Датой акта является дата события.

Текст акта состоит из 2-х частей: вводная и основная. Вводная – указываются основания его составления, указ. председатель и члены комиссии, присутствующие, если они имеются.

Основная часть: излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста акта указывается количество экземпляров и место их нахождения (под текстом сразу без доп. пробела пишется – кол-во экземпляров и указ. куда пойдут эти экземпляры).

После отметки о кол-ве экземпляров следует отметка о наличии приложений, если они имеются.

При составлении актов обследований, ревизий с их содержанием знакомим лиц, деятельность кот. обследовалась и отражается в акте под расписку.

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своём несогласии («особое мнение такого-то прилагается»). Эти замечания оформляются на отд. листе и прилагаются к акту.

 

Заключение

- документ, содержащий мнения, выводы комиссии или специалиста по к-л документу или вопросу.

Составляются на проекты документов (по результатам представленных данных и т.д.).

Заключение м.б. оформлено на общем бланке организации в том случае, если оно подписывается руководителем организации или его заместителем. Или на стандартных листах бумаги с угловым воспроизведением постоянных реквизитов бланка флаговым методом.

Если заключение составляется не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

При направлении заключения, сост. не на бланке, в другое учреждение, составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Обяз. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, в необх. случаях оттиск печати.

Текст заключения состоит из 2-х частей:

в первой части: даётся краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, предложений, их общая оценка.

во второй части: излагаются конкретные замечания по существу вопроса, кот. рассматривается, выводы и предложения. Если заключение составляется на проект документа, то после описания его основных моментов, анализа, при отсутствии замечаний и предложений, во второй части указывается – «с проектом таким-то согласны/по проекту такому-то замечаний нет».

 

Справка

- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Никаких предложений, замечаний, рекомендаций справки не содержат.

Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения географического или служебного характера.

Справки, отраж. осн. деят-ть организации, м.б. внешними и внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Внутренние – на стандартном листе А4с реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к кот. относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки состоит из 2-х частей:

в первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом.

во второй части – конкретные сведения, отраж. суть вопроса.

Справка может иметь разделы и м.б. составлена в виде таблицы, кот. оформляется по общему правилу. Разделы нумеруются арабскими цифрами.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем.

Если справка содержит сведения финансового характера, то она имеет 2 подписи – руководителем, гл. бухгалтером и заверяется оттиском печати.

Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для отражения сведений биографического или географического характера, могут составляться на бланке форматом А5 и также подписывается 2-мя лицами: руководителем и главным бухгалтером (напр., о з/п) или руководителем и заведующим отделом кадров (сведения биографического или служебного характера) и заверяется оттиском печати. Для таких справок в организации используются унифицированные формы с трафаретом.

Если справка сост. без унифицированной формы – текст следует начинать с ФИО работника, кот. выдаётся справка в именительном падеже (Иванов Иван Иванович, работает там-то с такого-то периода по такой-то и т.д.).

Не рекомендуется исп. архаичные формы – наст. справка дана тому-то…

Справки по личному составу всегда оформляются как внешние.

 

Письмо (переписка)

Классификация деловых писем:

1. по тематическому признаку:

· деловая корреспонденция: решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов и т.д. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, информация носит протокольный характер, поэтому письма всегда регистрируются и факт устного сообщения не исключает почтового отправления.

· коммерческая: при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени ЮЛ и часто имеет правовую силу. Решает вопросы сбыта продукции и услуг, снабжения:

ü письма-запросы

ü письма-рекламации (претензии)

ü ответы на эти письма

2. по функциональному признаку:

· инициативные письма:

ü письма, требующие письма-ответа: все коммерческие письма. Кроме этого обяз. ответа требуют письма-обращения, просьбы. Письма-подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления констатируют свершившийся факт и ответа не требуют.

ü не требующие письма-ответа: письма-подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления констатируют свершившийся факт и ответа не требуют. Сопроводительные письма также не требуют ответа, т.к. выполняют роль квитанции.

· письма-ответы.

3. по признаку адресата:

· обычные

· циркулярные: отправляются из 1 источника в несколько адресов.

4. по форме отправления:

· традиционные почтовые отправления

· электронные отправления: (+ факс) исп. для решения оперативных вопросов, а письма, имеющие большое юр. значение, высылаются обычным почтовым отправлением.

· факсовые отправления

5. по структурным признакам:

· регламентированные: стандартные по содержанию текста. Составляются по определённому образцу. Клешированные фразы. Стандартные синтаксические конструкции.

· нерегламентированные: нестандартные – авторский текст, кот. реализуется в виде формально логического повествования или этикетного текста. Тем не менее, нестандартные письма также подчиняются тем же правилам, что и регламентированные в отнош. языка, стиля и оформления. Стандартизация носит менее выраженный характер, но она присутствует.

При составлении и оформлении служебных писем собл. след. требований:

1. на формате А4, А5 и подписывается руководителем организации или его заместителем в соотв. с компетенцией. Письмо д.б. составлено грамотно, аккуратно без грубых помарок и исправлений

2. д.б. посвящено 1 вопросу.

Независимо от содержания излагается офиц.-деловым стилем, д. содержать объективные сведения о фактах и событиях, иметь достаточную аргументацию, если она необходима, в необходимых случаях иметь дополняющие и разъясняющие материалы.

Для ведения переписки исп. бланки организации, структурных подразделений и ДЛ.

Бланк структурного подразделения и ДЛ исп. в том случае, если ДЛ и руководитель структурного подразделения наделены правом подписывать письма (это регламентируется актом руководителем организации либо структурными документами).

Обяз. реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, коды располагаются на бланке письма по усмотрению, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе. Не рекомендуется опускать отметку об исполнителе – даёт возможность выяснить вопросы, кот. не вошли в состав письма, не привлекая руководство.

В сопроводительном письме: отметка о наличии приложений, гарантийных письмах, письмах финансового содержания и нек. других, требующих особо распоряжения, оттиск печати.

В зависимости от назначения и содержания письма могут состоять из 1, 2 и 3-х частей: введение, осн. часть, заключение.

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим особого внимания, могут содержать вступительное обращение (формулу вежливости).

Объём письма – не более 2-х страниц.

В искл. случаях допускает объём письма до 5-ти страниц. Если необходимо указать цифровой материал, то это оформляется в виде приложений и лучше, если в виде таблицы (легче сопоставлять).

Вносить какие-либо исправления и дополнения в уже подписанное письмо – запрещается.

Дата письма – дата его подписания.

 

Реквизиты по горизонтали:

Отсчёт ведётся от границы левого поля в печатных знаках:

1. нулевое положение от границы левого поля печатают все элементы реквизита бланка, если не на бланке: дата исходящего документа, ссылка на индекс входящего документы, заголовок к тексту (абзацный отступ – 1,25 – 5 ударов по пробелу), наименование должности в реквизите «подпись», первый гриф согласования, виза согласования, фамилия исполнителя и номер его телефона, заверительная надпись «ВЕРНО», наименование должности и дата в отметке заверения копии, отметка об исполнении документа, направление его в дело, а также слова «слушали, выступили, постановили в протоколах, приказываю, предлагаю др».

2. первое положение – 5 знаков от границы левого поля: начало абзаца в тексте.

3. второе положение – 16 знаков от границы левого поля: индекс исходящего документа, дату в 13 реквизите, расшифровку подписи в первом грифе согласования и визе согласования, переменную часть информации во вводной части актов и протоколов.

4. третье положение – 24 знака от границы левого поля: наименование вида документа в продольном бланке, расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа, направление его в дело».

5. четвёртое положение – 32 печатных знака – номер страницы в многостраничном документе, реквизит адресат.

6. пятое положение – 40 знаков от границы левого поля – гриф ограничения доступа к документу, гриф утверждения, второй гриф согласования и 2-ую визу согласования, надпись над приложением к документу с указанием номера приложения.

7. шестое положение – 48 печатных знаков от границы левого поля: расшифровка подписи в реквизите гриф утверждения, расшифровку подписи в реквизите подпись, отметку о поступлении документа, отметку о контроле.

8. седьмое положение – 56 знаков: при необходимости печатают слово КОПИЯ.

При составлении документов с помощью компьютера следует рассчитывать расстояние в мм, исходя из размера печатных знаков.

При этом положения со 2-7 – условные.

нулевое и первое положение – обязательны.

 

Правила оформления текста документов

Текст документа д.б. структурирован и внешне оформлен в соотв. с этой структурой.

Членение текста на составные части и графическое отделение одной части от другой – рубрикация – внешнее выражение композиции текста, его структуры. Простейшая рубрика – абзац.

Для выделения могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы м/у строками, подчёркивания, смена шрифта, разрядка и т.д.

Если используется нумерация, то наличие пункта первого предполагает наличие пункта 2. Если 1 пункт – мы его не нумеруем. Оформляется арабскими цифрами с точкой.

 

Оформление дат

Словесно-цифровой способ оформления дат имеет неск. разновидностей:

· в документах, содерж. сведения финансового характера дата может оформляться при обозначении всех элементов словами. Названия месяцев не сокращаются.

· в тексте: если обозначение времени состоит только из года, то слово «год» - пишется полностью. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то слова год и годы сокращаются.

· период, ограниченный пределами 2-х лет или года и десятилетия указывается ч/з тире.

· все виды некалендарных лет)учебный год, бюджетный, отчётный), т.е. начин. в 1 году, а заканч. в следующем, пишется ч/з косую черту.

· в остальных случаях м/у годами ставится тире.

· квартал обозначается римской цифрой

· слово «полугодие» пишется полностью.

· при римских цифрах падежное окончание не ставится.

· название праздников, знаменательных дат – с прописной буквы пишется первое слово и имена собственные (Восьмое марта, Новый год, День Победы – Победа воспринимается как имя собственное).

· если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово (8 Марта).

· дата в иностранных источниках м.б. записана как угодно.

 

Употребление сокращений

Все сокращения слов и наименований в документах д.б. общеприняты.

В результате сокращений получаются аббревиатуры. Они м.б. образованы неск. способами: по первым буквам полного наименования (МГУ), по слоговому принципу (Минздравсоцразвития), смешанный способ (УрГЮА).

Если аббревиатуры не стандартизированы, то у адресата могут возникнуть проблемы с их прочтением. Если аббревиатур в тексте много, то они наоборот, затрудняют понимание текста.

Графические сокращения – условные письменные обращения, кот. не произносятся, а потому словами не являются.

Стандартизированы след. графические сокращения: почтовые сокращения, обозн. населённые пункты, название месяца, телеграфные сообщения, условное обозначение величин и единиц измерения (м, кг, т), сокращения, принятые в учётно-расчётной документации (квитанция, накладная, расч. счёт), текстовые сокращения (т.д.), наименование должностей, званий, степеней (к.ю.н.). Некоторые из этих сокращений проявляют тенденцию превратиться в аббревиатуры (зам., зав.).