Необходимо использовать «квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 98г.»

В справочнике содержатся квалификационные характеристики всевозможных должностей во всех сферах жизнедеятельности, каждая квалификационная характеристика состоит из 3 разделов: должностные обязанности в нём установлены все функции, которые могут быть полностью или частично доверены работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во 2 раздел должностной инструкции с таким же названием «должностные обязанности». 2 позиция: должен знать… в нём содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций других руководящих материалов, а так же методов и средств, которые должен применять работник при выполнении своих должностных обязанностей. (в 1 раздел общие положения). 3- требования к квалификации: уровень профессиональной подготовки работника необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, а так же требованию к стажу работы. «Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих».

Регламентация деятельности службы ДОУ

Служба ДОУ и её работники осуществляют свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

1) Положение о структурном подразделении

2) Должностные инструкции

3) Инструкция по ДП

2.4. Нормативная база, регламентирующая организацию и технологию работы с документами учреждения.

Разработка положения о службе ДОУ

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Структура положения о службе ДОУ:

Впервые структура текста положения на общегосударственном уровне была предложении в ГСДОУ, однако пользоваться им в настоящее время возможно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и в действующем законодательстве. Примерная структура текста положения может выглядеть след. Образом: общие положения; цели; задачи; функции; права; ответственность; взаимоотношения с другими структурными подразделениями, кроме этого в качестве отдельного раздела может быть включен раздел руководство.

Общие положения: раздел определяет статус подразделения, нужно указать: официальное название подразделения и степень его самостоятельности; кем возглавляется и кому подчиняется служба ДОУ; какими законодательными и нормативными актами руководствуется в своей деятельности; кем утверждается структура и штат подразделения; имеется ли печать.

Цели и задачи: современные документоведы в большинстве случаев предлагают называть этот раздел положения «основные задачи», поскольку цели деятельности это и есть задачи, которые решает подразделение.

Найти в учебном пособии.

Функции службы ДОУ: содержит функциональный анализ деятельность службы ДОУ: перечисляются действия и виды работ, которое должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. При этом нужно иметь ввиду, что функции любого подразделения независимо от того чем оно занимается можно поделить на 2 группы: а) общие управленческие функции б) специфические функции, отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности. Общие управленческие – организация работы, планирование деятельности, регулирование деятельности, контроль за деятельностью.

Специфические – отражают технологию работы с документами. Следует помнить, что формулировка функций подразделения должна быть отражена отглагольными существительными: разработка, анализ, контроль, совершенствование, согласование и т.д. По сути дела в этом разделе должны быть прописаны все технологические процедуры документооборота, осуществляемые службой ДОУ, например, для решения задачи «обеспечение единой в рамках 1 организации технологии создания и обработки документов – необходимо выполнять след. Функции: обеспечение подразделений бланками документов, обеспечение изготовления документов, их копирование и тиражирование, контроль за качеством подготовки и оформления документов; соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверения документов; установление единого порядка прохождения документов; обеспечение защиты документной информации.

Права: устанавливает какие действия имеет право осуществлять служба прежде всего в лице руководителя, в данном случае право рассматривается как юридически-узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определённые действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения, в данный раздел может быть включено право на издание отдельных документов; на ведение переписки; право давать подчинённым указания, необходимые для выполнения возложенных на них функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации и т.п. в обязательном порядке устанавливаются следующие права: 1) требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами; 2) требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения установленных правил работы с документами; 3) привлекать в установленном порядке работников организации для составления текстов проектов документов по поручению руководства; 4) подписывать и визировать документы в пределах компетенции; 5) вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами.

Ответственность: формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определённых мер воздействия, т.е. в данном разделе устанавливается за какие действия или их отсутствие отвечает служба ДОУ. Критерии оценки в данном случае – показатели, характеризующие качество, своевременность и объемы выполняемой работы. Качество выполняемой работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а так же отсутствие ошибок, недоработок и просчетов. Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами. Служба ДОУ несёт ответственность за: нарушение установленного порядка работы с документами; за утрату или порчу документов; за нарушение норм и правил работы с документами; за несоблюдение режима секретности или конфеденциальности в работе с документами; невыполнение указаний и поручений руководства.

Взаимоотношения: определяет информационные и документационные потоки подразделения; устанавливает, с какими подразделениями или организациями осуществляется взаимодействие; какую информацию получает и представляет подразделение; определяет в каком порядке и с кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения;

В положении может быть ещё 1 раздел

Руководство: в данном разделе отражается должностная инструкция руководителя. В его функционал включается: распределение обязанностей между сотрудниками службы; принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы ДОУ; подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции; контролирует использование материальных ресурсов, которые находятся в сфере службы; докладывает руководителю о поступивших документах; предоставляет документы на подпись и т.д.

Положение может заканчиваться пунктом о порядке реорганизации службы.

Обычно это случается по причине расширения функций, изменения внутренней структуры, с внедрением новых управленческих схем.

Вывод: таким образом положение о службе ДОУ – сложный многопрофильный документ, на основе которого определяется общий объем работ и устанавливается численный и должностной состав службы ДОУ.