Инструкция № 2. Вручение претензии сотруднику магазина

 

1. Распечатать претензию в 3-х экземплярах, подписать на каждом листе и скрепить каждый экземпляр степлером.

 

Два экземпляра – для магазина и один – для вас.

 

На каждом листе поставить роспись и написать фамилию (полностью), имя, отчество (сокращенно)

 

На последнем листе поставить 2-е росписи

 

2. Взять в магазин, который отказал в продаже товара, 2 экземпляра претензии, попросить кассира пригласить старшего продавца или управляющего и попросить их принять претензию и поставить на первом листе вашего экземпляра печать магазина и подпись о принятии претензии с указанием должности лица, принявшего претензию, его фио и даты принятия.

 

3. Если сотрудники магазина примут претензию и поставят на вашем экземпляре претензии печать магазина, свою подпись, напишут свою должность, фио и дату принятия, в таком случае почтой претензию можно не отправлять, но лучше это сделать, чтобы информация о наличии данной претензии поступила не только директору конкретного магазина, но и руководителю всей сети магазинов.

 

В магазине сверьте ОГРН и ИНН, которые указаны на оттиске печати, с ОГРН и ИНН, которые указаны в претензии, - они должны полностью совпадать. Если они не совпадают, или на печати указано, что она предназначена для внутренних документов или иная информация, ограничивающая сферу действия печати, необходимо отправить претензию почтой.

 

Кроме того, отправка претензии почтой по юридическому адресу магазина будет являться 100% доказательством вручения претензии магазину, даже если магазин не получает почту.

 

4. Если сотрудники магазина откажутся принимать претензию и скажут, что претензии принимаются по другому адресу и у них нет полномочий на принятие претензий, необходимо просто передать один экземпляр данной претензии любому сотруднику магазина (кроме охранника, т.к. они, как правило, не являются сотрудниками магазина) или оставить один экземпляр претензии на кассе. Это необходимо для того, чтобы информация о наличии претензии оперативно поступила руководству компании (сотрудники магазина все равно ее передадут руководству).

 

 

Инструкция № 3. Отправка претензии Почтой России по юр. адресу магазина

 

1. Заполнить опись вложения в письмо:

 

Текст, который необходимо изменить в описи, отмечен желтым цветом

 

1.1. Указать юридическое наименование магазина и его адрес в двух бланках описи.

 

Наименование магазина и его адрес лучше напечатать, а не копировать из текста претензии, т.к. при вставке скопированного текста может произойти смещение границ бланка

 

1.2. Указать количество листов претензии

 

1.3. Указать ФИО и подписать

 

1.4. Распечатать лист с двумя экземплярами описи вложения и разрезать на 2 части

 

2. Отправить претензию вместе с одним экземпляром описи по юридическому адресу магазина ЦЕННЫМ ПИСЬМОМ С ОПИСЬЮ ВЛОЖЕНИЯ (так и сказать сотруднику почты), для этого:

 

2.1. Передать сотруднику почты один экземпляр подписанной претензии, два экземпляра описи и заполненный конверт формата А4 (конверт, как правило, сотрудники почты дают без оплаты и без очереди, если их вежливо попросить).

 

Один экземпляр описи сотрудник почты положит в конверт вместе с претензией, а на втором экземпляре поставит штемпель о принятии.

 

3. Получить от сотрудника почты экземпляр описи со штемпелем о принятии и квитанцию об отправке письма с указанием трек-номера отправления, который можно отследить онлайн

 

Претензию с описью вложения можно также отправить через курьера EMS(служба ускоренной доставки от Почты России), вызвав его в офис или домой https://www.pochta.ru/courier?utm_source=emspost

 

Если решите отправлять иными службами курьерской доставки, убедитесь, что они выдают документ, подтверждающий содержание вложения в письмо, на котором ставят свою печать

 

4. Отследить вручение письма магазину через трек номер отправления, указанный в почтовой квитанции через сайт Почты России по ссылкам:

 

Почта России: https://www.pochta.ru/tracking

EMS: https://www.pochta.ru/emspost/

 

5. Сохранить отчет об отслеживании почтового отправления на компьютере