Системы управления проектами MS Project

Система управления проектами Project давно считается одной из лучших систем управления так называемого "офисного" класса, изначально предназначенных для управления небольшими проектами и являющихся доступными по цене и применимыми в любых видах деятельности.

Существующие версии систем управления проектами

MS Project

Первые версии (1 и 2) систем управления проектами MS Project были разработаны компанией Microsoft для ОС MS-DOS. Версии 3 и 4 были разработаны уже для MS Windows, а версия 4.1 - для MS Windows 95. В настоящее время все эти версии уже можно рассматривать как устаревшие.

Возможности более поздних версий этого пакета MS Project 98 и MS Project 2000 таковы, что позволяют применять его для управления небольшими и даже средними проектами промышленного назначения и тем более - изучать на его примере характерные особенности систем управления проектами вообще (в том числе и промышленного назначения, обеспечивающих управление очень большими проектами).

Эти версии поддерживали распределенную обработку данных о проекте при помощи средств электронных коммуникаций, что позволяло имея всего одну лицензию Project на компьютере руководителя проекта, устанавливать на любом количестве компьютеров специальную программу - обработчик сообщений рабочей группы. Это давало возможность раздавать участникам проекта задания прямо на их компьютеры, запрашивать их о состоянии работ, получать отчетные данные на компьютере руководителя проекта и программным путем обновлять график проекта.

Несмотря на существенные отличия, практически все версии MS Project имеют сопоставимые функциональные возможности и практически единый пользовательский интерфейс. Сохраняя с ними общность многих принципиальных решений, версии MS Project 98 и особенно последующие являются значительно более "продвинутыми" как по своим возможностям, так и по пользовательскому интерфейсу.

К сожалению, в отличие от других программных продуктов Microsoft, все версии системы управления проектами Project вплоть до версии Project 2000 не были локализованы и при работе с ними желательно знание английского языка. Версия Project 2002 уже локализована.

Для того чтобы использовать приведенный материал для любой версии Project, в пособии дан перевод необходимых терминов, определений и понятий.

Значительно более мощной и удобной является последняя версия MS Project 2002. Эта версия Project существует в двух вариантах:

- стандартная версия Project 2002, обеспечивающая поддержку всех основных функций, необходимых для управления проектом. Именно эта версия Project к настоящему времени локализована;

- профессиональная версия Project 2002, которая имеет более развитые средства поддержки рабочей группы.

Профессиональная версия Project по сравнению со стандартной обеспечивает:

-стандартизацию и настройку системы Project в соответствии с потребностями выполняющей проекты организации;

- стандартизацию данных для анализа использования ресурсов и производительности по всем проектам;

- средства доступа, назначения и управления для наиболее полного использования ресурсов выполняющей проекты организации;

- применение разных серверов Project для различных групп проектов и ресурсов.

В совокупности эти возможности могут существенно облегчить сбор, анализ и распространение проектной информации.

Для поддержки многопользовательской работы с Project поставляются дополнительные компоненты Microsoft Project Server и Microsoft Project Web Access. Они существенно расширяют возможности использования системы управления проектами в больших проектах или в проектных организациях.

Справочная система версии Project 2002 очень эффективна: во-первых, она также полноценно локализована, а во-вторых, имеет более эффективный интерфейс.

Дальнейшее изложение материала ориентирована на стандартную версию MS Project 2002, т. к. именно эта версия локализована и поэтому наиболее перспективна в России, функционально она отвечает очень высоким требованиям и переход с нее на более развитые версии не должен вызывать проблем. Для упрощения далее по тексту версия MS Project 2002 будет обозначаться как Project.

Следует учитывать, что файлы, созданные более поздними версиями Project, не могут обрабатываться более ранними версиями. Если открыть в Project файл, созданный более ранней версией, то после сохранения его уже нельзя будет обрабатывать при помощи первоначальной версии программы, в которой он был создан.

Изучение Project целесообразно начать с базы данных этой системы управления проектами и основных форм представления информации.

База данных Project

Говорить о базе данных Project можно в связи с тем, что вся совокупность показателей, описывающих проект, систематизирована, эти показатели именованы, в большинстве случаев имеют заранее определенный смысл и связаны с конкретными элементами проекта. К числу основных элементов проекта относятся:

- сам проект;

- календарь, связанный с реализацией проекта;

- работы, входящие в состав проекта;

- ресурсы, используемые при реализации проекта;

-назначения ресурсов работам проекта.

Project поддерживает обработку данных о нескольких типах работ. /Например, работа может быть составной (состоящей из более мелких работ), внешней (входящей в состав графика другого проекта или упрощенно представляющей собой целый график некоторого подпроекта) или быть событием (вехой) с нулевой продолжительностью. По отношению к работам, ресурсам и назначениям в базе данных Project различаются собственно поля работ и повременные поля работ, поля ресурсов и повременные поля ресурсов, так же как поля назначений и повременные поля назначений. Повременные поля содержат данные о распределении объемов работ, затрат и т. д., распределенные по временным интервалам.

Общее количество показателей, описывающих перечисленные элементы проекта, в Project превышает сотню - этим показателям присвоены определенные имена и заранее определен их тип (цифровой, символьный, даты и т. д.). Смысл этих показателей и возможности их использования для большей части показателей заранее определены и их значения вычисляются автоматически. С отдельными показателями пользователь может работать по своему усмотрению. Ряд показателей может быть вычислен системой Project или задан пользователем. Например, поле Начало предназначено для задания даты начала работы, имеет формат даты, а его значение может быть вычислено системой Project или задано пользователем.

Для описания каждого элемента проекта определенного типа используется одинаковый набор показателей, но значения этих показателей могут быть различными. Часть показателей, описывающих каждый элемент проекта, зарезервирована для пользователя - этим показателям также присвоены имена, заранее определен их тип, но их смысл заранее не определен. Реализуемые Project вычислительные процедуры не обращаются к таким полям, но они могут быть отведены для запрограммированных пользователем нестандартных вычислений или для управления представлением информации при помощи стандартных средств Project.

Особенностью версии Project 2002 является возможность определить формулы для вычисления пользовательских показателей при помощи специального интерфейса. Такие формулы будут затем вычисляться программой автоматически.

Запомнить все поля базы данных Project достаточно сложно. Здесь описаны наиболее важные из них и приведен перевод терминов. Тем не менее, следует представлять качественную характеристику базы данных Project и основных групп полей, приведенных в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Характеристика основных элементов проекта

Элемент проекта	Группа показателей	Основные показатели
Проект	Описание проекта	Наименование проекта Дата начала проекта Дата окончания проекта Суммарные затраты на проект Идентификация проекта
	Календарь проекта	Таблица рабочих и выходных дней Расчетная продолжительность рабочего дня
Работа	Описание работы	Идентификационный номер Наименование работы Цикл выполнения работы Даты начала и окончания Трудоемкость работы Процент выполнения работы Иерархический уровень Показатель приоритетности работы Резерв времени работы Тип работы (с фиксированной продолжительностью, фиксированной численностью исполнителей или с фиксированной трудоемкостью) Фиксированные затраты финансовых средств на работу Полные затраты на работу Текущий объем затрат на работу Зарезервированные показатели
	Взаимосвязь работ	Идентификационные номера прямо предшествующих работ Тип связи предшествующей работы с текущей Сдвиги времени текущей работы относительно предшествующих работ
Ресурс	Описание ресурса	Наименование ресурса Обозначение группы, к которой принадлежит ресурс Максимальное количество единиц ресурса Количество единиц ресурса, назначаемых по умолчанию Стоимость единицы ресурса за единицу времени при нормальной загрузке Стоимость единицы ресурса за единицу времени при перегрузке Стоимость разового использования ресурса Суммарный объем работ Суммарные затраты финансовых ресурсов Зарезервированные показатели
	Календарь ресурса	Таблица рабочих и выходных дней Расчетная продолжительность рабочего дня
Назначение ресурсов конкретной работе	Общие данные о назначении ресурсов текущей работе	Наименование ресурса Количество единиц ресурса Задержка начала работ данного ресурса по отношению к началу работы Общая трудоемкость работ ресурса по данной работе
	Сведения о назначении ресурсов в данном интервале времени	Начало интервала времени Продолжительность интервала времени Объем работ, выполненный в заданном интервале времени Действительный объем работ, выполненный в заданном интервале времени