Перечень документов по кадрам долговременного срока хранения, которые по истечении срока хранения подлежат уничтожению

 

┌─────────┬─────────────────────────────────────────────────┬───────────┐

│ Номер │            Вид документа              │ Срок │

│статьи в│                                            │ хранения, │

│ Перечне │                                            │ лет │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│288 │Тарификационные ведомости                       │25    │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│312 │Акты расследования профессиональных отравлений и│45    │

│    │заболеваний                                 │      │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│    │Документы о производственных  авариях и│      │

│322а │несчастных случаях (акты, заключения, отчеты,│45    │

│    │протоколы, справки), произошедших в организации │      │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│    │Невостребованные подлинные личные документы│      │

│342 │(трудовые книжки, дипломы, аттестаты,│50       │

│    │удостоверения, свидетельства)               │      │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│348 │Протоколы заседаний комиссий по установлению│15 (при│

│    │трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу│отсутствии │

│    │лет                                         │приказов -│

│    │                                            │50)   │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│358е │Книги, журналы, карточки учета выдачи трудовых│50    │

│    │книжек и вкладышей к ним                    │      │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────┼───────────┤

│359 │Протоколы    заседаний,   постановления│15    │

│    │аттестационных, квалификационных комиссий   │      │

└─────────┴─────────────────────────────────────────────────┴───────────┘

 

Все документы по личному составу, для которых срок хранения в организации установлен 75 лет, по истечении срока подлежат обязательной передаче в соответствующий государственный или муниципальный архив. Это приказы, распоряжения поличному составу, документы к ним; штатные расстановки; индивидуальные (персональные) должностные инструкции.

В Перечне указан ряд документов (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера и др.), которые необходимо хранить в организациях всех форм собственности вплоть до их ликвидации (п. 2.4.2).

 

┌─────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Номер │                   Вид документа                   │

│статьи в│                                                        │

│ Перечне │                                                        │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

│6а  │Приказы, распоряжения, справки, информации и т.п. по основной│

│    │деятельности организации                                │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

│13а, 14│Уставы (положения), учредительные договоры (изменения к ним),│

│    │протоколы учредительных собраний, списки учредителей    │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

│    │Свидетельства о регистрации, ликвидации организации,│

│15, 19,│документы о лицензировании деятельности организации,│

│57  │документы на право собственности имуществом             │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

│16  │Положения о структурных подразделениях, филиалах,│

│    │представительствах                                      │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

│48, 49,│Документы проверок, ревизий, аудиторские заключения     │

│50  │                                                        │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

│135а, 136│Сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, документы к│

│    │ним,                                                    │

│    │передаточные, разделительные, ликвидационные балансы    │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

│311, 319,│Документы по охране труда, сведения об авариях и несчастных │

│322а │случаях                                                 │

├─────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┤

│337а, 349│Личные дела, штатно-списочный состав работников         │

└─────────┴─────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Остальные документы, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить не менее 10 лет; дальнейший срок их хранения организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

 

Перечень отдельных документов по кадрам, которые должны храниться в организации не менее 10 лет

 

┌─────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Номер статьи│                 Вид документа                 │

│ в Перечне │                                                    │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│32а     │Штатные расписания, изменения к ним                 │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│269     │Документы о структуре аппарата управления (нормативы│

│        │численности, справки, расчеты)                      │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│272     │Документы об организации труда при совмещении профессий│

│        │(акты, протоколы, справки, докладные записки)       │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│276     │Документы о проверке выполнения условий коллективного│

│        │договора (протоколы, справки, акты, переписка)      │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│284а    │Нормы выработки и расценок (кроме временных),│

│        │разработанные и утвержденные в организации          │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│        │Сетки по оплате труда, ставки, разработанные и│

│286а    │утвержденные в организации                          │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│        │Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и│

│298     │охраны труда, техники безопасности (справки, предложения,│

│        │обоснования, рекомендации)                          │

└─────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Законом об архивном деле установлено (ст. 23), что в случае ликвидации коммерческой организации (или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя), в том числе в результате банкротства, архивные документы, образовавшиеся на данный момент в процессе ее деятельности (за исключением документов, сроки хранения которых истекли), ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий обязаны передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на договорной основе. При этом перед передачей документы должны быть систематизированы.

При реорганизации коммерческих организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяют учредители этих организаций либо органы, уполномоченные на то учредительными документами.

 

Место хранения

 

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обязанность создавать архивы в организациях законодательно не закреплена. Документы долговременного и постоянного срока хранения можно хранить непосредственно в архиве организации или сдать их на хранение в частный архив. Законом об архивном деле установлено (ст. 13), что организации могут создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Они вправе самостоятельно определить место хранения своей документации. Архивные документы (включая кадровую документацию) передаются в архив организации не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Документы с временными сроками хранения, как правило, не подлежат передаче в архив организации.

Законом установлено (ст. 15), что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

В том случае, когда в организации создается большой объем документооборота, целесообразно создать архив как самостоятельное структурное подразделение организации. Если же количество документации сравнительно небольшое, то можно организовать архив как подразделение в составе секретариата.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии, заверенные руководителем организации. Для упорядочения передачи дел в архив, целесообразно составить соответствующий график, который согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы и утверждается руководителем организации. Кроме того, нужно разработать регламент выдачи документов из архива по запросу сотрудников, а также сторонних организаций. Срок, на который могут быть выданы документы, не должен превышать 3 месяцев.

Не реже одного раза в пять лет в архиве организации целесообразно проводить проверку наличия состояния документов для установления фактического наличия единиц хранения документов и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам.

Если у организации нет необходимости создавать собственный архив, то можно обратиться в частную архивную фирму, которая возьмет на себя ответственность за сохранность документов, а также магнитные носителя с записанной на них информацией. При этом обязательно должна быть составлена подробная опись сдаваемых единиц хранения. В свою очередь частный архив должен обеспечить не только сохранность, но и конфиденциальность, полученных на хранение документов.