Служба PR в организации: функции, структура, состав

Независимо от размера организации и размера создаваемого РR-отдела, для эффективной РR-деятельности необходимо иметь прямую связь от РR-службы к руководству. Часто руководитель РR-отдела входит в команду высших управленцев. Оптимальной, с этой точки зрения, является такая оргструктура, когда РR-менеджер, с одной стороны, связан непосредственно с руководителем, а с другой, - имеет возможность обслуживать все функциональные подразделения компании.[4]

Согласно Ф. Джефкинсу, руководитель РR-службы (РR-менеджер, РR-директор) обычно выполняет следующие функции:

1. Поддерживает правильный имидж организации, ее политики, продуктов, услуг и персонала.

2. Отслеживает общественное мнение и доводит его до руководства.

3. Предлагает руководителям помощь в вопросах коммуникации.

4. Консультирует руководство организации, другие службы по вопросам организации связей с общественностью.

5. Информирует общественность о политике, деятельности, продуктах, услугах и персонале фирмы для достижения максимального знания и понимания их аудиторией.

В РR много технической работы, о которой часто забывают. Именно поэтому в структуре РR-отдела такое количество секретарских должностей. А работа секретаря, по мнению П., Грина, включает в себя:

- составление списка прессы для распространения материалов;

- осуществление мониторинга прессы;

- подсчет оценки рейтинга;

- создание и заполнение информационных файлов; подбор полной справочной библиотеки по группам интересов;;

- организация событий: составление списка приглашенных и т.д.;

- подготовка к публикации и тиражированию любых материалов: от визиток до отчетов; установление внутренних каналов коммуникации для определения целей РК, для подготовки всех акций и пресс-релизов;

- контроль соответствия бюджетных расходов запланированным затратам.

В российских компаниях большинство из этих функций выполняется младшими сотрудниками отдела, которые обычно называются «специалист» (в банковской сфере), «младший аналитик», «аналитик» (в специализированных РR-агентствах), «менеджер» (в отраслевых компаниях).

Если попытаться построить некоторую идеальную модель РR-службы в крупной коммерческой структуре, то, по мнению А.Н.Чумикова, мы получим следующее. РR-служба находится в подчинении одного из представителей топ-менеджмента и занимается следующими вопросами:

• подготовкой технического задания и организацией тендеров на проведение маркетинговых, социологических, политологических и прочих исследований, анализом их результатов;

• разработкой программ по формированию общественного мнения или изменению его в пользу фирмы;

• организацией тендеров и выбором специализированных РR-агентств для возможной совместной работы;

• налаживанием корпоративных связей с общественностью, формированием имиджа фирмы среди широких слоев населения, коммуникацией с лидерами, создающими общественное мнение, — официальными политиками, лоббистами, деятелями культуры, учеными и пр.;

• взаимодействием со СМИ, организацией пресс-конференций, подготовкой пресс-релизов, статей, радио- и телепередач, брошюр, каталогов, бюллетеней, отчетов о коммерческой и общественной деятельности фирмы, включая спонсорство, благотворительность, пожертвования;

• организацией презентаций фирмы и производимых ею товаров и услуг, семинаров, экскурсий на фирму, юбилеев и других торжеств;

• внутрифирменными РR: оптимизацией кадровой политики фирмы, созданием системы внутрифирменного статуса, подготовкой материалов и изданием корпоративной газеты/журнала, поддержкой программ по работе с молодыми сотрудниками, участием в разработке и проведении акций социального, культурного, спортивно-оздоровительного характера, планированием и осуществлением мероприятий для сотрудников фирмы в нерабочей обстановке.

Одна из основных задач PR как элемента инфраструктуры бизнеса связана с расширением рынка и повышением прибыльности через эффек­тивное взаимодействие с управленческими структурами, органами власти и прессой (таблица 1.1).

 

Таблица 1.1 - Цели управления связями с общественностью в организации

3 Профессиональная деятельность PR-организации на примере компании «Оренбург-Медиа»

РR - это не только управленческая функция, но и самостоятельный вид бизнеса. В России большинство организаций, специализирующихся на предоставлении услуг в области связей с общественностью, называют себя PR-агентствами.[5]

Многие специализированные РR-агентства формируются по функциональному признаку. Обязанности могут распределяться в соответствии со сферами РR-деятельности (взаимодействие со СМИ, работа с кризисными ситуациями, отношения с инвесторами и т. д.), а также с направленностью на выполнение внутренних или внешних функций (обучение собственного персонала, выпуск внутрифирменного издания или проведение РR-кампании для заказчика).

Маркетинговая функция РR-агентства ведет к появлению должностей, заимствованных у коммерческих фирм. Это, например должности финансового директора, менеджера технического или производственного отдела, руководителя группы связей со СМИ. Общие функции организационного обеспечения различного рода РR-проектов выполняет в ряде случаев менеджер (отдел) по работе с клиентами, а руководство проектами осуществляют директора специальных программ или менеджеры проектов.

Одна из ключевых должностных позиций РR-агентства — креативный (творческий) директор. Это может быть освобожденный от рутинной работы специалист, в задачу которого входит продуцирование творческих идей, а также общее руководство творческим или информационно-аналитическим отделом. Часто главным криэйтором является руководитель фирмы или его заместитель. Важность этой стороны работы РR-агентства подчеркивает и тот факт, что умение творчески мыслить входит в набор компетенций большинства сотрудников агентства, специализирующегося на связях с общественностью.

В крупных РR-структурах имеются даже собственные небольшие отделы рекламы и РR, обеспечивающие создание благоприятного рыночного облика РR-фирмы во внешнем окружении.

На примере деятельности компании «Оренбург-Медиа» рассмотрим

основные виды услуг, которые предоставляет PR-агентство полного цикла.

Рекламное агентство ООО «Оренбург-Медиа», имея значительный опыт и штат профессиональных сотрудников, может предложить своим заказчикам комплексное обслуживание полного цикла: от разработки информационно-рекламной и PR-стратегии и медиапланов до их реализации. Сотрудничество возможно как на постоянной основе, так и по разовым заказам. В комплексное клиентское обслуживание входит: оптимизация расходов клиента на рекламу, индивидуальный план рекламной кампании каждого клиента, предоставление скидок на размещение рекламы в прессе, рекламное сопровождение клиента на долгосрочной основе. Рекламное агентство «Оренбург-Медиа» придерживается политики индивидуального подхода к каждому клиенту.

Компания предлагает следующие услуги:

1. Разработка стратегии и реализация PR- и рекламных кампаний, как в региональной, так и федеральной прессе, медиапланирование, текущая информационная поддержка.

2. Разработка системы внутрикорпоративного PR.

3. Мониторинг региональной прессы (более 70 источников, включая основные федеральные издания и электронные СМИ городов области, кроме того – более 20 основных сетевых СМИ) – ежедневная подготовка полного или тематического, по параметрам заказчика, обзора.

4. Подготовка и размещение материалов в любых региональных и федеральных СМИ.

5. Разработка и реализация любых имиджевых и рекламных проектов, в том числе с использованием наружной рекламы и представительской полиграфии.

6. Брендинг, разработка и реализация кампаний по созданию и продвижению бренда.

7. Организация пресс-конференций и мероприятий с участием СМИ.

8. Разработка и проведение PR-акций: корпоративные торжественные мероприятия, пресс-конференции, брифинги, презентации, концерты, церемонии и т.д.

9. Текущее освещение деятельности заказчика в ленте новостей «ОНАКО-Медиа» с размещением информации на лентах федеральных информационных и сетевых агентств.

10. Проведение социологических исследований.

11. Разработка, создание и текущее обслуживание интернет-представительства.

12. Производство видеопродукции, в т.ч. ролики, имиджевые и презентационные фильмы.

13. Управление медиа-активами (средствами массовой информации).

ООО «Оренбург-Медиа» располагает современными щитами наружной рекламы (3х6 м.) в городах области: Оренбург, Сорочинск, Бузулук, Бугуруслан, а также в пос. Первомайский. Основное направление деятельности рекламного агентства «Оренбург-Медиа» - это организация полного комплекса мероприятий для подготовки, проведения рекламных кампаний клиентов во всех средствах массовой информации.

 

 

 

Заключение

В данной курсовой работе мы изучили теоретические и практические аспекты связей с общественностью как сферы профессиональной деятельности на примере компании «Оренбург-Медиа».

В первом разделе мы рассмотрели описание подходов к определению PR и изучили историю возникновения и развития PR как сферы профессиональной деятельности.

Во втором разделе мы определили сферы профессиональной деятельности специалистов по связям с общественностью и рассмотрели службу PR в организации: ее функции, структуру, состав.

В третьем разделе мы изучили профессиональную деятельность PR-организации на примере компании «Оренбург-Медиа».

В заключение можно сделать вывод, что понятие PR включает в себя все, что может предположительно улучшить взаимопонимание между организацией и теми, с кем эта организация вступает в контакт как внутри, так и за ее пределами; рекомендации по созданию “общественного лица” организации, а так же мероприятия, направленные на выявление и ликвидацию слухов или других источников непонимания, и мероприятия, направленные на расширение сферы влияния организации средствами соответствующей пропаганды, рекламы, выставок, видео - и кинопоказов. Кроме того, сюда относят любые действия, направленные на улучшение контактов между людьми или организациями.