Джен Ягер выделяет следующие наиболее важные принципы этики общения по телефону:

1. Если там, куда Вы звоните, Вас не знают, уместно со стороны секретаря попросить Вас представиться и узнать, по какому вопросу Вы звоните. Назовите себя и кратко изложите причину звонка.

2. Нарушением норм делового этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому Вы звоните, только для того, чтобы Вас скорее с ним соединили.

3. Грубейшее нарушение - не перезвонить, когда Вашего звонка ждут. Необходимо перезвонить при первой возможности.

4. Если Вы звоните человеку, который просил Вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что Вы звонили. Потом нужно позвонить еще раз, или сказать, когда и где Вас можно будет легко найти.

5. Когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое время, когда можно быть уверенным, что у Вашего собеседника достаточно времени на беседу.

6. Никогда не говорите с набитым ртом, не жуйте и не пейте во время разговора.

7. Если звонит телефон, а Вы уже говорите в это время по другому аппарату, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Если можно, спросите у второго собеседника, по какому номеру перезвонить и кого позвать.

Начало телефонного разговора – одна из важных фаз общения. Если Вы позвонили сами, обязательно следует представиться. В противном случае можно попасть в несколько неприятную ситуацию, когда у Вас спросят: "С кем я имею честь разговаривать?", "Кто его спрашивает?", "Как Вас представить?".

Нет никакой уверенности, что эти вопросы Вам зададут доброжелательным тоном. Если Вы позвонили в то время, когда Ваш предполагаемый собеседник занят, поэтому после представления следует задать вопрос о том, располагает ли Ваш собеседник достаточным временем, чтобы поговорить. Можно попросить время для телефонного разговора: "Мне необходимо поговорить с Вами 5 минут".

По телефону не следует обсуждать неопределенную проблему, поскольку можно легко пойти на поводу у партнера или, наоборот, проявить излишнюю директивность. Нельзя обсуждать важные вопросы с незнакомым человеком, лучше договориться о встрече. Желательно исключить личный тон общения. Рекомендуется поддерживать нейтральную интонацию разговора. Нежелательно требовать, чтобы телефонный собеседник принял важное решение, которое он по тем или иным причинам не склонен принимать. По телефону легко солгать и поэтому он может согласиться, но реально останется противником такого телефонного решения.

Нельзя по телефону высказывать явные просьбы, если нет уверенности в том, что собеседник тоже хочет того, чего хотите Вы. По телефону значительно легче отказать, нежели при личном контакте.

По телефону нельзя долго молчать. У собеседника появляется ощущение, что Вы пропали (не слушаете, не заинтересованы, устали и проч.).

Важно учитывать следующее. Нельзя "пропадать". Следует постоянно фиксировать междометия: "Да-да...", "Я слушаю Вас...", "Я Вас понимаю", "Что Вы говорите?". Стараться скомпенсировать отсутствие невербальной информации выражением своего отношения к разговору, применять некоторое модулирование голосом в рамках нейтрального эмоционального настроя разговора.

В начале разговора или на его протяжении можно уточнить, в какой ситуации находится собеседник. Если он один, то может ли он говорить открыто? Если рядом с ним люди, насколько он ограничен в выражении своего мнения?

Если собеседник говорит много и без остановки, а Вам некогда, выработайте для себя способы прерывания слишком болтливого собеседника, но только так, чтобы его не обидеть. Например, Вы можете сказать: "К сожалению, у меня сейчас уже нет времени. Давайте перенесем разговор на другой день. Позвоните мне, пожалуйста, в четверг в 4 часа дня и мы с вами все

По телефону желательно решать только простые организационные вопросы и не обсуждать сложные проблемы. По телефону лучше договариваться о встрече, чтобы поговорить, и не анализировать противоречивые моменты работы. Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров:

- если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор;

- следует говорить максимально кратко и по существу;

- нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи;

- если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков - собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону;

- несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное время - слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера;

- нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни.

Часто бывает так, что телефонный звонок застал вас во время важного разговора или совещания. В таких случаях лучше всего попросить собеседника оставить свой номер телефона и пообещать перезвонить ему позже. Лучше всего обозначить возможное время ответного звонка (при этом не забудьте выполнить свое обещание). Если у вас посетители, а вам необходимо позвонить, то следует попросить у них прощения, а сам звонок постараться сделать максимально коротким.

Бывает так, что вы в гостях и вам необходимо позвонить. Это можно сделать, только предварительно попросив разрешения у хозяев.

Отправляясь в гости или на деловое свидание, можно в случае необходимости оставить своим сотрудникам или родственникам телефонный номер того места, где будете находиться. При этом необходимо спросить разрешения хозяев или своих деловых партнеров заранее и предупредить о том, что ожидаете звонка. Но, как показывают нормы, лучше избегать подобных ситуаций.

Правила использования сотового телефона не отличаются от общих правил телефонных разговоров.

Достижения современной науки и техники позволяют почти постоянно находиться в пределах досягаемости телефонного звонка. Сотовый или иной радиотелефон прочно вошел в современный быт, но в то же время он ни в коем случае не должен мешать окружающим. Практически у каждого такого телефона есть возможность отрегулировать громкость и тембр звонка так, чтобы соблюдать данное правило.

Идя в театр, на концерт или в музей, следует отключить звонок или вообще выключить телефон. Звонок телефона в театре неуместен и отнюдь не прибавит авторитета в глазах окружающих.

В ожидании звонка и в случае, когда сигнал сотового телефона застал во время беседы, обеда с деловым партнером или переговоров, обязательно надо извиниться, а сам разговор свести к минимуму. То же относится и к той ситуации, если необходимо сделать срочный звонок. По возможности, лучше при этом отойти в сторону.

Сотовые телефоны недешевы, разговор по ним в несколько раз дороже, чем по обычной телефонной линии. Громкий и без особой нужды продолжительный разговор в окружении многих людей наверняка не прибавит авторитета в их глазах, напротив, оставит у них впечатление о выскочке, желающем пустить пыль в глаза. Если необходимо звонить на номер сотового телефона, то следует помнить, что собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины и, отвлекая, можно подвергнуть его опасности. Поэтому, будьте кратки и лучше отложите обсуждение деталей до следующего раза.

Вопросы для контроля и самопроверки

1. Обоснуйте необходимость владения искусством эффективных телефонных разговоров в современной деловой жизни.

2. Перечислите основные преимущества и недостатки телефонного разговора с точки зрения обеспечения эффективного обмена информацией между партнерами по общению.

3. Назовите основные требования эффективного и результативного телефонного разговора.

4. Приведите примеры реплик для корректировки общения согласно этикету делового телефонного разговора.

5. Назовите и охарактеризуйте основные фазы общения по телефону.

6. Какие признаки пресыщения общением при телефонном разговоре вы знаете?

7. Раскройте наиболее важные принципы этики общения по телефону.

8. Перечислите основные правила использования сотовых телефонов.

ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ

Аннотация В данном разделе раскрываются базовые положения дипломатического протокола в рамках делового общения. Рассматриваются основные принципы делового протокола, подчеркивается национальная специфика дипломатического протокола, формируемая под воздействием национальных традиций, обычаев и международного этикета, рассматриваются правила участия в беседе в соответствии с протоколом, особенности организации и проведения наиболее торжественных согласно протоколу деловых приемов.

Также особое внимание уделяется вручению сувениров и подарков, способствующих формированию имиджа компании в глазах партнеров, клиентов, общественности.

 

Учебные задачи:

- изучить базовые категории дипломатического этикета;

- рассмотреть основные принципы делового протокола;

- познакомиться с национальной спецификой дипломатического протокола, формируемой под воздействием национальных традиций, обычаев и международного этикета;

- рассмотреть правила участия в беседе в соответствии с деловым протоколом;

- рассмотреть особенности организации и проведения наиболее тожественных согласно протоколу деловых приемов;

- познакомиться с правилами вручения сувениров и подарков, способствующих формированию имиджа компании в глазах партнеров, клиентов, общественности.

Понятие "протокол" в рамках делового общения чаще всего используется при реализации сотрудничества с иностранными деловыми партнерами. Дипломатический протокол - это совокупность правил, норм, традиций, выработанных для делового общения. Под дипломатами подразумеваются все лица, так или иначе выходящие с официальными контактами на международный уровень по любому виду сотрудничества.

Однако базовые положения дипломатического протокола могут рассматриваться как основа построения делового сотрудничества вообще, поскольку точные, хорошо продуманные и уважительные деловые отношения ценятся во всем деловом мире и позволяют внутреннее общение подтянуть до уровня общепринятых норм.

Рассмотрим основные принципы делового протокола.

Принцип поддержания нормальных, бесконфликтных отношений между людьми очень важен в международных отношениях, поскольку речь идет о должном уважении и внимании к независимым государствам и их представителям. Незнание обычаев, этикета, деталей, деловых отношений, очевидных для другой стороны, могут легко породить отрицательную эмоциональную реакцию и, как следствие, - отрицательный результат переговоров вообще.

Необходимо отметить большое уважение к русскому и другим народам как носителям древней культуры и неотъемлемой части общеевропейской культуры со стороны западного делового мира. Люди на Западе смотрят на русского как на добродушного, добросердечного человека, который, однако, отличается высокой эмоциональностью и сравнительно легко становится раздражительным. При этом большинство населения западных стран мало интересуется политикой, обращая внимание на новости или публикации о каких-либо скандалах в так называемом «высшем обществе». Нельзя, однако, не заметить, что уровень образования при всем том в Западной Европе все же существенно выше. Все это отражается на тематике бесед и разговоров во время встреч и приемов, которые сводятся, как правило, к обсуждению новых приобретений, к заботам о детях, поездкам в отпускной период или об очередных скандалах в обществе.

Играет роль тот факт, что истинная дружба между людьми в западных странах имеет меньшее значение в деловых отношениях, чем в славянских. Зато большую роль в личной жизни этих людей играет коммерческий успех.

Американец меняет круг своих друзей, когда он продвигается по службе, поскольку старые друзья ему уже не нужны. Родственные связи также поддерживаются не столь активно: люди встречаются со своими родственниками чаще всего на значительных семейных мероприятиях (свадьба, похороны, крещение детей).

Следует иметь в виду, что во многих странах личностные качества отдельно взятого человека играют большую роль. Человек смотрит на себя главным образом как на личность, а не как на члена общества или представителя какого-то народа.

В другой стране не ожидают, что гости станут вести себя точно так же, как местные жители. Отправляясь за рубеж, невозможно оставить дома присущие вашему народу черты и качества. Будьте достойным представителем своей культуры, ведите себя, как хорошо воспитанный человек, - и вас будут встречать с уважением.

Во всех развитых странах действуют основные правила хорошего поведения: вежливость, простота, достоинство и хорошее воспитание. Но существует и национальная специфика дипломатического протокола, формируемая под воздействием национальных традиций, обычаев и международного этикета.

На Востоке, допустим, вас может удивить, что суп подают в конце обеда. В Японии хозяева будут долго извиняться за то, что им нечем накормить гостя, хотя стол ломится от кушаний. Во многих южных странах гостей часто принимают во дворе, который является как бы продолжением дома. В традиционной турецкой семье вас могут пригласить провести время в бане, являющейся своеобразным клубом, в котором беседуют, играют в шахматы и нарды, слушают певцов и рассказчиков. Англичане будут потрясены, если вы опоздаете на встречу даже минут на пять-десять, а в Испании на это не обратят внимания. В Италии и Испании считается абсолютно недопустимым посещение церкви в пляжной одежде; англичане же в этом не видят ничего особенного. Предвидеть всего невозможно. Требуется внимательное отношение к обычаям других народов, изучение их «на месте».

Выше было сказано о важности визитной карточки в деловых отношениях. В западных странах этому элементу представительства придается большое значение. Посредством визитных карточек принято: информировать о своем существовании лиц, в контактах с которыми вы заинтересованы; осуществлять заочное представительство в виде ненавязчивой формы проявления интереса к адресату; сообщать о себе и о своей фирме дополнительную информацию в момент знакомства; поддерживать контакты (поздравление с праздником или иным событием; выражение признательности, благодарности; сопровождение подарка, сувенира, цветов; выражение соболезнования).

В разделе 4 правила пользования визитными карточками были рассмотрены достаточно подробно. Эти принципы справедливы и для правил делового протокола во всем мире. Так, например, при состоявшемся знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вручает лицо, младшее по возрасту. Если и то и другое одинаково, протокол обращается к одной из статей старого французского устава: первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.

Заочное представление в стране пребывания осуществляется следующим образом. Вы знакомитесь с консулом, послом или любым другим официальным лицом достаточно высокого ранга из посольства вашей страны в данной стране. Рассказав ему о цели вашего визита и о вашем желании быть представленным интересующему вас человеку, вы берете визитную карточку консула или посла. В левом нижнем углу ставите аббревиатуру «p.p.», берете свою карточку с вашим адресом и телефоном. Обе карточки вкладываете в конверт и отправляете интересующему вас лицу. Карточка консула — гарантия серьезности вашего уровня. Интересующий вас бизнесмен, получив такой конверт с карточками, понимает, что ему хотят заочно представить вас. Если он на это согласен, он посылает по указанному вами адресу свою визитную карточку с телефоном. В этом случае вы можете позвонить по указанному телефону и договариваться об очном знакомстве.

При встрече (в рамках переговоров с иностранной делегацией) иностранной делегации необходимо правильно определить уровень встречающих. Общее правило такое: встречает тот, кто приглашал, кто подписывал письмо с приглашением, в крайнем случае — один из его заместителей.

Протокол определяет и правила посадки в автомобиль. Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения, второе почетное место - за водителем.

Первым садится пассажир, занимающий наиболее почетное место, затем пассажир, занимающий второе место.

При встречах, как правило, занимается только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще одно лицо, то занимается место № 3 между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте при выходе. Лицо, занимающее место № 1, входит через правую дверцу, а остальные через левую дверцу, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте. Первыми выходят лица, занимающие почетные места.

В соответствии с общепринятой практикой прежде, чем начать после приезда реальную работу, гости наносят визит вежливости в принимающую организацию или лицу, от имени которого было направлено приглашение. В ходе беседы следует положительно отозваться о развитии отношений между двумя странами, выразить надежду на то, что в дальнейшем контакты будут такими же тесными и дружескими. Гостям сообщается программа пребывания или уточняются отдельные детали.

Первая встреча бывает, как правило, непродолжительной (20-30 минут). Беседа ведется за специально предназначенным для этих целей столом, на который можно выставить минеральную воду, сигареты. Через 10-15 минут после начала беседы могут быть поданы кофе или чай. Спиртные напитки не подаются. В конце беседы можно предложить гостям какие-либо брошюры или проспекты о структуре учреждения, его задачах и деятельности, международных связях.

В рамках программы пребывания деловые беседы могут быть незапланированные и спланированные заранее. Поэтому, если вы не готовы к обсуждению предлагаемого вопроса, то можно тактично отказаться от продолжения беседы и договориться о дальнейшей встрече по данной проблеме.

Запланированные беседы проходят по подготовленной заранее программе пребывания делегации.

Программы бывают внешние (для иностранной делегации) и внутренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение, проведение мероприятий. В ней указываются только дата и мероприятие. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя программа утверждается руководителем принимающей организации.

Первоначально программа составляется согласно пожеланиям участников, которые необходимо предварительно собрать и согласовать на всех уровнях. Корректировка программы возможна, но в исключительных случаях и в минимальном размере.

Договариваясь о встрече, рекомендуется оговорить число ее участников. Будет очень неловко, если вы придете группой, а ваш партнер придет один: ведь протокол придерживается принципа равенства сторон. Поэтому важно, чтобы партнер знал, в каком составе вы будете. Опыт показывает, что наиболее эффективны переговоры один на один. Можно и желательно пользоваться записывающей техникой. Но об этом также необходимо предупредить вашего партнера.

Договариваясь о встрече за 2-3 дня, необходимо обговорить место, время ее проведения, состав участников, обусловить ее временные рамки. Но главное, что следует оговорить заранее, - это предмет беседы, какие проблемы будут подняты, тематические рамки разговора. Если вы забыли и упустили в процессе предварительной договоренности по телефону какой-то важный момент, то перезванивать не рекомендуется. Протокол рекомендует записывать перед телефонным разговором все важные позиции.

В соответствии с протоколом право на участие в беседе предоставляется руководителю принимающей организации и лицам, которых он включит в список. В связи с этим руководитель организации должен составить протокольный список участников деловой беседы. В нем указываются фамилия, имя и отчество, место работы и должность участника. Протокольный список передается иностранцам. В свою очередь, надо позаботиться о том, чтобы их протокольный список был у нашей стороны. Обмен протокольными списками может происходить накануне переговоров или в самом начале встречи. В случае, когда стороны сели за стол переговоров без наличия протокольных списков, они должны обменяться визитными карточками.

Во время беседы на столе должны находиться блокноты и ручки для каждого участника, минеральная вода, идеально чистые стаканы, сигареты, пепельницы.

Надо сделать так, чтобы в поле зрения руководителей были часы, поскольку впрямую смотреть на часы не рекомендуется. В крайнем случае, можно снять часы и, положить их рядом с собой. Максимальное время беседы - 2,5 часа.

Согласно действующему в нашей стране правилу употребление спиртных напитков «на нашей территории» не рекомендуется. Если встреча проходит у иностранцев и будет предложено выпить, отказываться нельзя.

Во время беседы могут подаваться чай или кофе. В первую очередь надо поинтересоваться у дам, что они будут пить, и обслужить дам, независимо от их статуса в делегации (стенографистка, переводчица). Нет необходимости обильно угощать во время беседы - для этих целей предполагается отдельный прием.

Расположение участников беседы. Гости входят в кабинет, хозяин встает и проходит в зону, где стоят другие участники беседы с принимающей стороны, после обмена приветствиями показывает главе иностранной делегации его место в конце длинной стороны стола.

И тогда остальные гости автоматически узнают свое место. Начинает работать принцип равенства сторон, и хозяин садится напротив «гостя номер один». Переводчик садится в торце стола.

Два слова о переводчике. Знатоки иностранных языков, способные передавать все нюансы и тонкости, заложенные в словах выступающего, ценятся очень высоко. Работа переводчика трудна и ответственна. Причем не все от него зависит. Выступающий должен по мере возможности способствовать работе переводчика. Говорить следует небольшими предложениями, четко выражать свои мысли и не забывать о паузах, необходимых для того, чтобы переводчик успел перевести сказанное.

Если у выступающего создается впечатление, что переводчик недостаточно точно переводит его слова, не акцентируя внимания на тех положениях, в которых ему хотелось выразить ту или иную мысль, не следует вмешиваться в процесс перевода, перебивать и поправлять переводчика. Это может внести излишнюю нервозность в его работу и отрицательно повлиять на дальнейшее выполнение перевода. Все замечания по качеству перевода рекомендуется делать по окончании встречи. Если же выясняется, что перевод был неточен и гости неправильно поняли выступающего, то он может повторить эту часть объяснения или высказать свою мысль такими словами, чтобы переводчику легче было передать ее слушающим.

Второй вариант рассадки участников деловой беседы — когда хозяин кабинета и глава иностранной делегации занимают места напротив друг друга не в конце, а в середине стола. Тогда по левую руку от первых лиц садятся переводчики, по правую - вторые лица делегации.

Для облегчения рассадки можно расставить таблички с именами участников (руководствуясь при этом протокольными списками). Тогда проблема рассадки исчезнет с самого начала.

Если встреча носит непротокольный характер, возможен третий вариант рассадки. Стороны садятся так: хозяин и гость на диван, переводчики сзади, а члены делегации - вокруг небольшого круглого журнального столика. Посадка вокруг стола более доверительна и неофициальна.

Лучше сажать гостей лицом к двери - психологически они будут чувствовать себя более комфортно, а протокол предусматривает и такие «мелочи».

Представлять первых лиц друг другу не надо. Они сами должны пожать друг другу руки и познакомиться.

Ведение беседы. Всякий из своего опыта знает, что если беседа «проиграна», то проводить с тем же лицом повторный разговор на ту же тему, приводя даже новые аргументы, дело очень трудное, а иногда и практически безнадежное: у собеседника уже сложилось определенное мнение в предыдущей беседе и тратить время на уже решенный вопрос ему обычно представляется нецелесообразным.

Отсюда следует, что:

1) необходимо готовиться к беседам, чтобы увеличить вероятность благоприятного исхода;

2) особенно тщательной подготовки требуют беседы, цель которых - изменить мнение собеседника.

Анализ большинства неожиданно проигранных бесед показал, что всякий раз была совершена некая ошибка - либо в создании обстановки, либо в тактике беседы. Эти ошибки оказались довольно типичными, часто повторяемыми. Чтобы не допускать их, разработаны специальные правила. Правила подготовки самого процесса беседы:

1. Сформулируйте конкретные цели беседы.

2. Составьте план беседы.

3. Выберите подходящее время и место беседы.

4. Задачи начала беседы: привлечь внимание и создать атмосферу взаимного доверия. Если вы будете говорить только о ваших проблемах, не упоминая об интересах собеседника, на успех рассчитывать трудно.- Подумайте, как связать ваш вопрос с проблемами собеседника, или найдите, что его сможет заинтересовать в вашем предложении, т.е. начните разговор с темы, интересующей собеседника.

5. Подчините свою тактику целям беседы. Не отвлекайтесь от намеченной цели.

Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов, которые можно разделить на «открытые» и «закрытые».

Открытым называется вопрос, на который нельзя ответить односложно (да, нет, не знаю), например: «Что вам известно про...», «Как вы думаете...», «А почему...», «Ваше мнение», «Ваши предложения», «Чем вы это объясните». Открытые вопросы незаменимы, когда вы хотите получить информацию.

Закрытые вопросы - противоположность открытым, они предполагают ответ «да», «нет», «не знаю». Эти вопросы полезно использовать для убеждения, получения согласия или отказа от чего-либо, преодоления сопротивления.

Последовательность задаваемых вопросов должна быть такой, чтобы после каждого ответа сужалось число степеней свободы отвечающего (отвечая на каждый вопрос, оппонент определяет позицию, становится пленником уже сделанного выбора).

6. Старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник. Из двух беседующих людей психологическое преимущество имеет тот, кто задает вопросы, а не тот, кто много говорит. Даже убеждать эффективнее не посредством красноречия, а с помощью цепочки логически выверенных вопросов.

7. Сначала - похвала, только потом - критика. Если цель беседы - критика, то прежде чем критиковать, найдите, за что похвалить. Подыскивая, за что похвалить, вы окажете помощь не только собеседнику, но и себе, поскольку сопоставление хорошего и плохого сделает и вашу позицию более взвешенной, более терпимой.

8. Зафиксируйте полученную информацию. Сведения, полученные в процессе беседы, «улетучиваются» из нашей памяти во время самой беседы. Поэтому по ходу разговора рекомендуется делать пометки, а по его окончании — краткую запись.

9. Прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели.

Человек лучше запоминает то, что услышал в начале беседы, а делает то, что услышал в конце ее.

Право ведения беседы принадлежит только первым лицам в делегациях. Все остальные участники молчат, если их не пригласит к разговору руководитель делегации. Даже если как член делегации и знаток обсуждаемого вопроса вы чувствуете, что руководитель говорит что-то не то, вы не имеете права его поправить.

Это не значит, что вы можете расслабиться. Вы должны быть внимательны каждую минуту, так как глава делегации может привлечь вас к разговору.

Руководитель делегации, готовясь к беседе, должен обязательно распределить роли и вопросы, которые должны курировать определенные люди. Здесь необходимо «обеспечить тылы», так как часто эти встречи приобретают острый и непредсказуемый характер.

Инициатива окончания беседы и ухода всегда принадлежит приглашенной стороне.

Если беседа происходит в вашем служебном помещении, она должна там же и закончиться. Не следует провожать гостей до лифта, до машины и т.д. Надо передать делегацию сотруднику, который её проводит. Это не должен быть человек, который подавал чай. Но это и не член делегации, он не включен в протокольный список и не в курсе деловых проблем. С ним бесполезно продолжать беседу. Поэтому можно спокойно передать делегацию для проводов ему. Таким человеком может быть сотрудник, «прикрепленный» к делегации для решения организационных и бытовых вопросов.

Оформление записи беседы. Запись деловой беседы — чрезвычайно важный документ.

В ней должны быть отражены все необходимые формальности:

- фамилии, имена и отчества присутствующих; их должности (ранг, уровень, постоянное место работы);

- дата и место проведения беседы;

- продолжительность беседы;

- по чьей инициативе она состоялась.

Если автор записи беседы проводил ее сам, то он оформляет эту запись от своего собственного имени, но при этом местоимение «я» опускается: используются безличные выражения. Партнер именуется в третьем лице, но местоимение «он» не используется. Обычно используются слова: «партнер», «собеседник», имя собственное и т.д. Если беседу вел руководитель, а запись беседы делается кем-то другим, то руководитель делегации называется именем собственным.

Запись беседы должна быть лаконична. Это не подробная стенограмма. Акцент делается на главной проблеме, которая обсуждалась. Необходимо зафиксировать: цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказанные соображения, возражения, достигнутые договоренности.

Протокольные моменты встречи в записи опускаются.

Если что-то было сказано вскользь, невзначай, но может иметь дальнейшие последствия, то это должно быть отражено в записи беседы.

Если в ходе беседы произошел обмен материалами, то это обстоятельство должно быть отражено в записи беседы.

Запись беседы должна завершиться аргументированными выводами по существу состоявшегося разговора, о целесообразности продолжения контакта с данным партнером.

Организация и проведение деловых приемов Согласно международному этикету важно должным образом оказать внимание и гостеприимство отдельному лицу или делегации, прибывшим с деловым визитом в страну. Для выполнения этой задачи хозяева, в частности, используют приемы. Часто приемы устраиваются представителями посольств, консульств, коммерческих учреждений в стране пребывания для углубления и расширения контактов, получения нужной информации.

В международном этикете довольно подробно регламентирован порядок организации и проведения приемов. С тем чтобы не нарушать этот порядок и по незнанию не наносить обиды ни устроителям приемов, ни гостям, необходимо знать особенности различных видов приемов и основные правила их проведения.

Согласно протоколу наиболее торжественными по своему характеру и наиболее почетными видами приемов являются завтрак (Lunch) и обед (Dinner).

Наиболее распространенное время начала завтрака - от 12.00 До 13.00. Завтрак продолжается обычно 1-1,5 часа, из которых 45- 60 минут гости проводят за столом.

Обед начинается в промежуток времени от 19.30 до 21.00 и продолжается обычно 2-2,5 часа, при этом около часа гости проводят за столом.

ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАВТРАКА (ОБЕДА) начинается с составления списка приглашенных, причем особое внимание уделяется тому, чтобы среди гостей не оказалось тех, кто придерживается резко противоположных политических взглядов, а также тех, кто по каким-либо причинам испытывают друг к другу антипатию.

После того, как определен состав участников обеда и им разосланы приглашения, составляется план размещения гостей за столом, который требует строгого соблюдения признанного служебного или общественного положения гостей. От этого основного правила не может быть никаких отступлений, так как нарушение старшинства гостей может быть воспринято как сознательное нанесение оскорбления не только гостю, но и стране, им представляемой.

Правила рассадки за столом 1. Почетным является место напротив входной двери, а если дверь находится сбоку, - на стороне стола, обращенной к окнам. 2. На завтраке (обеде), на котором присутствуют только мужчины, первым считается место справа от хозяина дома, вторым - слева от него.

Если хозяин дома желает оказать особое внимание гостю очень высокого ранга, он может посадить его в качестве главы стола напротив себя. Тем не менее следующим наиболее почетным местом будет место справа от хозяина дома, а не справа от почетного гостя.

3. Если на приеме присутствует хозяйка дома, то обычно приглашаются супруги всех присутствующих. В этом случае первым считается место справа от хозяйки, вторым - справа от хозяина дома.

Если супруга хозяина дома отсутствует или хозяин не женат, он может посадить напротив себя одну из приглашенных женщин (предварительно спросив ее согласия) или мужчину самого высокого ранга.

4. Наименее почетными считаются места на торцах стола (за исключением тех случаев, когда хозяин один возглавляет стол), поэтому сажать на эти места гостей, особенно женщин, не рекомендуется. Если возникают затруднения с рассадкой и есть необходимость использовать места на торцах стола, их могут занять хозяин и хозяйка.

5. Если завтрак или обед проводятся во время двустороннего совещания или конференции, возможна рассадка одной делегации напротив другой. При этом главы делегации садятся друг против друга.

6. При составлении плана рассадки обращается внимание на то, чтобы женщина не сидела рядом с женщиной, а муж - рядом с женой. Общепринято отводить места мужу и жене на одной стороне стола, а если на разных сторонах, то не против друг друга.

Если нет возможности кому-либо из супругов предоставить место, положенное ей или ему по протоколу, то хозяин должен постараться обеспечить положенное по рангу место хотя бы супруге и принести свои извинения супругу. Мужчины согласятся с разумными объяснениями, женщины же - никогда.

Важная роль отводится хозяину и хозяйке, которые должны направлять беседу, подключать к участию в ней всех присутствующих, способствовать тому, чтобы гости беседовали между собой на интересующие всех темы.

Для дружеских встреч пословица «когда я ем, я глух и не