение работников. Новые правила в ТК РФ

Прием и увольнение работников. Новые правила в ТК РФ

 

Вступление

 

Важнейшим принципом трудового права признается свобода труда. Этот принцип провозглашен в ст. 37 Конституции РФ и признан международным сообществом. Свобода труда проявляется, прежде всего, в предоставлении возможности человеку свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

Конституцией РФ не предусмотрена обязанность трудиться. Каждый гражданин может трудиться в избранной им сфере деятельности или отказаться от участия в труде. Незанятость граждан не может служить основанием для привлечения их к административной или иной ответственности (Закон РФ от 19.04.1991 г. N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Гражданин может свободно выбирать вид трудовой деятельности. Это может быть предпринимательство, работа на основе гражданско-правовых договоров (подряда, поручения, возмездного оказания услуг, авторского договора), работа по трудовому договору.

В сфере трудовых отношений свобода труда проявляется, прежде всего, в договорном характере труда и находит отражение в отраслевом принципе трудового права - принципе свободы трудового договора. Единственным основанием возникновения трудовых отношений является соглашение сторон - трудовой договор. Работник обладает свободой расторжения трудового договора.

Каждый человек в России имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы. Каждый гражданин РФ имеет право на отдых. Человеку, работающему по трудовому договору, гарантируются установленные законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.

Всем работникам гарантируется равенство возможностей, которое обеспечивается установлением льгот и гарантий для отдельных категорий работников, особо нуждающихся в социальной защите в связи с физиологическими особенностями (женщины, несовершеннолетние), состоянием здоровья (инвалиды), социальным статусом (работники с семейными обязанностями), выполнением трудовых обязанностей во вредных или опасных условиях и т.п.

Конституцией РФ признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законодательством способов их разрешения, включая право на забастовку (ст. 37).

Однако мало провозгласить какие-либо права и установить гарантии, нужно знать, как претворить их в жизнь. Главное в проблеме прав человека сегодня - не теоретическая разработка, а создание необходимых условий, гарантий, механизмов реализации социально - экономических прав человека. Важно устранить прямые нарушения прав, причины, их порождающие, поставить заслоны на пути злоупотреблений и произвола в отношении прав граждан, упрочить их охрану и защиту со стороны власти.

Причин нарушений прав в сфере труда немало. Одна из них - отсутствие строгой системы процедур и механизмов защиты. Защита права означает возможность государства, его исполнительных органов защитить те или иные права и гарантии человека.

В настоящее время в российской экономике сложилось два правовых режима регулирования трудовых отношений - писанное трудовое право для бюджетных организаций и "обыденное" право для нового коммерческого сектора. Если в бюджетных организациях трудовое законодательство еще как-то соблюдается, то в новом коммерческом секторе требования ТК РФ выполняются далеко не всегда.

На предприятиях малого и среднего бизнеса распространены гражданско-правовые отношения, так как это удобно работодателю (нет необходимости соблюдать все гарантии, установленные в трудовом законодательстве).

Рост числа малых и средних предприятий обостряет проблему защиты законных прав наемных работников. На этих предприятиях обычно не создаются профсоюзные организации, не избираются комиссии по трудовым спорам, т.е. отсутствуют органы, которые должны представлять и защищать интересы работников. Юридическая незащищенность плюс правовая неосведомленность заставляет людей принимать любые условия "хозяина". Число кабальных договоров растет, а значит, растет и число социально незащищенных работников.

В соответствии с ч. 2 ст. 45 Конституции РФ каждый вправе защищать свои права всеми способами, не запрещенными законом. Государством гарантируется защита прав и свобод человека и гражданина в Российской Федерации.

В частности, в случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы (ст. 142 ТК РФ). Возможно, такие действия работников прекратят допущенные работодателем нарушения трудовых прав. Никто не может заставить работника трудиться бесплатно, поэтому действия работников, отказавшихся от выполнения трудовых функций в качестве ответной меры в связи с неполучением заработной платы, будут признаны законными.

Работник имеет право обжаловать факт дискриминации в трудовых отношениях, в т.ч. необоснованный отказ в приеме на работу (ст.ст. 64, 391 ТК РФ).

Тезис о равенстве сторон трудового договора справедливо подвергается критике. Отношения между ними фактически строятся на основе подчинения работника работодателю. В сложившейся экономической ситуации работники не рискуют открыто защищать свои права и вступать в конфликт с работодателем, поскольку обращение с жалобой на "хозяина" грозит потерей работы. Поэтому очень часто пострадавшему выгоднее отказаться от реализации предоставленных законом прав, чем вступать в спор.

Любое обращение работника в суд (например, о восстановлении на работе, оплате вынужденного прогула) рассматривается работодателем как нежелательное и ненормальное явление, и чаще всего такой "смельчак" будет преследоваться им. Восстановленные работники знают, что велика реальность быть уволенным вновь, но уже по какому-то другому основанию.

В этих условиях необходима эффективная система юридических гарантий, обеспечивающих защиту прав и интересов наемных работников от неправомерных действий работодателей. Но чтобы знать, не ухудшает ли работодатель права работника, работнику необходимо, прежде всего, самому знать свои права, установленные законодательством и уметь их отстоять.

В настоящем пособии проводится анализ изменений в Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ), которые внесены Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ и вступят в силу с 6 октября 2006 г. Принятые поправки в ТК РФ носят масштабный характер. Изменения коснулись более 300 статей ТК РФ, многие из них изложены в новой редакции. Введено более десятка новых статей. Большинство поправок направлено на устранение имеющихся противоречий и неточностей в нормах ТК РФ и исключение возможности их неоднозначного толкования. В то же время введены новые нормы, более подробно урегулированы некоторые правоотношения.

Установлены новые требования к содержанию трудового договора. Среди условий, обязательных для включения в трудовой договор, назван конкретный вид поручаемой работнику работы. Установлен порядок дополнения трудового договора недостающими сведениями и условиями.

В ТК РФ введена статья, регулирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Дополнен перечень оснований для прекращения трудового договора.

Работодатели - индивидуальные предприниматели так же, как и организации - должны будут вести трудовые книжки на своих работников. Их приравняли к организациям также в отношении других прав и обязанностей, в частности, по заключению коллективных трудовых договоров, по расторжению трудовых договоров и т.д., так им предоставлено право расторгать трудовой договор в случае сокращения численности или штата работников.

Изменен порядок расчета среднего дневного заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска. Теперь указанный средний заработок будет исчисляться за последние 12 календарных месяцев (а не за три месяца) путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4.

Дополнен перечень случаев выплаты выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка. Указанное пособие будет выплачиваться еще в двух случаях: при расторжении трудового договора на основании отказа работника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора, а также при увольнении в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением. Изменены основания прекращения ученического договора. Теперь он может быть прекращен по окончании срока обучения или по основаниям, предусмотренным этим договором.

Признаны недействующими на территории Российской Федерации нормативные правовые акты СССР, а также отменены законодательные акты РФ, утратившие актуальность в связи с внесенными изменениями. В частности, отменены Законы "О коллективных договорах и соглашениях", "О порядке разрешения коллективных трудовых споров", "Об основах охраны труда в Российской Федерации".

Данное пособие направлено на оказание помощи гражданам в изучении своих трудовых прав и социальных гарантий, а также способов их защиты для того, чтобы уметь отстоять свое человеческое достоинство и жить в правовом государстве.

 

Оформление работника на работу

 

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (порядок заключения трудового договора описан ниже). Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ о приеме на работу является первичным документом по учету кадров и представляет собой унифицированный документ, форма которого (N Т-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1. Изданный приказ подлежит предъявлению новому работнику для ознакомления и подписи в течение трех дней со дня заключения трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. Приказ должен быть также доведен до сведения структурных подразделений организации, так как именно на основании приказа руководителя работнику предоставляются рабочее место, необходимые орудия труда и т.д.

На основании изданного приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54).

Таким образом, процедура приема на работу предусматривает следующую последовательность действий:

1. будущий работник составляет в письменной форме заявление на имя руководителя организации о приеме на работу, например, в качестве юриста (экономиста, кассира, бухгалтера и т.д.), ставит дату и подписывает заявление. При этом он предъявляет необходимые документы, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. Лицо, уполномоченное осуществлять прием работников, пишет на заявлении нового работника "В приказ", ставит дату и подписывается;

2. с работником заключается письменный трудовой договор, который составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем (директором, начальником отдела кадров и т.п.). При этом один экземпляр договора передается работнику, а второй - остается у работодателя;

3. прием на работу оформляется приказом (форма N Т-1), изданным на основании заключенного трудового договора, и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок. По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу - это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор;

4. прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Такое ознакомление с 06.10.2006 г. необходимо производить под роспись, чтобы в дальнейшем при возникновении каких-либо трудовых споров работник не мог ссылаться на то, что не был ознакомлен с такими актами.

Кроме того, работник должен быть ознакомлен с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями, должностной инструкцией. С новым работником должен быть проведен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной безопасности и другим правилам по охране труда.

Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.д., должны регулироваться условиями коллективного договора и другими локальными актами.

 

1.2. Общие требования при обработке персональных данных работников и гарантии их защиты

 

В соответствии с Федеральным законом от 20.02.1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.

Работодатели, владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено (ст. 86 ТК РФ), что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

- обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

- все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

- работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

- работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в установленном порядке;

- работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

- работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

- работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться условия о неразглашении государственной, служебной, коммерческой или иной охраняемой законом тайны. В этой связи в трудовые договоры с соответствующими работниками следует включать условие о неразглашении конфиденциальной информации о персональных данных работников, к которой они имеют доступ в силу своих должностных обязанностей.

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

- полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

- доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования (ст. 88 ТК РФ):

- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Лица, которым в установленном законом порядке переданы сведения, составляющие врачебную тайну, наравне с медицинскими и фармацевтическим работниками несут за ее разглашение дисциплинарную, административную или уголовную ответственность. В соответствии с Семейным кодексом РФ лица, каким-либо образом осведомленные о факте усыновления, обязаны соблюдать тайну усыновления ребенка, а в случае ее разглашения против воли усыновителей привлекаются в ответственности, установленном законом порядке.

Федеральным законом от 20.02.1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" предусмотрено, что граждане имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию. Ограничение доступа граждан и организаций к информации о них допустимо лишь на основаниях, предусмотренных федеральными законами. Кроме того, владелец документированной информации о гражданах обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех лиц, которых она касается.

Статьей 90 ТК РФ установлено, что лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности. За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель вправе применять дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 192 ТК РФ.

Согласно п.п. "в" п. 6 ст. 81 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей, выразившегося в разглашении государственной, коммерческой, служебной и иной охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей. Поправками, внесенными ФЗ-90 в ст. 81 п. 6 п.п. "в", предусмотрено увольнение работника за разглашение персональных данных другого работника.

Статьей 13.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) предусмотрено, что нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа, как на граждан, так и на должностных лиц, а также на юридических лиц. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с использованием служебных или профессиональных обязанностей, влечет за собой наложение административного штрафа на граждан, а также на должностных лиц.

Уголовная ответственность за нарушение неприкосновенности частной жизни (в том числе за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия) предусмотрена статьей 137 Уголовного кодекса РФ.

Согласно п. 2 ст. 139 Гражданского кодекса РФ лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки, причем такая обязанность возлагается и на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору.

 

Приказы по личному составу

 

Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и др.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: "О приеме на работу...", "О переводе на другую работу...", "О поощрении..." и т.п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде ("По личному составу"). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов. Сначала - назначение на должности, затем - перевод на другие должности, далее - освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Отдельные формулировки увольнения работников даны в приложении к настоящему разделу.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указывают документы, послужившие основанием для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: "С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата."

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс "л/с" (личный состав), "к" (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - "л/с", для приказов о поощрении - "п", для приказов по командировкам - "к".

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

 

Правила хранения документов

 

Все организации, независимо от организационно-правовой формы, а также предприниматели без образования юридического лица обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, образующихся в их деятельности в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ.

Правила хранения документов установлены целым рядом нормативных правовых актов, регулирующих архивное дело, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме того, отдельные положения, касающиеся хранения документов, содержатся также в налоговом и бухгалтерском законодательстве.

В настоящее время конкретные сроки хранения всех документов (бухгалтерских, финансовых, кадровых и пр.) установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. Сроки хранения для ряда документов налогового и бухгалтерского учета установлены Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Перечнем установлено, что исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их в делопроизводстве. Так, если срок действия договора закончился в 2004 г., то срок его хранения начинает течь с 1 января 2005 г. Срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах начинает течь с года, следующего за годом, в котором организация (или индивидуальный предприниматель) была снята с налогового учета. Срок хранения личной карточки работника исчисляется с года, следующего за годом, в котором был прекращен трудовой договор с данным работником. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумаге.

Документы, образующиеся в деятельности организации (индивидуального предпринимателя) по срокам хранения можно подразделить на следующие категории:

- документы временного хранения (до 10 лет включительно);

- документы долговременного хранения (более 10 лет);

- документы постоянного (бессрочного) хранения (до 10 лет включительно).

Так, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики (за исключением документов, которые нужно хранить постоянно) относятся к временным документам. Срок их хранения составляет 5 лет. Вместе с тем ряд документов бухгалтерского и финансового характера имеют срок хранения менее 5 лет.

Так, например, в течение 1 года нужно хранить следующие документы:

- срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения;

- заявки на получение кредитов;

- сведения о расходовании кредитов за месяц (за квартал - в течение 3 лет);

- месячные кассовые планы (квартальные - 3 года);

- месячные бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);

- месячные статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности для данной организации.

Необходимо иметь ввиду, что согласно Перечню в течение 5 лет нужно хранить документы бухгалтерского учета и другие документы о начисленных и перечисленных суммах налогов. Однако в Налоговом кодексе РФ для указанных документов установлен меньший срок хранения - 4 года. Если Перечнем установлен более длительный срок хранения, чем это предусмотрено НК РФ (или другим специальным законом), то документ следует хранить в течение срока, установленного Перечнем, поскольку за несоблюдение этого срока может быть применена административная ответственность. Но если такой документ по истечении срока хранения, установленного налоговым законодательством, затребует налоговый орган, то за его непредставление налогоплательщика нельзя будет привлечь к налоговой ответственности. И наоборот, если Перечнем установлен срок хранения меньшей продолжительности, чем это предусмотрено НК РФ, то организации следует хранить документы в течение срока, установленного НК РФ. Так, в соответствии со ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в течение всего срока (но не более 10 лет), пока он уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Для кадровых документов Перечнем установлены как временные, так и долговременные и постоянные (бессрочные) сроки хранения (разделы 7 "Трудовые отношения" и 8 "Кадровое обеспечение").

Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) следует осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 (до этого действовали формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. N 26), так как в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 29.05.1998 г. N 57а, Минфина РФ от 18.06.1998 г. N 27н (зарегистрировано в Минюсте РФ 16.07.1998 г. N 1561) с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор,

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1),

- личная карточка работника (форма N Т-2),

- личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС (МС)),

- штатное расписание (форма N Т-3),

- учетная карточка научного, научно - педагогического работника (форма N Т-4),

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5),

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6),

- график отпусков (форма N Т-7),

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8),

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9),

- командировочное удостоверение (форма N Т-10),

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а),

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны применяться следующие формы:

- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12),

- табель учета рабочего времени (форма N Т-13),

- расчетно - платежная ведомость (форма N Т-49),

- расчетная ведомость (форма N Т-51),

- платежная ведомость (форма N Т-53),

- журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а),

- лицевой счет (форма N Т-54),

- лицевой счет (свт) (форма N Т-54а),

- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60),

- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61),

- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, а по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. N 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении блано<