Для всех систем управления проектами характерны следующие черты.

-Основными элементами проекта являются работы, связи между работами, ресурсы и назначения (ресурсов работам), формируемые с учетом существа конкретного проекта.

- Модель реализации проекта (график) формируется так, что все работы в проекте отражают технологическую последовательность их выполнения с учетом иерархической структуры работ проекта.

- Для формирования проектных данных о работах и ресурсах широко применяются иерархические структуры организации информации. Наиболее важной из них является иерархическая структура работ, предназначенная для того, чтобы обеспечить целевое формирование необходимых для реализации проекта пакетов работ, предварительное распределение (бюджетирование) по ним основных видов затрат, распределения ответственности менеджеров.

- Важнейшими видами ресурсов, управлению которыми уделяется наибольшее внимание, являются: время, финансовые средства и трудовые ресурсы.

- Для систем управления проектами характерно наличие встроенных баз данных заранее определенной структуры, содержащих именованные данные (показатели), многие из которых имеют заранее определенный смысл. Таким показателям в системах управления проектами сопоставляются правила их автоматического вычисления или набор допустимых значений. В качестве основных групп данных, описывающих каждый проект независимо от его существа, можно выделить:

• описание работ проекта;

• описание взаимосвязи работ;

• распределение (назначения) ресурсов по работам проекта;

• календарное расписание всего проекта в целом (или основных видов ресурсов).

- Кроме полей (показатель, относящийся к любому элементу проекта, часто называют полем), смысл которых определен заранее, системы управления проектами позволяют использовать поля, определяемые пользователем. Поля могут описывать как график в целом, так и входящие в его состав работы или ресурсы.

- В качестве базовой методики вычисления главных показателей графика проекта используется хорошо зарекомендовавший себя метод критического пути - основа методов сетевого планирования и управления. Под методом критического пути понимают совокупность методик и формул сетевого планирования и управления, обеспечивающих автоматическое вычисление для всех работ графика моментов раннего и позднего начала, раннего и позднего окончания, а также полных и свободных резервов времени. Работы, имеющие отрицательный или нулевой резерв времени, считают находящимися на критическом пути. Часто в состав критического пути включают работы, имеющие достаточно малый резерв времени, не превосходящий некоторой заранее заданной малой положительной величины (порядок такой величины может быть сопоставим с точностью определения временных показателей работ и проекта в целом). Критические работы определяют срок завершения всего проекта и требуют к себе повышенного внимания со стороны руководства. В некоторых системах управления проектами в дополнение к методу критического пути могут использоваться и другие методы сетевого планирования и управления (например, методы статистического моделирования продолжительности работ PERT или Monte-Carlo).

- В качестве основного средства представления данных о проекте в системах управления проектами обычно используют линейные диаграммы (за рубежом их чаще называют диаграммами Ганта в честь их изобретателя). Под линейной диаграммой понимают перечень работ проекта (упорядоченный любым образом), совмещенный с временной диаграммой, на которой в масштабе времени изображены процессы выполнения работ. Табличная часть линейной диаграммы может содержать произвольное количество колонок с показателями работ.

- В памяти ЭВМ при создании системы управления проектами средствами программирования формируются совокупности правил и процедур вычисления значений одних показателей по известным значениям других. Как правило, с целью повышения гибкости систем управления проектами и создания дополнительных удобств для пользователей поддерживаются альтернативные способы и схемы вычислений.

- Совокупность заполненных полей базы данных и процедур вычислений формирует модель графика проекта, которая даже в условиях существенно неполной и неточной информации позволяет изучать реакцию модели на характерные внешние воздействия и на этой основе прогнозировать развитие ситуации в проекте.

- Большое внимание в системах управления проектами уделяется средствам наглядного представления результатов вычислений, а также созданию средств, при помощи которых пользователь может эффективно управлять сведениями о проекте. Совокупность таких элементов, создаваемых при помощи программных средств, рассматривается как пользовательский интерфейс. Установились следующие характерные формы представления сведений о проекте:

• таблица;

• линейная диаграмма;

• сетевая диаграмма взаимосвязи работ;

• диаграмма потребности в ресурсах, которая может быть представлена в графической или табличной форме;

• расписание работ, определяющее в разрезе календарных дат загрузку ресурсов с распределением по конкретным работам.

• В каждой из перечисленных выше форм могут быть представлены все сведения или их подмножество, определяемое по некоторому критерию (условию). Все указанные формы представления данных могут формироваться на экране или печататься на бумаге.

Системы управления проектами допускают внесение изменений в график, отражающий продвижение работ проекта, включая действительные даты выполнения работ и затраты, их готовность на текущую дату. Обеспечивается сопоставление текущего состояния проекта с предварительно утвержденным планом, прогнозирование потребности в ресурсах и сроков наступления событий.

Все это позволяет широко использовать системы управления проектами для таких целей, как:

- прогноз технико-экономических показателей проекта;

- заблаговременное выявление связанных с реализацией проекта проблем и анализ способов их разрешения;

- обоснование управляющих решений;

- документирование прогнозов и результатов работ при помощи экранных форм и отчетов.

Перечисленные особенности характерны для всех систем управления проектами, в том числе для системы управления проектами Project, разработанной компанией Microsoft. Эта система управления проектами много лет является самой распространенной в мире и широко применяется на практике.