Структура должностной инструкции

 

В должностной инструкции описывается, что должен делать сотрудник на конкретном рабочем месте. В советское время должностные инструкции были обязательными для каждого предприятия, но сейчас закон их не требует.

Должностные инструкции представляют собой подсистему по отношению к общей системе локальных нормативно-правовых актов предприятия. Эта подсистема строится в соответствии с иерархической структурой управления, принятой в конкретном предприятии и определяет структуру формальных взаимоотношений в коллективе. Кроме того, она позволяет осуществлять контроль деятельности сотрудников предприятия в соответствии со штатными должностями, за которые им выплачивается заработная плата. У каждой конкретной организации может и должна быть своя структура управления.

Ее продуманностью именно как системы, со всеми свойствами и особенностями, определяется правильность создания должностных инструкций конкретной организации. И эта конкретная структура может весьма существенно отличаться от аналогичной структуры другой, пусть и очень похожей по формальным признакам, соседней организации. Эти различия должны быть поняты и осознаны всеми сотрудниками, а особенно администрацией.

Для выполнения существующего законодательства о труде и с учетом имеющихся рекомендаций должностные инструкции должны включать в себя следующие разделы:

. общие положения, которые содержат требования к образованию и квалификации, условия назначения на должность и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, место должности в управленческой структуре и законодательную основу деятельности;

. функции, отражающие основные направления деятельности;

. должностные обязанности;

. права;

. ответственность. В данном разделе определяется, за что и какую ответственность несет сотрудник, занимающий данную должность;

. связи по должности. В разделе указывается, когда, в какой форме и по отношению к каким должностям осуществляется отчетность и контроль.

Инструкция по составлению инструкций

Традиционно должностные инструкции состоит из нескольких базовых разделов.

Первый - "Общие положения". Здесь обычно описывается, в каком подразделении данный сотрудник работает, кому подчиняется, кто его замещает в случае отсутствия. Можно указать формальные требования к стажу, образованию, квалификации и т.д., а также сделать ссылки на внутренние документы, которыми сотрудник должен пользоваться в работе. Имеет смысл в этом разделе указать, зачем данная позиция вообще нужна школе.

Второй раздел - "Функции". Таких направлений деятельности у сотрудника должно быть от одного до пяти-семи: "Если больше, то, скорее всего, вы неправильно выбрали основания для классификации или слишком углубились в детализацию. Это самый простой контроль качества при составлении должностной инструкции". В должностной инструкции необходимо зафиксировать не все, а лишь те виды работ, которые выполняются регулярно. Предусмотреть все форс-мажорные и другие исключительные обстоятельства и отразить их в тексте невозможно.

Следующий, самый большой раздел - "Должностные обязанности". Лучше всего, когда они перечисляются не в одном общем списке, а разбиты по направлениям работ, о которых говорилось выше. С одной стороны, обязанности должны быть изложены четко и ясно. Но чрезмерная лаконичность тоже опасна.

Впрочем, с детализацией тоже не стоит перебарщивать. Например, можно указать для секретарши "прием и переадресация звонков", а можно описать, как представляться, что отвечать, если руководитель не хочет разговаривать, и т.п. Как считают консультанты, второй вариант менее предпочтителен. Подробности перегрузят инструкцию, поэтому их лучше вынести в отдельные документы. Кроме того, нужно по возможности придерживаться единого уровня изложения и перечислять равные по значимости обязанности, чтобы, не получилось "как на колхозном собрании: пункт первый - строим коровник, пункт второй - строим коммунизм".

Раздел "Права" обычно гораздо короче "Обязанностей". Например, имеет ли сотрудник право подписи и под какими документами, уровень доступа к корпоративным информационным системам. Некоторым могут запретить общаться с учениками. Но в любом случае важно, чтобы права соответствовали обязанностям, иначе не избежать конфликтов. Если в школе принят корпоративный кодекс, где прописаны правила, обязательные для всех, тогда можно не писать одно и то же во всех инструкциях, а сделать отсыл на кодекс.

Затем идет раздел "Ответственность". Как правило, все виды ответственности изложены в Трудовом кодексе. И если сотрудник несет, например, материальную ответственность, то должна быть ссылка на соответствующую статью либо конкретный договор. О штрафах, даже если они приняты в школе, писать нельзя, поскольку закон их не предусматривает. Лучше указать, за что могут наложить взыскания и кто должен контролировать выполнение сотрудником должностных обязанностей.

Последний раздел - "Взаимоотношения". Здесь обычно указывают перечень должностных лиц, с которыми сотруднику предстоит поддерживать отношения и по каким вопросам, какие документы кому предоставляются.

По вышеописанной схеме строятся должностные инструкции как для рядовых сотрудников, так и для руководителей, разве что у менеджеров добавляются особые обязанности по управлению подчиненными и организации работы своего подразделения (например, постановка задач, контроль, участие в приеме на работу, аттестация сотрудников и т.д.).

По вышеуказанной схеме нами была разработана должностная инструкция начальника отдела кадров ООО "АвтоТрансЛогистик" (Приложение 3.2).

Заключение

 

Таким образом, в работе были рассмотрены вопросы, связанные с особенностью учета и оформления кадровой документации на предприятии ООО "АвтоТрансЛогистик". В результате проделанной работы можно сделать следующие выводы.

. Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения этих функций обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом отдел кадров не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы с персоналом. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделения, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, слабо обеспечиваются техникой (компьютеры, ксерокс и т.д.) и рабочими помещениями. Ставится вопрос, каким образом может быть осуществлен переход кадровых служб предприятий и организаций от методов работы в условиях плановой экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в условиях рынка.

Как нам представляется, достижение оптимального варианта построения системы, управления персоналом возможно лишь через промежуточный этап - через формирование отдела управления персоналом, для чего целесообразно составить план развития кадровой службы организации.

Прохождение промежуточного этапа позволит планомерно и безболезненно для коллектива перейти к новым условиям и методам работы. Нередко работники отдельных подразделений, в том числе отдела кадров, противятся изменению своих функций вследствие или своих консервативных позиций, или низкой профессиональной подготовки.

На промежуточном этапе между традиционной кадровой системой и системой управления персоналом, подлежащей постепенному формированию, следует идти прежде всего по пути расширения и обогащения функций отдела кадров и других действующих подразделений, работающих по-старому.

Накопление опыта, подготовка и переподготовка кадров, работа в рамках отдела персонала создадут условия для постепенной передачи функций вновь создаваемым специализированным подразделениям и формирования современной системы управления персоналом. В этот период отдел управления персоналом должен служить штабом, координирующим центром по формированию системы управления персоналом, кузницей кадров для ее будущих подразделений.

Именно такая система вводится на предприятии "АвтоТрансЛогистик".

. Ведение кадровой документации является обязательным для любого предприятия любой формы собственности. Кадровая документация призвана оформлять и закреплять трудовые отношения между работником и работодателем. Она включает в себя различные информационные показатели, установленные общероссийскими классификаторами. Только при правильном ее ведении возможно нормальное функционирование любого предприятия. Кадровая документация очень обширна и разделяется на виды и разновидности по своим функциям и задачам. Среди основных ее видов можно выделить документы по личному составу и организационно-распорядительные документы. Но, несмотря на ее многообразие, должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Обязательное ведение кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации и другими ведомственными актами. Важно сказать, что для части кадровых документов установлены единые стандарты по всей стране (трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др.), для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации (кадровые приказы, справка с места работы или учебы и др.), а для части документов перечислен только состав информации, который должен входить в данный документ.

Не менее важным для администрации любой организации является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

. Составление и оформление кадровой документации регламентируется различными законодательными актами и ГОСТами. За правильное оформление и ведение кадровой документации отвечает кадровая служба, которая должна существовать на каждом предприятии. Нарушение оформления кадровой документации носят правовой характер и преследуются по закону. Отдельными законодательными актами определяется система учета и хранения кадровых документов. Для ее учета в кадровой службе ведутся специальные книги и журналы учета. Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с Правилами Архивной службы. Для хранения кадровые документы группируются в строго определенной последовательности.

Руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и на предприятии, и должны быть знакомы с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Серьезное внимание вопросам сохранности документов по личному составу уделяет Правительство Российской Федерации. В Распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р намечены пути обеспечения сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица. Для реального осуществления данной задачи органам исполнительной власти рекомендовано осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений о документации по личному составу.

Документы по личному составу являются предметом пристального внимания не только для архивных работников, но и для инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которой действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить основную поддержку именно в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде.

В качестве предложений по улучшению работы отдела кадров ООО "АвтоТрансЛогистик" необходимо сделать следующее:

. В условиях сложившейся в стране обстановки бесконтрольности в вопросе доступа граждан к чистым бланкам трудовых книжек (свободная торговля) и возможностью их заполнения (как правило, не качественного) в разного рода структурах, усилить входной контроль над качеством заполнения трудовых книжек, предъявляемых устраивающимися на работу лицами и в случаях обнаружения их неправильного заполнения действовать в соответствии с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

. Обеспечить порядок ведения трудовых книжек работников предприятия в соответствии с вышеуказанными Правилами.

. Организовать и провести работу по ознакомлению работников предприятия с записями в своих трудовых книжках под роспись.