Формирование временного буфера

В  плане проекта должна быть заложена определенная степень устойчивости к возникающим рискам. Так как риски приводят к задержкам в исполнении работ, устойчивость к рискам предполагает в первую очередь возможность начала исполнения некоторых задач позже даты, указанной в плане. Одновременно с этим проект должен завершаться в установленный срок. Напомним, что для критической задачи невозможно перенести дату начала на более поздний срок или увеличить длительность. Поэтому чем меньше в плане проекта кри-тических задач, тем больше он подготовлен к возникающим рискам.

Фактически временной буфер представляет собой некий скрытый резерв, «запас прочности» проекта по соответствующему показателю. Каким образом такой резерв будет заложен в расписание, зависит от особенностей конкретного проекта и таланта менеджера.

Очевидно, что временной буфер должен создаваться для задач критического пути. Задача состоит в том, чтобы  получить такой буфер, не изменяя структуру расписания.

Рассмотрим несколько способов создания временных буферов в плане проекта. Итак, процедура создания временного буфера может состоять из следующих действий:

> Создайте настраиваемое поле типа «Длительность», обеспечивающее хранение «буферных» интервалов времени для критических задач; назовите его «Буфер».

> Создайте еще одно настраиваемое поле типа «Длительность», предназначенное для хранения значений «буферных» длительностей критических задач; назовите его «Длительность с запасом». Значение этого поля для каждой задачи рассчитывается по формуле:

<Длительность с запасом> = <Длительность>  +  <Буфер>.

> Добавьте в таблицу диаграммы Ганта два созданные поля и скройте (для «чистоты эксперимента») поле с исходной длительностью задач.

> Примените стандартный фильтр «Критические задачи».

>  Для оставшихся (критических) задач заполните вручную (с учетом специфики каждой из них) ячейки поля «Буфер». При этом значения поля «Длительность с запасом» MS Project вычислит автоматически (рис. 6.13).

> Для вычисления новой даты окончания задачи создайте настраиваемое поле типа «Окончание», обеспечивающее наглядное представление расписания с буфером; назовите его «Окончание с запасом».

> Щелкните на кнопке «Формула» чтобы открыть окно для ввода формулы расчета значений этого поля.

> Щелкните на кнопке «Функция» и в категории «Microsoft Project» укажите функцию ProjDateAdd (именно она корректно добавляет отрезок времени к дате для получения новой даты). В результате в поле формулы будет вставлена указанная функция с формальными параметрами (рис. 6.14).

Рис. 6.13. Пример расписания с буферной длительностью

для критических задач

 

Рис. 6.14. Настройка формулы для поля «Окончание с запасом»

 

> Замените первые два формальных параметра фактическими названиями реальных полей, а третий параметр («календарь») удалите (он является необязательным). В качестве первого фактического параметра укажите поле «Окончание», а в качестве второго — поле «Буфер».

Нажмите на кнопку ОК.

7. Проанализируйте полученный результат с помощью диаграммы Ганта (рис. 6.15).

Вы можете заметить, что с помощью ввода буферов для некоторых критических задач (вручную, исходя из имеющихся в расписании возможностей) в целом расписание не меняется; сроки для вех и суммарных задач соблюдены; получен вариант планирования во времени критических задач, в котором длительность проекта остается неизменной.

Рис. 6.15. Результат создания временных буферов

в расписании проекта

 

Рассмотрим еще один способ создания временных буферов на критическом пути, основная суть которого заключается в создании дополнительных вех, означающих плановые (желаемые) сроки окончания фаз проекта. Фазы обозначают момент достижения определенного результата. Соответственно, именно дата последней вехи сообщается заказчику проекта в качестве момента завершения работ и получения желаемого результата. Цель внедрения временного буфера состоит в получении такого плана, в котором даты вех не будут изменены.

Для создания временного буфера в фазу (рис. 6.16) нужно вставить вторую (внутреннюю) веху, а временный буфер поставим между внутренней и внешней вехами. Заказчику в качестве даты завершения проекта будем сообщать дату окончания внешней вехи.

Рис. 6.16. Вставка в план внутренней вехи

Определим длительность буфера, равную 10 % от длительности фазы (в нашем примере —2 дня), а для его вставки отредактируем связь между вехами и укажем «запаздывание», равное длительности буфера (рис. 6.17).

Рис. 6.17. Изменение даты внешней вехи за счет создания

временного буфера

 

Для сообщения плана работ заказчику необходимо скрыть внутренние вехи. Вы можете осуществить эту работу с помощью настраиваемого поля типа «Флаг» и созданного фильтра «Исключение внутренних вех».

Ясно, что создавать временной буфер проекта Вы можете до согласования плана с заказчиком. Тогда если на этапе выполнения плана по причине наступления риска длительность фазы увеличиться (автоматически сдвинутся вперед по шкале внутренние и внешние вехи), Вы сможете вернуть дату окончания внешней вехи к согласованной, уменьшив временной буфер (запаздывание). Если же увеличение длительности задач окажется больше запаздывания, Вы сможете своевременно сообщить об этом руководству проекта.

Обратите внимание, что создание временных буферов для некритических задач не целесообразно по двум причинам:

1) не удастся получить корректные значения длительностей для суммарных задач проекта и для проекта в целом;

2) увеличение длительностей всех задач фактически приведет Вас к пессимистическому варианту расписания.

 

Создание буфера затрат

Формирование буфера затрат не связано напрямую с календарными датами проекта, что упрощает задачу. В целом подход, предлагаемый в данном случае, аналогичен первому способу формирования временного буфера.

Для создания буфера затрат выполните действия:

> Для каждого вида рисков создайте настраиваемое поле типа «Затраты», позволяющее рассчитывать и хранить цену риска.

> Создайте еще два поля типа «Затраты», из них первое — для формирования величины суммарных издержек по всем видам рисков для каждой задачи (назовем его «Цена рисков»), второе — для вычисления общих затрат по задаче с учетом издержек на риски (Общие затраты с издержками).

> Добавьте созданные поля в таблицу «Затраты» представления «Диаграмма Ганта».

 

Контрольные вопросы

1. Какие средства идентификации рисков в Microsoft Project Вам известны?

2. Каким образом Вы можете внести информацию о рисках в план проекта?

3. Какие способы обнаружения рисков в расписании Вы знаете?

4. Перечислите известные Вам ресурсные риски и способы их идентификации.

5. Каким образом выявляются бюджетные риски проекта?

6. Каким образом  разрабатывается стратегия смягчения рисков?

7. Каким образом создается план сдерживания рисков в MS Project?

8.  Каким образом создается план реакции на риски в MS Project?

9. Что такое временной буфер проекта и как его использовать для смягчения рисков?

10. Как сформировать бюджетный буфер проекта?

Задание

1. Выполните идентификацию рисков в расписании и внесите информацию о них в план проекта. Результат идентификации каждого типа риска сохраните в отдельном файле.

2. Выполните идентификацию ресурсных рисков и внесите информацию о них в план проекта. Результат идентификации каждого типа ресурсного риска сохраните в отдельном файле.

3. Проведите анализ бюджетного риска проекта.

4. На основе полученных данных о рисках разработайте стратегию их смягчения.