Способы решения проблем межличностных коммуникаций

Помимо умения эффективно слушать, существует ряд способов, которые можно использовать для повышения отдачи межличностных коммуникаций.

Проясняйте свои идеи перед началом их передачи. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчинённого или коллеги вам, в принципе, нужна определённая тема как объект передачи [13, c.187].

Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим проблемам. Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Употребляйте точные слова,- а не слова общего характера, вы выиграете в результативности.

Следите за языком собственных поз, жестов и интонациями. Следите за выражением своего лица, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

Излучайте эмпатию и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Это всё равно, что спрашивать самого себя: «Кто этот человек, к которому я собираюсь обратиться? Каковы его потребности и интересы? В каком он сегодня настроении?» Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной [22, c.456].

Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре. Стараться избегать скороспелых решений, оценок и стереотипов. Вместо этого, старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагиваемые проблемы в контексте собеседника. Это вовсе не означает, что вам следует соглашаться с тем, что говорит собеседник. Это значит только, что вы пытаетесь понять его слова [13, с. 181].

При многоуровневой иерархической структуре информация на пути вверх проходит через многочисленные фильтры, что ведёт к её искажениям. Для борьбы с искажениями принимаются следующие меры:

1) дублирование информации – использование внешних источников контроля, и создание пересекающихся сфер ответственности, предупреждающее образование коалиций;

2) исправление возможного искажения – при этом предполагается, что характер будущих искажений известен заранее;

3) уменьшение числа уровней, т.е. использование децентрализованной иерархической структуры и прямой связи с источниками информации;

4) разработка устойчивых к искажению сообщений – они предаются без изменений либо изменяются некоторым заранее оговоренным способом, так как каждый уровень склонен интерпретировать их в свою пользу. Для минимизации таких искажений используется специальный персонал, следящий за тем, чтобы сообщения передавались в первоначальном виде.

По мере того как решения различных людей или отделов становятся более взаимосвязанными, чтобы справиться с информационным потоком, увеличивают число самостоятельных координационных подразделений (центральных органов, фильтров). А если эти подразделения формируются в соответствии с некоторой иерархией власти, то снова приходим к многоуровневым структурам. Следовательно, возникает дилемма. Живая, творческая деятельность с чуткой реакцией на изменения предлагает использование децентрализованной структуры, а координация деятельности требует высокой централизованной структуры [23, c.194].

Глава 4 Организационно-экономическая часть

Анализ производительности

Финансовое благополучие предприятие предопределяется его индустриальной мощью, возможностью производства товаров, работ и услуг. Анализ производительности физического капитала, по сути, является изучением формирования ресурсного потенциала производства и степени эффективности его фактического использования.

Результаты анализа производительности в основном ориентированы на внутренних пользователей информации – менеджеров, плановиков и т.д. Получение полезной информации для принятия решений о поведении на рынке товаропроизводителя предполагает сопоставления данных, характеризующих структуру спроса и предложения [11, c.125].

Если предположить, что мы преодолели коммуникационные барьеры и вся информация поступает к сотрудникам в своём первоначальном виде и в полном объёме, то производительность предоставления услуг только возрастёт. Хорошее общение и понимание с дилерами, возможно, приведёт к сотрудничеству с новыми покупателями, к увеличению объёмов продаж, тем самым к увеличению объему прибыли, и, следовательно, % рентабельности.

Анализ рентабельности предприятия.

Я хочу рассмотреть некоторые показатели рентабельности. Они являются основными показателями предприятия, т.к. характеризуют эффективность использования инвестиций (т.е. как используется вложенный в предприятие капитал). Перечислим показатели рентабельности:

Контрибуция = Доход от продаж – Переменные расходы.

Это показатель уровня деловой активности. Компания должна «генерировать» достаточную контрибуцию для покрытия всех постоянных издержек. Только после этого она начинает «делать» прибыль. Значит с улучшением коммуникаций в отделе можно улучшить эффективность принятий решений, следовательно, и показатель деловой активности возрастёт [25, c.186].

Рентабельность бизнеса = Рентабельность производства ´ Эффективность маркетинга или

                                                Прибыль до выплаты % по займам   

Рентабельность бизнеса = ––––––––––––––––––––––––––––––––

Среднее значение вложенного капитала

Этот показатель быстрее, чем какой–либо другой, позволяет определить, в какой области необходимо сконцентрировать свои усилия: то ли в сфере маркетинга (т.е. в области увеличения объема продаж), то ли в сфере контроля за издержками производства (т.е. определении того, во что обходится предприятию рост объемов производства). Его роль заключается именно в том, чтобы помочь выработать оптимальный курс действий на предстоящий период — максимум результата при минимуме затрат.

В долгосрочном плане вложенный капитал должен в абсолютном выражении превышать сумму сделанных капиталовложений на величину большую, чем % по вкладу в банке на ту же сумму денег или плата за банковский кредит, или ставка дивиденда по акциям.

Прибыль до выплаты % по займам     

Рентабельность производства = –––––––––––––––––––––––––––––––

                                                                         Объем продаж

Показатель рентабельности производства определяет сколько прибыли можно "выжать" из общего объема выручки. Это контроль за издержками производства.

                                                                       Объем продаж

Эффективность маркетинга= ––––––––––––––––––––––

                                                              Среднее значение чистых

активов компании

Этот показатель определяет эффективность усилий в области маркетинга, т.е. насколько хорошо компания использует имеющиеся в ее распоряжении ресурсы для наращивания оборотов (роста стоимости реализованной продукции и услуг). Предположим, что объём продаж увеличиться из-за улучшения работы информационных процессов, следовательно, и эффективность работы маркетинга тоже увеличиться [25, c.187].  

 

4.2  Разработка бизнес-плана

По структуре бизнес-плана и содержанию его основных разделов можно сделать вывод, что подготовка этого документа требует значительного времени. Сбор необходимой информации для принятия и разработки соответствующих решений, - процесс длительный. Ясно, что обоснованность бизнес плана в определяющей степени связана с надёжностью его информационной базы. Ускорение разработки этого документа возможно лишь на основе создания постоянно действующей системы изучения, анализа и контроля маркетинговой среды на предприятии, которая будет обеспечивать готовую информационную базу.

Анализ положения дел в отрасли. Задачей раздела является доказательство высокой степени обоснованности главной идеи проекта. Поэтому здесь приводятся результаты комплексных маркетинговых исследований. Отлажено настроенные информационные потоки помогут в определении:

- динамики продаж в отрасли за ряд предшествующих лет и прогнозируемые темпы их роста;

- всесторонняя характеристика конкурентов (выделение наиболее крупных их них, определение их сильных и слабых сторон и т.д.);

- выделение новых и быстрорастущих фирм в отрасли с характеристикой основных направлений их деятельности и специфики их рыночных стратегий;

- характеристика потребителей;

- оценка влияния научно-технических и социальных аспектов;

- перспективные рыночные возможности.

План маркетинга.

Здесь по средствам хорошо налаженных коммуникаций в чёткой форме определяются задачи по всем элементам комплекса маркетинга, с указанием, что должно быть сделано, кем, когда, какие для этого требуются средства. Это позволит проработать программу комплексных рыночных исследований; предложить более полный (общий) объём и ассортимент реализуемой продукции с разбивкой по периодам осуществления проекта; создать направления совершенствования продукции с учётом сроков прохождения этапов её жизненного цикла; и т.д.

Оценка рисков. Назначение раздела – в определении потенциальных проблем и трудностей, с которыми придётся столкнуться в ходе реализации проекта. С хорошо налаженными организационными и межличностными коммуникациями любой хорошо продуманный риск будет оправдан.

Финансовый план. Задачей раздела является общая экономическая оценка всего проекта с точки зрения окупаемости затрат, уровня рентабельности и финансовой устойчивости предприятия. Для инвестора раздел представляет наибольший интерес, так как позволяет оценить степень привлекательности проекта по сравнению с иными способами использования денежных средств. В полном виде этот раздел включает ряд следующих финансовых документов:

- сводный баланс доходов и расходов (доходы при коммуникациях в полных объёмах увеличиваются; себестоимость (может быть снижена); издержки малы; валовая прибыль – возросла; налоги – по минимуму; чистая прибыль – высока);

- план денежных поступлений и расходов (денежные поступления в поставленные сроки и без задержек, все расходы строго по договору);

- балансовый план на конец года;

- план по источникам.

На основе этих документов можно получить чёткое представление об уровне прибыльности предприятия, сроках окупаемости затрат, движении денежной наличности и её величине для покрытия текущих затрат, об источниках формирования средств предприятия и использовании их для прироста активов или покрытия задолженности. Для Управление продаж автомобилей на внутреннем рынке налаживание и совершенствование коммуникаций приведёт к прибыльности предприятия в целом; окупаемости всех затрат, которые были затрачены на совершенствование коммуникаций; движению большего объёма денежной наличности и не образованию денежных задолженностей дилерами; приросту активов и пассивов предприятия [11, c.124].