Форма вкладыша в трудовую книжку

Новые правила ведения

Трудовых книжек

(нормативно-правовые акты)

 

Год

С 1 сентября 2021 года вступят в силу новые форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек.

 

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19.05.2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок). Ранее принятая Инструкция по заполнению трудовых книжек,  утвержденная  постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция) утратила юридическую силу.

Обновленные трудовые книжки потребуется выдавать только взамен утраченных или испорченных.

С 1 января 2021 года на работников, трудоустроенных впервые, бумажные трудовые книжки не оформляются.

Утвержденные ранее формы книг (журналов) для учёта трудовых книжек и вкладышей утратят силу. Работодателю необходимо разработать свои формы книг (журналов). Их нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью.

Записи в трудовую книжку допустимо вносить полностью или частично с использованием технических средств (штамп, печать).

 

 

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 19 мая 2021 г. N 320н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ, ПОРЯДКА
ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2019, N 51, ст. 7491) и подпунктом 5.2.114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528), приказываю:

1. Утвердить:

форму трудовой книжки согласно приложению N 1;

порядок ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению N 2.

2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 "Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций" (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 1 июля 1994 г., регистрационный N 616);

постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2003 г., регистрационный N 5219);

приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н "О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).

3. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 года.

Министр
А.О.КОТЯКОВ

 

Приложение N 1
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 19 мая 2021 г. N 320н

ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

(Обложка)

 

Герб

Российской Федерации

 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

 

(Титульный лист)

 

Герб

Российской Федерации

 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

 

Фамилия _________________________________________________________________

Имя _________________________________________________________________

Отчество (при наличии) _________________________________________________________________

Дата рождения _____________________________________________________________

                             (число, месяц, год)

Образование _______________________________________________________________

_________________________________________________________________

Профессия, специальность _________________________________________________________________

Дата заполнения _________________________________________________________________

                             (число, месяц, год)

Подпись владельца книжки _________________________________________________________________

М.П. (при наличии)	______________            Подпись лица, ответственного за ведение         трудовых книжек

                            

Сведения о работе

 

Серия и номер <*> (14 разворотов) N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, часть, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4

 

<*> Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого

развернутого листа трудовой книжки.

 

Сведения о награждении

Серия и номер	(7 разворотов)

 

N записи	Дата			Сведения о награждении (поощрении)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3, 2019, N 51, ст. 7491).

2. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае  когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется).

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления работником, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

3. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен". Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Новые правила ведения

Трудовых книжек

(пояснения)

 2021 год

Титульный лист

Сведения на титульном листе трудовой книжки будут заполняться немного иначе. Поправили и сами графы. Отчество бывает не у всех сотрудников, поэтому вносят его только в том случае, если нашли в паспорте сотрудника или другом документе, который его заменяет. Место для печати теперь тоже с комментарием, что ставить ее надо, только если работодатель использует печать. Подпись ответственного за трудовые книжки теперь можно проставлять по общим правилам, а не писать фамилию: слово «разборчиво» из этой графы убрали.

Осталась неопределенность с графой, где проставляется дата заполнения трудовой книжки. В новом порядке для нее формат тот же, что и для графы с датой рождения работника, — сплошная строка. То есть заполнять ее можно как в формате «15.09.2021» так и «15 сентября 2021 года». Однако так было и в бланке 2003 года, пока Минфин на этапе, когда печатал бланки, не решил, что дату заполнения трудовой нужно писать только во втором, буквенно-цифровом формате, приказ Минфина от 22.12.2003 № 117н. Поэтому, в каком формате эту графу напечатают в новых бланках, пока неясно.

В разделе, где будет такая информация, размещены только правила, по которым нужно изменять записи о Ф. И. О., дате рождения, а также дополнять записи о новом образовании, профессии и специальности. В этой части ничего не изменилось. Прежние Ф. И. О. и дату рождения сотрудника необходимо зачеркнуть, рядом написать новые, на обложке указать реквизиты документа, который принес сотрудник.

Новые образование, профессию и специальность просто дописать через запятую — на обложке ничего писать не нужно, раздел II Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее — Порядок.

 

 

Образование, профессия и специальность.

Заполняется на основании всё тех же дипломов и аттестатов, но теперь вносятся записи об уровнях образования так, как их закрепили в законе. Незаконченное образование на основании справок, зачеток и студенческих билетов в трудовую писать не нужно. Такого понятия в законе нет, то есть, у сотрудника еще нет никакого образования. Дипломы о высшем образовании, которые сотрудники получили до того, как в России ввели Болонскую систему образования в виде бакалавриата и магистратуры, теперь считаем дипломами специалистов, Закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

Профессия и специальность заполняется по прежним правилам, на основании документов об образовании, квалификации или о специальных знаниях. Обратите внимание: квалификацию из документов на титульный лист трудовой книжки переносить нельзя. Если в дипломе нашли квалификацию, но там нет профессии или специальности, оставьте графу пустой. Аналогично нельзя написать в качестве профессии должность, на которую принимаете сотрудника на работу.

Трудовую книжку заполняйте на шестой день работы сотрудника

Дата заполнения.

Трудовые книжки ведут на основных сотрудников, которые отработали в организации шесть и более дней. Поэтому дата, когда заполнения трудовой книжки, не может быть той же, что и дата приема сотрудника на работу. Внесите запись на шестой рабочий день сотрудника, ст. 66 ТК. Если его приняли на стандартную пятидневку в понедельник, оформите новую трудовую в следующий понедельник. Только тогда сотрудник отработает шесть дней. К формату даты, как и прежде, требований нет. Поэтому можете писать как «15.09.2021», так и «15 сентября 2021 года». Писать все числа только арабскими цифрами Порядок обязывает лишь в разделах.

Подпись владельца книжки.

Прежде чем сотрудник распишется, он должен проверить, все ли сведения на титульном листе корректны. Именно для этого придумали данную графу. Достаточно одной подписи без расшифровки. Информация о том, кому принадлежит книжка, есть выше.

Подпись ответственного.

Когда сотрудник проверит информацию на титульном листе, проверьте все еще раз. Если ошибок нет, необходимо поставить свою подпись. Писать вместо подписи свою фамилию, больше не нужно. Проставлять подпись разборчиво Порядок не требует. Причем под реквизитом «подпись» понимают не только саму подпись, но и должность с расшифровкой подписи. Поэтому придется уместить в графе всю эту информацию, п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Или поставить фамилию и ждать разъяснений от чиновников.

 

Печать.

Ставить печать или нет, зависит от того, используете ли ее в работе. Чтобы в этом убедиться, загляните в устав организации. Если от печати не отказывались, проставляйте в реквизите «М.П.» основную печать или печать кадровой службы. Если внесли изменения в устав и от печати отказались, выдайте при увольнении сотруднику справку об этом или сделайте выписку из устава. Иначе к вам наверняка обратится один из его следующих работодателей. Потому что выяснить самостоятельно, используете ли вы печать, не сможет.

Сведения о работе.

 

Записи в этот раздел вносятся в том же порядке, что и раньше. Из нового — запись о временном переводе, который признали постоянным, нужно вносить задним числом. То есть в графе 2 указывается дата временного перевода, даже если в итоге нарушится  хронология, а в графе 3 вносится стандартная запись о переводе. Про то, что сначала перевод был временным, писать не надо. В графе 4 (п. 10 Порядка № 320н) необходимо сделать ссылку сразу на два приказа: о временном переводе и о том, что признали его постоянным.

Сведения о награждении.

В сведениях о награждении необходимо дополнительно указывать информацию о наградах от Президента, Правительства, федеральных и региональных властей и органов местного самоуправления. Если сотрудник — член профсоюза, профсоюзные награды тоже зафиксируются  в трудовой книжке. В остальном раздел заполняется по старым правилам: сначала пишется в виде заголовка полное и сокращенное наименование организации, затем вносятся записи. Их нумерация в разделе начинается с единицы. Вносить в сведения о награждении записи о работе нельзя, даже если в организации закончились вкладыши. Мнение, что лучше поступить так, чем запись вообще будет отсутствовать, ошибочно.

 

Дубликат

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по тем же правилам, что и титульный лист самой трудовой. В правом верхнем углу пишется «Дубликат», а на титульном листе трудовой, если дубликат делается на основании оригинала, — «Взамен выдан дубликат», а также серию и номер. В сведениях о работе дубликата указывается суммарно общий трудовой стаж работника. Непрерывный стаж ни вместо него, ни вместе с трудовым теперь указывать не нужно. Далее этот стаж расписывается по отдельным периодам, как делали это раньше.

Порядок не обязывает помогать сотруднику собирать документы для дубликата трудовой. Исключение — если трудовую работника потерял кадровик. Поэтому, если сотрудник утратит трудовую книжку и попросит разослать запросы его прежним работодателям, чтобы оформить дубликат, можно ему отказать.

Если работодатель массово потеряет трудовые книжки из-за чрезвычайных обстоятельств, стаж работников установит специальная комиссия, которая создается в каждом субъекте РФ. Причем в качестве документов, которые подтвердят стаж, принимаются справки СТД-Р и СТД-ПФР. В последней (СТД-ПФР) на сегодняшний день много ошибок. Например, в СТД-ПФР выгрузили стаж по договорам ГПХ, а вот стаж сотрудников, которые были в отпуске по уходу за ребенком, в справки отдельных работников не попал. Поэтому считать по ним стаж рискованно. Если справок нет, помогут два свидетеля, которые работали вместе с сотрудниками, чей стаж восстанавливает комиссия.

Вкладыш

Условия о том, что вкладыш нужно вшивать в трудовую книжку, в Порядке нет. Сказано лишь, что трудовую дополняют вкладышем, который становится его неотъемлемой частью. Поэтому можно, как и раньше, вшивать вкладыш в трудовую, а можно крепить его к трудовой другими способами. Теперь за это не оштрафуют. Когда выдается вкладыши, каждый раз необходимо проставлять на титульном листе трудовой книжки штамп «Выдан вкладыш» и указывать его серию и номер.

Новшество — если выдается второй или следующий вкладыш и на титульном листе трудовой не осталось места для таких штампов, можно ставить его на титульном листе первого вкладыша.

Выдача трудовой книжки

Выдать трудовую книжку сотруднику можно, как и раньше, для того чтобы он оформил пенсию. Еще один случай — переход на электронную трудовую. Теперь выдать бумажную, если сотрудник решит перейти на ЭТК, следует в течение трех рабочих дней. Исключение — увольнение, тогда выдать трудовую нужно не позже, чем сотрудник уволится.

Закреплена и запись, которую надо вносить в трудовую сотруднику, выбравшему ЭТК. Она короче и логичнее той, которую предлагали в прошлом году. Запись вносится датой, когда сотрудник подаст заявление о том, что решил отказаться от бумажной трудовой в пользу электронной. При этом в графе 4 необходимо указать ссылку на заявление сотрудника, причем написать нужно не только дату, но и номер заявления. Поэтому, если раньше их не регистрировали, то сейчас придется. Пример новой записи в бумажную трудовую о переходе ниже.

 

Учет и хранение

Трудовые книжки по-прежнему нужно регистрировать в двух журналах. Однако правила стали другими. Назвать их можно книгой или журналом по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них и книгой или журналом по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Формы книг можно разработать самостоятельно. Исходить из того, что в книге по учету нужно регистрировать трудовые, которые принимаются от сотрудников при приеме на работу, а также трудовые и вкладыши, которые выдаются им. В книге по учету бланков отражается вся информация о том, как получены и кому переданы бланки. В обеих книгах обязательно ставится графа для серии и номера трудовой и вкладыша. В остальном меняются графы произвольно. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью директора и печатью организации, если она есть.

Должность и место работы сотрудника в новую книгу учета можно не включать. Во-первых, Приказ № 320н этого не требует. А во-вторых, эта информация для целей учета трудовых и вкладышей не нужна. Если понадобится оперативно узнать, на какой должности и в каком подразделении работает сотрудник, можно посмотреть кадровые приказы или в личную карточку Т-2. Еще один аргумент — если переводится сотрудник на другую работу, информации об этом в книге учета не будет. А значит, указывать должность и подразделение изначально бессмысленно.

Новые правила ведения

Трудовых книжек

(нормативно-правовые акты)

 

Год

С 1 сентября 2021 года вступят в силу новые форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек.

 

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Форма, правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19.05.2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок). Ранее принятая Инструкция по заполнению трудовых книжек,  утвержденная  постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция) утратила юридическую силу.

Обновленные трудовые книжки потребуется выдавать только взамен утраченных или испорченных.

С 1 января 2021 года на работников, трудоустроенных впервые, бумажные трудовые книжки не оформляются.

Утвержденные ранее формы книг (журналов) для учёта трудовых книжек и вкладышей утратят силу. Работодателю необходимо разработать свои формы книг (журналов). Их нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью.

Записи в трудовую книжку допустимо вносить полностью или частично с использованием технических средств (штамп, печать).

 

 

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 19 мая 2021 г. N 320н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ, ПОРЯДКА
ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; 2019, N 51, ст. 7491) и подпунктом 5.2.114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528), приказываю:

1. Утвердить:

форму трудовой книжки согласно приложению N 1;

порядок ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению N 2.

2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 "Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций" (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 1 июля 1994 г., регистрационный N 616);

постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2003 г., регистрационный N 5219);

приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н "О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).

3. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 года.

Министр
А.О.КОТЯКОВ

 

Приложение N 1
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 19 мая 2021 г. N 320н

ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

(Обложка)

 

Герб

Российской Федерации

 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

 

(Титульный лист)

 

Герб

Российской Федерации

 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

 

Фамилия _________________________________________________________________

Имя _________________________________________________________________

Отчество (при наличии) _________________________________________________________________

Дата рождения _____________________________________________________________

                             (число, месяц, год)

Образование _______________________________________________________________

_________________________________________________________________

Профессия, специальность _________________________________________________________________

Дата заполнения _________________________________________________________________

                             (число, месяц, год)

Подпись владельца книжки _________________________________________________________________

М.П. (при наличии)	______________            Подпись лица, ответственного за ведение         трудовых книжек

                            

Сведения о работе

 

Серия и номер <*> (14 разворотов) N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, часть, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4

 

<*> Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого

развернутого листа трудовой книжки.

 

Сведения о награждении

Серия и номер	(7 разворотов)

 

N записи	Дата			Сведения о награждении (поощрении)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4

ФОРМА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой книжки недействителен)

 

Герб

Российской Федерации

 

Фамилия _________________________________________________________________

Имя _________________________________________________________________

Отчество (при наличии) _________________________________________________________________

Дата рождения _________________________________________________________________

                             (число, месяц, год)

Образование _______________________________________________________________

Профессия, специальность _________________________________________________________________

Дата заполнения _________________________________________________________________

                            (число, месяц, год)

 

Подпись владельца книжки ________________________________________________________________

 

     Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек

 

М.П. (при наличии)

 

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: "Сведения о работе" - 12 разворотов, "Сведения о награждениях" - 5 разворотов.

 

 

Приложение N 2
к приказу Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 19 мая 2021 г. N 320н