Тема 6. Документационное обеспечение управления

Тема 4. Текст документа

Основные вопросы темы

1. Текст документа как основная форма коммуникации в управленческих процессах

2. Типовые и трафаретные тексты

3. Структура текста

 

1. Текст документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающей в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Речевая информация в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Ха­рактер и содержание информационных связей, в которые вступают субъекты управленческих процессов (организации, должностные лица, работники), зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отноше­ния устойчивы и регламентируются правовыми нормами, в связи с чем все информационные по­токи организации имеют устойчивый целенаправленный «запрограммированный» характер, отве­чающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.

В зависимости от вида и разновидности документа, содержания его информации текст документа может иметь сплошной и связанный вид или делиться на разделы. Например,текст справки, как правило, имеет сплошной характер или связанный характер (две части), од­нако, если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов. Разделы имеют уставы, положения, должностные и другие инструкции, протоко­лы. Постановления, приказы, распоряжения, как правило, подразделяются на пункты.

Сплошной текст имеют, как правило, докладные записки, объяснительные записки, заяв­ления, представления, служебные (деловые) письма, телеграммы и т.д. Однако в зависимости от назначения этих документов, от того, на чем авторы хотят сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения текста (связанный текст, разделы, таблицы).

В текстах управленческих документов далеко не все слова сочетаются друг с другом. В русском языке, как и в любом другом, действуют нормы сочетаемости. Неко­торые типичные для деловой речи сочетания слов:

· приказ - издается

· контроль - возлагается на кого-либо;

· осуществляется

· должностной оклад -устанавливается

· выговор - объявляется

· порицание - выносится

· архив - создают, обрабатывают, сдают (документ) в

· вакансию - имеют, замещают

· совещание - готовят, открывают, ведут,

· закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Компоненты сочетаний «иметь значение» и «играть роль» не следует менять местами.

Одно из отличительных свойств управленческой терминологии - наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

Пример расшифровки термина в тексте: «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (случаи стихийных бедст­вий)». Однако значение юридического термина «форс-мажор» шире: «событие, чрезвычайные обстоятельства, которые не могут быть предусмотрены, предотвращены или устранены каки­ми-либо мероприятиями...». Сле­довательно, в цитируемом документе должно содержаться уточнение: «В договоре предусмот­рены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Применение иностранных слов должно быть обоснованным, целесообразным, вызываться необ­ходимостью. Если необходимо сделать выбор между синонимами (словами, близкими по зна­чению), одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо, прежде всего, опреде­лить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет от­тенки значения, которые важны для текста документа и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабель­ный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабель­ный» более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроен­ный».

 

2. Разработка типовых текстов документов - одна из основных задач унификации и стандартизации, связанная со снижением затрат на управленческие документы. Для оригинальных задач стандартизируются принципы решения, для однотипных текстов стандартизируются технология их составления и формы представления.

Типовые и трафаретные тексты не разрабатываются для форм документов, ведение ко­торых не вызывается действительными потребностями управления. Элементы типовых тек­стов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. В последние годы издано множество альбомов, справоч­ников, сборников образцов управленческой и деловой документации с типовыми схемами (в том числе пакеты прикладных программ). Однако не все из них полностью соответствуют нормативам и стандартам.

В организациях разрабатываются альбомы форм документов - сборники эталонных унифицированных форм документов. В основе разработки унифицированных текстов докумен­тов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов одной разновидности, переменная - информа­ция, специфическая для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отве­денные для этого поля.

Формы представления унифицированного текста:

Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая по­стоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информа­цию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору призна­ков.

Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

3. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками после них.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководителю организации, текст излагается от первого лица, единственного числа («приказываю», «обязываю», «предла­гаю», «прошу»). В текстах коллегиальных органов изложение ведется от третьего лица един­ственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «вы­ступили», «постановили»).

В положениях, инструкциях, справках, актах и других документах используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Текст служебного (делового) письма излагается, как правило, от первого лица множествен­ного числа («просим», «направляем»). Однако ГОСТ Р 6.30-2003 допускает в письмах и иные фор­мы изложения.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для раз­работки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «дол­жен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

В тексте приказа недопустимо употреблять:

· произвольные сокращения и сокращенные наименования;

· сложные придаточные предложения и большое число причастных и деепричастных оборотов;

· разные термины для обозначения одних и тех же понятий;

· выражения типа «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Подробнее см.: 2, 3.

 

Тема 5. Оформление организационно-распорядительных документов

Основные вопросы темы

1. Оформление приказов и распоряжений.

2. Оформление протоколов.

3. Оформление докладных и объяснительных записок, справок.

4. Служебные письма: порядок составления и оформления

 

1. Приказ - документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы оформляются на бланке приказа либо на общем бланке организации. Обяза­тельные реквизиты: наименование организации (с указанием подчиненности, если имеется ве­домство), название вида документа (ПРИКАЗ), дата, номер документа, место издания, заголо­вок к тексту, подпись, визы. Требования к заголовку: четкость, краткость, выражение содер­жания документа. Визы проставляются:

· на проекте приказа до его представления на подпись;

· всеми заинтересованными лицами, преимущественно руководителями структурных подразделений;

· на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

При наличии приложений в соответствующих пунктах распорядительной части приказа даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2). На первом листе приложения в правом верх­нем углу указывается, к какому приказу (пункту приказа) относится приложение (Приложение 2 к п.З приказа от 22.08.2008 № 136).

Если приказом утверждается документ, то в соответствующем пункте приказа делается отмет­ка: (прилагается), а на первом листе прилагаемого документа в правом верхнем углу размещается гриф утверждения. Приложение к приказу, как правило, визирует исполнитель, подготовивший его, или руководитель структурного подразделения.

Подлинник приказа подписывает руководитель организации или, в его отсутствие, спе­циально уполномоченное лицо.

Распоряжение - документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, а также коллегиальным органом управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и каса­ется узкого круга организаций и должностных лиц.

Порядок оформления распоряжений идентичен порядку оформления приказов. Различие: в распоряжении не используется ключевое слово (ПРИКАЗЫВАЮ), разделяющее вводную и распорядительную части.

 

2. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на бланке протокола либо на общем бланке организации. Части протокола: вводная и основная. Состав вводной части: фамилии председателя и секретаря за­седания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участ­ников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилага­ется»), повестка дня.

В случае, если присутствующих не более 15 человек, их фамилии указываются в алфа­витном порядке с указанием места работы и занимаемой должности. При большом количестве присутствующих составляется отдельный список, прилагаемый к протоколу.

В повестке дня вопросы располагаются но степени их важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об».

Состав основной части протокола (строится в соответствии с вопросами повестки дня): разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

В полной форме протокола в разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы вы­ступающего (докладчика), содержание его выступления (доклада, информации, отчета). В крат­ком протоколе - фамилия выступающего и тема его выступления. Вместо записи больших по объему выступлений допускается прилагать к протоколу их текст. В этом случае делается запись: (текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в полной форме протокола фиксируются выступления участ­ников заседания, включая вопросы к ним.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») записывается принятое решение. Поста­новляющую часть целесообразно делить на пункты.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Дата протокола - дата протоколируемого заседания.

 

3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки, адресованные руководителю вышестоящей организации, оформля­ются на общем бланке организации; внутренние докладные записки - на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование организации или структурного подразделе­ния, наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Смысловые части докладной записки:

· изложение фактов и событий, причин, послуживших поводом для составления доку­мента;

· анализ сложившейся ситуации;

· выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора доку­мента, необходимо предпринять руководителю организации в связи с изложенными фактами.

Докладная записка подписывается составителем или руководителем структурного под­разделения. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Дата докладной записки - дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положе­ний выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Отличие от докладной записки: не со­держит выводов и предложений.

Объяснительные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Смысловые части:

· факты, послужившие поводом к составлению документа;

· причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справ­ки оформляются на стандартном листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов (справки, адресованные руководителю вышестоящей организации - на общем бланке органи­зации).

Основные реквизиты: название организации или структурного подразделения, название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии при­ложений, подпись.

Смысловые части справки:

· изложение фактов, послуживших основанием или поводом для составления докумен­та;

· конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если справка содержит сведения по нескольким вопросам, то текст ее состоит из разде­лов. Допускается представлять текст в виде таблицы. Справка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения. Справка, адресованная в другие организа­ции, подписывается руководителем организации-составителя. При наличии в справке сведе­ний финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бух­галтером и заверяется печатью.

4. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письма составляются на специальных бланках формата А4 или А5. Обязательные рекви­зиты: наименование организации-автора, ее почтовые реквизиты, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Примерные смысловые части служебного письма:

· вступление- причина возникновения вопроса или его краткая история; ссылка на доку­мент, послуживший поводом для составления письма;

· основная часть(доказательство) - изложение существа вопроса, приведение доказа­тельств или опровержений;

· заключение- формулировка основной цели письма.

Ограничения: не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов; объем письма не должен превышать двух страниц.

Письма визируются (на втором экземпляре) и подписываются руководителем организа­ции или его заместителем, а также, в случае необходимости, руководителем соответствующе­го структурного подразделения. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, проставляе­мую в нижней части листа под реквизитом «подпись». Дата письма - дата его подписания.

Подробнее см.: 1,5.

 

Тема 4. Текст документа

Основные вопросы темы

1. Текст документа как основная форма коммуникации в управленческих процессах

2. Типовые и трафаретные тексты

3. Структура текста

 

1. Текст документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающей в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Речевая информация в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Ха­рактер и содержание информационных связей, в которые вступают субъекты управленческих процессов (организации, должностные лица, работники), зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отноше­ния устойчивы и регламентируются правовыми нормами, в связи с чем все информационные по­токи организации имеют устойчивый целенаправленный «запрограммированный» характер, отве­чающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.

В зависимости от вида и разновидности документа, содержания его информации текст документа может иметь сплошной и связанный вид или делиться на разделы. Например,текст справки, как правило, имеет сплошной характер или связанный характер (две части), од­нако, если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов. Разделы имеют уставы, положения, должностные и другие инструкции, протоко­лы. Постановления, приказы, распоряжения, как правило, подразделяются на пункты.

Сплошной текст имеют, как правило, докладные записки, объяснительные записки, заяв­ления, представления, служебные (деловые) письма, телеграммы и т.д. Однако в зависимости от назначения этих документов, от того, на чем авторы хотят сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения текста (связанный текст, разделы, таблицы).

В текстах управленческих документов далеко не все слова сочетаются друг с другом. В русском языке, как и в любом другом, действуют нормы сочетаемости. Неко­торые типичные для деловой речи сочетания слов:

· приказ - издается

· контроль - возлагается на кого-либо;

· осуществляется

· должностной оклад -устанавливается

· выговор - объявляется

· порицание - выносится

· архив - создают, обрабатывают, сдают (документ) в

· вакансию - имеют, замещают

· совещание - готовят, открывают, ведут,

· закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Компоненты сочетаний «иметь значение» и «играть роль» не следует менять местами.

Одно из отличительных свойств управленческой терминологии - наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

Пример расшифровки термина в тексте: «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (случаи стихийных бедст­вий)». Однако значение юридического термина «форс-мажор» шире: «событие, чрезвычайные обстоятельства, которые не могут быть предусмотрены, предотвращены или устранены каки­ми-либо мероприятиями...». Сле­довательно, в цитируемом документе должно содержаться уточнение: «В договоре предусмот­рены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Применение иностранных слов должно быть обоснованным, целесообразным, вызываться необ­ходимостью. Если необходимо сделать выбор между синонимами (словами, близкими по зна­чению), одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо, прежде всего, опреде­лить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет от­тенки значения, которые важны для текста документа и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабель­ный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабель­ный» более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроен­ный».

 

2. Разработка типовых текстов документов - одна из основных задач унификации и стандартизации, связанная со снижением затрат на управленческие документы. Для оригинальных задач стандартизируются принципы решения, для однотипных текстов стандартизируются технология их составления и формы представления.

Типовые и трафаретные тексты не разрабатываются для форм документов, ведение ко­торых не вызывается действительными потребностями управления. Элементы типовых тек­стов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. В последние годы издано множество альбомов, справоч­ников, сборников образцов управленческой и деловой документации с типовыми схемами (в том числе пакеты прикладных программ). Однако не все из них полностью соответствуют нормативам и стандартам.

В организациях разрабатываются альбомы форм документов - сборники эталонных унифицированных форм документов. В основе разработки унифицированных текстов докумен­тов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов одной разновидности, переменная - информа­ция, специфическая для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отве­денные для этого поля.

Формы представления унифицированного текста:

Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая по­стоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информа­цию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору призна­ков.

Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

3. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками после них.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководителю организации, текст излагается от первого лица, единственного числа («приказываю», «обязываю», «предла­гаю», «прошу»). В текстах коллегиальных органов изложение ведется от третьего лица един­ственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «вы­ступили», «постановили»).

В положениях, инструкциях, справках, актах и других документах используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Текст служебного (делового) письма излагается, как правило, от первого лица множествен­ного числа («просим», «направляем»). Однако ГОСТ Р 6.30-2003 допускает в письмах и иные фор­мы изложения.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для раз­работки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «дол­жен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

В тексте приказа недопустимо употреблять:

· произвольные сокращения и сокращенные наименования;

· сложные придаточные предложения и большое число причастных и деепричастных оборотов;

· разные термины для обозначения одних и тех же понятий;

· выражения типа «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Подробнее см.: 2, 3.

 

Тема 5. Оформление организационно-распорядительных документов

Основные вопросы темы

1. Оформление приказов и распоряжений.

2. Оформление протоколов.

3. Оформление докладных и объяснительных записок, справок.

4. Служебные письма: порядок составления и оформления

 

1. Приказ - документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы оформляются на бланке приказа либо на общем бланке организации. Обяза­тельные реквизиты: наименование организации (с указанием подчиненности, если имеется ве­домство), название вида документа (ПРИКАЗ), дата, номер документа, место издания, заголо­вок к тексту, подпись, визы. Требования к заголовку: четкость, краткость, выражение содер­жания документа. Визы проставляются:

· на проекте приказа до его представления на подпись;

· всеми заинтересованными лицами, преимущественно руководителями структурных подразделений;

· на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

При наличии приложений в соответствующих пунктах распорядительной части приказа даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2). На первом листе приложения в правом верх­нем углу указывается, к какому приказу (пункту приказа) относится приложение (Приложение 2 к п.З приказа от 22.08.2008 № 136).

Если приказом утверждается документ, то в соответствующем пункте приказа делается отмет­ка: (прилагается), а на первом листе прилагаемого документа в правом верхнем углу размещается гриф утверждения. Приложение к приказу, как правило, визирует исполнитель, подготовивший его, или руководитель структурного подразделения.

Подлинник приказа подписывает руководитель организации или, в его отсутствие, спе­циально уполномоченное лицо.

Распоряжение - документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, а также коллегиальным органом управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и каса­ется узкого круга организаций и должностных лиц.

Порядок оформления распоряжений идентичен порядку оформления приказов. Различие: в распоряжении не используется ключевое слово (ПРИКАЗЫВАЮ), разделяющее вводную и распорядительную части.

 

2. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на бланке протокола либо на общем бланке организации. Части протокола: вводная и основная. Состав вводной части: фамилии председателя и секретаря за­седания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участ­ников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилага­ется»), повестка дня.

В случае, если присутствующих не более 15 человек, их фамилии указываются в алфа­витном порядке с указанием места работы и занимаемой должности. При большом количестве присутствующих составляется отдельный список, прилагаемый к протоколу.

В повестке дня вопросы располагаются но степени их важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об».

Состав основной части протокола (строится в соответствии с вопросами повестки дня): разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

В полной форме протокола в разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы вы­ступающего (докладчика), содержание его выступления (доклада, информации, отчета). В крат­ком протоколе - фамилия выступающего и тема его выступления. Вместо записи больших по объему выступлений допускается прилагать к протоколу их текст. В этом случае делается запись: (текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в полной форме протокола фиксируются выступления участ­ников заседания, включая вопросы к ним.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») записывается принятое решение. Поста­новляющую часть целесообразно делить на пункты.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Дата протокола - дата протоколируемого заседания.

 

3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки, адресованные руководителю вышестоящей организации, оформля­ются на общем бланке организации; внутренние докладные записки - на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование организации или структурного подразделе­ния, наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Смысловые части докладной записки:

· изложение фактов и событий, причин, послуживших поводом для составления доку­мента;

· анализ сложившейся ситуации;

· выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора доку­мента, необходимо предпринять руководителю организации в связи с изложенными фактами.

Докладная записка подписывается составителем или руководителем структурного под­разделения. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Дата докладной записки - дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положе­ний выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Отличие от докладной записки: не со­держит выводов и предложений.

Объяснительные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Смысловые части:

· факты, послужившие поводом к составлению документа;

· причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справ­ки оформляются на стандартном листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов (справки, адресованные руководителю вышестоящей организации - на общем бланке органи­зации).

Основные реквизиты: название организации или структурного подразделения, название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии при­ложений, подпись.

Смысловые части справки:

· изложение фактов, послуживших основанием или поводом для составления докумен­та;

· конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если справка содержит сведения по нескольким вопросам, то текст ее состоит из разде­лов. Допускается представлять текст в виде таблицы. Справка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения. Справка, адресованная в другие организа­ции, подписывается руководителем организации-составителя. При наличии в справке сведе­ний финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бух­галтером и заверяется печатью.

4. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письма составляются на специальных бланках формата А4 или А5. Обязательные рекви­зиты: наименование организации-автора, ее почтовые реквизиты, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Примерные смысловые части служебного письма:

· вступление- причина возникновения вопроса или его краткая история; ссылка на доку­мент, послуживший поводом для составления письма;

· основная часть(доказательство) - изложение существа вопроса, приведение доказа­тельств или опровержений;

· заключение- формулировка основной цели письма.

Ограничения: не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов; объем письма не должен превышать двух страниц.

Письма визируются (на втором экземпляре) и подписываются руководителем организа­ции или его заместителем, а также, в случае необходимости, руководителем соответствующе­го структурного подразделения. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, проставляе­мую в нижней части листа под реквизитом «подпись». Дата письма - дата его подписания.

Подробнее см.: 1,5.

 

Тема 6. Документационное обеспечение управления

Основные вопросы темы

1. Документационное обеспечение управления как функция управления.

2. Характеристика государственной системы документационного обеспечения управления.

3. Государственная архивная служба и документационное обеспечение управления.

 

1.Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – особая отрасль дея­тельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Основная цель документационного обеспечения управления (ДОУ): упорядочение доку­ментооборота организации, сокращение количества и повышение качества документов, созда­ние наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Причина замены термина «делопроизводство» термином «документационное обеспече­ние управления» - изменение организационно-технической основы делопроизводства и мето­дологических подходов к его совершенствованию, базирующееся на внедрении средств вы­числительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработ­ки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

Непосредственная цель государственного управления деловой документацией - обеспе­чение эффективной информационной поддержки задач политического, научного и социально-экономического развития страны.

Директор ВНИИДАД М.В. Ларин (1998): «С сожалением необходимо констатировать, что управлению документацией в нашей стране не уделяется должного внимания... Основополагаю­щую роль в улучшении документационного обеспечения управления должен играть закон о до­кументации Российской Федерации... Этот закон мог бы внести ясность в понятие документа, под которым сегодня подразумевают информацию, данные, документы, нормативно-правовые акты, электронные документы, машинограммы и т.д., что приводит к неверному пониманию сущности «документа» и его исключительной роли в обществе как материального носителя зафиксирован­ной на нем информации, обладающего рядом специфических функций (информационной, право­вой, коммуникативной и др.)».

 

2. Недостатки современного доку