Функции службы делопроизводства можно определить также исходя из видов работ, которые выполняет служба ДОУ

20.02.2012

Управление - целенаправленное и осознаная деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды. Т-е управление - процесс воздействия субъекта на объект в целях изменения характеристики его состояния и движения. Таким образом предметом человеческой деятельности выступает управленческий процесс.

Управленческий процесс базируется на информации. Она является специфическим объектом труда, руководителя и инструментом управления. Управленческая информация, чтобы быть объективной должна отвечать определённым требованиям: полнота, оперативность, достоверность и адресность. Материальным носителем управленческой информации является управленческий документ. ГОСТ 98г. есть определение служебный и официальный документ, но нет понятия управленческий документ.

Документ в управлении создается с целью зафиксеровать управленческую информацию, обеспечить её сохранность и накопление, возможность передачи и многократного использования, даже спустя много лет после создания документа. Документ создается в управленческой деятельности для реализации той или иной функции управления. Типовыми функциями управления являются: организационная, распорядительная, планирование и прогназирования, управление трудовыми рессурсами и т.д. соответственно этим функциям создаются функциональные комплексы документов в делопроизводстве называются системами документации. Совокупность документов, взаимосвязаных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Основанием для издания управленческих документов являются:

1) потребность правового регулирования аппарата управления.

2) необходимость выполнения решения и поручения вышестоящих органов

3) осуществление исполнительной и распорядительной деятельности конкретной организации в соответствии с возложеными на неё задачами, т.о. управленческое воздействие должно документироваться, т.е. фиксироваться на печатном или электронном носителе по установленным правилам. Соблюдение этих правил придаёт юридическую силу создаваемым документам, следовательно, ДОУ является важнейшей составной частью управления, т.к. документы любой организации являются информационными источниками и средствами юридического доказательства.

27.02.2012

Организационная структура управления ДОУ

ИНСТИТУТ ТЕХНИКИ УПРАВЛЕНИЯ!!!! И ОРГСТРОЙ!!!!

Система управления в российской документации складывалась веками. Этапы:

1) Регламент Петра 1

2) Общее учреждение министерств

3) ИТУ и оргстрой

4) создание единого научно-методического центра ВНИИДАД

5) Создание ЕС КК ТС (единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации) УСД, ОКТС, АСУ; ЕГСД; ЕГСДОУ; ЕСДОУ

В начале 20 вв неоднократно вставал вопрос о принятии ФЗ о документации, но по объективным причинам его принятие не состоялось, поэтому система управления документацией в РФ, сложившаяся исторически имеет один существенный недостаток (отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юр. ответственность за созданную и используемую обществом документацию.

Федеральная Архивная служба России. Создаёт законодательные акты по архивному фонду РФ.

РОСАРХИВ РФ на него возложена задача координации деятельности федеральных органов власти в области ДП и создании УСД. На ФАР возложена ответственность за разработку ОРД, а именно разработку конкретных форм документов, контроля за их применением в различных сферах деятельности. Например, РОСАРХИВ координирует все сферы и отрасли деятельности по использованию форм документов по учету труда.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии, который отвечает за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации и общую коордтнацию, проводимых в стране работ по унификации. Для реализации этой цели разрабатываются госты: на отдельные докуметы, на группы родственных документов, на методы работы с документами, кроме того есть ГОСТЫ по носителям инф, по формату бумаги (на обложки дел) и другие. Данные виды работ комитет осуществляет совместно со структурными подразделениями ВНИИДАД. Это касается выработки единых требований к формам документов и показателям в них. После этого органы стандартизации осуществляют:

- экспертизу подготовленных проектов

- их взаимоувязку и утверждение

- регистрацию тиражирование и распространение

- контроль за их соблюдением.

Т.О. условно СУД в современной РФ можно представить в виде 3 уровней:

1)Архивная служба и комитет по стандартизации. («ФГУП стандарт информ!!!»)

2)Министерства и ведомства, отвечающие за определённую сферу деятельности и её ДО.

3)Конкретная организация, в которой регулируется документация своего учреждения.

Однако отсутствие единого координационного центра по управлению документацией приводит к следующим недостаткам:

1) к информационной несостыкованости документационных систем

2) к дублированию показателей

3) параллельности документопотоков

4) Различие подходов пониманию качества документов

Следовательно есть необходимость принятия ФЗ о документации.

05.03.2012

"ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ"

Организационная структура службы ДОУ

Весь процесс управления пронизан информацией и базируется на оперативной работе с документами, в которых эта информация фиксируется, поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой организации рассматривается сегодня как важнейшая функция управления. От её рациональной организации зависит:

1) быстрота и оптимальность выбора решения

2) доведение его до исполнителя

3) своевременный контроль за исполнением

4) достижение экономического эффекта в деятельности организации

Поскольку документационное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной организационной службой.

Рассматривая вопрос о структуре службы ДОУ мы исходим из того положения, что структура службы ДОУ и количество должностных лиц, работающих в ней зависит от объема документооборота. В соответствии с объемом документооборота все организации можно подразделить на 4 категории: 1) документооборот свыше 100 т. в год 2) 25-100 тыс. в год 3) от 10 тыс - 25 тыс 4) до 10 тыс. в год

таблица: организационная система службы ДОУ в зависимости от документооборота

до 10 тыс. - обычно 1-2 должностных лица

10-25 тыс. - служба оформляется организационно, причём выделяется группа работников, ответственных за участки работы (специализация)

25-50 тыс. - структурное подразделение, включающее несколько участков работы (бюро, сектор, отдел)

50-100 тыс. - более развитая структура службы в рамках которой выделяются все основные участки по организации документооборота, то есть повышается степень специализации работников.

свыше 100 тыс. - сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации (департамент дел края).

Служба ДОУ может включать в себя след. подразделения: секретариат, экспедиция (отправление и получение), курьерский отдел, регистрация учёта документов, по контролю исполнения документов, по работе с обращениями граждан, подразделение по подготовке документов, копировально-множительное бюро, протокольная группа, редакционная группа, архив, отдел по совершенствованию делопроизводства.

Примерные структуры служб ДОУ:

1) Федеральные министерства и ведомства - как правило создаются: департамент дел; служба ДОУ, включают: секретариат (приёмной, министра, зам министра), секретариат коллегий (протокольная группа), канцелярия (переписка).

2) Региональные органы власти и управления - создаются: департаменты дел администрации; общие отделы;

3) промышленые предприятия - отделы ДП;

4) Должностные лица;

ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

задачи:

1) Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации

2) Обеспечение единого порядка организации работы с документами в соответствии с действующим законодательством

3) Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе с учетом автоматизации документационных процессов.

функции:

1) Функции, связаные с документированием управленческой деятельности - 1) разработка бланков документов и обеспечение их изготовления 2) обеспечение изготовления документов, стенографирование, копирование и тиражирование документов 3) контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также соблюдением установленой процедуры согласования и удостоверения документов.

2) Функции, связаные с организацией работы с документами - 1) установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации), 2) обработка поступающих и отправляемых документов, 3) регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов, 4) разработка и ведение ИПС организация информационно-справочной работы по документам, 5) предварительное рассмотрение документов, 6) контроль за исполнением документов, 7) систематизация документов 8) подготовка номенклатуры дел; обеспечение хранения и использования документов 9) подготовка и передача дел в архив организации; организация работы архива организации; обеспечение защиты документной информации, 10) организация работы по обращениям граждан.

3) Функции, связаные с совершенствованием форм и методов работы с документами - 1) разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству 2) проведение работ п унификации документов; разработка и внедрение табеля и альбома форм документов 3) методическое руководство и контроль за соблюдением установленых правил работы с документами в структурных подразделениях 4) повышение квалификации работников, их консультирование по вопросам ДОУ 5)Разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота путем внедрения автоматизированных технологий в ДОУ организации.

Форма работы с документами в организации: создание службы ДОУ сопровождается выбором организационной формы работы с документами, практикой выработано 3 формы: 1) централизованная 2) децентрализованная 3) смешанная

1 - чаще всего используется в небольших организациях, она предполагает полную централизацию работы с документами с момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом механизировать и автомотизировать выполнение всех операций.

2 - предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу ДОУ и самостоятельно видёт все виды работ с документами

3 - устанавливается чаще всего. Часть операций проводится 1, а часть в структурных подразделениях. Выбранная форма ДП обслуживания закрепляется в положении о службе ДОУ и в инструкции по ДП.

Вывод: таким образом в любой организации существует служба ДП, которая может включать несколько структурных подразделений, или вместо структурных подразделений выполнение всех видов работ закрепляется за отдельными сотрудниками, в маленькой организации работы выполняет одно должностное лицо.

12.03.12

Найти в учебном пособии.

Функции службы ДОУ: содержит функциональный анализ деятельность службы ДОУ: перечисляются действия и виды работ, которое должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. При этом нужно иметь ввиду, что функции любого подразделения независимо от того чем оно занимается можно поделить на 2 группы: а) общие управленческие функции б) специфические функции, отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности. Общие управленческие – организация работы, планирование деятельности, регулирование деятельности, контроль за деятельностью.

Специфические – отражают технологию работы с документами. Следует помнить, что формулировка функций подразделения должна быть отражена отглагольными существительными: разработка, анализ, контроль, совершенствование, согласование и т.д. По сути дела в этом разделе должны быть прописаны все технологические процедуры документооборота, осуществляемые службой ДОУ, например, для решения задачи «обеспечение единой в рамках 1 организации технологии создания и обработки документов – необходимо выполнять след. Функции: обеспечение подразделений бланками документов, обеспечение изготовления документов, их копирование и тиражирование, контроль за качеством подготовки и оформления документов; соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверения документов; установление единого порядка прохождения документов; обеспечение защиты документной информации.

Права: устанавливает какие действия имеет право осуществлять служба прежде всего в лице руководителя, в данном случае право рассматривается как юридически-узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определённые действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения, в данный раздел может быть включено право на издание отдельных документов; на ведение переписки; право давать подчинённым указания, необходимые для выполнения возложенных на них функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации и т.п. в обязательном порядке устанавливаются следующие права: 1) требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами; 2) требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения установленных правил работы с документами; 3) привлекать в установленном порядке работников организации для составления текстов проектов документов по поручению руководства; 4) подписывать и визировать документы в пределах компетенции; 5) вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами.

Ответственность: формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определённых мер воздействия, т.е. в данном разделе устанавливается за какие действия или их отсутствие отвечает служба ДОУ. Критерии оценки в данном случае – показатели, характеризующие качество, своевременность и объемы выполняемой работы. Качество выполняемой работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а так же отсутствие ошибок, недоработок и просчетов. Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами. Служба ДОУ несёт ответственность за: нарушение установленного порядка работы с документами; за утрату или порчу документов; за нарушение норм и правил работы с документами; за несоблюдение режима секретности или конфеденциальности в работе с документами; невыполнение указаний и поручений руководства.

Взаимоотношения: определяет информационные и документационные потоки подразделения; устанавливает, с какими подразделениями или организациями осуществляется взаимодействие; какую информацию получает и представляет подразделение; определяет в каком порядке и с кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения;

В положении может быть ещё 1 раздел

Руководство: в данном разделе отражается должностная инструкция руководителя. В его функционал включается: распределение обязанностей между сотрудниками службы; принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы ДОУ; подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции; контролирует использование материальных ресурсов, которые находятся в сфере службы; докладывает руководителю о поступивших документах; предоставляет документы на подпись и т.д.

Положение может заканчиваться пунктом о порядке реорганизации службы.

Обычно это случается по причине расширения функций, изменения внутренней структуры, с внедрением новых управленческих схем.

Вывод: таким образом положение о службе ДОУ – сложный многопрофильный документ, на основе которого определяется общий объем работ и устанавливается численный и должностной состав службы ДОУ.

26.03.2012

20.02.2012

Управление - целенаправленное и осознаная деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды. Т-е управление - процесс воздействия субъекта на объект в целях изменения характеристики его состояния и движения. Таким образом предметом человеческой деятельности выступает управленческий процесс.

Управленческий процесс базируется на информации. Она является специфическим объектом труда, руководителя и инструментом управления. Управленческая информация, чтобы быть объективной должна отвечать определённым требованиям: полнота, оперативность, достоверность и адресность. Материальным носителем управленческой информации является управленческий документ. ГОСТ 98г. есть определение служебный и официальный документ, но нет понятия управленческий документ.

Документ в управлении создается с целью зафиксеровать управленческую информацию, обеспечить её сохранность и накопление, возможность передачи и многократного использования, даже спустя много лет после создания документа. Документ создается в управленческой деятельности для реализации той или иной функции управления. Типовыми функциями управления являются: организационная, распорядительная, планирование и прогназирования, управление трудовыми рессурсами и т.д. соответственно этим функциям создаются функциональные комплексы документов в делопроизводстве называются системами документации. Совокупность документов, взаимосвязаных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Основанием для издания управленческих документов являются:

1) потребность правового регулирования аппарата управления.

2) необходимость выполнения решения и поручения вышестоящих органов

3) осуществление исполнительной и распорядительной деятельности конкретной организации в соответствии с возложеными на неё задачами, т.о. управленческое воздействие должно документироваться, т.е. фиксироваться на печатном или электронном носителе по установленным правилам. Соблюдение этих правил придаёт юридическую силу создаваемым документам, следовательно, ДОУ является важнейшей составной частью управления, т.к. документы любой организации являются информационными источниками и средствами юридического доказательства.

27.02.2012

Организационная структура управления ДОУ

ИНСТИТУТ ТЕХНИКИ УПРАВЛЕНИЯ!!!! И ОРГСТРОЙ!!!!

Система управления в российской документации складывалась веками. Этапы:

1) Регламент Петра 1

2) Общее учреждение министерств

3) ИТУ и оргстрой

4) создание единого научно-методического центра ВНИИДАД

5) Создание ЕС КК ТС (единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации) УСД, ОКТС, АСУ; ЕГСД; ЕГСДОУ; ЕСДОУ

В начале 20 вв неоднократно вставал вопрос о принятии ФЗ о документации, но по объективным причинам его принятие не состоялось, поэтому система управления документацией в РФ, сложившаяся исторически имеет один существенный недостаток (отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юр. ответственность за созданную и используемую обществом документацию.

Федеральная Архивная служба России. Создаёт законодательные акты по архивному фонду РФ.

РОСАРХИВ РФ на него возложена задача координации деятельности федеральных органов власти в области ДП и создании УСД. На ФАР возложена ответственность за разработку ОРД, а именно разработку конкретных форм документов, контроля за их применением в различных сферах деятельности. Например, РОСАРХИВ координирует все сферы и отрасли деятельности по использованию форм документов по учету труда.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии, который отвечает за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации и общую коордтнацию, проводимых в стране работ по унификации. Для реализации этой цели разрабатываются госты: на отдельные докуметы, на группы родственных документов, на методы работы с документами, кроме того есть ГОСТЫ по носителям инф, по формату бумаги (на обложки дел) и другие. Данные виды работ комитет осуществляет совместно со структурными подразделениями ВНИИДАД. Это касается выработки единых требований к формам документов и показателям в них. После этого органы стандартизации осуществляют:

- экспертизу подготовленных проектов

- их взаимоувязку и утверждение

- регистрацию тиражирование и распространение

- контроль за их соблюдением.

Т.О. условно СУД в современной РФ можно представить в виде 3 уровней:

1)Архивная служба и комитет по стандартизации. («ФГУП стандарт информ!!!»)

2)Министерства и ведомства, отвечающие за определённую сферу деятельности и её ДО.

3)Конкретная организация, в которой регулируется документация своего учреждения.

Однако отсутствие единого координационного центра по управлению документацией приводит к следующим недостаткам:

1) к информационной несостыкованости документационных систем

2) к дублированию показателей

3) параллельности документопотоков

4) Различие подходов пониманию качества документов

Следовательно есть необходимость принятия ФЗ о документации.

05.03.2012

"ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ"

Организационная структура службы ДОУ

Весь процесс управления пронизан информацией и базируется на оперативной работе с документами, в которых эта информация фиксируется, поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой организации рассматривается сегодня как важнейшая функция управления. От её рациональной организации зависит:

1) быстрота и оптимальность выбора решения

2) доведение его до исполнителя

3) своевременный контроль за исполнением

4) достижение экономического эффекта в деятельности организации

Поскольку документационное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной организационной службой.

Рассматривая вопрос о структуре службы ДОУ мы исходим из того положения, что структура службы ДОУ и количество должностных лиц, работающих в ней зависит от объема документооборота. В соответствии с объемом документооборота все организации можно подразделить на 4 категории: 1) документооборот свыше 100 т. в год 2) 25-100 тыс. в год 3) от 10 тыс - 25 тыс 4) до 10 тыс. в год

таблица: организационная система службы ДОУ в зависимости от документооборота

до 10 тыс. - обычно 1-2 должностных лица

10-25 тыс. - служба оформляется организационно, причём выделяется группа работников, ответственных за участки работы (специализация)

25-50 тыс. - структурное подразделение, включающее несколько участков работы (бюро, сектор, отдел)

50-100 тыс. - более развитая структура службы в рамках которой выделяются все основные участки по организации документооборота, то есть повышается степень специализации работников.

свыше 100 тыс. - сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации (департамент дел края).

Служба ДОУ может включать в себя след. подразделения: секретариат, экспедиция (отправление и получение), курьерский отдел, регистрация учёта документов, по контролю исполнения документов, по работе с обращениями граждан, подразделение по подготовке документов, копировально-множительное бюро, протокольная группа, редакционная группа, архив, отдел по совершенствованию делопроизводства.

Примерные структуры служб ДОУ:

1) Федеральные министерства и ведомства - как правило создаются: департамент дел; служба ДОУ, включают: секретариат (приёмной, министра, зам министра), секретариат коллегий (протокольная группа), канцелярия (переписка).

2) Региональные органы власти и управления - создаются: департаменты дел администрации; общие отделы;

3) промышленые предприятия - отделы ДП;

4) Должностные лица;

ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

задачи:

1) Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации

2) Обеспечение единого порядка организации работы с документами в соответствии с действующим законодательством

3) Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе с учетом автоматизации документационных процессов.

функции:

1) Функции, связаные с документированием управленческой деятельности - 1) разработка бланков документов и обеспечение их изготовления 2) обеспечение изготовления документов, стенографирование, копирование и тиражирование документов 3) контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также соблюдением установленой процедуры согласования и удостоверения документов.

2) Функции, связаные с организацией работы с документами - 1) установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации), 2) обработка поступающих и отправляемых документов, 3) регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов, 4) разработка и ведение ИПС организация информационно-справочной работы по документам, 5) предварительное рассмотрение документов, 6) контроль за исполнением документов, 7) систематизация документов 8) подготовка номенклатуры дел; обеспечение хранения и использования документов 9) подготовка и передача дел в архив организации; организация работы архива организации; обеспечение защиты документной информации, 10) организация работы по обращениям граждан.

3) Функции, связаные с совершенствованием форм и методов работы с документами - 1) разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству 2) проведение работ п унификации документов; разработка и внедрение табеля и альбома форм документов 3) методическое руководство и контроль за соблюдением установленых правил работы с документами в структурных подразделениях 4) повышение квалификации работников, их консультирование по вопросам ДОУ 5)Разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота путем внедрения автоматизированных технологий в ДОУ организации.

ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МОЖНО ОПРЕДЕЛИТЬ ТАКЖЕ ИСХОДЯ ИЗ ВИДОВ РАБОТ, КОТОРЫЕ ВЫПОЛНЯЕТ СЛУЖБА ДОУ

Таблица 2

- технологический вид работ, функции: 1) осуществление первоначальной обработки входящих документов 2) регистрация входящих, исходящих и внутренних документов 3) ведение информационно-справочной работы по документам 4) машинописное изготовление документов; копирование, тиражирование, оперативное размножение документов 5) разработка и проектирование бланков документов 6) подготовка документов к отправке

- организационный вид работ, функции: 1) подготовка к докладу руководству поступающих документов 2) организация своевременного рассмотрения документов руководством организации 3) регулирование хода рассмотрения и исполнения документов, прохождение и исполнение документов в установленый срок 4) организация хранения документов в структурных подразделениях 5) организация работы архива в соответствии с установлениями Рос архива 6) повыышение квалификации работников ДП службы и архива 7) организация рабочих мест работников ДП службы, в том числе АРМ (автоматизированых раб. мест); работа над улучшением условий труда сотрудников ДП службы 8) организация ДП по обращениям граждан 9) разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

- контрольные виды работ, функции: 1) контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю 2) контроль за сроками исполнения документов 3) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив 4) организация контроля за работой с документами в подразделениях 5) обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководителей по этим вопросам 6) обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

- методические виды работ, функции: 1) разработка номенклатуры дел организации, инструкций по ДП, табеля и альбома форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему ДП организации 2) проведение экспертизы научной и практической ценности документа 3) проведение совещаний и консультирование по вопрсам, относящимся к компетенции ДП службы.

Таблица 3

Функции структурных подразделений службы ДОУ

- серитариат функции: информационное и организационно-техническое обслуживание организации; планирование рабочего дня; предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов; составление и оформление документов по заданию руководителя; аналитическая работа по документам по заданию руководителя; организация телефонных переговоров руководителя; организация сопровождения заседаний, деловых встреч руководителя; организация коммандировок руководителя.

- экспедиция функции: приём корреспонденции в адрес поступающей организации; распределение документов по структурным подразделениям, их доставка; обработка отправляемых из организации документов.

- подразделение по регистрации и учёту документов: регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам; подготовка документов для представления на рассмотрение руководством; контроль за правильностью оформления документов; формирование дел; подготовка дел к передаче на хранение в архив;

- подразделение по контролю исполнения документов, функции: организация контроля за сроками исполнения документов; постановка документов на контроль; проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

- подразделение по работе с обращениями граждан, функции: регистрация и учет обращений граждан; подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством; направление обращений граждан на исполнение; контроль за сроками исполнения обращений; отправка писем ответов гражданам; обобщение результатов работы по обращениям к гражданам; формирование дел с документами по обращениям; подготовка предложений к руководству по совершенствованию организацию работы обращений.

- подразделение по изготовлению документов, функции: перепечатка документов по заявкам подразделений и работников и считывание документов; копирование и тиражирование документов организации; разработка планов работы коллегиальных органов; оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании; ведение и оформление стенограм заседаний; рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам; оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов; контроль за исполнением решений коллегиальных органов;

- редакционная группа функции: редактирование документов, создаваемых в организации; корректорская правка; подготовка проектов документов

- приемная, функции (может быть частью подразделения по обращениям граждан и секритариата); организация приема посетителей; составление плана работы приемной; ведение учетной документации по личноми приему граждан; организация исполнения документов, полученых на личном приеме; обобщение результатов приема посетителей; подготовка предложения руководства по совершенствованию данного вида работы; проведение экспертизы ценности документов; проверка правильности формирования дел в структурных подразделениях; организация совместно со службой ДОУ работы по составлению номенклатурных дел

- отдел совершенствования ДП, функции: разработка инструктивных и методических документов по ДП; разработка и корректировка номенклатуры дел организации; консультирование работников по вопросам ДП; методическое руководство и контроль за постановкой ДП; проведение работ по унификации документов; организация повышения квалификации работников в сфере ДП; разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в ДП в данной организации.

Форма работы с документами в организации: создание службы ДОУ сопровождается выбором организационной формы работы с документами, практикой выработано 3 формы: 1) централизованная 2) децентрализованная 3) смешанная

1 - чаще всего используется в небольших организациях, она предполагает полную централизацию работы с документами с момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом механизировать и автомотизировать выполнение всех операций.

2 - предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу ДОУ и самостоятельно видёт все виды работ с документами

3 - устанавливается чаще всего. Часть операций проводится 1, а часть в структурных подразделениях. Выбранная форма ДП обслуживания закрепляется в положении о службе ДОУ и в инструкции по ДП.

Вывод: таким образом в любой организации существует служба ДП, которая может включать несколько структурных подразделений, или вместо структурных подразделений выполнение всех видов работ закрепляется за отдельными сотрудниками, в маленькой организации работы выполняет одно должностное лицо.

12.03.12