Роль и назначение аттестации персонала в управлении коммерческой организации

Совершенствование систем управления персоналом в компаниях, работающих в России, характеризуется, усилением интереса к освоению эффективных процедур оценки и аттестации персонала.

Любой работник должен соответствовать требованиям, предъявляемым к нему должностными обязанностями, содержанием и характером труда, а также требованиям, обусловленным эффективной организацией производства, использованием наиболее рациональных методов работы, технических средств и т.д.

Центральным звеном этапа стратегии управления человеческими ресурсами является аттестация – единообразная периодическая проверка эффективности деятельности персонала непосредственными руководителями.

Аттестация является методом изучения кадров, включающим оценку результатов деятельности работника за определенный период времени с целью выявления его соответствия занимаемой должности и дальнейшего служебного продвижения.

Аттестация работников является одной из форм определения их квалификации должностными лицами организации в соответствии со специально разработанной процедурой, утвержденной как локальный нормативный документ в области регулирования трудовых отношений.

Оценка и учет факторов, влияющих на профессиональную эффективность работников, осуществляется в процессе аттестации [1, с. 26].

Значение аттестации:

- помогает избежать трудностей, связанных с ситуационной сиюминутной оценкой;

- задает руководителю определенный рамки, позволяющие отделить личное от общественное;

- оценка осуществляется с определенной целью (целью организации, и не руководителя), по заданным критериям и стандартам выполнения работы;

- снижается субъективизм, процесс вызывает меньше эмоций и напряжения.

Аттестация персонала (оценка соответствия занимаемой должности) – процедура систематической формализованной оценки согласно заданным критериям соответствия деятельности конкретного работника четким стандартам выполнения работы на данном рабочем месте в данной должности за определенный период времени. (Критерии и стандарты работы получены в результате анализа работ и отражены в описании должности или должностной инструкции).

Аттестация персонала представляет собой форму оценки соответствия работника квалификационным требованиям должности. Она служит основанием для его тарификации и присвоения квалификационного разряда. Процедура аттестации регламентируется соответствующими законодательными актами и локальными нормативными документами организации. Результаты аттестации используются для подтверждения правомерности принятия ряда административных решений, например, при увольнении работника вследствие недостаточной квалификации (ст. 81 п. 36 ТК РФ).

Процедура аттестации должна быть оформлена в соответствии с законодательными требованиями и локальными нормативными документами компании.

Процедура проведения аттестации включает в себя следующие этапы:

1.Предварительный этап:

- подготовка необходимых документов;

- разработка графиков проведения аттестации;

- разработка состава аттестационной комиссии;

- инструктирование оценщиков и работников по вопросам проведения аттестации.

2. Оценка персонала. Она предусматривает заполнение и анализ аттестационных листов. В случае необходимости с аттестуемым дополнительно проводится собеседование.

3. Подведение итогов аттестации. Написание выводов и рекомендаций по результатам аттестационной оценки и представление их руководителю предприятия, подготовка проекта приказа по результатам аттестации. Информирование работника о результатах оценки.

Спорные вопросы решаются в соответствии с действующим законодательством. В случае несогласия работника с результатами аттестации представителем отдела кадров в установленный срок проводится повторный анализ аттестационных документов. Материалы аттестации передаются руководству для принятия решения [39, с. 326].

Основные принципы:

- систематичность;

- формализованность;

- должны быть заранее заданы критерии, определено, что оценивается;

- стандарты работы должны быть установлены;

- каждая должность предъявляется к работнику определенные требования. Оценка сотрудников, занимающих разные должности, должна базироваться на разных критериях и стандартах;

- аттестация аккумулирует результаты работы за определенный период времени, заранее оговоренный (этим она принципиально отличается от ситуационной оценки);

- результаты аттестации должны учитывать работу в течение всего периода, даже если в это время отмечались значительные колебания;

- при оценке (аттестации) происходит не сравнение сотрудников между собой, а имеет место сопоставление «сотрудник-стандарт работы». Сравнивать можно только то, насколько один сотрудник больше/меньше соответствует стандарту работы, чем другой.

Цель аттестации – повысить эффективность управления человеческими ресурсами с помощью следующих действий:

- определения наличия требуемых компетенций у сотрудников;

- мотивация сотрудников, так как совместная критическая оценка их деятельности и возможность улучшить результат этой деятельности обнаруживаются при аттестации;

- планирования профессионального образования и профессионального развития отдельных членов коллектива;

- принятия решений о дальнейшей судьбе сотрудника.

Основные цели аттестации:

1. административные решения:

- изменения заработной платы;

- изменения системы поощрения (наказания);

- соответствие занимаемой должности (для последующих административных решений).

2. потенциал (развития):

- получение обратной связи от сотрудников;

- выявление потенциала сотрудников;

- информирование сотрудников о том, что чего ждет от них фирма;

- развитие карьеры;

- личное развитие;

- корректировка планов организации (способны ли наши сотрудники выполнять изменившиеся задачи);

- информация для планирования человеческих ресурсов организации;

- установление стандартов деятельности.

3. деятельность (текущая, за определенный прошедший период):

- прошлая деятельность за определенный период;

- достижение результатов за прошедший период;

- потребность в обучение;

- выявления рабочих проблем;

- улучшение текущей деятельности.

Разделение ответственности. (Таблица 1)

Таблица 1 - Разделение ответственности

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

ЛИНЕЙНЫЕ РУКОВОДИТЕЛИ

Разрабатывает систему аттестации и готовит проект пакета документов После получения предложений и замечаний от линейных руководителей готовит итоговый документ Готовит план организационно-технических мероприятий и после утверждения его приказом генерального директора обеспечивает выполнение Обеспечивает обучение и консультирование лиц, проводящих аттестацию Готовят позитивную информацию для своих подчиненных Контролирует коррективность проведения аттестации и решает спорные вопросы

Знакомятся с проектом и вносят свои предложения Проходят обучение по проведению аттестации     Передают позитивную информацию подчиненным   Оцениваю деятельность своих подчиненных   Проводят аттестационное интервью   Передают в отдел управления персоналом результаты аттестации

 

 

Окончание таблицы 1

Отдел управления персоналом	Линейные руководители
Собирает и анализирует результаты аттестации, совместно с руководителями разрабатывает план дальнейших действий	Совместно с отделом управления персоналом разрабатывают план дальнейших действий по итогам аттестации

 

Таблица 2 – Кто проводит аттестацию

КТО	В каких случаях	Преимущества	Недостатки
Непосредственный руководитель	Проходит в любых случаях Наиболее подходит для цели «Деятельность»	Имеет наилучшее представление о работе и работнике. Логическое завершение оценки сотрудника, имеющей место постоянно в течение года, и получение обратной связи. Дешево	Работник и так общается с руководителем постоянно. Нет «притока свежей крови» Субъективизм. Учет преимущественно целей подразделения, а не организация

 

Окончание таблицы 2

КТО	В каких случаях	Преимущества	Недостатки
Руководитель руководителя	Два способа – участвует в процессе оценки руководителем или проходит самостоятельно. Используется, когда - не обходимо сравнивать оцениваемых или если цель – «Потенциал»	«Честная игра» Оценка более стандартизирована, так как позволяет избежать отпечатков особенностей множества линейных руководителей Возможность работнику поощряться с вышестоящим руководством	Требует больше затрат и времени

 

Аттестация – одна из наиболее эффективных и действенных систем оценки персонала организации. Это социальный механизм и кадровая технология, позволяющая произвести определение квалификации и уровня знаний работника; оценку его способностей, деловых и нравственных качеств.

Аттестация - некоторый законченный, оформленный, зафиксированный результат оценки работника. Из определения аттестации следует, что совершенно определенной функцией этой процедуры является установление факта пригодности того или иного человека к определенной социальной роли.

Помимо этого, аттестация должна являться эффективной формой контроля за профессиональным ростом и деловой квалификацией специалиста. Признание служащего несоответствующим занимаемой должности влечет постановку вопроса о его переподготовке и переводе на нижестоящую должность.

Исполнитель должен соответствовать требованиям, предъявляемым к нему должностными обязанностями, содержанием и характером труда, а также требованиям, обусловленным эффективной организацией производства, использованием наиболее рациональных методов работы, технических средств и т. д. Оценке подвергаются не просто потенциальные возможности работника, его профессиональная компетентность, но и реализация этих возможностей в ходе выполнения порученных обязанностей, соответствие процесса выполнения этой работы некой идеальной модели, конкретным условиям производства, а результатов труда - нормативным требованиям, запланированным показателям, поставленным целям.

Аттестация касается всех категорий работников, хотя значимость ее для отдельных категорий не одинакова. Поэтому аттестация персонала как важный вид работ в составе управления персоналом, прежде всего, касается руководителей, специалистов и служащих.

Регулярная и систематическая аттестация персонала положительно сказывается на мотивации сотрудников, их профессиональном развитии и росте. Одновременно результаты аттестации являются важным элементом управления человеческими ресурсами, поскольку предоставляют возможность принимать обоснованные решения в отношении вознаграждения, продвижения, увольнения и развития сотрудников.

Аттестация персонала имеет непосредственное отношение к повышению эффективности производства, поскольку по ее результатам появляется возможность [10, с. 219]:

- совершенствовать расстановку кадров путем подбора наиболее подходящих кандидатур на ту или иную должность;

- улучшать использование кадров, осуществлять их служебно-квалификационное продвижение;

- выявлять направленность повышения квалификации работников;

- стимулировать их трудовую деятельность за счет обеспечения более тесной увязки оплаты труда с результатами труда;

- совершенствовать формы и методы работы руководителей;

- формировать положительное отношение к труду, обеспечивать удовлетворенность работой и др.

На результатах оценки кадров базируется решение следующих управленческих проблем [4, с. 32]:

1. Подбор кадров:

- оценка личных качеств претендентов;

- оценка квалификации претендентов.

2. Определение степени соответствия занимаемой должности:

- переаттестация работников;

- анализ рациональности расстановки работников;

- оценка полноты и четкости исполнения должностных обязанностей;

- оценка работника после завершения испытательного срока, после завершения стажировки.

3. Улучшение использования кадров:

- определение степени загрузки работников, использование по квалификации;

- совершенствование организации управленческого труда.

4. Выяснение вклада работников в результаты работы:

- организация поощрения работников (усиление материальных и моральных стимулов, обеспечение взаимосвязи оплаты и результатов труда, организация премирования);

- установление меры взыскания.

5. Продвижение работников, необходимость повышения квалификации:

- прогнозирование продвижения по службе работников;

- формирование резерва на выдвижение;

- отбор для выполнения ответственных заданий, направление на стажировку как поощрение;

- необходимость повышения квалификации и ее направленность;

- разработка программ повышения квалификации работников управления;

- оценка эффективности учебы на курсах и в институтах повышения квалификации.

6. Улучшение структуры аппарата управления:

- обоснование численности аппарата управления, специалистов и служащих в подразделении;

- проверка нормативов численности;

- обоснование структуры кадров по должностям, уровню квалификации;

- разработка и уточнение должностных инструкций.

7. Совершенствование управления:

- совершенствование стиля и методов управления (усиление демократических начал, борьба с бюрократизмом и т.п.);

- повышение ответственности работников;

- укрепление взаимосвязи руководителей и подчиненных.

Каждая из этих проблем связна с разными аспектами оценки. Так, прием на работу требует, прежде всего, оценки личных качеств претендентов, что предполагает широкое использование тестов, аттестация кадров - оценки результатов труда, для чего необходимы другие методы оценки. Различие обязанностей, выполняемых различными категориями персонала, требует дифференцированной оценки результатов их деятельности [7, с. 156].

Аттестация персонала позволяет организации решать ряд задач и достигать определенных целей.

Цели аттестации персонала организации:

- улучшение качества управления, которое достигается путем периодического и систематического оценивания;

- единство действий в управлении, т.к. единая система оценки позволяет ожидать, что действия по управлению будут соответствовать результатам оценки и будут более эффективными;

- более эффективное использование человеческого потенциала. Коллектив организации имеет социально-психологический потенциал, который должен быть использован по возможности лучшим образом;

- формирование и поддержание здорового морально-психологического климата в коллективе. Обоснованная, справедливая и гласная оценка персонала способствует здоровому морально-психологическому климату;

- повышение производительности, т.к. персональные оценки - стимул для оцениваемых. Длительность повышения производительности существенно зависит от правильности оценки персонала.

Основные задачи, решаемые при аттестации персонала, могут быть классифицированы следующим образом [13, с. 109]:

1. Управляющее воздействие. С помощью оценки, а также с помощью оценочного разговора сотруднику можно показать его место в соответствии с его достижениями, что способствует управляемости персоналом.

2. Определение размеров вознаграждения, т.к. лишь при объективной оценке достижений сотрудника, возможно, справедливо оплатить его труд.

3. Развитие персонала, т.к. оценка обеспечивает выбор соответствующих форм поощрения и содействия профессиональному росту сотрудников. Рациональное использование сотрудника, т.к. оценка обязательна при занятии рабочего места, повышении по службе, перемещении, принятии решения об отставке с рабочего места, увольнении.

4. Трудовая мотивация, т.к. оценка - импульс к сознательной деятельности сотрудников, направленной на повышение в должности.

5. Установление обратной связи с сотрудником по профессиональным, организационным и другим вопросам.

6. Удовлетворение потребности сотрудника в оценке собственного труда и качественных характеристик.

Аттестация как социальный механизм выполняет следующие функции:

- диагностическую (или оценочную) - изучение и оценка деятельности, поведения, личности специалистов в целях их наиболее правильного использования;

- прогностическую, которая заключается в определении возможностей, способностей работника к дальнейшему росту, совершенствованию, в уточнении перспектив каждого конкретного специалиста;

- корректирующую, которая состоит в определении каких-либо специальных мероприятий или конкретных направлений работы по изменению некоторых элементов деятельности и поведения специалистов;

- воспитательную - воздействие на личностные качества работника, в первую очередь, на его мотивационную сферу.

Основными принципами эффективной системы аттестации считаются [10, с. 166.]: направленность на улучшение работы; тщательная подготовка; конфиденциальность; всестороннее непредвзятое обсуждение итогов работы, деловых и личных качеств человека, его соответствия должности, перспектив на будущее; разумное сочетание похвалы и критики; надежность и унифицированность критериев; достоверность методов.

Аттестация персонала выполняет свои функции только в том случае, если будет проводиться с соблюдением определенных требований. Среди них особо выделяются [17, с. 57]:

- объективность (использование достаточно полной системы показателей для характеристики работника, его деятельности, поведения, использование достоверной информационной базы для расчета показателей, охват достаточно длительного периода работы и учет динамики результатов деятельности на протяжении этого периода);

- гласность (широкое ознакомление работников с порядком и методикой проведения оценки, доведение ее результатов до всех заинтересованных лиц;

- демократизм (участие общественности, привлечение к оценке коллег и подчиненных);

- единство требований оценки для всех лиц одной должности;

- простота, четкость и доступность процедуры оценки;

- результативность (обязательное и оперативное принятие действенных мер по результатам оценки;

- максимально возможная механизация и автоматизация процедуры оценки;

- используемые критерии должны быть понятны исполнителю и оценщику;

- информация, используемая для оценки, должна быть доступна;

- система оценки должна соответствовать ситуационному контексту;

- оценка должна проводиться с возможностью прогноза - она должна давать данные о том, к каким видам деятельности и на каком уровне сотрудник потенциально способен;

- оценка должна быть комплексной - оценивается не только каждый из членов организации, но и связи, и отношения внутри нее, а также возможности организации в целом.

Аттестация – традиционный метод оценки персонала, при котором руководитель периодически оценивает эффективность выполнения должностных обязанностей с помощью стандартных критериев. Посредством этой формы оценки определяют соответствие (или не соответствие) работника должности.

Регулярная и систематическая оценка персонала положительно сказывается на:

1. мотивации сотрудников, их профессионального развития и росте;

2. более глубокое понимание руководителями значения и ценности работников, на принятие обоснованных решений в отношении вознаграждения, продвижения, увольнения и развития сотрудников;

3. разработку новых методов эффективного управления, в целом – на усовершенствование системы кадровой политики компании, на устранение аттестации приносит пользу и компании, и руководителю, и работникам.

Как только компания достигла такого уровня развития, когда проведение аттестации ставится на повестку дня, следует в соответствии целями определить свои возможности и приступить к выбору метода.

Таким образом, аттестация персонала - не только один из основных видов кадровой работы, но и важнейший компонент управления, без которого не возможна эффективная деятельность организации.