Унификация и стандартизация делопроизводства

Унификация: суть унификации в сокращении неоправданного многообразия документов. Это приведение к единообразию форм документов, их структуры, языковых конструкций и операций по их обработке, учёту и хранению.

Она м.б. как самостоятельной работой, так и этапом стандартизации.

Стандартизация: суть стандартизации: введение в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов для их всеобщего применения в делопроизводстве. Результатом стандартизации являются различного рода стандарты. Это м.б. стандарты на отдельные виды документов.

Непосредственные разработчики ГОСТов и унифицированных систем – министерства, ведомства и агентства, которые осуществляют руководство к-л отраслью.

Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

 

Документ

Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, для каких целей это понятие используется.

Для специалиста в области управления, документ – средство фиксации и передачи управленческих решений.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его документов: наименование организации, подпись, текст, заголовок к тексту, т.е. реквизит – элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов, набор реквизитов конкретного вида документа называют его формуляром.

Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение, накопление, возможность многократного использования и передачи другому лицу.

Официальные документы – документы, созданные ЮЛ/ФЛ, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди всех офиц. документов особую категорию составляют управленческие документы. Они опред. след. образом – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством исполнения этих решений, источником для обобщения и анализа работы и материалом для справочно-поисковой работы, т.о. в управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Классификация управленческой документации:

1. по способу фиксации информации:

· письменные

· графические

· фото-

· видео-

· аудио-

· фоно-

· кино-

· документы на разнообразных машинных носителях.

2. содержание или род деятельности:

· организационные документы

· распорядительные

· информационно-справочные

· плановые

· бухгалтерские и др.

3. по видам или степени унификации:

· индивидуальные – разовые документы, содержание в виде связного текста, посвящённого конкретным вопросам.

· типовые – рассчитаны на изложение однородных явлений и процессов. На их основе составляются разовые документы.

· трафаретные – имеющие заранее напечатанный текст с пробелами, который заполняется в зависимости от конкретной ситуации

· анкета – способ оформления документа, при котором постоянная информация располагается в левой части, друг под другом, а переменная – в правой.

· примерные документы – образцы. Носят ориентировочный характер и используются для оформления документов по аналогии.

4. по степени сложности:

· простые – посвящены 1 вопросу

· сложные – посвящены нескольким вопросам

5. по месту составления:

· внешние:

ü входящие

ü исходящие

· внутренние

6. по срокам исполнения:

· срочные – со сроками исполнения, установленными законом, а также телеграммы и документы с грифом срочно.

· несрочные – все остальные.

7. по сфере действия:

· служебные (деловые)

· официально-личные (именные) – с указанием конкретного лица.

8. по степени гласности:

· обычные (без ограничения доступа)

· с ограничением доступа различного уровня:

ü секретные, содержащие гос. тайну

ü конфиденциальные – все другие виды тайн (+ ПД).

9. по юридической силе: свойство обязательности предмета, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления:

· черновой документ, изготовленный рукописным или машинописным способом или распечатанный с помощью компьютера, отражает работу автора над его содержанием, может содержать только текст, юр. силой не обладает.

· беловой документ – рукописный, машинописный, распечатанный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений, юр. силой ещё не обладает.

· подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Он д.б. подписан собственноручно ДЛ и заверен печатью. Обладает юр. силой:

ü действительные

ü недействительные – становится в рез-те истечения срока его действия или отмены его другим документом.

· отпуск – всё, что было ниже подлинника при печатании документа. Полная копия документа, подписанная тем же лицом, что и подлинник и заверенная оттиском печати. Второй экземпляр подлинника.

· дубликат – полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает его юр. силу.

· копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или части, не имеющие юр. силы. В делопроизводстве копия может приобретать силу подлинника, если она заверена нотариально, но это принято не во всех организациях.

10.  по срокам хранения:

· постоянного хранения

· временного хранения:

ü со сроком хранения до 10 лет

ü свыше 10 лет