Тема 11. Организация оперативного хранения и использования документов

Основные вопросы темы

1. Правила и сроки хранения документов в структурных подразделениях, организации

2. Формирование документов в дело

3. Номенклатура дел

 

1. В процессе документирования в структурных подразделениях обычно накапливается значительный комплекс документов (как исполненных, так и находящихся на исполнении).

2. Временное хранение документов в структурных подразделениях называется оператив­ным хранением. Оперативному хранению подлежат все виды и разновидности документов и их копии, которые необходимы в текущей работе.

Правила хранения документов на различных материальных носителях предусматривают различные режимы и порядок хранения, обеспечивающие сохранность информации и ее оп­тимальную группировку. Порядок хранения документов определяется правилами и инструк­циями государственной архивной службы, государственными стандартами, организационно-распорядительными документами учреждения.

Основные требования к хранению документов в структурных подразделениях:

· документы во время исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках;

· хранение исполненных документов осуществляется в систематизированном виде в папках или обложках для дел с оформлением титульного листа и проставлением ин­декса дела по номенклатуре;

· документы хранятся в специальных шкафах или на специально оборудованных пол­ках в порядке их регистрационных номеров;

· особо важные документы, в том.числе документы конфиденциального характера хра­нятся в запираемых шкафах или несгораемых сейфах.

Сроки хранения документов:

· преимущественно в пределах одного делопроизводственного года (например, с 1 ян­варя по 31 декабря 2008 г.);

· документы длительного срока хранения (уставы, положения, планы и др.) хранятся в структурном подразделении до их замены новыми (до истечения срока действия). Та­кие документы называются переходящими.

Некоторые структурные подразделения (отделы кадров, бухгалтерия, конструкторские, проектные подразделения и т.д.) имеют право долговременного хранения документов.

К таким документам относятся, например, документы по личному составу, должностные инструкции, лицевые счета, образцы подписей материально ответственных лиц и т.д.

 

2. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Основания для группировки документов в деле:

· по номинальному признаку - название видов и разновидностей документов (прика­зы, протоколы, справки и т.д.);

· предметно-вопросному признаку - содержание документов;

· авторскому признаку - принадлежность документов одному автору;

· корреспондентскому признаку - отправка документов конкретному лицу или организации;

· географическому признаку - отправка документов в конкретный регион;

· хронологическому признаку - принадлежность комплекса документов к опреде­ленному периоду.

Дело формируется в соответствии с номенклатурой организации.

Требования к формированию дел:

· документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно;

· подлинники отделяются от копий;

· годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы -от их проектов;

· в дело включается по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требо­ваниями государственных стандартов и других нормативных актов,

В дело группируются документы одного делопроизводственного (в большинстве случаев совпадает с календарным) года, кроме переходящих документов.

Правила устанавливают объем дела: не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи (копии - заверительную над­пись), дату, индекс, отметку «В дело».

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присое­диняются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле располагаются в определенном порядке: основной документ и отно­сящиеся к нему приложения, а затем по хронологии - документы, возникающие по мере ре­шения вопроса.

Существуют определенные правила группировки документов по видам и хронологии (см.: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Фе­дерации. М., 1993). Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными до­кументами, представляют собой приложения к ним и группируются вместе с указанными до­кументами.

 

3. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все документы организации, за исключением техниче­ской документации и печатных изданий. Требования к номенклатуре дел содержат ГСДОУ, основные правила работы ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения.

Реквизиты номенклатуры дел: наименование организации, наименование вида доку­мента, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.

Графы таблицы номенклатуры дел: индексы дел, заголовки дел, количество дел (то­мов, частей), номер статьи по перечню и срок хранения дел, примечания.

Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры. Названия разде­лов - наименования структурных подразделений (для организаций без структуры - направле­ний деятельности).

Требовании к заголовкам дел:

· точное соответствие смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

· краткость, четкость формулировки;

· не допускаются заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справоч­ные материалы» и т.п.

Состав заголовка дела:

· наименование вида или разновидности документов;

· название организации или его структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документа;

· краткое содержание документов дела;

· название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, относятся к «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера, которые могут быть затем присвоены делам, не предусмотренным номенклатурой.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

По окончании делопроизводственного (календарного) года к номенклатуре дел составля­ется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

Подробнее см.: 4, 5.